Учёт денежной наличности в кассе.

Порядок кассовых операций регламентируется «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40.

Для приема, хранения и выдачи наличных денег и денежных документов должно быть надлежащим образом оборудовано помещение кассы. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей на основании заключенного с ним договора о полной материальной ответственности.

На должность кассира не допускается принимать лиц: привлекавшихся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке; страдающих хроническими психическими заболеваниями; систематически нарушающих общественный порядок; злоупотребляющих спиртными напитками или употребляющих наркотические вещества без назначения врача.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Поступление денег в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером формы № КО-1, подписанным главным бухгалтером и кассиром.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам формы № КО-2.

Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности и подобные выплаты выдаются по ведомости в течение трех рабочих дней. По истечении трех рабочих дней ведомость закрывается, напротив невыданных сумм делается отметка «Депонировано», подсчитывается сумма депонированной и выданной заработной платы и выписывается расходный ордер на выплаченную сумму. Депонированные суммы записываются в реестр, а затем в книгу депонированной заработной платы.

Расходные документы должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами.

В расходном документе расписывается лицо, получившее деньги из кас­сы, с указанием данных документа, удостоверяющего личность получателя.

Деньги по кассовым документам выдаются и принимаются только в день их составления. Кассовые документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Помарки, подчистки, исправления (в том числе оговоренные) в кассовых документах не допускаются. Кассовые ордера сразу же после получения или выдачи по ним денег кассир подписывает, а приложенные к ним документы погашает штампом или подписью «Оплачено».

Кассовые документы до передачи их в кассу регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № К-3). Журнал должен быть построен таким образом, чтобы можно было проконтролировать целевое использование полученных средств и полноту исполнения кассиром кассовых документов.

Все исполненные кассовые документы кассир регистрирует в кассовой книге (форма № К-4). На предприятии может быть только одна кассовая книга, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице печати делается надпись: «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано... страниц», ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копирку. Второй экземпляр (отчет кассира) – отрывной – сдается в бухгалтерию с первичными кассовыми документами, на основании которых произведены записи в кассовую книгу. Оба экземпляра имеют одинаковый порядковый номер, подчистки и оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором листы формируются в виде машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Общее количество листов кассовой книги за каждый месяц печатается в последней машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» месяца, а общее количество листов за год – в последней машинограмме декабря. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, книга опечатывается.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используют активный счет 50 «Касса». Дебетовое сальдо счета показывает наличие денег в кассе на начало и конец периода.

Регистр по счету 50 заполняют на основании отчетов кассира, на один отчет отводят одну строку в регистре.

Для хранения, поступления и выдачи наличных денежных средств, в организации создается отдельный участок – касса. В целях сохранности и удобства, помещение кассы должно быть изолировано, специально оборудовано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией и находиться недалеко от бухгалтерии. По окончании рабочего дня, все деньги и денежные документы помещаются в сейф, помещение кассы закрывается и опечатывается.

Для ведения кассовых операций в штате организации должна быть предусмотрена должность кассира. В небольших организациях, где нет кассира, его обязанности, может исполнять главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии. Кассир назначается приказом руководителя и несет полную материальную ответственность за сохранность денежных средств и денежных документов в кассе. С ним в обязательном порядке, должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В нем предусматривается ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе организации и за правильное оформление кассовых документов. Договор составляется в двух экземплярах. Один остается у кассира, второй передают в кадровую службу или бухгалтерию. С одной стороны, договор подписывает, назначенный на должность кассира работники, с другой - руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Размер сумм наличных денег в кассе организации ограничен лимитом. Всю денежную наличность сверх установленного лимита, предприятие обязано сдавать в банк в порядке и в сроки, согласованные с банком. Сверх установленного лимита наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выдачи заработной платы в течение 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Поступление наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, в котором указывается когда, сколько, от кого и на какие цели поступили деньги. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. Он состоит из двух частей: самого ордера и квитанции, которая выдается как оправдательный документ, лицу, внесшему деньги в кассу. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено».

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам, в которых указывается основание для его составления, кем получены суммы, их размер. Оплата по расходным кассовым ордерам производится только в день его составления. При оплате кассир подписывает расходный кассовый ордер, и ставит на нем штамп «Оплачено».

Выдавая наличные деньги, кассир должен помнить о предельном размере расчетов наличными с юридическими лицами. Сумма наличных расчетов с физическими лицами (индивидуальными предпринимателями) ограничений не имеет. Организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными деньгами, может быть оштрафована.

Суммы операций записывают в приходных и расходных ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные – главный бухгалтер и руководитель, или лица ими уполномоченные. Срок хранения кассовых ордеров в архиве составляет 5 лет.

Заработная плата, премии, пособия, пенсии, стипендии выдаются из кассы по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег, кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется в ведомости. По истечении срока выдачи денег по ведомости, против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце ведомости делается надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, которая сверяется с общим итогов и заверяется подписью кассира. Депонированные суммы сдаются в банк и на сданные суммы, выписывается один общий расходный кассовый ордер.

Все кассовые ордера до передачи их в кассу, для обеспечения их сохранности, регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал регистрации открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. В нем записывают дату операции, присваивают каждому документу порядковый номер, отражают целевое назначение полученных и израсходованных наличных денег. Порядковые номера присваиваются отдельно приходным и расходным ордерам. Нумерация идет сквозная, с начала до конца года.

Учет движения денег в кассе ведется в кассовой книге, которая является регистром аналитического учета операций по кассе. Все страницы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано…. страниц». Ставится подпись руководителя и главного бухгалтера.

Кассовая книга заполняется ежедневно в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. В конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток наличных денег в кассе. Первый экземпляр остается в кассовой книге. Второй экземпляр вместе со всеми приходными и расходными документами передается кассиром в бухгалтерию. В бухгалтерии отчет кассира обрабатывается: его проверяют на