Відбір документів в електронному каталозі

Відбір документів в каталозі документів здійснюється за полями бібліографічного опису. Такий відбір будемо називати відбором за ознаками (атрибутами). Наприклад, треба відібрати документи деякого автора або знайти документ з конкретною назвою.

Відбір здійснюється з табличної форми "Каталог документів" (пункт меню "Форми/Каталог документів") шляхом введення умов вибору. Для цього виберіть пункт меню "Таблиця/Умови вибору..." або натисніть кнопку на лінійці інструментів.

З'явиться діалогова форма "Вибірка", в якій треба ввести відомі дані про документ. Повна інформація про те, як вводити умови вибору, описана у розділі "Вибірка рядків в таблиці".

Після того, як відомі дані про документ були введені, натисніть кнопку . Тепер у формі "Каталог документів" будуть встановлені умови вибору. Далі слід натиснути кнопку і в табличній формі будуть відображені лише ті документи, які задовольняють умовам вибору. Якщо визначених в формі “Вибірка” умов достатньо (одночасна вибірка за темами не планується) зручніше натиснути кнопку , що рівнозначно натисканню послідовно кнопок і . Якщо серед вибраних документів немає потрібних, перевірте умови вибору. Можливо, десь при вводі даних була допущена помилка. При введенні нових умов вибору часто забувають прибрати попередні. Щоб прибрати всі умови вибору і почати спочатку, слід натиснути кнопку . Якщо вибраних документів дуже багато, спробуйте ввести додаткові обмеження.

Відбір документів за темами

Для відбору документів за темою, слід спочатку відкрити відповідний каталог тем (пункт меню “Каталоги тем/Відкрити”) і знайти необхідну тему. Як переглядати каталог тем описано в розділі “ Робота з каталогом тем”. Позначивши тему в формі каталога тем, слід натиснути кнопку (пункт меню “Тема\Вибрати документи за темою”).

Якщо тема має підтеми, можна здійснити пошук документів одразу не тільки за темою, а також за всіма її підтемами. Для цього слід натиснути кнопку (пункт меню “Тема/Вибрати документи за темою та всіма її підтемами”). Так, наприклад, такий пошук за темою “Геофізичні наук” дозволить відібрати документи, які відносяться до тем “Фізика Землі”, “Гідрологія”, “Метеорологія в цілому”, “Радіоактивність атмосфери” та ін., незалежно від того, розкриті вони, чи ні (відображуються в формі чи ні).

В результаті в формі “Каталог документів” буде відображено передік всіх документів, які відповідають заданій темі (темам). Якщо форма “Каталог документів” не була відкрита, вона відкриється автоматично. В умовах вибору з'явиться така умова: “Всі документи теми: “обрана тема””, або “Всі документи теми з підтемами: “обрана тема””.

Слід зауважити, що наступний вибір за темами автоматично прибирає попередні умови вибору за темами, натомість умови вибору за атрибутами не змінюються. Тобто, якщо в формі “Каталог документів” були встановлені умови вибору, наприклад, “Автор починається з Лит”, “Всі документи теми: “Політика””, то позначивши тему “Економіка” і виконавши зазначені дії, отримаємо документи, які задавольняють умовам “Автор починається з Лит”, “Всі документи теми: “Економіка””.

Кнопка призначена для накопичення тем в спеціальній формі для подальшого пошуку за сукупністю тем (див. “Відбір документів за кількома темами”).