Автоматизация работы с помощью макросов

 

Лабораторная работа № 21

Цель работы: Сформировать умения для автоматизировать работу приложения с помощью макросов.

 

В MS Access можно определить макрос, выполняющий практически те же действия, которые реализуются с помощью клавиш на клавиатуре или мыши. Макрос может содержать одну или несколько макрокоманд, позволяющих автоматизировать работу приложения. Основным преимуществом макросов является то, что они могут выполняться в ответ на многие события, например изменение данных, открытие или закрытие формы или отчета, а также передачу фокуса от одного элемента управления к другому. В макросе можно задать проверку условий таким образом, что в зависимости от значений данных в формах или отчетах будут выполняться различные действия.

Макросы особенно полезны для построения небольших персональных приложений или создания прототипов больших приложений. Изучение макросов – прекрасное введение в программирование MS Access в целом.

Создание макроса

Откройте базу данных Библиотека. В окне базы данных перейдите на вкладку Макросы и нажмите кнопку Создать. В результате появится окно для создания макроса, подобное тому, что приведено на рис. 1. Верхняя часть окна используется для определения макроса, а нижняя предназначена для ввода значений аргументов макрокоманд, включенных в него.

 

Рис. 1. Окно нового макроса.

В верхней части окна присутствуют, по крайней мере, два столбца с заголовками Макрокоманда и Примечание. Чтобы увидеть все четыре столбца, показанные на рис. 1, нажмите кнопки Имена макросов и Условия на панели инструментов.

В правой нижней части окна макроса выводится краткая справка. Ее содержание меняется в зависимости от положения курсора в верхней части окна макроса. Напомним, что для получения полной контекстной справки всегда можно нажать клавишу F 1.

В столбце Макрокоманда задается одна из 49 макрокоманд, предоставляемых MS Access. Если вы щелкните в любой ячейке этого столбца, то в правом конце ячейки появится кнопка со стрелкой вниз. Нажатие этой кнопки открывает список макрокоманд, показанный на рис. 2. Напомним, что процедуру раскрытия списка в ячейке можно выполнить быстрее. Для этого достаточно сразу выполнить щелчок мышью на месте, где должна появиться кнопка со стрелкой.

 

Рис. 2. Раскрывающийся список макрокоманд.

 

Знакомство с работой окна макроса начнем с макрокоманды Сообщение. Выберите ее в списке макрокоманд. Эта макрокоманда используется для открытия модального окна с сообщением. Такое окно может использоваться для вывода в приложении разного рода предупреждающих или информационных сообщений без создания для этого специальной формы.

Предположим, что наше сообщение представляет собой приветствие. В соответствующую ячейку столбца Примечание введите текст «Приветствие». Этот столбец особенно полезен для документирования сложных макросов, содержащих множество макрокоманд.

В нижней части окна макроса задайте аргументы макрокоманды Сообщение так, как это указано на рис. 3. Значение аргумента Сообщение представляет собой текст, который будет выводить MS Access в окне диалога. Введите для этого аргумента следующий текст: Добро пожаловать в Автоматизированную информационную систему «Управление качеством». Аргумент Сигнал служит для воспроизведения звукового сигнала при появлении окна диалога. Если мы желаем, чтобы сигнал воспроизводился, то значение этого аргумента должно быть «да», в противном случае – «нет».

Рис. 3. Аргументы макрокоманды Сообщение.

 

Аргумент Тип позволяет поместить в окно сообщения значок. Этот аргумент может принимать одно из следующих пяти значений: «Отсутствует», «Критическое», «Предупреждающее?», «Предупреждаю­щее!», «Информацион­ное». Установите для этого аргумента значение «Информационное». В ячейку аргумента Заголовок вводится текст, отображаемый в заголовке окна диалога. Введите для этого аргумента текст «Приветствие».

Сохранение макроса

После того, как заданы аргументы для макрокоманд макроса, макрос надо сохранить. Для сохранения макроса используется  в меню Файл команда Сохранить или Сохранить как. При использовании команды Сохранить откроется окно диалога, приведенное на рис. 4. Введите в это окно имя Приветствие системы и нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить макрос.

 

 

Рис.4. Окно диалога для задания имени макроса.

Проверка работы макроса

Макросы, не зависящие от элементов управления открытой формы или отчета (как в нашем случае), могут быть запущены из окна базы данных или окна макроса. Если макрос зависит от формы или отчета, его надо связать с соответствующим событием и запускать при его возникновении. Перед запуском макроса полезно проверить его работу, выполнив макрос в пошаговом режиме.

Для пошаговой проверки созданного макроса перейдите в окно базы данных, на вкладке Макросы выделите его имя и нажмите копку Конструктор. После открытия окна макроса нажмите кнопку По шагам на панели инструментов либо выберите команду По шагам в меню Запуск. Запустите макрос на выполнение, нажав на панели инструментов кнопку Запуск. У вас появится на экране окно диалога Пошаговое исполнение макроса, показанное на рис. 5.

 

Рис. 5. Окно диалога Пошаговое исполнение макроса.

 

Нажмите в этом окне кнопку Шаг. При этом запустится макрокоманда, представленная в окне диалога, и MS Access выведет на экран модальное окно диалога с созданным вами сообщением (см. рис. 6).

 

Рис. 6. Окно диалога, созданное макросом Приветствие системы.

 

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть это окно. Если в макросе определено несколько макрокоманд, после первого шага вы вернетесь в окно диалога Пошаговое исполнение макроса, которое покажет следующую готовую к исполнению макрокоманду. Так будет происходить до тех пор, пока не будут исполнены все макрокоманды макроса.

Если во время выполнения приложения в каком-нибудь макросе встретится ошибка, MS Access сначала выведет окно диалога, объясняющее ее. Затем появится окно диалога Ошибка выполнения макрокоманды с информацией об ошибке. В этот момент следует нажать кнопку Прервать, а затем исправить в макросе причину ошибки.

После завершения отладки макроса надо вернуться в окно макроса и нажать на кнопку По шагам, чтобы отменить пошаговый режим. В противном случае все остальные макросы будут выполняться в пошаговом режиме.

Внутри одного макроса можно определить несколько макрокоманд и порядок их выполнения. Такой макрос называют сложным. Примером такого макроса может послужить макрос Autoexec, приведенный на рис. 7.

Обратим ваше внимание на одно уникальное свойство, которым обладает макрос с именем Autoexec. Такой макрос всегда запускается автоматически при открытии базы данных, в которой он имеется. Если мы желаем, чтобы этот макрос автоматически не запустился надо при открытии базы данных удерживать клавишу Shift.

 

Рис. 7. Автоматически запускаемый макрос Autoexec.

Задание

 

1.Создайте макрос, который будет удалять встроенную панель инструментов режима формы. Для этой цели воспользуйтесь макрокомандой ПанелиИнструментов, у которой аргументу Панель инструментов задайте значение «режим формы», а аргументу Показать – значение «нет». Назовите созданный макрос Удаление панели.

2. Создайте макрос, приведенный на рис. 7. Обратите внимание, что этот макрос содержит семь макрокоманд, которые MS Access будет автоматически выполнять при открытии базы данных. Первая макрокоманда ПесочныеЧасы выводит указатель мыши в виде песочных часов, чтобы показать пользователю, что выполнение макроса может потребовать нескольких секунд. Следующая макрокоманда ВыводНаЭкран с аргументом Включить вывод, установленным в значение Нет, предназначена для того, чтобы на экран не выводились лишние изображения при выполнении макроса.

Макрокоманда ЗапускМакроса в данном случае должна запустить макрос Удаление панели, который удалит встроенную панель инструментов режима формы.

Макрокоманда ОткрытьФорму открывает форму Читатели. На рис. 7 показано, что работу этой макрокоманды определяют четыре аргумента. Аргумент Имя формы предназначен для задания имя открываемой формы, а аргумент Режим устанавливает режим, в котором форма будет открыта. В нашем примере используется режим Форма.

По умолчанию для аргумента Режим данных устанавливается значение Изменение, позволяющее пользователю добавлять, удалять и изменять записи во время работы с формой. Аргумент Режим окна по умолчанию принимает значение Обычное. В этом случае форма открывается в режиме, заданном ее свойствами.

MS Access не всегда ждет завершения работы макрокоманды перед выполнением следующей. Можно завершить открытие формы, передав ей так называемый фокус. Это делается с помощью макрокоманды ВыделитьОбъект, в которой указывается объект, получивший фокус (в примере это форма Читатели). Затем макрокоманда Развернуть увеличивает активное окно (то есть окно, обладающее фокусом) до размеров рабочей области MS Access. Последняя макрокоманда ПесочныеЧасы в макросе Autoexec восстанавливает прежний вид указателя мыши, свидетельствуя об окончании работы макроса.

3. Поэкспериментируйте с уникальным свойством, которым обладает макрос Autoexec. Для этого один раз откройте базу данных Библиотека с нажатой клавишей Shift, а второй раз откройте базу данных Библиотека, не используя клавишу Shift.