Общие сведения об области переходов

Область переходов – новый элемент интерфейса Microsoft Office Access 2007 – является центральной областью, где можно с легкостью просматривать все объекты базы данных и переходить к ним, выполнять отчеты или вводить данные непосредственно в таблицы. Область переходов заменила собой окно «База данных», которое использовалось в более ранних версиях программы Access. При открытии базы данных в Office Access 2007 область переходов отображается слева от объектов любой открытой базы данных или рабочей области.

Вид области переходов можно настроить одним из указанных ниже способов.Цель Действие

Изменение ширины области переходов Установите указатель правой границе области переходов и, когда указатель примет вид двойной стрелки, перетащите границу, чтобы увеличить или уменьшить ширину области.

Развертывание или свертывание области переходов Нажмите кнопку Открыть/закрыть границу области переходов или нажмите клавишу F11, чтобы переключиться между режимами открытой и закрытой области.

В области переходов все объекты, определенные в базе данных, отображаются как категории. На предыдущем рисунке элемент Все объекты Access является категорией, а элементы Таблицы, Запросы, Формы и Отчеты – группами. Все категории организованы в группы, которые отображаются в виде столбцов. Имена групп изменяются в зависимости от выбранного представления категорий, группа может содержать один или несколько объектов базы данных.

34.Общие сведения о таблицах MS ACCESS.Связи между таблицами.

Таблица — это объект базы данных, в котором хранятся сведения по определенной теме, например о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из записей и полей.

Каждая запись содержит данные об одном элементе таблицы, например о конкретном сотруднике. Запись также часто называют строкой или экземпляром.

Каждое поле содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например имя пользователя или адрес электронной почты. Поле также часто называют столбцом или атрибутом.

Запись состоит из значений полей, таких как Contoso, Ltd. или [e-mail]. Значение поля также часто называют фактом.

Запись

Поле

Значение поля

База данных может содержать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может содержать множество полей различных типов, таких как текст, числа, даты и гиперссылки.

Внешние данные

Можно создавать связи с различными внешними источниками данных, такими как другие базы данных, текстовые файлы и книги Excel. Access может использовать связи с внешними данными, как если бы они были таблицами. В зависимости от внешнего источника данных и способа создания связи можно изменять данные в связанной таблице и создавать отношения с ней. Однако изменять структуру внешних данных с помощью связи нельзя.

Свойства таблиц и полей

У таблиц и полей есть свойства, с помощью которых можно управлять их характеристиками и поведением.

 

В базе данных Access свойства таблицы представляют собой атрибуты, определяющие ее вид или общие характеристики. Значения свойств таблицы задаются в окне свойств в режиме конструктора таблицы. Например, для таблицы можно задать свойство Режим по умолчанию, определяющее режим отображения таблицы по умолчанию.

Свойство поля относится к отдельному полю таблицы и определяет одну из его характеристик или аспектов поведения. Некоторые свойства полей можно задать в режиме таблицы. Также можно настроить любые свойства полей в режиме конструктора с помощью области Свойства поля.

Типы данных

У каждого поля есть тип данных. Тип данных поля определяет данные, которые могут в нем храниться (например, большие объемы текста или вложенные файлы).\

Тип данных является свойством поля, однако имеет несколько отличий от других свойств поля.

Тип данных поля задается в сетке конструктора таблиц, а не в области Свойства поля.

Тип данных определяет, какие другие свойства есть у этого поля.

Тип данных необходимо указывать при создании поля.

Связи между таблицами

 

Хотя в каждой таблице хранятся данные по определенной теме, данные в разных таблицах обычно связаны между собой. Ниже приведен пример содержимого базы данных.

Таблица клиентов, содержащая сведения о клиентах компании и их адреса.

Таблица продаваемых товаров, включающая цены и изображения каждого из них.

Таблица заказов, служащая для отслеживания заказов клиентов.

 

Поскольку данные по разным темам хранятся в отдельных таблицах, их необходимо как-то связать, чтобы можно было легко комбинировать данные из разных таблиц. Для этого используются связи. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях.

Ключи

Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей.

Первичный ключ. В таблице может быть только один первичный ключ. Он состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор, порядковый номер или код. Например, в таблице "Клиенты" каждому клиенту может быть назначен уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом этой таблицы. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, формирующие в сочетании друг с другом уникальные значения. Например, в таблице с данными о пользователях в качестве первичного ключа можно использовать сочетание фамилии, имени и даты рождения.

Внешний ключ. В таблице может быть один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, соответствующие значениями первичного ключа другой таблицы. Например, в таблице "Заказы" каждый заказ может включать код клиента, соответствующий определенной записи в таблице клиентов. Поле кода клиента является внешним ключом таблицы "Заказы".

Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Предположим, например, что есть таблицы «Клиенты» и «Заказы». В таблице «Заказы» каждая запись идентифицируется полем первичного ключа — «Код».

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, в таблицу заказов можно добавить поле внешнего ключа, соответствующее полю «Код» в таблице клиентов, а затем создать связь между этими двумя ключами. При добавлении записи в таблицу «Заказы» можно было бы использовать значение кода клиента из таблицы «Клиенты». При просмотре каких-либо данных о клиенте, сделавшем заказ, связь позволяла бы определить, какие данные из таблицы «Клиенты» соответствуют тем или иным записям в таблице «Заказы».

Связь между таблицами в окне "Схема данных"

Первичный ключ (определяется по значку ключа рядом с именем поля)

Внешний ключ (определяется по отсутствию значка ключа)

Преимущества использования связей

 

Раздельное хранение данных в связанных таблицах обеспечивает указанные ниже преимущества.

Согласованность. Поскольку каждый элемент данных заносится только один раз в одну таблицу, вероятность появления неоднозначных или несогласованных данных снижается. Например, имя клиента будет храниться только в таблице клиентов, а не в нескольких записях в таблице заказов, которые могут стать несогласованными.

Эффективность. Хранение данных в одном месте позволяет сэкономить место на диске. Кроме того, данные из небольших таблиц извлекаются быстрее, чем из больших. Наконец, если не хранить данные по различным темам в разных таблицах, возникают пустые значения, указывающие на отсутствие данных, или избыточные данные, что может привести к неэффективному использованию места и снижению производительности.

Простота. Структуру базы данных легче понять, если данные по различным темам находятся в разных таблицах.

 

Совет. Связи между таблицами необходимо иметь в виду еще на этапе планирования таблиц. С помощью мастера подстановок можно создать поле внешнего ключа, если таблица с соответствующим первичным ключом уже существует. Мастер подстановок помогает создать связь между таблицами.