Цели, методы и процесс комплексной оценки проекта.

Цели комплексного оценивания проекта заключаются в следующем:

• обеспечить максимальную наглядность взаимосвязей стоимости, расписаний и технических достижений по проекту;

- по мере сил выявлять проблемы до их возникновения, что позволит избежать их или свести к минимуму их последствия;

- максимально быстро выявлять благоприятные возможности для ускорения выполнения проекта, снижения стоимости, совершенствования технических
характеристик и использовать эти возможности прежде, чем они будут упущены.

Оценивание проекта - постоянный процесс, который осуществляется на всем протяжении жизненного цикла проекта. Процесс оценки проекта включает в себя три этапа:

1. Определение текущего состояния проекта путем оценки:

• фактически выполненной работы;

• текущих и ожидаемых технических результатов;

• затраченных ресурсов (времени, трудовых затрат, денежных средств).

2. Сравнение состояния проекта с планом по следующим параметрам:

• расписаниям;

• предусмотренной бюджетом и текущей оценочной стоимости;

• техническим характеристикам (как на момент сравнения, так и на момент завершения проекта).

3. Выявление текущих или будущих отклонений от плановых значений стоимос­ти, сроков и технических показателей.

Основные методы и практические приемы оценки проекта:

1. Личные наблюдения.

2. Анализ устных и письменных отчетов.

3. Графическое представление информации.

4. Совещания по оценке состояния проекта.

5. Анализ хода выполнения проекта.

6. Создание центра управления проектами.

Одно из важнейших преимуществ информационных систем управления про­ектами, разработанных за последнее десятилетие, - графическое представление структуры проекта, расписания, информации для управления стоимостью и ре­сурсами. В настоящее время стоимость подготовки и использования данных в графическом виде достаточно невелика, чтобы она могла стать серьезным пре­пятствием. Возможность графического представления информации - вероят­но, единственный важный фактор, способный заставить руководителей высше­го звена понять и использовать системы комплексного планирования и контроля в управлении проектами. Не менее важно, чтобы эти методы приняли и опробо­вали на практике рядовые члены команды проекта.

Графическое представление ключевой информации облегчает менеджеру ком­плексную оценку проекта. Эффективность сведений, должным образом оформ­ленных графически, обусловлена следующими факторами:

• большие объемы сложной информации могут быть представлены в наглядной, удобной для восприятия форме;

• легко выявить изменения скорости хода работ и темпа потребления ресурсов;

• одновременно можно представить различные виды информации (по срокам, стоимости и техническим достижениям) для комплексного анализа;

• легко показать и подвергнуть сравнению первоначальные планы, ход выполнения проекта на предыдущих этапах и прогнозируемые результаты;

• открытая демонстрация такой информации (когда это возможно) позволяет всем вовлеченным лицам быть в курсе хода работ по проекту.

Графическое представление данных имеет следующие недостатки:

• требуются дополнительные усилия по разработке, подготовке и обновлению различных схем и графиков;

• вывод информации в чрезмерно обобщенном виде может скрывать проблемы и тем самым вводить руководство в заблуждение.

Для подготовки и периодического обновления графических отчетов, а так­же для проведения углубленного анализа очевидных проблем, выявляемых с их помощью, необходимы детальные сопровождающие отчеты. На рис. 11 и 12 можно видеть полезные примеры графического представления данных.

 

Рисунок 11. График изменения стоимости проекта и хода исполнения расписания проекта

Рисунок 12. График скольжения дат наступления контрольных событий и отклонения фактических общих затрат от запланированных. Представлена ситуация на момент завершения проекта

 

С 60-х годов для демонстрации и оценки информации по проектам стало практиковаться выделение специального помещения или центра. Эффективность этого подхода подтверждается все более обширным его применением в компа­ниях различных отраслей. Центры управления могут быть организованы для крупного одиночного проекта или программы, для нескольких проектов либо - в некоторых случаях - для операций в масштабе всей компании.

Создание в компании центра управления проектами преследует следующие цели:

• обеспечить единое место для сосредоточения необходимой информации
по проекту (проектам);

• обеспечить наглядное представление информации о проекте (проектах),
призванное напоминать всем задействованным лицам о существовании, состоянии, наличии проблем и важности проекта (проектов);

• предоставить место для проведения совещаний по оценке состояния проекта и других необходимых переговоров в ходе его исполнения, обеспечив при этом быстрый доступ к фактам, относящимся к предмету обсуждения;

• обеспечить одновременное представление графической, табличной, текстовой и иллюстративной информации, тем самым дав менеджеру проекта и другим участникам наиболее эффективное средство для ее осмысления, применения своих знаний и интуиции, а также выявления существующих или потенциальных проблем, которые требуют принятия корректирующих мер.

Центр управления проектами может быть оснащен необходимым оборудованием. Степень сложности оборудования зависит от размера проекта и других фак­торов.