Десять кроків, що дозволять провести бесіду успішно

1. Ретельна підготовка.

Перед початком бесіди складіть її план, проаналізуйте ситуацію.

2. Пам’ятайте, до чого Ви прагнете.

Чітко сформулюйте мету бесіди, виберіть стратегію та тактику бесіди.

3. Намагайтеся створити атмосферу довіри.

Співрозмовник намагатиметься зробити для Вас щось хороше, якщо Ви справите приємне враження на нього.

4. Не підозрюйте співрозмовника в ненадійності.

Взаємодовіра завжди необхідна для досягнення поставленої мети.

5. З’ясуйте перед бесідою, чи має Ваш співрозмовник відповідні повноваження.

6. Не змушуйте співрозмовника постійно приймати рішення.

7. Зосереджуйтеся на реальних потребах, а не на амбіціях.

Поважайте думки співрозмовника, як свої власні.

Дотримуйтеся цього правила, і матимете більше шансів обминути гострі кути й узгодити рішення.

8. Слухайте уважно співрозмовника й ставте коректні запитання.

Уміння слухати співрозмовника спонукає його до висловлювання власних думок, почуттів, переконань. Тоді виникає мить щирості, істинності, взаєморозуміння, поваги.

9. Працюйте на перспективу, а не на проміжні результати.

10. Підсумуйте результати бесіди.

Вправа 15. Порівняйте наведені нижче висловлювання, що містять критичну оцінку діяльності співробітника. Оцініть їх із погляду дотримання правил проведення проблемної бесіди. Розгляньте ці висловлювання з погляду їх мотиваційної дії на роботу співробітника.

 

Проблемна бесіда – вид ділової бесіди, причиною якої є збої в діяльності співробітника й необхідність критичної оцінки його роботи. У процесі підготовки проблемної бесіди керівник повинен заздалегідь відповісти на питання про сенс, мету, результати, засоби й методи вирішення проблеми, прагнучи до того, щоб під час бесіди підлеглий прийняв позицію керівництва. Для того, щоб розмову провести конструктивно, не викликаючи непотрібної ворожості з боку співробітника, не примушуючи його займати оборонну позицію, бесіду слід будувати, дотримуючись такої послідовності в повідомленні інформації: повідомлення, що містить позитивну інформацію про діяльність співробітника; повідомлення критичного характеру; повідомлення похвально-повчального характеру. Під час бесіди необхідно бути конкретним і уникати зворотів на зразок: «Ви зробили не те, що треба» і тому подібне. Слід при цьому критикувати виконання завдання, а не особу.

Висловлювання 1. «Я бачу, Сергій, що твоя робота над новою математичною грою для дітей іде за графіком. Це не часто трапляється в нашій фірмі. Твої програми зроблені відмінно й з педагогічної точки зору. Мені це підтвердили вчителі, які вже використали твої програми. Правда, наші конкуренти теж пожвавилися останнім часом. Можливо, є сенс внести деякі зміни до нашої комп’ютерної графіки? Я хотів би, щоб ти найближчим часом обговорив із колегами можливі зміни. Я не сумніваюся, що в тебе виникнуть конструктивні пропозиції».

Висловлювання 2. «Ну, що ж, Сергій, графіка в програмі, над якою ти працюєш, не йде ні в яке порівняння з тим, що роблять наші конкуренти. Може, тобі це завдання не під силу? Чи тобі наплювати на успіх нашої фірми?»

Вправа 16. Ділова гра «Бесіда керівника з підлеглим»

Ситуація. Підлеглий відмовився виконувати запропоновану йому роботу (оберіть власний варіант). Ви як керівник проводите з ним бесіду. У якій формі Ви зробите йому зауваження й висловите своє незадоволення? Як примусити підлеглого прийняти Вашу позицію?

Учасники. Команди знаходять варіант вирішення проблеми в парах «керівник-підлеглий». У межах команди заслуховується сценарій бесіди кожної пари обговорюють, вибирається найкращий сценарій бесіди або компонується командний. Далі відбувається демонстрація бесіди.

Експерти. Оцінюють навички, уміння та культуру проведення ділової бесіди, визначають команду-переможницю.

Вправа 17. Прочитайте рекомендації щодо підготовки та проведення співбесіди з роботодавцем і змоделюйте ситуацію працевлаштування.

 

Підготовка до співбесіди 1. Постарайтеся забезпечити себе інформацією про організацію, у яку ви йдете, і про можливі варіанти працевлаштування. 2. Майте при собі копії дипломів, свідоцтв, резюме й інших необхідних документів. Якщо обставини дозволяють, можна принести зразки своїх робіт (статті, малюнки тощо), у першу чергу це стосується представників творчих професій. Під час співбесіди ці зразки слід мати при собі, але не проявляти надмірної наполегливості в прагненні продемонструвати все, що ви принесли. Дійте за обставинами. 3. Приготуйтеся назвати прізвища й телефони осіб, які рекомендують вас, заздалегідь узгодивши це з ними. 4. Точно дізнайтеся місце розташування організації й дорогу, щоб не спізнюватися. Приходьте за 15 хвилин до призначеного часу. Для цього дізнайтеся дорогу, розрахуйте час із урахуванням годин «пік». Якщо ви все ж таки спізнюєтеся, постарайтеся подзвонити й попередити про свою затримку. Запізнившись, обов’язково вибачтеся й поясніть причину затримки. У жодному випадку не удавайтеся до заплутаних і довгих пояснень. 5. Потурбуйтеся про те, щоб мати у своєму розпорядженні достатньо часу й не нервувати, якщо співбесіда затягуватиметься. 6. Дотримуйтеся ділового стилю в одязі. Одягніться гарно, але не претензійно. Чоловіки звичайно повинні приходити на співбесіду в костюмі з краваткою, бажано, щоб костюм був достатньо строгим за кольором і кроєм. Асортимент одягу в жінок традиційно значно більший, через те вони можуть припуститися більшої кількості помилок при виборі вбрання. Найголовніше – не впадати в крайнощі при виборі довжини спідниці, кольору одягу чи аксесуарів. Чим солідніша установа, тим стриманішим повинен бути ваш одяг. Неприпустимо приходити на співбесіду в джинсах, міні-спідниці, пуловері, а також у супермодному або занадто заношеному одязі. Макіяж необхідний, але в розумних межах; парфумами або дезодорантами з парфумерним ароматом користуватися не варто. Якщо ви встигнете побувати в організації, у якій вам належить пройти співбесіду, то у вас з’явиться можливість орієнтуватися на той стиль, який там прийнятий. 7. Складіть список очікуваних питань і підготуйте відповіді. Перш ніж почати відповідати, постарайтеся зрозуміти, навіщо поставлене питання, і вирішити, як можна, відповідаючи на нього, підкреслити свої сильні сторони й чого говорити у жодному випадку не можна. Корисно, відповідаючи на питання, згадувати виграшну інформацію. Якщо вас, наприклад, запитають, які були ваші обов’язки у відділі реклами, ви можете не тільки стисло розповісти про це, але й додати, що за 6 місяців вашої роботи газетна реклама стала ефективніша на 25 %. (Зрозуміло, робити подібні заяви слід тільки в тому випадку, якщо це відповідає дійсності). 8. Спеціально підготуйтеся до обговорення питання про оплату праці. 9. Добре відпрацюйте відповіді на найбільш вірогідні питання, здійснюючи це у формі ігрової репетиції співбесіди. 10. Заготовте питання, які ви поставите, якщо вам запропонують таку можливість. Поведінка під час співбесіди 1. Прийшовши в офіс, будьте зі всіма ввічливі, терплячі. Постукайте, одержавши запрошення, заходьте впевнено, а не просувайте голову у двері. Не забудьте посміхнутися. Стежте за своєю поставою, ходою, старайтеся дивитися в очі. У вас повинен бути вигляд людини, яка може вирішити проблему працедавця з вибором нового співробітника, а не бідолахи, який притяг на співбесіду купу своїх власних турбот. 2. Сумлінно заповнюйте всі анкети й документи, які вам запропонують. Пам’ятайте, що все має значення: і грамотність, і помарки, і почерк, і чіткість формулювань. 3. Представтеся на початку співбесіди. Поцікавтеся, як звати співрозмовника. 4. Тримайте зоровий контакт. 5. Хай веде бесіду роботодавець, оскільки в нього є певна програма. На початку співбесіди роботодавець, може поставити декілька вільних питань, наприклад про погоду, дорогу, просто для того, щоб дати людині адаптуватися та заспокоїтися. Тому не прагніть відповідати на ці питання надмірно докладно. Зрозуміло, під час співбесіди слід прагнути повідомити про себе всю позитивну інформацію, проте якщо повністю зосередитеся на тому, що ви хочете повідомити самі, то ризикуєте упустити все, що буде сказано вам. Ваші відповіді на поставлені питання повинні бути прямими (відповідати слід безпосередньо на поставлене питання) і точними (слід не виходити за рамки обговорюваної теми). 6. Уважно вислуховуйте питання, не перебиваючи співбесідника. У ході співбесіди кандидат теж завжди ставить питання, як заготовлені наперед, так і експромтом. Не варто ставити більше двох-трьох запитань. Неприпустимо не поставити жодного питання, якщо була запропонована можливість їх ставити. Пам’ятайте, що працедавець звертає увагу й на те, які саме питання поставлені, і на те, наскільки вдало ви зуміли вибрати момент для того або того питання. 7. Якщо ви не впевнені, що добре зрозуміли питання, не соромтеся уточнити («Чи правильно я зрозумів, що...?»). 8. Відповідаючи, будьте об’єктивні й правдиві, але будьте не дуже відвертим. Практично кожній людині властиво перебільшувати свої кращі якості й професійний рівень, якоюсь мірою цього від вас і чекають. Але якщо прикрасити дійсність, яку не вдасться підтвердити на практиці, то це створить великі проблеми. · По-перше, більшість людей не настільки звикли брехати, щоб уважному співбесіднику не вдалося б не помітити яких-небудь гострих моментів. Якщо виникнуть сумніви, то будуть неминучі уточнювальні питання, у яких легко заплутатися. · По-друге, якщо вас приймуть на роботу, доведеться демонструвати те, про що ви говорили. Очевидно, що ви опинитеся в поганому становищі, якщо заявляли, що можете робити те, чого насправді не знаєте й не вмієте. · По-третє, при прийомі на роботу часто попереджають, що надання помилкових відомостей спричинить негайне звільнення. У цьому випадку, навіть якщо вас відразу не спіймають на гарячому, то вас постійно переслідуватиме страх викриття. 9. За необхідності давати негативну інформацію про себе не заперечуйте факти, що відповідають істині, але обов’язково намагайтеся збалансувати їх позитивною інформацією про себе. 10. Тримайтеся з гідністю, намагайтеся не справляти враження невдахи або бідолахи, проте утримуйтеся від зухвалої поведінки. 11. Ставлячи питання, цікавтеся змістом роботи й умовами її успішного виконання. 12. Уникайте на першому етапі співбесіди питань, що стосуються оплати праці. 13. У кінці розмови слід чітко домовитися про те, коли і як ви дізнаєтеся про результати. Бажано, щоб ініціатива залишалася за вами: краще домовитися, що ви зателефонуєте в призначений час, ніж чекати дзвінка. Активна позиція завжди значно краще пасивної для того, хто прагне тримати у своїх руках контроль за процесом і справити враження ділової людини. 14. Якщо ви з якоїсь причини вирішите, що ця організація вас не влаштовує, слід залишити про себе найсприятливіше враження. Тримайте себе з гідністю, співбесіда – це зустріч двох рівноправних сторін, що збираються укласти взаємовигідну угоду. 15. Завершуючи співбесіду, не забудьте про звичайні правила ввічливості. Важливо, щоб обидва учасники закінчили зустріч із відчуттям, що все, про що слід було сказати, сказано і що ви обидва маєте у своєму розпорядженні достатньо повні відомості для прийняття рішення. Подякуйте роботодавцю за бесіду та його увагу. 16. Постарайтеся бути впевненим у безумовній корисності досвіду, що набули при підготовці до співбесід або під час інтерв’ю. Слід ретельно проаналізувати свою поведінку й зробити правильні висновки. Якщо вам відмовили, то постарайтеся з’ясувати причину відмови, щоб унести відповідні корективи при підготовці до нових співбесід. Дуже важливо знати, що ви зробили все, що було у ваших силах і під час підготовки, і в процесі співбесіди. Усвідомлення цього сприяє спокійнішому й упевненішому настрою, що забезпечить успіх у подальшому.

Вправа 18. Перекладіть тексти українською мовою. Коротко сформулюйте правила підготовки до співбесіди.

Олег Новиков, менеджер по персоналу, компания «Литон». Одна из типичнейших ошибок – приход на собеседование в сопровождении родственников или друзей. Кому-то подобная ситуация может показаться абсурдной или анекдотичной, но, увы, она довольно распространена. На собеседование приводят жен, мужей, родителей, бабушек с дедушками и даже друзей. Волнение перед собеседованием понятно, и нет ничего плохого в том, что родные пытаются поддержать соискателя. Но делать это лучше дома до и после беседы с рекрутерами. Представьте, что может подумать работодатель о человеке, которого к нему привели за ручку? Как минимум, что такой человек не самостоятелен и не готов к ответственности. А уверяю вас – такие работники нужны меньше всего. Именно поэтому отправляться на собеседование нужно самостоятельно и беседовать самому, не перекладывая это дело на родных. Галина Лев, HR-менеджер, рекрутинговое агентство «VIPersona». Одна из основных ошибок большинства соискателей – недостаточно серьезное отношение к собеседованию. Многие считают, что если их пригласили на собеседование – значит, уже дело в шляпе: рабочее место за ними, можно и расслабиться. Например, опоздать на собеседование или «заскочить» на него после похода по магазинам – вместе с сумками и авоськами. После этого люди долго гадают – почему же их не взяли. А ведь собеседование – это важнейший этап в общении с работодателем, потому что именно оно, а не резюме, дает возможность познакомиться с соискателем. Например, человеку предстоит работать менеджером по продажам и постоянно общаться с клиентами. Работодатель ждет, что на собеседовании соискатель покажет себя, – на что он способен. И что же он видит? Специалист опоздал на полчаса, явился в спортивном костюме и постоянно что-то жует. Нужно быть сумасшедшим, чтобы позволить такому человеку представлять свою компанию. Собеседование – это важная деловая встреча, и относиться к ней нужно соответственно.

Вправа 19. Прочитайте текст і прокоментуйте його зміст із позиції сучасного мовця. З’ясуйте, чи підтверджує ваш життєвий досвід раціональність поданих рекомендацій. Поясніть, що ви б змінили в цих порадах, виходячи з традицій нашого народу, і які б визначили як основні.

 

Правила спілкування – не така проста річ, як дехто уявляє. Спеціалісти з психології твердять: щоб зав’язати особистий контакт із людиною, яка вас цікавить, варто більше переконувати почуттями, ніж логікою. Фахівці німецького інституту безпосереднього й телефонного маркетингу дають такі поради тим, хто хоче досягти максимального успіху під час спілкування телефоном. Набираючи номер і вимовляючи перші слова, тримайте трубку біля лівого вуха (зазначимо, що це стосується тієї більшості людей, які працюють правою рукою). Воно має зв’язок із правою півкулею головного мозку, що відповідає за емоції, інтуїцію й творчість. Але тільки-но розмова перейде на ділову тему, переміщуйте трубку до правого вуха, що пов’язане з логікою й розсудливістю лівої півкулі мозку. Протягом усієї бесіди тримайтесь прямо й гарно посміхайтеся, нібито співрозмовник перебуває перед вами, бо вуха теж бачать. Мимоволі, лише інтуїтивно абонент уявлятиме вас зібраною, обов’язковою людиною. Постійна посмішка дозволить зберегти позитивні емоції під час усієї бесіди. Кожному абонентові необхідно сім секунд, щоб сконцентруватися на спілкуванні. Витримайте паузу, звертайтеся до співрозмовника лише на ім’я. Запитання ставте прості, але добре продумані. Вилучіть із лексикону всі негативні слова. Принципово позитивними є запитання на зразок: «Маю надію, що мій дзвінок доречний?» Повага до компетентності абонента – обов’язкова умова бесіди. Адже ваша мета – підвищити його самооцінку для того, щоб у вирішенні важкої проблеми можна було розраховувати на допомогу (з газети).

Вправа 20. Виконайте в особах телефонну розмову:

а) двох однокурсників, один із яких пропустив тиждень занять через хворобу;

б) матері (батька) з донькою (сином), що навчається в іншому місті;

в) керівника установи з працівником, якому керівник доручає відповідальне завдання;

г) викладача зі студентом, який не відвідував занять;

д) двох подруг, які обговорюють учорашню вечірку;

е) бабусі з онуком, якого вона просить про допомогу.