Контроль розрахунків за претензіями та відшкодуванню завданих збитків

У процесі господарської діяльності підприємству доводиться мати справу з великою кількістю партнерів і не завжди однією зі сторін виконуються повністю або частково умови договорів, виконання яких має бути обов'язковим. Це завдає шкоди потерпілій стороні, яка і змушена висувати до партнера претензії.

Розрізняють такі види претензії:

- до постачальників - за недопоставку цінностей, невідповідність їх якості, завищення цін та тарифів, несвоєчасність виконання робіт (послуг), простої з вини постачальників;

- до транспортних організацій - за нестачу вантажів виявлену під час транспортування та приймання, за завищення тарифів за надані послуги проти передбачених в угоді;

- до банків - щодо сум грошових коштів, які помилково списані з поточних, валютних чи інших рахунків підприємства;

- пов'язані із санкціями - за порушення умов договорів, а також стосовно штрафів та пені, визнаних винною стороною чи ухвалених господарським судом.

Контроль розрахунків за претензіями:

1. Перевірка обґрунтованості претензій за невиконання договірних зобов'язань за такі важливі умови доставки, як забезпечення температурного режиму під час транспортування, цілість вантажу, тари, пломб тощо. Про безпідставність претензій можуть свідчити відмови суду в їхньому вирішенні як безпідставних.

2. Перевірка правильності оформлення та своєчасності висунення претензій ревізованим підприємством.

3. Перевірка своєчасності та правильності врегулювання претензій.

Про результати розгляду претензії має бути повідомлено письмово протягом місяця з дня одержання претензії. Претензія врегульовується шляхом поставки товару або зарахування на рахунок підприємства грошових коштів.

У разі порушення термінів розгляду претензій або залишення їх без відповіді господарський суд має право стягнути з винної сторони штраф у дохід державного бюджету в розмірі 2 % від суми претензії, але не менше 5 і не більше 100 розмірів неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. На користь позивача сплачується сума боргу з урахуванням установленого індексу інфляції за весь час прострочення, а також 3 % річних із простроченої суми, якщо інше не передбачене в законі або договорі. Пеня може встановлюватися за згодою сторін, але не вище подвійної облікової ставки НБУ. що діяла в період, за який виплачується пеня.

4. Перевірка обґрунтованості відображення в обліку операцій, пов'язаних з виникненням, висуненням та врегулюванням претензій здійснюється за даними Головної книги та бухгалтерських регістрів за рахунком 374 «Розрахунки за претензіями». Аналітичний облік має вестися щодо кожного дебітора і за датами виникнення та погашення заборгованості. Бухгалтерський облік претензій здійснюється на підставі: претензійних листів (актів); протоколів розгляду претензійних справ у господарському суді та рішень суду; господарських угод, за якими виникли претензії; актів приймання та виконання робіт; комерційних актів; банківських документів; даних оперативного листування між підприємствами щодо об'єктів претензій; розрахунків розмірів шкоди від порушення договірних зобов'язань та ін.

При ревізії розрахунків за претензіями треба мати на увазі й можливість приховування крадіжок матеріальних цінностей, списання претензій як необґрунтованих на витрати виробництва, помилкових та виправлених записів щодо претензій тощо.

Контроль розрахунків та відшкодуванням завданих збитків базується на таких джерелах інформації, як дані: аналітичного обліку з рахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків», який має вестися в розрізі винних матеріально відповідальних осіб; журналу 3; відомості 3.2; первинних документів (документів про результати інвентаризації грошей та матеріальних цінностей, рішень керівництва підприємства та суду, службового листування з правоохоронними органами, касові, банківські та інші документи про погашення заборгованості за виплатами на відшкодування завданих збитків та ін.).

Завдані підприємству збитки визначаються у вигляді нестач грошей та матеріальних цінностей, втрати, крадіжки, погіршення (псування) якості цінностей тощо.

Основні етапи контролю:

1) перевірка наявності та стану розрахунків;

2) вивчення причин та обставин, що зумовили виникнення матеріальної шкоди;

3) перевірка правильності оформлення випадків виявлення нестач, крадіжок, псування та інших збитків, які потрібно відшкодовувати;

4) перевірка правильності визначення обсягів матеріальної шкоди;

5) перевірка дотримання процедур щодо відшкодування завданих збитків;

6) перевірка стану бухгалтерського обліку та контролю розрахунків на ревізованому підприємстві;

7) контроль списання (погашення) заборгованості, що має місце у зв'язку із завданими підприємству збитками.

Спочатку треба ознайомитися з даними бухгалтерського обліку га звітності (Головна книга, Журнал 3 та відомість аналітичного обліку, баланс, примітки до фінансової звітності) про обороти та залишки на рахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» і проаналізувати стан розрахунків за ревізований період (динаміка, наявність простроченої та безнадійної заборгованості). Потім на основі первинних документів (матеріалів інвентаризації, протоколів засідань інвентаризаційних комісій, пояснень матеріально відповідальних осіб тощо) вивчаються причини та обставини виникнення матеріальної шкоди (занедбаність обліку, неналежні умови зберігання, низька кваліфікація посадових осіб, недостатність контролю за збереженням, у тому числі формальне проведення інвентаризацій, слабка вимогливість щодо ведення первинного обліку та звітності матеріально відповідальними особами і т. ін).

Шляхом нормативної та арифметичної перевірки ревізор контролює правильність визначення обсягів нестач, псування та інших випадків, матеріальної шкоди згідно з Порядком оцінки збитку від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою КМУ від 22 червня 1996 р. №116 (зі змінами і доповненнями)

Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається шляхом проведення незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки. У разі визначення розміру збитків, що призвели до завдання майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб'єкту господарювання з державною (комунальною) часткою в статутному (складеному) капіталі, розмір збитків визначається відповідно до методики оцінки майна, затвердженої Кабінетом Міністрів України.

Перевіряючи дотримання процедури щодо відшкодування завданих збитків, слід звернути увагу на своєчасність та правильність оформлення цивільного позову, добровільних зобов'язань про відшкодування, наказів керівника про відрахування із заробітної плати, своєчасність (у межах одного місяця) проведення цих відрахувань. Про недоліки в системі процедур щодо відшкодування збитків можуть свідчити рішення суду про відмову в позові на матеріально відповідальну особу, про повернення документів на дооформлення тощо.

Ревізор перевіряє стан бухгалтерського діловодства у випадках наявності виконавчих документів суду, повноту та своєчасність відрахувань чи перерахувань на погашення боргу за записами на субрахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» та вжиття заходів на розшук боржників. Особливо уважно слід перевірити факти несвоєчасного утримання чи погашення заборгованості, переходу заборгованості в стан безнадійної.

Підставою для списання боргу може бути тільки рішення суду про неплатоспроможність або документи про смерть боржника. У випадках визнання судом боржника неплатоспроможним, ревізор повинен перевірити правильність позабалансового обліку боргу протягом 5 років на позабалансовому рахунку 07 «Списані активи», а також щорічні заходи підприємства щодо стягнення боргу шляхом перегляду через суд майнового стану боржника.

У бухгалтерії підприємства має бути на кожного боржника окрема справа, у якій би фіксувалися дані про заборгованість, заходи щодо її погашення, дані про інвентаризацію сум заборгованості.