Блок запитань для самоконтролю

1. Яка сфера вживання та яке призначення ОДС?

2. Які основні ознаки ОДС?

3. Що таке документ?

4. Які вимоги висувають до укладання й оформлення документа?

 

 

Література

Ботвина Н. В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови: Навч. посіб. / Н. В. Ботвин. – К.: АртЕк, 1999. – 258 с.

2. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – К.: Арій, 2009. – 400 с.

3. Зубков М. Г. Сучасна ділова мова за професійним спрямуванням: Навч. посіб. / М. Г. Зубков. – Х.: Факт, 2006. – 496 с.

4. Марахова А. Ф. Мова сучасних ділових документів / А. Ф. Марахова. – К.: Наук. думка, 1981. – 139 с.

ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ 6

ДОКУМЕНТИ З КАДРОВО-КОНТРАКТОВИХ ПИТАНЬ

 

План

1. Автобіографія.

2. Резюме.

3. Заява. Види заяв.

4. Характеристика. Рекомендаційний лист.

 

Блок завдань

Автобіографія

Автобіографія – це діловий папір, у якому особа власноруч (не друкуючи) викладає в хронологічному порядку основні відомості про своє життя. Зверніть увагу, що слово «автобіографія» походить від грецьких autos – «сам», bios – «життя», grapho – «пишу», тому неправильно буде вживати словосполучення на зразок: * пишу свою автобіографію, правильно – пишу, укладаю автобіографію. Автобіографії бувають трьох типів: 1) автобіографія-розповідь, яку укладач створює у вільній формі; 2) автобіографія-документ, у якій точно викладають основні факти життя укладача; 3) автобіографія-документ спеціального призначення, у якій детально подається інформація не лише про життя укладача, а і його родичів. Формуляр-зразок автобіографії містить такі реквізити: 1) назва виду документа (Автобіографія); 2) текст; 3) довідкові дані укладача (поштова адреса, телефон); 4) дата укладання документа; 5) підпис. У тексті автобіографії мають бути зазначені такі відомості й факти: 1) прізвище, ім’я, ім’я по батькові (теперішні та колишні, якщо були зміни); 2) дата народження (число, місяць, рік); 3) місце народження (так, як у свідоцтві про народження); 4) про освіту (роки навчання, повні офіційні назви навчальних закладів (як вони називалися в той час, коли особа в них навчалася); отримані спеціальності (за дипломом), відзнаки); 5) про відношення до військової служби; перебування в місцях позбавлення волі (можуть не висвітлюватися або зазначатися за вимогою); 6) про трудову діяльність (роки роботи, найменування підприємств, організацій, установ (як вони називалися тоді, коли особа працювала), назви обійманих посад); 7) про наявність нагород, стягнень, заохочень; 8) про громадську роботу, партійну приналежність тощо (можуть не висвітлюватися або зазначатися за вимогою); 9) про склад родини: а) якщо особа неодружена: мати (прізвище (у тому числі дівоче), ім’я, ім’я по батькові, рік народження, місце роботи, посада); батько (прізвище, ім’я, ім’я по батькові, рік народження, місце роботи, посада); брати, сестри, які ще не мають своїх сімей (прізвища, імена, імена по батькові, роки народження, місця навчання чи роботи, посади); б) якщо особа одружена: дружина (чоловік) (прізвище, ім’я, ім’я по батькові, рік народження, місце роботи, посада); діти (прізвище, ім’я, ім’я по батькові, рік народження, місце роботи, посада); в) якщо когось із батьків немає, то подається лише інформація про того, хто є, про іншого; г) якщо хтось із батьків не мешкає з родиною, зазначається звичайна інформація з доповненням: із родиною не проживає; д) якщо особа була одружена декілька разів, то слід вказати лише останнього чоловіка (дружину), інша ж інформація може бути подана за вимогою або вилучена зі свідоцтв про розлучення. Довідкові дані (поштова адреса, телефон) подаються за зразком: Домашня адреса: пр. Тракторобудівників, 98, кв. 57, Харків, 61018. Тел. (057) ххх-хх-хх.

Вправа 1. Укладіть автобіографію за зразком. Назвіть її реквізити.

Зразок автобіографії

АВТОБІОГРАФІЯ Я, Коловорітський Антін Миколайович, народився 16 квітня 1976 року в с. Огіївка Сахновщинського району Харківської області. Із 1983 року до 1993 року – учень Огіївської середньої загальноосвітньої школи Сахновщинського району Харківської області, яку закінчив із відзнакою. Із 1993 року до 1998 року – студент факультету природничого факультету Харківського державного педагогічного університету імені Г.С. Сковороди за спеціальністю «біологія та хімія»; здобув кваліфікацію вчителя біології та хімії. Із 1998 року до 2001 року – аспірант кафедри ботаніки Харківського державного педагогічного університету імені Г.С. Сковороди. Із травня 2002 року до жовтня 2002 року – викладач кафедри ботаніки Харківського державного педагогічного університету імені Г.С. Сковороди. У жовтні 2002 року захистив кандидатську дисертацію зі спеціальності 10.12.03 – біологія. У квітні 2003 року присуджено науковий ступінь кандидата природничих наук. Із жовтня 2002 року і до сьогодні – доцент кафедри ботаніки. У червні 2005 року присвоєно вчене звання доцента. Склад сім’ї: мати – Коловорітська Любов Олександрівна, 1947 р. н., пенсіонер; батько – Коловорітський Микола Васильович, 1944 р. н., пенсіонер. Домашня адреса: вул. Динамівська, 17, кв. 34, м. Харків, 61101. Тел. [phone].2011 Підпис

 

Резюме

Резюме – це діловий папір, який належить до групи кадрово-контрактових документів, у якому в стислій формі претендент на вакансію в організації викладає основні відомості про себе (біографічні (особисті), професійні, освітні). З огляду на те, що резюме належить до документів низького рівня стандартизації, формуляр-зразок може містити такі реквізити: 1) назва виду документа; 2) адресант (прізвище, ім’я, ім’я по батькові автора); 3) довідкові дані адресанта (поштова адреса, телефон, факс, електронна адреса); 4) текст; 5) дата; 6) підпис автора. На практиці частина цих реквізитів не використовується (зокрема дата, підпис і назва виду документа), оскільки найчастіше резюме надсилається електронною поштою на спеціальну адресу певної організації. Інформацію про адресанта слід зазначати відразу після назви документа (якщо вона є), зробивши після неї відступ. Розташувати її можна як з лівого боку аркуша, так і посередині. Головне, щоб ця інформація впадала в око, тому варто її виділити великими літерами або спеціальним шрифтом.

Зразок резюме

РЕЗЮМЕ СТОРОЖЕНКО ГАЛИНА ІВАНІВНА 18.01.1974 вул. Командарма Корка, 212, кв. 195 Тел.: 8 (ххх) ххх-хх-хх (дом.) м. Харків, 61184, Україна 8 (ххх) ххх-хх-хх (моб.) Е-mail: [e-mail] Мета Отримання посади менеджера по роботі з персоналом. Кваліфікація Навчання в Школі «HR-менеджер» за програмою: Пошук і підбір персоналу. Адаптація персоналу. Мотивація персоналу. Оцінка персоналу. Організаційна структура компанії. Корпоративна культура. Кадрове справочинство. Досвід роботи менеджером по роботі з персоналом. Досвід роботи в рекламному агентстві повного циклу. Відмінне знання української, російської й англійської мов, високий рівень грамотності. Навички Пошук і підбір персоналу. Адаптація співробітників. Розробка посадових інструкцій. Організація роботи у відділі маркетингу й реклами. Ведення службової документації. Робота з базами даних. Підготовка і випуск рекламної продукції. Літературне редагування статей і рекламних текстів. Участь у PR- і рекламних акціях. Участь у роботі виставок. Ведення переговорів. Робота з офісною технікою. Володіння ПК (Word, Exсel, Internet). Досвід роботи 20.03.2004 – 31.01.2007 ВАТ «Українська книга»; редактор, рекламіст.   03.02.2003 – 02.02.2004 Видавничо-консалтингова корпорація «Макет»; рекламіст, менеджер із організації роботи персоналу.   01.09.2000 –31.01.2003 НВК «Еліт-гімназія»; учитель української мови та літератури, керівник методичного об’єднання вчителів гуманітарного циклу.   16.03.1994 – 30.08.2000 Школа при Міжнародному слов’янському університеті; учитель української мови та зарубіжної літератури. Освіта 1990 – 1995 Харківський державний університет імені В.Н. Каразіна; спеціальність – філолог, спеціалізація – викладач української мови та літератури.   2001 Харківський національний педагогічний університет імені Г.С. Сковороди, Центр науково-інформаційних технологій; користувач ПК.   2005 Компанія «Індивідуальні перспективи». Школа «HR-менеджер»; менеджер по роботі з персоналом. Особисті якості Цілеспрямованість, відповідальність, уміння працювати в команді й індивідуально. За потреби надам характеристики й рекомендації. 20.10.2007 Підпис

Вправа 2. Уважно ознайомтеся з особливостями мовного оформлення резюме. Спираючись на подану таблицю, напишіть резюме, мета якого – заміщення посади менеджера з кадрів.

Не слід писати в резюме	Слід писати в резюме
Завжди використовуйте займенник «Я».	Уникайте використовувати займенник «Я».
Займався навчанням допомагав зменшити помилки швидко засвоюю нові знання.	Навчив двох нових службовців скоротив помилки на 15%, чим заощадив фірмі 1000$ освоїв нові процедури в рекордно короткий термін – за два тижн.і
Пишіть якнайбільше.	Не будьте багатослівні й уникайте пасивних форм.
Уживайте якомога абстрактніші конструкції.	Необхідно бути гранично конкретним у виборі формулювань.
Відповідав за виконання... знаходив застосування наступним можливостям... ніс відповідальність за... залагоджував скарги на... перешкоджав зниженню частки продажів перейшов з посади... пропрацював там три роки виконував додаткову роботу.	Виконав... ефективно використовував... відповідав за... допомагав клієнтам у... підвищив потенціал продукту на ринку просунувся на посаду... отримав підвищення на посаді і два підвищення оплати завжди виконував роботу в строк.

Заява

Заява – це письмове прохання, оформлене за певним зразком, що подається на ім’я офіційної особи чи організації від особи, групи осіб, організації.

За спрямуванням розрізняють заяви внутрішні, що призначені для обігу в межах організації, та зовнішні, призначені для вирішення питань поза межами організації. За характером вирішуваних за допомогою заяви питань – службові й особисті. Наприклад, зовнішніми особистими є заяви для вступу до навчального закладу, про прийом на роботу, зміну прізвища, про призначення (переоблік) пенсії; внутрішніми особистими – заяви про перенесення сесії, перехід на іншу форму навчання, встановлення режиму праці (скороченого робочого дня, неповного робочого тижня), переведення на іншу роботу; звільнення; надання (перенесення, поділ, відміну, часткове надання) чергової профспілкової відпустки; надання відпустки за свій рахунок; надання частково сплачуваної відпустки для догляду за дитиною; надання відгулу; достроковий початок роботи після виходу з відпустки тощо.

Формуляр-зразок особистих заяв містить такий набір реквізитів: 1) адресат (назва установи або посада, прізвище й ініціали керівника в давальному відмінку, на ім’я яких подається заява); 2) адресант (посада в організації, прізвище, ім’я, ім’я по батькові (адреса і паспортні дані – для зовнішніх) особи, яка звертається із заявою); 3) назва виду документа (ЗАЯВА); 4) заголовок (за потреби); 5) текст; 6) додаток (за наявності); 7) дата; 8) підпис.

Текст заяви складається типово з двох частин – вступу, де викладаються підстави, що спонукали до укладення документа, та основної частини, де чітко висловлюється прохання з коротким його обґрунтуванням.

Після тексту може бути розміщений реквізит «Додаток», оформлений відповідно до вимог ДСТУ. Нижче розташовують дату (без абзацного відступу) й підпис того, хто пише заяву (без указівки на посаду й розшифрування). Особиста заява пишеться власноруч (не друкується!) в одному примірнику.

Зразок заяви про працевлаштування

Директору ТОВ «Джерело» п. Кушніренкові Ю.М. Ткаченка Сергія Володимировича, який мешкає за адресою: вул. Акад. Барабашова, 67, кв. 5, паспорт серії ХХ № 264387, виданий Московським РВ ХМУ УМВД України в Харківській обл. 12 січня 1996 року Заява Прошу прийняти мене на роботу на посаду менеджера із закупівель з повною зайнятістю з 23.10.2011. З умовами роботи й вимогами ознайомлений. Додаток: 1. Диплом про вищу освіту. 2. Особова медична книжка. 3. Трудова книжка. 4. Автобіографія. 5. Довідка про присвоєння ідентифікаційного коду. 23.10.2011 Підпис

Вправа 3. Прочитайте документ; за зразком відредагуйте текст; допишіть відсутні реквізити. Запишіть за всіма правилами оформлення цього документа.

 

Директору школи

П.П. Мельниченку

Ковалишиної М.В.

 

 

ЗАЯВА.

У зв’язку з потребою відвідування дільничного педіатра прошу відпустити мою дочку Ковалишину Ганну з уроків

 

Ковалишина.

Вправа 4. Укладіть заяву з проханням звільнити від занять.

Характеристика

Характеристика – діловий папір, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про особу (учня, студента, працівника тощо) як члена відповідного колективу, громади, подано оцінку його ділових і моральних якостей. Формуляр-зразок характеристики містить такі реквізити: 1) назва виду документа; 2) заголовок; 3) текст; 4) підпис керівника організації (за потреби - інших відповідальних осіб); 5) дата; 6) печатка. Відповідно до статусу особи, якій видається характеристика, та мети створення цього документа (для вступу до навчального закладу, улаштування на роботу тощо) текст може містити різну інформацію. Так, текст характеристики працівника складатиметься з інформації про: трудову діяльність працівника (з якого часу в цій організації, на якій посаді); ставлення до службових обов’язків і трудової дисципліни (указуються найбільш значні досягнення, заохочення та покарання); моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу); відповідність працівника посаді, яку він обіймає, перспективи його роботи й професійного зростання тощо (висновок); призначення характеристики (за потреби).

Вправа 5. Напишіть характеристику на студента вашої групи, використовуючи зразок.

Зразок характеристики

ХАРАКТЕРИСТИКА Шотя Дмитра Володимировича, звільненого в запас рядового строкової служби, 1986 р. народж., неодруженого, освіта середня Шоть Дмитро Володимирович проходив дійсну строкову службу в Харківському інституті військово-повітряних сил на факультеті НЗБДА з 22.11.2005 до 22.05.2007 року на посаді водія-електрика роти забезпечення навчального процесу. За місяці несення служби виявив себе дисциплінованим, відповідальним солдатом. До розпоряджень керівництва ставився сумлінно, виконуючи їх із належною старанністю. Гідно виконуючи почесний військовий обов’язок, Шоть Д.В. не забував, що всі набутки служби в лавах української армії зможе використати в цивільному житті, а тому постійно працював над фізичним та інтелектуальним удосконаленням. Варто зауважити, що паралельно з виконанням свого армійського обов’язку юнак навчався на заочному відділенні Харківського авіаційного інституту за спеціальністю «Фінанси». Серед товаришів користувався повагою й авторитетом. До його позиції й думки дослухалися як молодші солдати, так і військовослужбовці, які раніше розпочали службу. Уважаємо, що моральні та інтелектуальні якості рядового Шотя Д.В., які він розвинув і вдосконалив під час військової служби, стануть добрим підґрунтям для подальшого життя юнака. Військову таємницю зберігати вміє. Характеристика видана для подання за місцем вимоги. Заступник начальника факультету з тилу ХІ ВПС полковник Підпис О.П. Штанько Командир роти майор Підпис Д.В. Картавцев   17.12.2011 МП

Вправа 6. Знайдіть помилки в оформленні характеристики. Відредагуйте текст.

ХАРАКТЕРИСТИКА

На учня 11 класу зош № 13

м. Зелено-Ярська Куніцина Ігора Григорійовича

 

Куніцин І.Г. справді вчиться в нашій школі останні півтора роки (з 2003 р.)

Ігор – здібний учень, серйозно відноситься до навчання. В роботі уважний, посидючий. Здійснює допомогу в навчанні однокласникам.

Проявив здібності при вивченні предметів гуманітарного циклу.

Куніцин І. Займав перші місця в районній олімпіаді по українській мові. На протязі двох років займав посаду завідуючого шкільним клубом художньої самодіяльності, в якій сам приймав активну участь. Вимогливий до себе й оточуючих. Користується повагою між однокласників і однокласниць. З повагою відноситься до учительського колектива.

Мріє поступити на навчання на історичний факультет ХНПУ ім. Г.С. Сковороди.

Класний керівник Пірогов М.І. (підпис)

Директор школи Сєргеєв В.К. (підпис)

Рекомендаційний лист

Рекомендаційний лист – як вид ділових паперів за своїми ознаками має багато спільного з характеристикою, зокрема за змістом тексту та за своїм призначенням (функцією). Разом із тим має й відмінності, а саме: 1) може видаватися не лише за місцем попередньої роботи чи навчання; 2) може видаватися особою, яка добре знає претендента на працевлаштування, навчання тощо, при цьому рекомендодавця зазвичай повинні добре знати у відповідних наукових, навчальних чи бізнесових колах; 3) створюючи рекомендацію, особа-автор фактично бере частину відповідальності за рекомендовану особу на себе, оскільки поручається за неї своєю репутацією перед третіми особами; 4) у рекомендації може бути висловлене суб’єктивне бачення особи, яка створює її, щодо рекомендованої особи; 5) необхідність і підстави створення рекомендації зазвичай аргументуються рекомендодавцем. Метою рекомендаційного листа є, з одного боку, отримання особою, яка працевлаштовується, протекції від авторитетної особи чи установи задля влаштування на певній посаді, а з другого – отримання потенційним працедавцем інформації про працівника з таких джерел, яким він може довіряти та на авторитетність позиції якого може покладатися.

Зразок рекомендаційного листа

ШАНОВНИЙ ПАНЕ РОМАНЕ! Знаю, що Ваша юридична фірма активно розвивається й потребує нових кваліфікованих працівників для розширення сфери діяльності. Хочу Вам порекомендувати Синицького Андрія Сергійовича, випускника юридичного факультету нашого університету. Андрія знаю з першого курсу й уважно спостерігав за його навчанням упродовж усіх років. На підставі цього можу стверджувати, що його освітній і кваліфікаційний рівень досить високий. Під час навчання Андрій не обмежувався лише вивченням матеріалів, передбачених програмою, а активно займався самоосвітою, результатом чого стали блискуче захищене магістерське дослідження на тему: «…» і диплом із відзнакою. Курсова робота Андрія на тему: «…», виконана на третьому курсі, стала переможницею на міському конкурсі студентських наукових робіт у 2003 році. Останні два роки навчання в університету Андрій поєднував із роботою в адвокатській конторі, отримуючи високі відзиви від керівництва. Крім цього, він брав активну участь у громадському житті факультету й університету, перебуваючи на посадах старости групи, голови студентського наукового товариства «Юрист». У колі викладачів і друзів Андрій користувався повагою. Цьому сприяли не лише такі ділові якості хлопця, як цілеспрямованість, працьовитість, глибоко аналітичний розум, а й позитивні людські риси: товариськість, доброзичливість. Переконаний, що поєднання таких людських і професійних характеристик допоможе Андрієві стати добрим правозахисником у цивільних справах, що сприятиме як його власному розвитку як юриста, так і розвитку Вашої фірми. З щирою й незмінною повагою до Вас, ________________ 23.11.2007 Р.S. Буду радий зустрічі на засіданні Колегії адвокатів у м. Харкові

Вправа 7. У лівій половині таблиці в графі «факт» описана особистісна характеристика громадянина «М». У правій половині в довільному порядку викладене її підтвердження, позначене буквою алфавіту. Слід вибрати найбільш відповідне за змістом підтвердження, заповнивши просту підсумкову таблицю. Урахуйте, що правилом №1 у написанні рекомендаційних листів є підтвердження фактів й особистісних характеристик заявника конкретним прикладом із його реального життя.

ФАКТ

Підтвердження

Увага! Кожна клітинка призначена тільки для однієї букви. Відповідь добирайте максимально логічну за змістом! Перед тим, як почати відповідати, прочитайте уважно весь текст.

Факт	Підтвердження
1....є надзвичайно працьовитою людиною...	А... щорічно в дні його ювілеїв для привітання збираються всі працівники, починаючи зі сторожа й закінчуючи адміністрацією...
2....він дуже ініціативна, діяльна людина...	Б... у процесі обговорення його проект «ZZZ» одержав повне схвалення, зібравши всі голоси опозиційних одна одній фракцій...
3....має яскраві лідерські якості, уміє довести свою точку зору й переконати у своїй правоті слухача...	В... тільки за час проходження практики він підготував 7 наукових праць, 5 із яких надалі одержали призові місця...
4....прекрасно володіє іноземною мовою...	Г... з 1991 року читає популярний курс лекцій англійською мовою «Англійська мова медичного спрямування»...
5....дуже тактовний, урівноважений, відкритий до спілкування з людьми, легко вступає в контакт...	Д... щодня пробігає до 5 км, опублікував 4 статті в засобах масової інформації про шкоду алкоголю й тютюнопаління...
6....має великий досвід міжнародного співробітництва...	Е... запропонував і реалізував два спільні проекти у сфері...
7....послідовний, наполегливий у досягненні поставленої мети, не боїться труднощів...	Ж... після перших хвилин спілкування з ним складається враження, що його знаєш принаймні кілька років...
8....це надзвичайно далекоглядна людина із вражаючою інтуїцією...	З... уже протягом трьох років він одержує підвищену стипендію за відмінну успішність, нагороджений почесними грамотами «Кращий студент року»…
9....він демонструє зібраність у критичній ситуації, оперативність і правильність прийнятих рішень...	І... ще три роки тому у своїй статті «ЗЗЗ» указав на можливість розвитку несприятливих тенденцій...
10....затятий прихильник здорового способу життя...	К... є членом семи міжнародних Академій, побував на всіх континентах із робочими візитами за тематикою своїх досліджень...
11....він має найбільший авторитет серед усього робочого колективу...	Л... у момент несподіваного займання електропроводки перший здогадався, де знаходиться джерело короткого замикання, й усунув несправність...
12....входить до числа кращих студентів із урахуванням академічної успішності, не має заборгованостей із дисциплін...	М... незважаючи на припинення фінансування його проекту «TTT», він вивчив існуючі фонди за кордоном й одержав згоду від організації «ДО» на продовження робіт...

Вправа 8. Перекладіть поради щодо укладання рекомендаційного листа та скористайтеся ними для написання власного документа.

Совет	Типичная ошибка
Человек, дающий Вам рекомендацию, должен быть специалистом в той сфере деятельности, в области которой вы претендуете на грант.	Рекомендация «большого начальника», витающего в высших эшелонах власти, будет «весить» меньше, чем рекомендация Вашего руководителя, с которым Вы непосредственно и постоянно работаете.
Человек, дающий Вам рекомендацию, должен Вас знать на протяжении достаточно длительного времени. Например, 3-5 лет. В конечном итоге, чем больше, тем лучше.	Вы познакомились с иностранным партнером на конференции и знаете его три дня. Часто просят таких людей написать рекомендацию. Это глупо.
Оптимальный объем рекомендательного письма составляет не менее 1 страницы. Объясните дающему рекомендацию правила написания таких писем.	Руководители высокого ранга зачастую дают «комсомольские характеристики» в 0,5 страницы, а не рекомендации с учетом «западных» требований. Такие рекомендации не имеют веса».
Обязательно указывайте полные выходные данные человека, дающего рекомендацию: ФИО, место работы, должность, контактный телефон, другие средства связи. Иногда требуется печать учреждения. Всегда требуется его подпись.	Письма от двух совершенно разных лиц печатаются одним и тем же принтером, одинаковым шрифтом, написаны с применением идентичного стиля на одинаковой бумаге. Не указываются детальные координаты дающего рекомендацию.
Если письмо пишется на русском языке, при необходимости требуется приложить его перевод с указанием ФИО переводчика за его подписью.	Перевод прилагается, но без указания, кто его выполнил, или с отсутствием выходных данных переводчика.