Тема 5. Підготовка майбутніх документознавців до ІД (2 години)

Нові вимоги до системи освіти, що продиктовані процесом інформатизації суспільства та структурні зміни роблять актуальною проблему підготовлення фахівців, що мають сформовані вміння опановувати та використовувати інформаційно-телекомунікаційні технології (ІКТ) у вирішенні професійних завдань. Широке впровадження ІКТ, банків даних інформаційного спрямування, мережі Інтернет, інформаційно-пошукових систем (ІПС), інформаційно-математичних моделей у практику управління документаційним виробництвом змінюють зміст професійної підготовки фахівців документаційного профілю.

ІКТ нерозривно пов’язані з кожною документаційною дисципліною та з усім навчальним процесом. Стрімке вдосконалення комп’ютерної техніки, прикладного програмного забезпечення (ПЗ) та зміна форм ІД документознавців, зумовлюють швидке старіння знань, умінь у галузі інформатики та ІКТ і спонукають до потреби вдосконалення змісту підготовки в цій галузі.

Виявлено існуючу невідповідність між рівнем інформаційної підготовки у ВНЗ та вимогами сучасного процесу інформатизації документознавства. Ця невідповідність створює низку протиріч між стрімким розширенням можливостей ІКТ та певною відсталістю готовності до раціонального, свідомого їх використання молодими фахівцями в умовах реального виробництва; наявним науково-методичним обґрунтуванням змісту інформаційної підготовки в системі освіти та сучасними вимогами інформатизації документознавства до цієї підготовки випускників вищих навчальних закладів; існуючою дидактичною системою підготовки до ІД у вищих навчальних закладах та сучасною динамікою розвитку методів, форм, засобів та технологій реалізації навчального процесу, потреби навчальних закладів у застосування інноваційних технологій у навчальному процесі.

Якщо науково переорієнтувати цілі інформаційної підготовки у ВНЗ, обґрунтовано оновити зміст цієї підготовки з метою надання їй певної мобільності, то вдасться чітко визначити структуру та організацію навчання. Аналіз наукових праць свідчить про наявність теоретико-практичних досліджень щодо проблеми інформаційної підготовки документознавців серед яких виокремлюють інформатизацію. Важливим зауваженням провідних науковців є те, що зміст підготовки майбутніх документознавців до ІД в навчальних закладах має будуватися на засадах професійної гнучкості. Під гнучкістю розуміють здатність швидко оволодівати новими технічними засобами, ІКТ, новими методами та способами інформатизації документознавства, новими видами професійної діяльності, пов’язаними з інформаційними процесами, потребу постійно підвищувати свою інформаційну культуру (ІК) та освіту. Цей принцип випливає зі змісту курсу інформатики у вищих навчальних закладах, цей рівень фундаментальної, методологічної, професійної підготовки повинен бути досить високим, та визначається сучасними вимогами інформатизації документознавства, новітніми розробками науки, перерозподіленням трудових ресурсів з матеріальної галузі.

У зв’язку з високими темпами розвитку ІКТ, період використання яких скоротився до 3-5 років, кваліфікований фахівець буде змушений близько 7 разів упродовж своєї трудової діяльностіосвоювати нову комп’ютерну техніку та програмні засоби, що уможливлюють якісне виконання професійних обов’язків.

Гнучкість підготовки документознавців обумовлена істотними змінами у використанні засобів та методів комп’ютерного опрацювання даних документознавцями, сучасними вимогами технологічного розвитку та процесу інформатизації до цієї підготовки. Ці вимоги продиктовано особливостями ІД фахівця та тенденціями до змін змісту цієї діяльності (використання обмежених можливостей комп’ютеризації виробничих процесів; оперативне та вчасне виконання, інформаційних процедур; обмін професійною інформацією за допомогою комп’ютерних мереж тощо). Логічний аналіз змісту курсу інформатики у ВНЗ уможливлює виявлення закономірностей, пов’язаних зі змінами його змісту: зростання ролі наукових основ інформатики у всіх розділах та дисциплінах в умовах високої динамічності здійснення інформаційних процесів: посилення взаємодії між навчальними предметами професійного спрямування та курсом інформатики, розширення його комплексних внутрішніх та зовнішніх взаємозв’язків; органічне поєднання в межах цього курсу фундаментальної, методологічної, професійної інформаційної підготовки; зростання ролі фундаментальних та методичних знань з інформатики в професійно орієнтованій підготовці, які безпосередньо та негайно реалізують в ІД фахівців різноманітних галузей; стабільність змісту фундаментальних та методологічних ліній і висока динамічність у галузі ІКТ, що визначає їх розумне співвідношення; неперервність інформаційної освіти не тільки в межах курсу інформатики, але й упродовж всього періоду навчання у ВНЗ, що допускає тривалість і значимість самоосвіти у галузі інформатики укрупнення одиниці засвоєння ІКТ шляхом вироблення системи їх опанування (призначення технології, основні об’єкти опрацювання, базові технологічні операції тощо), як необхідна умова прискореного та поглибленого оволодіння ними.

Принцип гнучкості передбачає вироблення вмінь творчо застосовувати ІКТ в своїй професійній діяльності, самостійно набувати знання, використовуючи засоби дистанційної та самостійної освіти. Глибокі якісні зміни у змісті підготовки з інформатики можуть бути досягнуті не лише шляхом удосконалення навчальних планів і програм, видань навчальних та методичних посібників, але й, в першу чергу, шляхом підвищення мобільності підготовки викладацького складу, який повинен, як ніхто інший, швидко реагувати, на вимоги до майбутніх фахівців, що висуває сучасне інформаційне суспільство та інформатизацію документознавства. Новий зміст курсу інформатики потребує глибоких традиційних форм організації навчального процесу і нових форм, що базуються на ІКТ навчання. Ці форми забезпечують можливість повніше розкрити потенційні можливості та творчі здібності студентів та викладачів ВНЗ.

Теоретичне обґрунтування принципу гнучкості та розроблення умов мобільності підготовки майбутніх документознавців у ВНЗ до ІД є перспективною ідеєю, що характеризується науковою значущістю та педагогічною новизною. Варто зазначити, що гнучка підготовка документознавців до застосування засобів інформатизації в своїй професійній діяльності є важливою складовою їх професійної компетентності в сучасних умовах інформаційного суспільства та необхідною умовою розвитку їх ІК. Розвиток ІКТ і результати використання досягнень сучасної інформатики за останні роки виявили нові можливості, щодо опрацювання інформації. Застосування ІКТ відкривають широкі можливості для підвищення продуктивності праці та рівня управління сучасною комп’ютерною та комунікаційною технікою, за допомогою прикладного ПЗ сьогодні вирішують широкий спектр завдань інформатизації суспільства. Ефективне використання технічних засобів, виконання робіт зі створення й оформлення технічних і організаційних документів, їх розмноження, приймання, відправлення та реєстрація, контроль за їх виконанням, надання необхідних довідок та зберігання документів в електронному вигляді безпосередньо на підприємствах можливе лише за умови широкого використання ІКТ. Перспективи розвитку документознавства відповідно до вимог ринкових суспільно-виробничих відносин і сучасного інформаційного суспільства залежать від рівня інформаційної підготовки фахівців здатних до самостійної творчої праці.

Метою моделі ІД фахівця є формування такого професійного рівня, який забезпечував би задоволення інформаційних потреб (ІП) на основі використання ІКТ. Інформаційна діяльність – це робота з виявлення, вимірювання, реєстрування, накопичення, узагальнення, зберігання та передавання інформації про процеси, про стан використання інформаційної підготовки, що забезпечить ІД на рівні потреб функціонування та розвитку інформаційного суспільства.

Відповідно до діяльності документознавця, можна виділити такі види інформації:планова інформація пов’язана з плануванням заходів, регулювальна – з організацією роботи, економічна – з аналізом економічної ефективності робіт, облікова – з оформленням первинних документів обліку роботи, нормативна – з функціональністю, навчально-агітаційна – з навчанням працівників правил техніки безпеки, інформація електротехнічного забезпечення – з придбанням, зберіганням та використанням.

З точки зору інформаційних процесів документознавці виконують низку інформаційних процедур над різними типами інформації: збирання даних та їх реєстрування, опрацювання даних, передавання та зберігання як опрацьованих, так і неопрацьованих даних, використання результативної інформації. Вдосконаленню цих інформаційних процедур на сучасному етапі сприяє використання потужної комп’ютерної техніки та прикладних програм, які забезпечують швидкий та якісний порівняно з ручним інформаційний процес з організації роботи. Кожна інформаційна процедура в разі застосування комп’ютерної та організаційної техніки передбачає виконання комплексу функцій, що реалізують з використанням ІКТ, або пакетів прикладних програм, що орієнтовані на реалізацію інформаційних моделей.

У табл. 1 наведено перелік інформаційних процедур, які виконує документознавець, їх характеристики та перелік тих технологій за допомогою яких їх реалізують.

Таблиця 1. Характеристики інформаційних процедур та відповідних інформаційних технологій, що використовують документознавці

Інформаційна процедура	Характеристика	Інформаційно-комунікаційна технологія
Збирання даних та їх реєстрування	Отримання точних, своєчасних, вірогідних даних для організації діяльності	Технології автоматизації документування, технології опрацювання текстових документів
Пошук необхідних даних	Отримання актуальної нормативної, планової, навчально-агітаційної інформації та інформації для обслуговування	Технології інформаційного пошуку в довідкових фондах і архівах та технології використання комп’ютерних мереж
Зберігання інформації	Накопичення інформації	Технологія ведення баз даних і архівів, технологія захисту від несанкціонованого доступу
Опрацювання інформації	Проведення логічно-математичних операцій для здобуття планової, регулювальної	Технології числових обрахунків, електронні таблиці, технології комп’ютерного моделювання енергетичних процесів, експертні системи
Передавання інформації	Передавання всіх видів інформації на різних стадіях опрацювання на магнітних та оптичних носіях та комп’ютерними мережами	Технології використання комп’ютерних мереж, електронна пошта, технології захисту інформації
Використання результативної інформації	Використання результатів опрацювання даних у вигляді різноманітних креслень, графіків, діаграм для визначення факторів, що впливають на інформацію.	Технології створення проектів, діаграм, графіків, презентацій тощо, технології, графіки.

Враховуючи конкретний зміст інформаційних процедур над різними типами інформацій, які виконує документознавець за допомогою інформаційних систем на базі персонального комп’ютера та ІСМ можна визначити перелік тих дій, що можуть бути реалізовані в межах ІКТ.

Таблиця 2. Інформаційні технології та функції,

що можуть бути використані документознавцями

Найменування технології	Перелік функцій, що реалізовані у межах технології
Текстове опрацювання документів	Підготовка документів (введення інформації та її коригування); форматування документів; автоматизоване редагування документів і текстів: включення в текст стандартних фраз: композиція документів; друкування та тиражування документів.
Опрацювання даних у середовищі електронних таблиць	Введення, редагування та форматування даних, виконання обчислень і використання функцій електронних таблиць, сортування та фільтрування даних, створення зведених таблиць, створення та редагування діаграм, підготовлення документів до друкування
Використання технологій опрацювання графіки	Використовування апаратних засобів комп’ютерної графіки, створення графічних примітивів засобами растрової та векторної графіки, зберігання креслень у різних графічних форматах, використання середовища, режимів роботи, системи команд, даних і їх форматів певного засобу графіки для створення креслень і їх друкування.
Використання СУБД для зберігання даних та їх опрацювання	Визначення структур даних і їх взаємозв’язку; створення БД; введення та контроль даних; реструктуризація даних; підтримання цілісності та відновлення даних; формування запитів на опрацювання; статичний аналіз на підставі інформації БД; вибіркове опрацювання даних; створення форм для введення; формування звітів і їх бібліотек.
Застосування систем автоматизації обчислень	Проведення обчислень шляхом використання різноманітних математичних функцій; побудова та редагування діаграм, гістограм.
Інформаційний пошук у середовищі операційної системи	Переглядання каталогів документів; пошук за ключами й іменами документів; пошук за фразами та контекстними виразами; форматування результатів пошуку.
Електронна пошта	Забезпечення комунікацій між підприємствами з вироблення та розподілення електроенергії: введення, ідентифікація повідомлень, редагування та компонування повідомлень у поштових скриньках, доступ до загальної бібліотеки повідомлень, вироблення підтвердження про доставляння повідомлення, безпаперові поштові стосунки.
Використання комп’ютерних мереж	Використання технічних засобів і програмного забезпечення локальних мереж для обміну документами, використання інформаційних послуг глобальної мережі для пошуку необхідної інформації.

Потреби глобального ринку кваліфікованої праці спонукатимуть документознавців до отримання вузькоспеціалізованих знань відповідно до їхньої посади на підприємствах.

Глобальне вдосконалення інформаційних дисциплін під час підготовки документознавців має забезпечувати вирішення таких взаємопов’язаних завдань:

Ø кожного майбутнього документознавця забезпечити знаннями, вміннями та навичками щодо опрацювання інформації, включаючи чітке уявлення про процеси збирання, опрацювання, передавання та використання інформації і на цій основі розкрити значення інформаційних процесів у формуванні сучасної наукової картини світу, роль комп’ютерної техніки й ІКТ в розвитку суспільства.

Ø впливати на вироблення операційного мислення, що спрямоване на добір оптимального рішення, формувати вміння проектувати порядок дій, який потрібний для досягнення мети за допомогою ІКТ, оволодіння такими сучасними методами пізнання, як формалізація, моделювання комп’ютерний експеримент тощо.

Ø формувати ІК документознавців, яка забезпечуватиме вміннями та навиками сприйняття та вироблення точної, вірогідної й оперативної інформації.

Ø підготувати студентів до використання ІКТ в майбутній діяльності.

Ø оволодіти ІКТ для дистанційної діяльності та освіти, яка забезпечуватиме систему безперервного самовдосконалення.

Ø вирішення проблеми належної підготовки документознавців у галузі ІКТ неможливе без розроблення глибоко продуманої поетапної державної програми придбання ліцензованого програмного забезпечення для ВНЗ та її фінансування.

Ø для інтенсифікації вивчення прикладного ПЗ майбутніми документознавцями варто розглянути можливість регламентувати у типових навчальним планах мінімальний відсоток практичних і лабораторних занять, що виконують з використанням ППЗ, а також запропонувати для кожної з дисциплін перелік таких робіт. У першу чергу варто систематизувати існуючий доробок, провівши конкурси методичного забезпечення таких лабораторних робіт чи практичних занять спочатку у ВНЗ, а за їх підсумками сформувати авторські колективи для роботи над відповідними навчальними посібниками.

Ø широке запровадження ІКТ під час вивчення дисциплін професійної орієнтації створює умови для глибшого розуміння студентами навчального матеріалу та досягнення ними якісно нового рівня знань.

Ø з метою забезпечення системності у формування інформаційної складової фахової підготовки документознавців, особливу увагу доцільно звернути на розроблення типових програм окремих дисциплін, щоб охопити достатнє розмаїття програмних продуктів і уникнути непотрібних повторень.

Вивчення змісту ІД документознавців і особливо прогноз її розвитку в найближчій перспективі уможливлюють внесок про зростання ролі підготовки документознавців у інформаційній галузі та галузі ІКТ. Це призводить до нового розуміння готовності випускників ВНЗ до життя та праці в інформаційному суспільстві, змушує переосмислити традиційні уявлення про зміст освіти, шляхи його здійснення.