Контроль розрахунків з підзвітними особами

При здійсненні контролю розрахунків з підзвітними особами необхідно спочатку ознайомитись з організацією і видами розрахунків через підзвітних осіб, які зумовлені специфічною діяльністю ревізованого підприємства. Як джерела інформації та об'єкти ревізії використовуються підшиті в окремі справи помісячно (поквартально) журнал 3, відомість 3.2 за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» та первинні документи до них (накази та розпорядження по підприємству), авансові звіти з доданими до них виправдовувальними документами (квитанціями, рахунками з місць проживання, квитками на проїзд, звітами про результати відряджень, посвідченнями про відрядження з позначками про прибуття і відбуття та ін.). Крім того, для повноти перевірки руху готівки через підзвітних осіб ревізор використовує журнал 1, відомість 1.1, касову книгу, інші документи. Для контролю оперативного обліку прибуття і вибуття працівників у відрядження використовують також книгу реєстрації відряджень, табелі відпрацьованого часу тощо.

Під час перевірки розрахунків з підзвітними особами ревізор керується Постановою Кабінету Міністрів України вiд 02.02.2011 № 98 «Про суми та склад витрат а відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів», «Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон», затверджена наказом Міністерства фінансів України 13.03.98 N 59 (зі змінами і доповненнями), «Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні», затвердженим постановою НБУ 15 грудня 2004 р. №673 та іншими нормативно-правовими документами.

Основні етапи контролю:

1) Контроль дотримання правил видачі авансів підзвітним особам здійснюється методом нормативної перевірки шляхом порівняння дат видачі грошей під звіт, вивченням цільового призначення виданих сум.

2) Контроль використання грошей, виданих на господарські потреби передбачає перевірку таких питань: чи справді була потреба у використанні готівки для оплати робіт (послуг), придбання матеріальних запасів; чи оприбутковані й відображенні в обліку придбані цінності та послуги, чи не завищені ціни придбаних товарів; чи дотримано встановлених обмежень щодо закупівлі в одного продавця протягом одного дня за одним авансовим звітом (не більше 10000 грн.); чи своєчасно здано невикористані гроші до каси (не пізніше наступного робочого дня) та ін..

3)Перевірка доцільності, правомірності та правильності оформлення відряджень окремих працівників здійснюється методом аналізу логічного взаємозв'язку профілю виробничої діяльності підприємства, виконуваної роботи та компетенції підзвітної особи. цільового завдання та строків відрядження, фактичного виконання завдання, яке підтверджується документами і затверджується компетентною особою, яка ініціювала відрядження.

4)Контроль авансових звітів на повноту та достовірність документів з витрат, які підлягають відшкодуванню підзвітним особам, оформлення документів та авансових звітів досягається візуальною, арифметичною, логічною та іншими перевірками.

5)Перевірка правильності визначення розмірів відшкодувань витрат на відрядження за авансовими звітами передбачає порівняння фактично вказаних у звітах витрат з нормами, визначеними чинними нормативними актами. Особлива увага звертається на правильність підрахунку терміну (діб) перебування особи у відрядженні та суми відшкодування добових з розрахунку дотримання граничних норм, установлених для державних підприємств та установ на одну добу. Одночасно ревізор перевіряє документи на проживання і звертає увагу на факти включення до вартості проживання вартості харчування в готелях. Якщо в рахунки на проживання включено одноразове харчування, то сума добових проти норми має бути зменшена на 20 %, при дворазовому харчуванні на 45 %, триразовому - на 65%.

Добові не виплачуються за відсутності позначок у посвідченні про прибуття та відбуття з місць відрядження. Загальний термін відряджень в Україні має не перевищувати 30 календарних днів, а за межами України - 60 календарних днів. Розмір добових витрат під час відрядження в межах України для державних службовців та працівників підприємств, які утримуються за бюджетні кошти повністю або частково має становити не більше як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати (с. 140.1.7. ПКУ).

6) Контроль обґрунтованості бухгалтерських записів у журналі 3, відомості 3.2. при відображені операцій з видачі авансів, і повернення невикористаних сум, списання сум, відшкодування на витрати підприємства. При цьому, виходячи зі змісту господарської операції, відображеної в первинному документі, контролюється правильність кореспонденції рахунків, звертається увага і правомірність та обґрунтованість внесення виправлень і коригування помилок (чи не навмисне це робиться для зловживань коштами).

Арифметичною перевіркою контролюються залишки та обороти за субрахунком 372 „Розрахунки з підзвітними особами” як у розрізі окремих підзвітних осіб особливо при перенесенні залишків в облікові регістри наступного періоду), так і в цілому. Інформація журналу 3 і відомості 3.2. зіставляється з даними журналу 1 і відомостей 1.1. 1.2, 1.3 з даними перевірки відповідності сум видачі та повернення в касу грошових коштів.

За наслідками перевірок ревізор в окремому документі складає розрахунок суми залишків простроченої заборгованості підзвітних осіб за датами її виникнення для того, щоб визначити, що підлягає сплаті в дохід бюджету. Так, у випадку виявлення видачі авансу під звіт за наявності заборгованості працівника за раніше одержаними підзвітними сумами штраф визначається в розмірі 20 % від одержаної під звіт суми (див. п.п. 5, 8, 9 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 15 грудня 2004 р. № 637). Неповернені суми іноземної валюти, перераховані в гривні за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості, стягуються в сумі, еквівалентній потрійній вартості валюти.

Ревізор перевіряє стан контролю за розрахунками з підзвітними особами і виявлені порушення та недоліки фіксує у своїх робочих документах.