Вопрос 3: Назовите и охарактеризуйте методики рационализации делопроизводства в 20-е годы.

Ответ:

Советская власть отказалась от прежнего законодательства и приступила к формированию правовых основ функционирования государства. Однако, в сфере делопроизводства единого нормативного акта, подобного Генеральному регламенту, создано не было. Отдельные положения декретов советской власти в той или иной степени касались делопроизводства и документации. Так, 24 декабря 1917 г. был издан декрет СНК «О порядке издания приказов или распоряжений». Декрет 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений» внес изменения в бланк письма, введя в него новые названия государства и ведомств, но сохранив неизменную форму письма.

Декретом 3 августа 1918 г. запрещалось «употребление печати со старым гербом (двуглавым орлом)», и все учреждения обязывались «обзавестись печатями с новым гербом Советской республики».

Закон о торговых книгах (3 августа 1918 г.) предписал всем частным торговым и торгово-промышленным предприятиям вести журнал и реестр инвентарей. К закону были приложены образцы форм документов, заверений и визирований, которые основаны на дореволюционном опыте.

Декрет 23 января 1919 г. о расчетных операциях установил порядок безденежных расчетов между советскими учреждениями и государственными предприятиями, а также формы документов, при помощи которых эти расчеты производятся: оборотная ассигновка и чек. Характерно, что эти формы документов также перешли из дореволюционного делопроизводства. 4 января 1919 г. В.И. Лениным подписано Положение «О государственной текущей промышленной статистике». К нему также прилагались соответствующие формы и определялся порядок их заполнения.
В связи с созданием советской гербовой печати 6 июля 1922 г. был издан декрет ВЦИК и СНК «О порядке пользования печатями с государственным гербом». В этом ряду можно назвать еще ряд нормативных документов периода 1920-х годов, касающихся отдельных вопросов ведения документации в органах государственного управления, судебных учреждениях и т.п., однако следует признать, что стройной системы законодательства по вопросам делопроизводства в стране после Октябрьской революции разработано не было.

В 1920-х годах для учреждений разрабатывались централизованная и децентрализованная системы делопроизводства. Выбор типа системы зависел от конкретных условий того или иного учреждения. В то время считалось, что центральное место в делопроизводстве занимает вопрос о регистрации документов, обеспечивающий учет, контроль и справочную работу по документам. Эта операция, как ключевая, была наиболее дорогостоящей, отвлекала значительные силы работников делопроизводства, многократно повторялась. Поэтому в первую очередь рационализаторы обратились к совершенствованию процесса регистрации документов. В основном все свелось к замене журнальной системы регистрации карточными системами: индивидуальной или групповой. При этом обязательно учитывался профиль учреждения, объем документооборота, количество корреспондентов. Эти факторы были определяющими при выборе систем регистрации. По данным ИТУ, в учреждения 1920-х годов, применялись такие системы регистрации документов как: индивидуальная карточная система, групповая карточная система, комбинированная карточная система, комбинированные журналы. Шел поиск оптимальной для данного исторического периода технологии регистрации документов.

Карточные системы регистрации были шагом вперед по сравнению с журнальной системой регистрации, они повысили справочную способность регистратуры и устранили множественность регистрационных инстанций. Ее разновидность – групповая карточная система регистрации – способствовала сокращению массива регистрационных карточек, более тесно увязывала делопроизводство с архивом.

Во второй половине 1920–х годов во многих учреждениях наблюдались попытки полного отказа от регистрации документов. В соответствии с методическими указаниями ИТУ применялась безрегистрационная система делопроизводства, тесно связанная функциональным построением аппарата управления. Безрегистрационная система предусматривала точную классификацию функций учреждения, детальное распределение отдельных вопросов деятельности между ответственными исполнителями, закрепление дел и документов за определенными лицами. В соответствии с классификационным планом входящий документ сразу направлялся заранее определенному исполнителю. Однако безрегистрационная система делопроизводства вскоре выявила отрицательные качества аппарата управления. Почти полное отсутствие контроля исполнения, случаи утери документов, путаница с их пересылкой по инстанциям и другие недостатки доказали невозможность применения безрегистрационной системы делопроизводства при всех ее теоретически положительных характеристиках. Эта система требовала высокой квалификации кадров, четкой организационной структуры госаппарата. В то время эти факторы отсутствовали. Неудача с пропагандой и внедрением безрегистрационной системы делопроизводства повлекла за собой и регрессивные процессы – многие учреждения после ее отмены вернулись к журнальным формам регистрации документов.
Важно отметить, что безрегистрационная система делопроизводства в соединении с функциональной схемой построения аппарата давала возможность в определенной мере создать внутриучрежденческую управляемую систему документации, охватывающую все виды документов, не разделяя их на общее и специальное делопроизводство.
Документы были строго привязаны к функциям и к соответствующим служащим аппарата управления, эти функции исполнявшим. «Администратор системы», имея в руках классификационный план функций и документов, обладал возможностью организовывать, контролировать и управлять всеми документами, циркулировавшими в аппарате управления. В какой-то мере в этой системе можно обнаружить черты современной системы управления документацией.

Наряду с безрегистрационной системой некоторые учреждения обращались и к «дублетной» системе делопроизводства. Однако эта система не нашла распространения, от нее вскоре отказались из-за большого расхода бумаги и возрастания объема документооборота.

Анализ развития делопроизводства на опыте учреждений 1920-х годов показывает, как важно при рационализации учитывать конкретный организационный уровень развития аппарата управления, квалификацию сотрудников, уровень технической оснащенности аппарата.

Источник:

1. Декрет СНК «О порядке издания приказов или распоряжений» от 24 декабря 1917 г. [электронный ресурс] // режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ESU;n=4170;

2. Декрет СНК РСФСР "О форме бланков государственных учреждений" от 02.03.1918 г. [электронный ресурс] // режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ESU;n=3283;

3. Декрет ВЦИК «О флаге российской республики» от 14 апреля 1918 года [электронный ресурс] // режим доступа: http://www.great-country.ru/articles/sssr/aboutsssr/sssr/00010.html;

4. Декрет ВЦИК и СНК «О порядке пользования печатями с государственным гербом» от 6 июля 1922 г. [электронный ресурс] // режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ESU;n=18330.

Список использованной литературы:

1. Аркада-Центр АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО [электронный ресурс] // режим доступа: http://arkadacentre.ru/sovetDelo.htm