Семинар 9 Совершенствование рабочего места. Использование технических средств

Методические рекомендации по изучению темы. Основой изучения темы является технические средства, с помощью которых осуществляется совершенствование рабочего места и передачи информации.

 

Вопросы для обсуждения

1. Сущность понятия «эффективный рабочий стол».

2. Современные методы совершенствования рабочего места менеджера.

3. Система правил работы с деловой информацией и корреспонденцией.

4. Правила использования технических средств с целью совершенствования рабочего места менеджера.

5. Электронный органайзер MS Outlook.

6. Компьютерная программа управления временем Time Assist.

7. Инструментарий ТМ.

Терминологический словарь: деловые переговоры, деловые совещания, коммуникации.

 

Задание для самостоятельной работы: составить план работы с помощью электронного органайзера MS Outlook. Распечатать составленный план и представить на проверку.

Основная литература

1. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем. – СПб: Речь, 2006. – 341 с.

2. Зайверт Л. Если спешишь – не торопись: новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире. Семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени. – М.: АСТ, 2007. – 255 с.

Дополнительная литература

1. Прентис С. Интегрированный тайм-менеджмент. – М.: Добрая книга, 2007. – 145 с.

2. Тики Кюстенмахер М., Тики Кюстенмахер В. Упростите свою жизнь. Наконец-то у нас стало больше свободного времени. – СПб: ДИЛЯ, 2006. – 53 с.

3. Ягер Д. Творческое управление временем в новом веке. –
М.: Альпина-паблишер, 2005. – 174 с.

Вопросы для подготовки к зачету

1. Анализ «цель-средство». Основные принципы создания личных стандартов.

2. Анализ в профессиональной и личной сферах.

3. Анализ основных методов инвентаризации личного и организационного времени

4. Дифференциация целей по временным критериям.

5. Значение постановки целей. Нахождение целей.

6. Инвентаризация целей

7. Метод структурирования внимания.

8. Мышление, направленное на эффективность.

9. Неоднородность времени и ограниченность внимания.

10. Нормирование, планирование и контроль исполнения проектов.

11. Определение самоменджмента.

12. Организационные приемы вхождения в деятельность. Преодоление стартовых препятствий. Значение времени.

13. Основные способы повышения личной и корпоративной эффективности

14. Построение аналитики: способы оценки личной эффективности.

15. Потери времени

16. Правило ежедневного анализа времени

17. Предпосылки возникновения тайм-менеджмента

18. Принципы и правила планирования времени. Система планирования времени: долгосрочные, годовые, квартальные, месячные, недельные и дневные планы.

19. Принципы управления временем.

20. Принятие решений и контроль в тайм-менеджменте

21. Природа стратегического решения и роль обзора в его принятии.

22. Проведение хронометража: цели и результаты

23. Развитие консалтинговых услуг в области тайм-менеджмента

24. Развитие теории об эффективной организации времени в ½ ХХ века в западном менеджменте

25. Развитие теории об эффективной организации времени в ½ ХХ века в отечественной науке

26. Разработка ясных целей и задач.

27. Разработки «классического» тайм-менеджмента советских ученых

28. Рационализаторство и понятие «творческой лени». Метод ограниченного хаоса.

29. Рекомендации по рациональной организации труда менеджера.

30. Ресурсно-календарный график планирования времени.

31. Семь базовых способов планирования и целеполагания.

32. Сильные и слабые стороны личной организации труда.

33. Система Брайана Трейси по целеполаганию и планированию.

34. Способы инвентаризации времени.

35. Становление «классического» тайм-менеджмента в 50–90-е гг. ХХ века на Западе

36. Схематическое обобщение: основные направления личного ТМ-развития

37. Технологии и методы современного тайм-менеджмента, направленные на повышение эффективности деятельности коммерческих организаций

38. Тотальное управление качеством: стандарты, системы, модели.

Рекомендуемая литература

Основная литература

1. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент. –
М.: Альпина бизнес бук, 2010. – 288 с.

2. Архангельский Г.А. Организация времени. – СПб: Питер. – 2006. – 448 с.

3. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – М.: АиСТ-М, 2003. – 190 с.

4. Атаманчук Г.В. Управление – фактор развития (размышления об управленческой деятельности). – М., 2002. – 374 с.

5. Добротворский И.Л. Самоменеджмент: эффективные технологии. Практическое руководство для решения повседневных проблем. –
М.: Приор-издат, 2003. – 272 с.

6. Друкер П. Эффективное управление / Пер. с англ. – М.: Гранд, 2002. – 272 с.

7. Зайверт Л. Если спешишь – не торопись: новый тайм-менеджмент
в ускорившемся мире. Семь шагов к эффективности и независимости
в использовании времени. – М.: АСТ, 2007. – 255 с.

8. Захаренко Г.В. Тайм-менеджмент. – СПб: Питер, 2004. – 128 с.

9. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем. – СПб: Речь, 2006. – 341 с.

10. Кинан К. Управление временем. – М.: Эксмо, 2006. – 80 с.

11. Мерзлякова Е.Н. Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника. – СПб: Речь, 2007. – 240 с.

12. Моргенстерн Д. Технология эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации. – М.: Добрая книга, 2008. – 336 с.

13. Прентис С. Интегрированный тайм-менеджмент. – М.: Добрая книга, 2007. – 145 с.

14. Тики Кюстенмахер М., Тики Кюстенмахер В. Упростите свою жизнь. Наконец-то у нас стало больше свободного времени. – СПб: ДИЛЯ, 2006. – 53 с.

15. Ягер Д. Творческое управление временем в новом веке. –
М.: Альпина-паблишер, 2005. – 174 с.

Дополнительная литература

 

1. Адамс Б. Время: секреты управления. – М.: АСТ Астрель, 2004. – 304 с.

2. Азарова О.Н. Тайм-менеджмент за 30 минут. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 160 с.

3. Аллен Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. – М.: Вильямс, 2007. – 368 с.

4. Андриенко Е.В. Социальная психология. – М.: Издательский центр Академия, 2002. – 264 с.

5. Волков Ю.Г., Мостовая И.В. Социология: Учебник. – М., 2000. – 450 с.

6. Вронский А.И. Как управлять своим временем. – Ростов н/Д: Феникс, 2007, – 224 с.

7. Горбачев А.Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2. –
М.: ДМК-пресс, 2007. – 128 с.

8. Гупалов В.К. Управление рабочим временем на предприятии. –
М.: Полярис, 2001. – 192 с.

9. Девяткин А.С., Прокофьев Т.Н. Как эффективно планировать время, зная свой ТИМ, или Некоторые аспекты применения соционики в тайм-менеджменте // Менеджмент и кадры: психология управления, соционика и социология. – 2010. – № 10. – С. 7-11.

10. Денисова Д. Повесть о потерянном времени // Эксперт. – 2010. – № 23. – С. 73. – Рецензия на книгу: Креншоу Д. Миф о многозадачности: к чему приводит стремление успеть все. – М.: Эксмо, 2010. – 176 с.

11. Иголкина И.Н. Делегирование – способ повышения эффективности труда // Менеджмент сегодня. – 2013. – № 2. – С. 102-108.

12. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – СПб: Питер, 2003. – 455 с.

13. Карасев Е. Топ-менеджеры о тайм-менеджменте // Управление персоналом. – 2013. – № 18 (316). – С. 70-76.

14. Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей. – М.: Омега-Л, 2005. – 114 с.

15. Милюков Е.С. Тайм-менеджмент как инструмент управления производительностью // Экономические науки. – 2011. – № 4. – С. 100-105.

16. Пшенишнюк И.А. Основные принципы рационального использования времени в современных условиях // Менеджмент и кадры: психология управления, соционика и социология. – 2011. – № 2. – С. 14-22.

17. Тики Кюстенмахер М., Тики Кюстенмахер В. Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня. – СПб: ДИЛЯ, 2006. – 65 с.

18. Фрай Р. Стань организованным. – СПб: ДИЛЯ, 2006. – 128 с.

Материально-техническое обеспечение дисциплины

Помещение для проведения лекционных занятий укомплектованное специализированной мебелью, техническими средствами для представления учебной информации студентам. Программное обеспечение: справочно-правовая система «Консультант плюс», Интернет.

Методические рекомендации по организации изучения дисциплины

 

В рамках дисциплины предусмотрены: лекции, семинарские занятия, во время которых обсуждаются вопросы, проводятся контрольные и самостоятельные работы, делаются устные сообщения по теме занятий, проводятся деловые игры и т.д. Самостоятельная работа студентов включающая усвоение теоретического материала, подготовку к практическим занятиям, выполнение индивидуальных заданий, рефератов, работа с учебной и учебно-методической литературой, подготовка к текущему контролю успеваемости, к зачету и экзамену, тестирование по отдельным темам дисциплины, НИРС, консультирование студентов по вопросам учебного материала, написание тезисов, статей, докладов на конференцию.

На основе анализа индивидуальных результатов выполнения методик и прослушанного материала студенты должны письменно подготовить эссе на тему «Моя временная компетентность» или «Инвентаризация компонентов временной компетентности» по результатам которого выставляется зачет.

Структура эссе включает следующие разделы:

– субъективное восприятие времени (анализ индивидуальной временной перспективы и персональной концепции времени);

– тип личностной организации/практической регуляции времени (оценка t-шага);

– оценка индивидуальных временных затрат времени (анализ временных затрат);

– анализ персональной системы управления временем (временные потери или характерные поглотители времени, особенности стиля и ритмов работоспособности);

– качественная характеристика полученных результатов, анализ проблемных областей и индивидуальный план оптимизационных мероприятий.

Тесты

 

1. Составляя план на день, Вы обычно руководствуетесь следующим принципом:

a) прийти на работу минут за 15 до начала рабочего дня и при планировании закладывать 20% резерва времени на непредвиденные обстоятельства, руководствуясь правилом Парето;

b) заранее распланировать день поминутно, т.к. обычно точно известно, что предстоит сделать;

c) накануне вечером написать план дел на следующий день в порядке убывания их приоритетности, оставив в резерве 40% свободного времени;

d) написать желаемый список дел, которые необходимо сделать сегодня, не привязывая ко времени, т.к. следовать четкому плану все равно невозможно.

 

2. Хронометраж в работе используется для:

a) установления временных затрат на ту или иную операцию;

b) определения «поглотителей» времени;

c) личной мотивации на эффективное выполнение дел/задач;

d) предотвращения личной неорганизованности.

 

3. Личный настрой на работу – важный компонент эффективной работы. Как Вы поступите, чтобы восстановиться, если утром Вам испортили настроение (нахамил Клиент, повздорили с коллегой, вызвал «на ковер» начальник):

a) выделите себе 5-10 минут, выпьете кофе/чай;

b) найдете предлог, чтобы выйти на улицу и подышать, переключиться;

c) все важные дела перенесете на вторую половину дня, а сейчас будете выполнять рутинную, несрочную работу;

d) позвоните и расскажите тому, кто Вас поддержит и поможет настроиться на работу.

 

4. Если предстоит сложная работа, которая требует сосредоточенности, Вы:

a) все остальные дела передадите коллегам, чтобы на них не отвлекаться;

b) закроете на ПК все неиспользуемые окна и электронную почту;

c) ничего не измените, будете работать в прежних условиях;

d) уберете все отвлекающие предметы с рабочего стола.

5. Что Вы предпримите, если в течение рабочего дня ощущается нехватка времени, что проявляется в задержках после работы, работе в выходные, не выполнении дел к сроку:

a) проведете хронометраж дня, а лучше недели;

b) проанализируйте прошедший рабочий день и расставите приоритеты и на их основе напишите план на следующий день;

c) проведете хронометраж дня и сопоставите с хронометражем выполнения аналогичных дел коллегами;

d) проведете хронометраж дня, обнаружите поглотители времени и примените способы повышения эффективности.

 

6. Представьте себе, что Ваш рабочий стол располагается таким образом, что ни один сотрудник не может пройти мимо, не поболтав с Вами. Это Вас очень отвлекает. Что Вы предпримете, чтобы избежать отвлечений:

a) не будете поднимать голову, когда кто-то проходит мимо;

b) переставите стол в другое место;

c) подходящим сотрудникам будете отвечать односложно и не поддержите разговор;

d) притворитесь глухим и немым и не будете реагировать на коллег.

 

7. Если Вы выполняете важную работу, и Вас отвлекают постоянные телефонные звонки, то Вы:

a) выключите и рабочий и мобильный телефон, чтобы ничего не отвлекало от работы;

b) переведете все звонки на сотрудника-коллегу, который в курсе всех ваших дел;

c) переведете все звонки на секретаря, попросив, чтобы Вас соединяли только с конкретным перечнем людей;

d) будете отвечать сами на звонки, а потом переводить на тех коллег, которые могут решить конкретный запрос.

 

8. Представьте, что на планерке Вам выдали огромный список дел, которые необходимо выполнить. Вы не можете сориентироваться и решить, что делать в первую очередь, а что можно отложить. Что вы предпримите?:

a) почитаете специальную литературу по постановке приоритетов;

b) посоветуетесь с коллегой как поступить в такой ситуации;

c) спросите у руководителя, какие дела стоит выполнять в первую очередь;

d) выделите из списка наиболее важные и срочные и именно их начнете выполнять. А после их завершения по той же схеме будете разбираться с остальными.

 

9. Специфика Вашей работы предполагает частые разъезды по городу и ожидания (пробки на дорогах, ожидание в приемной). Чем Вы обычно занимаетесь в это время?

a) используете это время как возможность позвонить другим клиентам, проконтролировать поставки/отгрузки;

b) смотрите в окно автомобиля или изучаете информацию на стендах в приемной;

c) всегда найдется, о чем поговорить с попутчиками или с сотрудниками компании клиента;

d) используете возможность отдохнуть от напряженного ритма и переключиться.

 

10. К Вам как квалифицированному специалисту за помощью постоянно обращаются коллеги. Вам это, безусловно, приятно, однако подобные отвлечения отрывают у Вас много времени, и Вам для завершения своих дел приходится оставаться после работы или работать в авральном режиме. Как Вы поступите, чтобы изменить сложившуюся ситуацию?:

a) перестанете помогать коллегам, объяснив, что не успеваете выполнять свою работу. Они Вас поймут;

b) будете помогать только тем, у кого действительно сложная ситуация;

c) будете в двух-трех словах/пунктах отвечать на их вопросы, а во время своего перерыва проконсультируете подробнее;

d) подумаете, как увеличить свою эффективность, чтобы подобные обращения не мешали Вашей работе.

 

11. К жесткому планированию относится:

a) расписание рабочего дня;

b) выделение приоритетов методом "окно" Эйзенхауэра;

c) задачи, которые имеют дату начала и дату конца;

d) ответ 1 и 2.

 

12. "Слоновьи задачи" решаются при помощи метода:

a) равномерного распределения времени на задачу;

b) декомпозиции целей с назначением сроков;

c) «приготовления бифштексов»;

d) все перечисленное верно.

 

13. Задачи "лягушки" это:

a) неприятные и короткие во времени задачи;

b) задачи, которые не относятся к Вашим ключевым областям деятельности;

c) важные и неприятные задачи;

d) верны ответы 1 и 3.

 

14. Кайрос это:

a) люди и места;

b) удобный момент;

c) люди, места, обстоятельства;

d) категории в MS Outlook.

 

15. Ключевых областей рабочей деятельности должно быть:

a) одна;

b) две;

c) от 5 до 7;

d) до 10.

Глоссарий

Альтернативная стоимость времени (по аналогии с альтернативной стоимостью денег в экономике) – это стоимость тех благ, которые вы могли получить в единицу времени, но от которых вы отказались, приобретя на эту единицу времени что-то еще.

Органайзер – средство фиксации и структурирования целей и задач, привязки их к времени выполнения. Кроме классических бумажных и электронных органайзеров, возможны нетривиальные варианты, напр. разграфленный каким-либо содержательным образом лист ватмана на стене, на который прикрепляются стикеры с задачами.

Планирование / Привязка задач ко времени. Планирование предполагает создание модели будущих действий (как правило в форме их последовательности с привязкой к более или менее точному времени исполнения) и максимальное следование этой модели. Привязка задач ко времени – более широкое понятие, включающее в себя способы реагирования на неожиданно возникающие обстоятельства, в частности – технологии выбора в ходе деятельности оптимального времени выполнения для задач, по своей специфике ни к какому точному времени (заранее) не привязанных.

Поглотители времени – обстоятельства (люди, задачи, особенности внешней среды, и т.п.), приводящие к неэффективной трате времени. Важно понимать, что как определение эффективности использования времени, так и отнесение каких-либо обстоятельств к поглотителям, является субъективным и зависящим от системы ценностей конкретного лица, анализирующего свою деятельность.

Ежедневник – органайзер, основным элементом которого является система бланков планирования на календарный год (как правило, одна страница на день либо один разворот на неделю). Обычно не содержит механизмов работы с целями и по этой причине удобен только для оперативного и тактического планирования, при наличии большого количества задач, привязанных к точному времени исполнения (напр. встреч).

Задача / проблема. Различные формы описания исходной ситуации, задающего направление движения. Различаются уровнем конкретности и точности; задача эквивалентна SMART-цели, проблема – надцели.

Задачная / проблемная ситуации. Отличаются степенью понимания субъектом желаемого результата. Задачная ситуация – четко понятно, чего необходимо достигнуть и как это сделать; проблемная ситуация – нет четкого понимания ни того, ни другого.

Командный тайм-менеджмент. Дисциплина на пересечении личного тайм-менеджмента и общего менеджмента, рассматривающая вопросы взаимосвязи систем личного тайм-менеджмента работников, не находящихся в отношении подчиненности, т.е. командный тайм-менеджмент отличается от корпоративного меньшей возможностью применения инструментов принуждения и большей необходимостью применения инструментов согласования планов.

Контекстное планирование – структурирование списка дел в соответствии с оптимальными для их выполнения контекстами; отслеживание в ходе деятельности «появления» или «приближения» различных контекстов и выполнение в эти моменты соответствующих дел.

Концентрация внимания. На оперативном уровне – сосредоточение психологического внимания на какой-либо задаче; на стратегическом уровне – уделение задаче или проекту значительной доли ресурсов времени.

Концентрируемость задачи во времени – отношение необходимых на выполнение задачи затрат времени к календарной длительности ее выполнения (количеству дней от начала до завершения). Как правило чем выше «проблемность», интеллектоемкость задачи, тем ниже ее «концентрируемость», т.к. любым сильным мыслям и нетривиальным решениям требуется некоторое время на «вызревание». Учет концентрируемости задач во времени – один из возможных шагов от механистического планирования к органическому.

Корпоративный тайм-менеджмент. В широком смысле слова – любые комплексные технологии организации деятельности фирмы, тесно связанные с оптимизацией временных ресурсов. Например, управление проектами, тотальное управление качеством. В узком смысле слова – дисциплина на пересечении личного тайм-менеджмента и общего менеджмента, рассматривающая связь личного тайм-менеджмента работников с системой управления фирмой.

Ресурсно-календарное планирование – технология планирования и бюджетирования расходов времени, заключающаяся в «раскройке» бюджета времени, представленного в виде поля (дни по горизонтали, часы по вертикали), с учетом календарных привязок (deadlines) и приоритетности задач (на более приоритетные ресурс времени «выкраивается» в первую очередь). При этом ресурсно-календарный график задает не время выполнения задач в течение дня, но количество времени, которое необходимо на них выделить, являясь таким образом скорее инструментом бюджетирования времени, чем планирования. График является примером перенесения в личную работу инструментов управления проектами (календарного и ресурсного графиков, объединенных в один график), упрощенных с учетом отличий организации личной работы от корпоративной деятельности.

Учебный органайзер – инструмент обучения тайм-менеджменту, состоящий из органайзера (набора готовых ТМ-бланков и пустографок) с распределенными в нем теоретическими блоками и практическими заданиями на несколько недель самостоятельного обучения тайм-менеджменту. Позволяет достигнуть более высокой «внедряемости» ТМ-методов, за счет распределения практических упражнений по времени, их основанности на реальном, а не учебном материале, а также за счет наличия готового прототипа системы личной работы в виде органайзера.

Фокус внимания – область органайзера или любой его части (при этом в качестве «органайзера» может выступать рабочее пространство), в которой сосредоточены указатели на задачи, на которых необходимо концентрировать внимание в данный момент времени.

Функционирование / развитие – два основных режима осуществления деятельности, соответственно стабильного, предсказуемого получения известных результатов, и нестабильного, трудно предсказуемого, скачкообразного выхода деятельности на новый качественный уровень.

 

Содержание

 

Общие сведения о курсе ……………………………………………………….........
Программа курса……………………………………..…………….…….………….
Планы семинарских занятий…………………………...….……………………….
Вопросы для подготовки к зачету…...………..........................................................
Рекомендуемая литература…………………….………..………………………….
Материально-техническое обеспечение дисциплины………………………….
Методические рекомендации по организации изучения дисциплины…………..
Тесты………………………………………………………………………………….
Глоссарий……………………………………………………………………………..

 

Учебное издание