Порядок підготовки та проведення ярмарків

 

При організації ярмаркової торгівлі варто виділити три найважливіших етапи: підготовчий, безпосереднього торгу і кінцевий.

Підготовчий етап включає ухвалення рішення і підготовку наказу про прове­дення ярмарку.

Рішення щодо проведення ярмарків (виставок) приймається органі­заторами разом з місцевими органами виконавчої влади.

У наказі щодо проведення ярмарку вказуються терміни проведення, порядок і умови участі, а також призна­чаються відповідальні за проведення цих заходів.

На цьому етапі створюється ди­рекція (ярмарковий комітет), яка здійснює загальне керівництво роботою ярмарку.

Дирекція вирішує питання з оперативного керівництва роботою ярмарку (вистав­ки), визначає порядок її роботи і здійснює контроль за роботою підлеглих служб щодо завезення зразків, їх складування, зберігання.

У підпорядкуванні дирекції пе­ребувають численні ярмаркові служби: технічні, юридичні, медичні, правові, транспортні, фінансові, рекламно-інформаційні і видавничі, служби сервісу тощо.

На підготовчому етапі розробляється положення про проведення ярмарку, роз­силаються листи потенційним учасникам з повною інформацією про умови участі в ярмарку, готуються різноманітні рекламні матеріали: запрошення, рекламні букле­ти, картки гостей і т. п.

Запрошення потенційним учасникам ярмарку його організатори надсилають не пізніше ніж за 30 днів до початку роботи. У разі зміни дати проведення ярмарку про це повідомляються учасники не пізніше ніж за 10 днів до встановленого раніше строку.

У запрошенні зазначаються: місце та час проведення, вид і товарний про­філь ярмарку, вартість участі у ярмарку із зазначенням вартості кожного виду по­слуг, що надаватимуться, та інші умови. Повідомлення про проведення ярмарку подається також у засобах масової інформації.

Суб'єкти підприємницької діяльності, які передбачають взяти участь у ярмарку, повинні за 15 днів до відкриття ярмарку зробити реєстраційний внесок і оформити заявку на участь, що включає докладну інформацію про клієнта ярмарку, його рек­візити, вимоги до розміщення експозиції і т. д.

Перепусткою на ярмарок є запрошення-повідомлення, а посвідченням на право укладання договорів від імені свого підприємства — спеціальна довіреність за під­писом керівника, засвідчена печаткою.

Завданнями комерційних структур торгівлі на етапі підготовки до участи в яр­марку є:

— поглиблене вивченні попиту споживачів на товари номенклатури ярмарку;

— визначення обсягів потреби в товарах номенклатури ярмарку;

— розробка на цій основі замовлень потенційним постачальникам;

— розробка проектів текстів договорів.

Безпосередній торг має на меті забезпечити сторонам умови для узгодження і підписання текстів договорів. У ярмарковій експозиції на виставкових стендах ви­ставляються зразки товарів, які повинні мати ярлики із зареєстрованими наймену­ваннями товарів, даними щодо стандартів, основних умов реалізації. Узгодження асортименту товарів з потенційними покупцями здійснюється за зразками, моделя­ми товарів, конференційними картами тощо. Тут же влаштовуються робочі місця для проведення переговорів з потенційними покупцями щодо конкретних умов до­говорів постачання, ініціаторами укладення яких можуть виступати як продавці, так і покупці. Робота комерційних структур на ярмарку завершується укладенням договорів постачання. Якщо ж участь у ярмарку не завершилася укладенням дого­вору, її можна вважати початком інтенсивних ділових контактів з потенційними постачальниками. Цілеспрямована обробка даних про ярмарок, що закінчився, повинна сприяти досягненню заданої раніше мети— укладенню угоди купівлі-продажу товару. Тому на ярмарку обов'язково сторонами має бути визначено, в які терміни і яким способом слід закріплювати налагоджені на ярмарку зв'язки.

Кінцевий етап у роботі ярмарку зводиться до складання звітності, підбиття під­сумків з зазначенням позитивних та негативних моментів у роботі ярмарку.