Технологии электронного документооборота

Первые системы электронного документооборота (СЭД) состояли из трех час­тей: системы управления документами, системы массового ввода бумажных документов, системы автоматизации деловых процессов.

Система управления документами обеспечивает интеграцию с приложениями, хранение данных на разных устройствах, распределенную обработку данных, поиск, ин­дексацию электронных документов, коллективную работу с электронными документами.

 

Разнообразие электронных документов на предприятии порождают используемые приложения: общего назначения (word, excel, access и др.) и предметные (бухгалтерский учет, расчеты с поставщиками, финансовый анализ и др.). Интеграция с ними осуществ­ляется на уровне операций с файлами, то есть операции приложения - открытие, закры­тие, создание, сохранение и другие - замещаются соответствующими операциями систе­мы управления документами. Интеграция выполняется автоматически. Ее достоинство в том, что сохраняются принятые в организации виды документов.

Следующей задачей является обеспечение хранения электронных документов на разных носителях (серверах, оптических дисках, библиотеках-автоматах и т.д.). К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различным устройствам хранения инфор­мации, чтобы факторы доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном со­отношении в зависимости от важности и актуальности информации. Для этого использу­ют технологии информационных хранилищ HSM и Data Migration - автоматической миграции документов.

Для обеспечения распределенной обработки данных в режиме реального времени (on-line) можно по сети посредством запросов, объединенных в транзакции, получить данные из информационного хранилища. Можно посредством Web-сервера предприятия подсоединиться к интернет и тем самым получить доступ к удаленным данным. Можно в почтовом режиме (off-line) по электронной почте послать запрос в информационное хра­нилище, задав критерии выбора данных. По этим критериям будет сформирован список документов и переправлен пользователю. Этим способом коммерческая служба может оказывать информационные услуги.

Для организации быстрого поиска документов используется их индексация. Сис­тема индексации может быть атрибутивной или полнотекстовой.

При атрибутивной индексации электронному документу присваивается некий набор атрибутов, представленных текстовыми, числовыми, или иными полями, по кото­рым выполняются поиск и доступ к искомому документу. Обычно это выглядит как кар­точка в каталоге библиотеки, на которой записаны имя автора, дата, тип документа, не­сколько ключевых слов, комментарии. Поиск ведется; по одному или нескольким атрибутам (полям), либо по всей совокупности.

При полнотекстовом индексировании все слова, из которых состоит документ, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов, заносятся в индекс. Тогда по­иск возможен по любому входящему слову или их комбинации. Возможна комбинация методов, что усложняет систему, но упрощает пользователю работу с ней.

Заметим, что поиск в интернете организован аналогично.

Ряд проблем возникает при коллективной работе с документами. Для предот­вращения одновременного редактирования документа двумя или более пользователями приоритет отдается пользователю, первому открывшему документ. Все остальные пользо­ватели работают с документом в режиме «только для чтения»,

Так как многие пользователи, могут редактировать и вносить изменения в документ, им выдаются полномочия на редактирование документа, все изменения протоколи­руются, чтобы дать возможность Администратору отследить этапы прохождения доку­мента через инстанции и его эволюцию.

Каждому сотруднику назначается пароль и право доступа. Права доступа также разделяются. Одни могут выполнять полное редактирование и уничтожение документа, другие - только просматривать. Третьим разрешен доступ к отдельным полям документа.

Если приходится иметь дело с документом не в текстовом формате, а в виде фак­симильного изображения (например, фото), то его редактирование невозможно, перевод в текстовый формат не рационален. Тогда как бы накладывается второй, «прозрачный», слой с комментариями и изменениями. При этом комментарии поддаются редактирова­нию обычным образом.

Для реализации большинства функций управления документами используют EDMS -сервер (Electronic Document Management System). Примером системы управления документами является DOCS OPEN корпорации PC DOCS.

Вторую часть электронного документооборота составляет система массового вво­да бумажных документов. Эта система предназначена для массового ввода бумажных до­кументов архива посредством сканера и перевода их в электронный вид посредством вы­полнения операций выравнивания изображений, чистки, подготовки документа к распознаванию, распознавания, формирования задания.

Для выполнения операции сканирования сканер должен обеспечивать приемлемое разрешение при высокой скорости сканирования и наличии системы автоподачи документов.

В случае перекосов, возникающих при сканировании, применяется операция вы­равнивания изображения документа.

Многие бумажные документы содержит пятна, шероховатости, линии сгиба и другие дефекты, которые глаз не замечает. Они переходят в электронный образ документа и ме­шают при электронной обработке. Поэтому выполняется операция чистки изображения. Кроме того, зачастую документы имеют фон, одноцветный или разноцветный (например, на ценных бумагах), который необходимо снять посредством фильтрации и выделения.

В контексте обработки документы делятся на две группы - просто документы и формы. Формы, в отличие от просто документов, содержат массу избыточной, с точки зрения электронной обработки, информации. К ней относятся пиктограммы, графление, подписи и т.д. Также возникают трудности, когда элементы букв пересекаются с элемен­тами форм. В этих случаях выполняют операцию подготовки документа к распознава­нию. Элементы форм удаляют так, чтобы не пострадал текст.

Для выполнения операции распознавание разработано большое число систем рас­познавания, которые можно разделить на два класса: системы оптического распознава­ния OCR, которые работают только с полиграфическим текстом, и интеллектуальные системы распознавания ICR, работающие с рукописным текстом. Системы ICR распо­знают также штрих - коды, специальные метки. Системы распознавания относятся к транзакционным OLTP системам. В последнее время системы массового ввода печатных до­кументов получили название OCR систем.

Для каждого документа, прошедшего систему массового ввода, создается задание. Задания размещаются на сервере баз данных. Они содержат информацию, позволяющую управлять движением документа и выполнением действий над ним.

После того как документ распознан, он поступает в систему управления доку­ментами, где проводится его индексация.

Часть операций системы массового ввода реализуется программно, другая - серве­ром. Для обеспечения перечисленных операций выделяют сервер приложений, сервер сканирования и предварительной обработки изображений, сервер обработки изображений и распознавания (OCR-сервер или ICR-сервер). Число серверов может быть различным, для их координации используются серверы баз данных.

Во многих системах функции управления документами и массового ввода совмеще­ны. Примером такой системы является система Ефрат корпорации Cognitive Technologies.

Третья часть электронного документооборота - автоматизация деловых процес­сов (АДП), Она предназначена для моделирования деятельности каждого сотрудника, ра­ботающего с электронными документами. Состоит из графического редактора, модуля преобразования карт деловых процессов в конкретное АДП-приложение, модуля управле­ния деловыми процессами.

Введем ряд определений. Для описания деятельности сотрудников предприятия используются методы моделирования, способные учесть большинство ситуаций, которые могут возникнуть в реальной жизни. Моделирование означает метод исследования про­цессов и явлений на их моделях. Для описания сложных деловых процессов (бизнес-процессов) разрабатывают модель бизнеса. Модель бизнеса дает образ основных хозяйст­венных процессов (бизнес-процессов) предприятия, рассматриваемых в их взаимодейст­вии с информационной средой. Бизнес-процесс определяет деловые операции и информа­ционные потоки в процессе обработки электронного документа одним сотрудником.

Графический редактор обрабатывает задания, фор­мирует и размещает карты деловых процессов в базу карт деловых процессов.

Задания содержат их статус, параметры, маршрут движения документа (workflow). Изменение статуса задания означает переход к выполнению следующей операции: зада­ние выбрано на исполнение, ожидает, получено адресатом, прочитано, активно, завершено и другие. Совокупность операций обработки задания оформляется как транзакция к сер­веру баз данных.

Параметры задают роль сотрудника, его полномочия и права, срок исполнения задания, данные для контроля исполнения задания, применяемые бизнес - процессы (де­ловые операции и информационные потоки) и т.д.

Маршрут движения содержит набор сведений о документе: перечень сотрудни­ков, участвующих в его обработке, или последовательный список исполнителей, сроки исполнения документа, штрафные санкции в случае нарушения сроков исполнения, биз­нес-процессы, выполняемые в ходе делового процесса и др.

Модуль преобразования обрабатывает карты деловых процессов и формирует кон­кретное АДП-приложение. АДП-приложение моделирует деятельность (деловой процесс) одного сотрудника и ориентировано не на конкретного сотрудника, а на роль, которую он исполняет. Это дает возможность динамически переназначать сотрудников на роли, вво­дить новые, удалять ненужные, что позволяет гибко реагировать на изменения, происхо­дящие на предприятии, управлять заданиями, направляя их определенной ролевой катего­рии сотрудников.

Сформированные АДП-приложения поступают на выполнение. Работает модуль управления деловыми процессами. Он запускает на выполнение АДП-приложения и управляет их работой. АДП-приложение создает рабочее пространство сотрудника и его интерфейс: окно входящих заданий и окно исходящих заданий. Для каждого задания по­казываются его параметры и статус. АДП-приложение обеспечивает сотруднику выпол­нение его рабочих функций, при этом сотрудник может не знать местонахождение элек­тронного документа, порядка прохождения его по инстанциям, этапов жизненного цикла документа, применяемых бизнес-операций и многого другого.

Модуль управления деловыми процессами обеспечил возможность планирования и распределения работ между сотрудниками, отслеживания исполнения бизнес-процессов, назначения штрафных санкций в случае неисполнения работы в указанный срок, планиро­вания производственных совещаний, встреч и других деловых мероприятий. Тем самым он реализует исполнительскую управляющую систему ЭИС на уровне каждого сотруд­ника предприятия. Он автоматизирует разделение работ между сотрудниками на основа­нии бизнес-процессов, автоматизирует маршрутизацию электронных документов, контро­лирует исполнение деловых операций сотрудниками, сокращает циркуляцию бумажного потока на предприятии. Тем самым модуль управления деловыми процессами автомати­зирует управление работой всей организации.

Возможность получения знаний привело к появлению технологий управления знаниями, базирующихся на информационных хранилищах и алгоритмах управления де­ловыми процессами систем электронного документооборота. Произошла конвергенция двух направлений: обработки информации и знаний. Системы управления знаниями и ба­зами знаний до этого существовали самостоятельно в силу специфического представления и назначения знаний. Появились предпосылки создания технологий интеллектуального анализа данных (Business Intelligence Services - BIS).

В контексте излагаемого знания - это интеграция идей, опыта, интуиции, мастер­ства, обладающая потенциалом для повышения ценности предприятия, его персонала, продукции и услуг в глазах потребителей, клиентов и акционеров благодаря принятию информационно-обоснованных решений и эффективному функционированию организа­ции. Информационные хранилища имеют средства хранения знаний (скрытых закономер­ностей и зависимостей), извлеченных из баз данных. Системы управления деловыми про­цессами Workflow обеспечивают автоматизацию выполнения бизнес-процессов и управление маршрутами движения документов и работ.

К традиционным функциям систем электронного документооборота относятся:

• библиотечные службы (хранение содержимого и атрибутов документов, регист­рация изменений, обеспечение поиска, средства безопасности);

• управление деловыми процессами (разработка маршрутов движения документов, автоматизация выполнения бизнес-процессов, контроль исполнения документов);

• работа с составными документами (определение структуры, формирование со­держания, опубликование);

• интеграция с внешними приложениями (офисными и предметными приложения­ми, электронной почтой).

К ним добавляются функции управления знаниями:

• автоматизация жизненного цикла документов;

• поддержка принятия решений.

Жизненный цикл представляет собой описание стадий использования документа в ходе делового процесса (история жизни документа) в целях управления этим процессом. Примерами стадий существования документа являются: создание документа, согласова­ние, использование, редактирование, уничтожение, хранение в архиве и др. Для каждой стадии жизненного цикла указываются бизнес-процессы и критерии перехода документа из одной стадии в другую.

Заметим, что жизненный цикл документа и маршрут движения (workflow) - прин­ципиально разные, хотя и тесно связанные между собой понятия. Маршрут движения показывает кто, что, в каком порядке делает в процессе движения документа. Например, на стадии жизненного цикла - согласование документа - могут применяться разные мар­шруты движения. В то же время в ходе исполнения единственного маршрута документ может пройти несколько стадий своего жизненного цикла.

BIS-технологии интеллектуального анализа данных и поддержки принятия реше­ний реализуются модулем управления жизненным циклом документа и модулем под­держки принятия решений.

Модуль управления жизненным циклом документа содержит объекты и инстру­ментальные средства, используемые для описания всех стадий жизненного цикла доку­мента и управления его «взрослением», начиная с момента его создания, применения, ус­таревания до архивного хранения.

Модуль поддержки принятия решений реализует деловые интеллектуальные технологии получения аналитических данных (Business Intelligence Services - BIS), необ­ходимых для принятия обоснованных решений. Они базируются на поиске и извлечении закономерностей и зависимостей данных в базе посредством методов построения деревьев решений, нейронных сетей, статистических методов, искусственного интеллекта, генети­ческих алгоритмов, а также методов отображения полученных знаний. Смысл использо­вания сложного анализу данных сводится к формулировке «получение новой информации из данных». Знания (аналитические данные), извлеченные посредством технологии BIS, хранятся в информационном хранилище. Подробнее о <способах хранения аналитических данных изложено в пункте 4.3.

 

Технологии интеллектуального анализа данных обеспечивают:

• извлечение и накопление информации из внешних источников (файл-серверов,
серверов баз данных, почтовых систем, Web-серверов, принадлежащих различным ин­
формационным службам университетов, правительственных органов и даже конкурентов, доступным по интернету);

• анализ собранной информации с целью определения ее надежности и соответст­вия бизнесу на основании собственных внутренних баз данных;

• формирование и предоставление интеллектуального капитала (аналитических
данных) сотрудникам предприятия в нужное время в требуемом формате и в соответствии с их ролями и задачами в контексте бизнеса для принятия решений.

Модуль поддержки принятия решений состоит из графического редактора, систе­мы обеспечения жизненного цикла документов, инструментов извлечения аналитических данных, средств визуального программирования и др.

Для реализации большинства перечисленных функций разработаны специальные серверы, например, EDMS-сервер (Electronic Document Management System).

Использование технологий электронного документооборота и деловых интеллек­туальных технологий выбора данных позволили создать приложения по следующим на­правлениям:

• маркетинг и сбыт продукции;

• управление качеством;

• управление исследованиями;

• управление финансовыми рисками;

• управление проектами и командами разработчиков и др.

Во всех перечисленных направлениях работ требуется сбор и анализ «внешней» информации, чтобы определить спрос, конкурентов, поставщиков, ресурсы, заказчиков, состояние исследований и новых разработок у конкурентов и т.д. Этим занимаются спе­циальные службы организации.