Тема 14. Рефлексионные исследования систем управления

Рефлексионное исследование предполагает изучение реакций системы на возмущающие воздействия, поскольку основным условием, обеспечивающим выживание и поступательное развитие организационной системы, является её способность адаптироваться. Чем выше адаптационные свойства системы, тем совершеннее механизм самоорганизации и эффективнее система управления. Способность деловой организации к самосохранению при изменении внешних условий или изменении внутренней структуры определяется как устойчивость. Устойчивость системы характеризуется стремлением к состоянию равновесия, которое предполагает такое функционирование элементов системы, при котором обеспечивается эффективное продвижение к поставленным целям развития. Вместе с тем, сложная управляемая система с целенаправленным развитием никогда не может достичь полного равновесия. Элементы системы функционируют по-разному в разных условиях, и их динамическое взаимодействие существенно влияет на развитие системы. За счёт этого устойчивая система находится в состоянии динамического равновесия, т.е. колеблется около устойчивого состояния. Устойчивость системы определяется такими свойствами, как дифференциация (возможность деления целого на отдельные части) и лабильность (изменчивость).

Дифференциация – наличие в СУ разнообразных по своему функциональному назначению элементов, определяющих способность быстро приспосабливаться к меняющимся условиям существования. Для коммерческой организации это, в первую очередь, наличие развитой системы информационного обеспечения, позволяющей не только быстро сообщить управленческому звену о происшедших изменениях и предсказать время наступления грядущих перемен, но и отработать необходимые управляющие воздействия. Такая возможность обеспечивается с помощью разветвлённых систем анализа и прогнозирования тенденций развития рынка. Чем разнообразнее функциональные возможности звеньев предприятия, тем выше его устойчивость.

Лабильность – подвижность функций элементов системы управления при сохранении устойчивости структуры в целом. При изменении условий существования отдельные звенья организации в рамках существующей структуры управления должны быстро перейти на новые методы работы и взаимодействия, отвечающие сложившимся реалиям.

Основная задача рефлексивного анализа при ИСУ состоит в получении качественных и количественных оценок адаптационных возможностей организации, а также разработке управленческих процедур, обеспечивающих быструю и адекватную реакцию на происшедшие изменения. Под рефлексом системы понимается достаточно устойчивая реакция предприятия на возмущающее воздействие.

Важнейшей задачей рефлексивного анализа является оценка времени, в течение которого система достигает устойчивого состояния, которое называют временем запаздывания реакции системы. В ходе анализа сложные реакции целесообразно разбивать на последовательность более простых действий или простых рефлексов.

Изучение рефлексивных свойств системы предусматривает применение активных внешних воздействий, т.е. проведение активного эксперимента с действующей структурой. Частично необходимая информация о реакции системы на активное воздействие может быть получена путём наблюдения за прошлыми действиями организации. На первом этапе целесообразно сосредоточить внимание на изучении простых рефлексов на типовые воздействия. Например, внесение искусственных скачкообразных изменений в уровень закупочных и реализационных цен, изменение режима работы, регулирование ресурсных возможностей и т.д.

В описание и перечень реакций системы должны включаться только устойчивые рефлексы. Для этого эксперимент должен быть повторён несколько раз.

Далее по описаниям простых реакций системы производится интеграция рефлекторных последовательностей, т.е. прогнозирование поведения системы в условиях более сложных внешних воздействий (колебания цен, резкое падение спроса и т.д.). Проработка сложных рефлексов должна предусматривать изучение действий системы управления организацией в процессе отработки сложного внешнего воздействия, разработку процедур контроля и обратных связей между управленческими и исполнительными звеньями.

В процесс рефлексионного анализа целесообразно включение диагностических исследований с целью выделения неадекватных и неэффективных реакций системы, а также реакций с недопустимо большим запаздыванием. Реакции подобного типа свидетельствуют о неспособности организации к эффективной борьбе за выживание в условиях острой конкуренции.

Для исключения подобных явлений необходима разработка мер по коррекции поведения системы в условиях переходного периода. Если таких мер предложить не удаётся, то это говорит о наличии патологии в системе управления и о необходимости проведения структурных изменений (например, переход к более гибким типам структур управления, введение дополнительных звеньев или, наоборот, блокирование действий устаревших структур и замена их новыми структурами). Типовой причиной запаздывания реакций является использование многоступенчатых управленческих структур. Иногда задержка реакции связана с тем, что звенья управления не способны принимать самостоятельные решения, а это порождает длительные процедуры согласования.

Рефлексивный анализ – это анализ динамики системы управления. Но положительная динамика развития системы невозможна без определённого набора статических показателей, которые повышают устойчивость организационной системы. Поэтому при анализе систем принято выделять 2 режима работы: статический и динамический.

Статический режим работы системы характеризуется неизменностью во времени показателей работы. Для социально-экономической организации это объём выпуска продукции, объём запасов и реализации, постоянство закупочных и отпускных цен, неизменность финансовых характеристик работы предприятия и т.д. Статика системы определяется также постоянством таких элементов внутренней среды, как социально-психологический климат в коллективе, нормы и правила поведения, штатное расписание, кадровый состав, должностные инструкции и т.д.

Динамический (переходный) режим работы системы характеризуется изменением во времени одного или нескольких показателей работы. К переходным режимам относятся период работы организации от начала «нового дела» до достижения устойчивых показателей, а также спады и подъёмы в работе, вызванные колебаниями рынка и другими обстоятельствами.

Выделяют причины, побуждающие организацию стремиться к работе в динамическом режиме. Переход от устойчивого режима работы к спадам и подъёмам зависит от многих обстоятельств, которые выявляются в процессе рефлексивного анализа. Есть 5 основных признаков, требующих перестройки работы системы управления:

- быстрый рост отрасли, к которой принадлежит организация

- несоответствие дела объективным потребностям

- изменение приёмов работы

- демографические изменения

- изменения в восприятии

Быстрый рост отрасли. Если отрасль растёт быстрее, чем потребности населения, то структура отрасли изменится самое позднее тогда, когда выход товаров или услуг удвоится. К этому моменту:

1) Отрасль перестаёт отражать реальные потребности рынка из-за того, что предложение товаров и услуг заметно опережают спрос. Как следствие, происходит снижение цен и объёмов реализации

2) Деление рынка на сегменты перестаёт отражать реальность

3) Отчётность и статистика продолжают ещё некоторое время отражать реальное положение дел, поэтому сохраняется возможность использования процедур системного анализа для прогнозирования развития ситуаций

Несоответствие объективным потребностям. В той области или на том сегменте рынка, на которые ориентирована организация, произошли изменения, и выпускаемая продукция или выполняемые услуги перестали отражать объективные потребности клиентов. Следовательно, необходима оперативная перестройка системы, совершенствование деятельности и освоение новых видов товаров или услуг. Важно понимать, что происшедшие изменения могут приводить не только к негативным изменениям типа снижения спроса или цен, но могут вызвать увеличение потребности в развитии бизнеса.

Изменение приёмов работы. Если организация не реагирует на изменение рыночной ситуации, то в современных условиях она обречена на поражение.

Демографические изменения. Изменение численности населения, возрастных групп, занятости, распределения доходов, образовательного уровня и т.д. Во всех этих областях в настоящее время происходят быстрые и достаточно заметные изменения. Поэтому указанные факторы должны учитываться при системном анализе работы организаций России (по уровню доходов население принято разбивать на 3 группы).

Изменение в восприятии. Сюда относятся достаточно устойчивые стереотипы поведения больших групп населения. В основном они вырабатываются на основе стремления отдельных людей жить как все или лучше других. Наибольшая часть населения относит себя к среднему классу. Показателями такой принадлежности в настоящее время для городского населения являются квартира для семьи, недорогая машина, садовый участок и т.д. Подобные тенденции создают устойчивый спрос на определённые категории товаров. Быстрое изменение спроса на отдельные товары целесообразно относить к капризам моды.

С позиций системного подхода к ИСУ наиболее предпочтительными режимами работы организации являются устойчивые режимы, обеспечивающие её стабильное развитие. Но ввиду её экономической нестабильности, а также из-за отсутствия сформировавшейся рыночной инфраструктуры большую часть времени многие социально-экономические организации России вынуждены работать в переходных режимах. Работать достаточно длительное время в стабильном режиме удаётся организациям, выполняющим государственные или муниципальные заказы. Рефлексивные исследования социально-экономических организационных систем показывают, что реакции систем управления на возмущающие воздействия носят сложный, не всегда предсказуемый характер, что связано с наличием неопределённостей в описании внешней и внутренней среды организации.