Контроль фактичної наявності касової готівки та дотримання умов її збереження

 

Контроль фактичної наявності касової готівки починається з її інвентаризації, яка здійснюється в перший день ревізії спеціальною комісією в складі ревізора, головного бухгалтера підприємства чи його заступника та касира, й оформляється відповідним актом у трьох примірниках.

На початку проведення ревізії ревізор з головним бухгалтером ревізованого підприємства пред'являють повноваження (наказ) на проведення інвентаризації каси касиру. До початку перевірки касової готівки касир припиняє касові операції, складає касовий звіт на момент ревізії. До касового звіту включаються всі первинні документи про приймання в касу та видачу з неї грошових коштів, за винятком незакритих платіжних відомостей у дні виплати заробітної плати. Ревізор складає вступну частину акта інвентаризації касової готівки (зазначає дату, місце проведення, підставу для проведення такого контролю, склад інвентаризаційної комісії) та пропонує касиру дати розписку, передбачену формою акта інвентаризації, про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові касові документи на грошові кошти включено до звіту, усі грошові кошти, що надійшли в касу, оприбутковано, а видані з каси списано у видаток. Ревізор повинен перевірити касовий звіт, завізувавши своїм підписом первинні документи до нього, аби уникнути можливої подальшої їхньої заміни. Касир пред'являє касову готівку (перераховує наявні в касі гроші покупюрно спочатку касир, потім ревізор). У разі необхідності складається опис грошей за номіналами купюр, їхньою кількістю та сумою з підрахунком загальної суми. Опис грошей у касі підписують усі члени інвентаризації комісії.

Касовою готівкою вважаються: наявні в касі гроші в національній та іноземній валютах, грошові документи та інші прирівняні до них цінності, фактично виплачена заробітна плата за незакритими платіжними відомостями на момент проведення ревізії.

Ревізор вносить до акта інвентаризації дані про фактичну наявність касової готівки. Ревізор, головний бухгалтер і касир підписують акт інвентаризації касової готівки. Касир дає в акті інвентаризації каси другу розписку про те, що грошові кошти, перераховані в акті, перебувають на його відповідальному збереженні. Касовий звіт касира на момент ревізії передається до бухгалтерії для визначення залишку касової готівки з даних бухгалтерського обліку. Ревізор уважно перевіряє правильність визначення таких даних у бухгалтерії і вносить їх до акта, підбиває підсумки інвентаризації каси (нестача, надлишки, відповідність даним обліку). У разі виявлення відхилень від облікових даних, касир дає письмове пояснення. Письмові пояснення касира детально вивчаються для встановлення достовірних причин виникнення надлишків чи нестач та прийняття адекватних рішень адміністрацією ревізованого підприємства.

Під час здійснення інвентаризації каси, застосовуючи методи обстеження та нормативної перевірки, ревізор перевіряє дотримання передбачених чинним законодавством умов збереження касової готівки в касі підприємства: чи ізольоване приміщення каси, чи наявні металеві грати, сигналізація, металеві шафи або сейфи, де зберігаються дублікати ключів від сейфу.

Контроль дотримання умов збереження касової готівки передбачає перевірку наявності та оформлення договорів про повну матеріальну відповідальність касирів, відповідності рівня кваліфікації касирів вимогам правил прийняття на посаду касира, дотримання правил ведення касової книги, здавання звітності до бухгалтерії, забезпечення умов збереження касової готівки під час доставки грошей з банку та здавання виручки.

Контроль касових операцій

Після проведення інвентаризації каси ревізор здійснює документальний контроль касових операцій за ревізований період суцільним методом.

Основні напрями контролю:

1) дотримання касової дисципліни (дотримання встановленого ліміту готівки в касі; своєчасність і повнота здачі виручки чи невикористаної за цільовим призначенням готівки до банку на поточний рахунок; дотримання правил розрахунків готівкою; дотримання правил ведення касових операцій, установлених нормативними актами Національного банку України щодо цільового використання готівки, правил прийому та видачі грошей з каси; ведення касової книги);

2) правильність оформлення касових документів і ведення обліку касових операцій;

3) перевірка достовірності та правомірності здійснення касових операцій (оприбуткування надходжень до каси; видача з каси готівки на витрати підприємства та здача до банку виручки від реалізації, невикористаних за призначенням сум; доставка й виплата заробітної плати через громадських касирів у структурних підрозділах підприємства).

Послідовність контрольних дій ревізора передбачає: ознайомлення з особливостями організації облікового процесу касових операцій на ревізованому підприємстві, зумовленими видом підприємницької діяльності, структурою підприємства, застосованою формою бухгалтерського обліку; ознайомлення з матеріалами попередніх ревізій і перевірок, проведеними банками, податковою адміністрацією тощо; результатами виконання рішень за матеріалами цього контролю; суцільним контролем за весь ревізований період усіх касових операцій (повноти, достовірності документів, які додаються до касових звітів за кожен день, законності, достовірності розрахунків готівкою за цими операціями, правильності арифметичних підрахунків під час операцій за звітний день і визначення залишків на кінець дня, правильності перенесення даних про залишок грошей в касі у звіт наступного дня, правильності узагальнення підсумків і відображення їх на рахунках бухгалтерського обліку (журналі-ордері № 1, машинограмі при автоматизації обліку) в частині операцій за кредитом рахунку 30 «Каса» та відомостей за дебетом цього рахунку.

Основні порушення, що можуть бути виявленні підчас проведення документального контролю касових операцій; перевищення ліміту касової готівки; заниження обсягів реалізації за готівку, несвоєчасність здачі виручки структурними підрозділами до каси або касою до банку; порушення правил розрахунків готівкою з каси підприємства (виплата за неналежно оформленими документами, виплата з готівкової виручки заробітної плати та дивідендів при наявності заборгованості по розрахунках з бюджетом); наявність протиправних підроблених документів про виплати з каси заробітної плати, депонованої заробітної плати і т. ін. (фіктивні документи, додаткові платіжні відомості про подвійну оплату); завищення обсягів виданої готівки з каси на погашення заборгованості із заробітної плати за минулий період, за звітний місяць; неправомірні бухгалтерські записи на рахунках бухгалтерського обліку.