Загальні відомості про бази даних та субд

Лекції з теми

„Система управління базами даних Microsoft Access”

 

 

Вступ

В умовах інформатизації суспільства найбільш перспективним напрямком вдосконалення інформаційного забезпечення інформаційних систем є організація масивів на основі формування баз даних (БД).

База даних по суті є інформаційною моделлю деякої конкретної предметної сфери, тобто відображає зміст конкретної функціональної підсистеми.

З точки зору організації інформаційного забезпечення певного економічного об’єкта база даних (БД) представляє собою сукупність взаємопов’язаних нормативно-довідкових, оперативних, а також даних, які з’являються як наслідок обробки інформації у вигляді проміжних та результатних даних, що певним чином організовані в пам’яті комп’ютера.

Рис.1. Схема реляційної БД

Кожна таблиця складається з фіксованої кількості стовпчиків (полів) і змінної кількості рядків (записів). Стовпчики характеризуються унікальними іменами, типом і додатковими характеристиками. Елементи даних у окремій таблиці отримали назву атрибутів.

Кожна таблиця БД повинна мати первинний ключ (ключовий елемент) – одне поле (простий ключ) чи комбінацію полів (склад­ний ключ), що єдиним чином ідентифікують кожен рядок у табли­ці. Кожне значення первинного ключа у межах однієї таблиці по­винно бути унікальним, інакше неможливо відрізнити один запис від іншого.

Крім первинних ключів, існують і вторинні – ключі, значен­ня яких можуть повторюватися у рядках таблиці, що дає можли­вість відшукати групи рядків з однаковим значенням вторинного ключа. Логічний зв’язок між таблицями бази здійснюється за до­помогою зовнішніх ключів. Зовнішнім ключем підпорядкованої таблиці є її вторинний ключ, який у той же час виконує функції первинного ключа у головній таблиці.

При реляційному підході до побудови БД використовується термінологія теорії відношень (один із розділів математики). Про­ста двовимірна таблиця визначається як відношення. Стовпчики таблиці зі значеннями відповідних атрибутів називаються домена­ми, а рядки із значеннями різних атрибутів – кортежами.

Термінологія залежить від рівня опису (теорія чи практика) та конкретного класу СУБД (dBASE, Access) і зведена в таку таб­лицю:

Теорія реляційних БД	Реляційні БД	СУБД MS Access
Відношення	Таблиця	Таблиця
Кортеж	Рядок	Запис
Домен	Стовпчик	Поле

Основними перевагами реляційних моделей даних є:

- простота. Подання даних в таблицях бази є зрозумілим пе­ресічним користувачам, оскільки їх зовнішній вигляд і внут­рішній зміст адекватно відображають стан відповідної пред­метної області;

- непроцедурність запитів. Запити формулюються у термінах інформаційного змісту без урахування складних аспектів сис­темної реалізації;

- незалежність даних. Під час використання реляційної моделі інтерфейс користувача не пов’язаний з фізичною структурою даних і доступом до них;

- теоретичне обґрунтування процесу проектування БД. У ході проектування застосовуються методи, що ґрунтуються на нормалізації відношень – такому структуруванні даних, при якому унеможливлюється дублювання даних і забезпечується швидкий шлях їх пошуку.

У процесі нормалізації дані кожної таблиці, яка входить до складу бази, формують згідно правил структурування таблиць, які називаються нормальними формами.

Перша нормальна форма (1НФ) встановлює обмеження на значення атрибутів – усі вони повинні бути простим, тобто не мо­же бути такого значення, як 90/60/90.

Друга нормальна форма (2НФ) – жодні неключові атрибутине повинні бути функціонально залежними від частини ключа. Згідно цього правила в БД треба мати таблиці з довідковими да­ними та таблиці з оперативними даними. Наприклад, таблиця “Агрофірма «Промінь»: механізатори” (табл.1) містить довід­кові дані, а таблиця “Агрофірма «Промінь»: виконання с.- г. робіт” (табл.2) – оперативні дані.

Таблиця1. Агрофірма «Промінь»: механізатори

Табельний номер	Прізвище, ім’я, по батькові
	Супруненко Володимир Федорович Атрощенко Іван Петрович Домбровський Сергій Степанович

Третя нормальна форма (3НФ), яку також називають нор­мальною формою Бойса-Кодда,вказує на недопустимість у таб­лицях БД транзитних залежностей, що можуть проявлятися у функціональних залежностях одних неключових атрибутів від інших. Наприклад, між другим стовпчиком табл.1 і п’ятим стовпчиком табл.2 залежності бути не може, оскільки атрибути їх полів не є ключовими.

Таблиця2. Агрофірма «Промінь»: виконання с.- г. робіт

Місяць	Число	Табельний номер	Код виду с.- г. робіт	Обсяг виконаних робіт, ум. етал. га
				37,5 36,8 46,2 44,8 43,9

Як уже зазначалося, в рамках реляційної БД дії над даними можуть бути зведеними до операцій реляційної алгебри. Це такі операції: об’єднання, перетин, різниця (віднімання), декартовий добуток, вибір, проекція, з’єднання та селекція (ділення).

Операція об’єднання виконується над двома таблицями з ідентичною структурою. У результаті операції створюється нова таблиця, яка має той же склад атрибутів і сукупність кортежів, що й первинні таблиці. При цьому у нову таблицю не включаються кортежі, що дублюються.

Результатом операції перетину, що виконується над двома сумісними таблицями, є таблиця, у якій містяться кортежі, що присутні у кожній з двох первинних.

Операція віднімання виконується над двома сумісними таб­лицями, а її результатом буде нова таблиця, яка містить тільки ті кортежі першої таблиці, які не повторюються у другій таблиці.

Декартовий добуток виконується над двома таблицями з різним складом атрибутів. У результаті операції утворюється нова таблиця, яка містить усі атрибути первинних таблиць. Кількість кортежів декартового добутку дорівнює добутку кількості кор­тежів у первинних таблицях.

Операція вибір виконується над однією таблицею, з якої мо­же бути вибрана підмножина кортежів. Таблиця-результат має таку ж структуру, що й первинна таблиця, але кількість кортежів, як правило, менша.

Сутність операції проекція полягає в тому, що з первинної таблиці вилучаються деякі її компоненти та (або) переупорядко­вуються ті, що залишилися.

Операція з’єднання виконується над двома логічно зв’яза­ними таблицями різної структури для заданої умови з’єднання (кортежі першої таблиці з’єднуються з тими кортежами другої таблиці, для яких виконується певна умова). У результаті операції з’єднання утворюється нова таблиця, структура якої визначається сукупністю усіх атрибутів первинних таблиць.

Операція селекції виконується над двома таблицями з різни­ми структурами та деякими однаковими атрибутами. У результаті селекції утворюється нова таблиця, дані в якій утворюються шля­хом вилученням із множини атрибутів таблиці 1 множини атри­бутів таблиці 2. У новій таблиці не повинно бути рядків, що дуб­люються.

 

Рис.2. Початкове вікно MS Access 2003

Вікно Microsoft Access є типовим вікном додатку ОС Win­dows XP і містить рядок заголовка (верхній рядок вікна) з кнопка­ми управління вікном, рядок меню (пункти Ф айл, П равка,..., О к­но, С правка), робочу зону (ліва частина центральної області вік­на), рядок стану (останній рядок вікна), та, залежно від настройок (команда Настройка... меню С ервис), – панелі інструментів. Та панель, що містить кнопки (Рис.3) і розташована, як правило, під рядком меню, отримала назву База данных. Інша панель нази­вається Область задач (Рис.4) і призначена для вибору подаль­ших дій в середовищі Access.

Рис.3. Панель інструментів База данных вікна Microsoft Access

Якщо панелі інструментів у вікні Microsoft Access відсутні, то виведення їх візуального зображення здійснюється за коман­дою Вид Þ Панели инструментов, або встановленням відповідних селекторів на вкладинці Панели инструментов вікна Настройка.

Після відкриття вікна Mic­rosoft Access користувач, вико­ристовуючи команди рядка ме­ню або можливості панелі Об­ласть задач, може продовжити роботу в середовищі Access. Зо­крема, панель Область задач дозволяє:

- обрати один із варіантів ро­боти в режимі Office Online;

- відкрити одну з уже створе­них БД;

- створити нові об’єкти (ко­манда ).

Якщо виконати команду , то панель інст­рументів Область задач набуде дещо іншого вигляду (Рис.5).

Якщо тепер виконати коман­ду , то відкри­ється вікно Файл новой базы данных. У ньому слід вказати власне ім’я бази (наприклад, Proba1), папку, де буде зберіга­тися база, та натиснути кнопку Создать. Наслідком цього буде поява у вікні Microsoft Access вікна вибору об’єкта та режиму роботи СУБД, яке ми у подаль­шому будемо називати основним вікном Access 2003 (Рис.6).

Під рядком заголовка ос­новного вікна Access 2003 розміщений рядок з кнопками-командами Открыть, Конструктор і Создать та звичайними кнопками Удалить, Крупные значки, Мелкие значки, Список, Таблица. Кнопки-команди призначені:

- Открыть для відкриття вибраного об’єкта (таблиці, форми, запиту) та доступу до команд Просмотреть отчет або Запустить макрос;

- Конструктор для переходу в режим доопрацювання будь-якого раніше створеного об’єкта;

- Создать для того, щоб розпочати створення нового об’єкта будь-якого вибраного типу.

 

Кнопки Удалить, Крупные значки, Мелкие значки, Список, Таблица виконують стандартні, розглянуті ще при вивченні Windows, дії.

Поле Объекты основного вікна Access 2003 містить вкладин­ки Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Моду­ли, кожна з яких забезпечує доступ до відповідного об’єкта СУБД.

 

Рис.6. Основне вікно Access 2003

Завершують роботу в середовищі Access так, як і у будь-яко­му додатку ОС Windows.

Рис. 7. Вікно конструктора таблиць

Ім’я поля у вигляді, який визначений на етапі проектування, вводиться у стовпчик “Имя поля”. Ім’я може мати довжину до 64 символів і містити алфавітні, цифрові та будь-які спеціальні сим­воли, за винятком знаку оклику, крапки та квадратних дужок. У таблиці не може бути двох полів з однаковими іменами. Увівши ім’я поля, треба клацнути ЛКнМ або натиснути клавішу < Tab > чи < Enter >, що забезпечить перехід у стовпчик “Тип данных”, де із списку, який розкривається, треба вибрати тип даних. Тип даних визначаються видом інформації, що буде вводитися у відповідне поле.

У MS Access допускаються такі типи даних:

- текстовый – може містити текст не більше 255 символів;

- числовой – використовується для збереження числових зна­чень, які можуть використовуватися в математичних розра­хунках. Це поле теж має розмір, але числові поля бувають різними, наприклад, для введення цілих чисел і для введення дійсних чисел. В останньому випадку, крім розміру поля, вказується також розмір десяткової частини числа;

- поле МEMO – використовується для збереження тексту вели­кого обсягу до 65 535 символів. Реально дані поля MEMO зберігаються не у самому полі, а в іншому місці. У полі ж зберігається тільки вказівка про те, де розташований текст;

- дата/время. У поля такого типу дані вводяться в стандартному форматі, наприклад 1/1/99, 12:53:00 РМ.

- денежный – призначений для збереження чисел, які можуть мати 15 розрядів зліва від десяткової крапки та 4 розряди справа, і дозволяє проводити точні обчислення над ними;

- счётчик (сounter) – використовується для автоматичної нуме­рації. На перший погляд, це звичайне числове поле, але воно має властивість автоматичного нарощування. Якщо в базі є таке поле, то при введенні нового запису в нього автоматично вводиться число, на одиницю більше, ніж значення того ж поля в попередньому записі;

- логический – використовується для збереження логічних вели­чин, що мають тільки два значення (Так чи Ні; 0 чи 1; Істина чи Неправда та ін.). Довжина такого поля завжди дорівнює од­ному біту;

- поле объекта OLE — дозволяє зберігати документи, таблиці, графіки, малюнки, звукові сигнали, відео- та іншу інформа­цію, створену додатками Windows, що підтримують техноло­гію OLE;

- гиперссылка – містить гіперпосилання, які вказують шлях до файла на жорсткому диску або адресу в мережі Internet.

У стовпчику “Описание”вікна конструктора таблиць можна ввести коментарі до кожного поля.

Як тільки курсор переміщується у стовпчик “Типданных”, у нижній частині вікна конструктора таблиць з’являється бланк “Свойства поля”. Набір властивостей поля залежить від обраного типу даних. Стислий опис властивостей полів СУБД Access наве­дений в табл. 3.

Таблиця 3. Опис властивостей полів СУБД Access

Властивість поля	Призначення
Розмер поля	Визначає максимальну довжину текстового поля або обмежує припустимі значення для числових полів.
Формат поля	Визначає формат відображення даних. Його можна вибрати з уже створеного списку форматів або ство­рити заново.
Число десятичных знаков	Визначає кількість розрядів після десяткової коми. Кількість виведених десяткових знаків керує формою виведення чисел, але не обмежує їх введення, тобто якщо кількість десяткових знаків дорівнює 0, то у комірках будуть зберігатися все одно повні числа.
Значенние по умолча­нию	Дозволяє автоматично встановляти рядки, які часто повторюються в усіх новостворених полях.
Маска ввода	Визначає шаблон, якому повинні відповідати дані, що вводяться у поле. Маска введення обмежує введення за рахунок встановленої фіксованої довжини і типу сим­волу, а також при введенні може автоматично вставляти фіксовані символи. У процесі вибору чи створення маски введення можна використовувати Access Mask Builder (Створювач маски). Якщо у маску введення ввести Password (пароль), то в ділянці поля для кож­ного символу буде виводитися символ “сніжинка”.
Подпись	Визначає мітку, яка буде з’являтися у формах і звітах.
Условие на значение	Дозволяє створити фільтр, який забезпечує введення тільки тих значень які відповідають визначеній умові.
Сообщение об ошибке	Дозволяє виводити на екран повідомлення при введенні недопустимого значення.
Обязатель­ное поле	Визначає, чи обов’язково вводити в поле дані. Access не збереже запис доти, доки буде нульове значення хоча б одного поля, для якого встановлене значення Yes цієї властивості. Нульове значення – незаповнене поле (крім числових полів, для яких 0 є допустимим уведеним значенням). У текстовому полі пропуск розглядається як нульове значення.
Индексиро­ваннное поле	Визначає індекс для поля. Індекси використовуються для прискорення пошуку. Access підтримує два типи індек­сів: індекс-первинний ключ (збіги не допускаються) та індекс-поле (збіги допускаються)
Сжатие Юникод	Використовується для стискування інформації полів типу “текстовый”, “поле MEMO” та “гиперссылка” у процесі збереження та відновлення при вибірці.
Пустые строки	Установка, яка визначає, чи допускаються введення у дане поле порожніх рядків (“ ”).

Після введення імен усіх полів таблиці та вибору їхніх типів і властивостей визначають, як правило, ключове поле таблиці. У таблиці, структура якої наведена на рис. 7, ключовим слід обра­ти поле Код_путівки. Для цього курсор миші треба встановити у ря­док цього поля і натиснути кнопку Ключове поле на панелі істру­ментів База данных вікна Microsoft Access. Ліворуч від імені поля з’явиться зображення ключа, а для властивості Индексированное поле програма автоматично установить значення Да (Совпадения не допус­каются).

Структуру таблиці можна коригувати, доповнюючи її нови­ми полями або вилучаючи непотрібні; можна змінювати й пара­метри полів. Усі виправлення краще виконувати до початку запов­нення бази даних, оскільки спроба змінити параметри полів запов­неної таблиці може привести до втрати та перекручення даних. Зазначені дії слід виконувати у режимі конструктора.

Для доповнення таблиці новим полем потрібно встановити курсор на рядок, перед яким буде новий рядок, і виконати команду Вставка Þ Строкиабо натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів. Якщо треба вилучити поле або декілька полів, треба їх виділити і виконати команду Правка Þ Удалитьстрокиабо натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів. За­уважимо, що при вилученні полявилучаються й дані, що знахо­дились у ньому.

Після створення та/або коригування структури таблиці її слід зберегти. Для цього таблицю треба закрити (можна кнопкою системного меню або кнопкою Закрыть) і у діалоговому режимі надати ім’я цій таблиці (для таблиці, структура якої наведена на рис. 7 пропонується ім’я Путівки). Після цього можна перейти в оперативний режим роботи зі створеною таблицею для наповнен­ня її даними або до створення іншої таблиці.

Для введення даних у таблицю треба в основному вікні Access (див. Рис.6) активізувати вкладинку Таблицы та від­крити потрібну таблицю (у нашому випадку – Путівки). У відкриту таблицю можна вводити записи, заповнюючи поля відповідними даними (рис. 8). Перехід від режиму конструктора до режиму таблиць (оперативний) і навпаки можна виконувати за допомогою крайньої зліва кнопки панелі інструментів База данных вікна Microsoft Access.

Рис. 8. Приклад наповнення таблиці даними

Для зручності роботи з таблицею можна змінювати ширину стовпчиків, висоту рядків, шрифт даних тощо. Якщо таблиця ве­лика, то переміщення курсору можна здійснювати, використову­ючи команду Правка Þ Перейти. Команди меню Правка надають можливості вводити нові записи, вилучати або редагувати ті, які вже є, виконувати простий пошук записів тощо.

 

Іноді в Access можна істотно спростити побудову таблиць, якщо використовувати заздалегідь створені Excel-таблиці або інші зовнішні таблиці чи бази даних. Зовнішні таблиці у цих випадках можна імпортувати у бази даних Access, де вони нічим не будуть відрізнятися від таблиць, створених безпосередньо в середовищі Access. Щоб імпортувати Excel-таблицю, слід виконати такі дії.

· В основному вікні Access активізувати вкладинку Таблицы, обрати Создание таблицыс помощью мастера та клацнути по кнопці-команді Создать. Наслідком цих дій буде поява діалогу Новая таблица.

· У діалозі Новая таблица обрати режим створення таблиці Импорт таблиц і натиснути кнопку ОК – з’явиться вікно Импорт (рис. 9).

· У цьому вікні:

Þ у рядку Тип файлов помістити Microsoft Excel (*.xls);

Þ в області, де виводиться перелік об’єктів, відшукати ім’я файла, що буде імпортуватися та виділити його;

Þ натиснути кнопку Импорт.

Рис. 9. Вікно Импорт

· У першому діалозі Импорт электронной таблицы (рис. 10) необхідно обрати аркуш робочої книги, де зберігається таб­лиця, що імпортується. У нижній частині діалогового вікна буде показано зображення цієї таблиці в Access. Щоб продов­жити імпортування, слід клацнути по кнопці Далее.

Рис. 10. Перший діалог вікна Импорт электронной таблицы

· У другому діалозі треба встановити опцію Первая строка содержит заголовки столбцов і натиснути кнопку Далее.

· Відкриється третій діалог операції імпортування, в якому пе­ремикач Данные необходимо сохранить: слід установити в пози­ції в новой таблице та натиснути кнопку Далее.

· Четвертий діалог Импорт электронной таблицы призначений для визначення імен полів таблиці в Access. За замовчуван­ням пропонуються імена полів зовнішньої таблиці. Можна погодитися з цим або відредагувати імена за власним розсу­дом, після чого натиснути кнопку Далее.

· П’ятий діалог (рис. 11) призначений для визначення клю­чового поля. За замовчуванням встановлюється перемикач автоматически создать ключ і створюється поле “Код”. Якщо ж користувач ключовим визначить інше поле, то перемикач встановлюється у позиції определить ключ і зі списку, що роз­ташований справа від перемикача вибирається ключове поле. Перехід до наступного діалогу – по кнопці Далее.

Рис. 11. П’ятий діалог вікна Импорт электронной таблицы

· В останньому діалозі слід ввести ім’я створюваної в Access таблиці (у нашому випадку – Клієнти) і клацнути по кнопці Готово. З’явиться вікно-повідомлення про завершення ім­портування (рис. 12), у якому слід клацнути по кнопці ОК.

Рис. 12. Вікно-повідомлення про завершення імпорту електронної таблиці

Піктограма імпортованої таблиці з’явиться у вікні бази даних.

Зв’язування таблиць

Як уже зазначалося, Access дозволяє будувати бази, у яких окремі таблиці, як правило, зв’язані між собою. Зв’язок між таб­лицями здійснюється шляхом зв’язування ключового поля однієї таблиці з відповідним йому полем іншої (поле, за яким відбува­ється зв’язування називають полем зовнішнього ключа). Для вста­новлення зв’язків між таблицями бази треба переконатися, що усі об’єкти бази закриті, та виконати наступні дії.

· В основному вікні Access активізувати вкладинку Таблицы.

Виконати команду Сервис Þ Схема данных або натиснути кнопку Схема данных. У вікні Microsoft Access з’явиться вікно Схема данных, а у ньому діалог Добавление таблицы (рис. 13). Іноді цей діалог може й не з’явитися, якщо зв’яз ки між таблицями були створені раніше (вікно Схема данных – не порожнє). У цьому випадку треба очистити вікно від зв’язків, клацнувши по кнопці на панелі іструмен­тів. Потім на цій же панелі слід натиснути кнопку Отобра­зить таблицу.

Рис. 13. Діалог Добавление таблицы

· За замовчуванням у діалозі Добавление таблицы активною буде вкладника Таблицы. У списку таблиць слід виділити ім’я першої таблиці, яка буде у схемі даних, і натиснути кнопку Добавить. Потім виділити ім’я другої таблиці і натиснути кнопку Добавить і т. д. Наслідком цих дій буде поява у вікні Схема данных списку полів кожної з таблиць. Після цього слід закрити діалог Добавление таблицы.

· У вікні Схема данных списки полів таблиць розмістити так, щоб між полями, для яких планується встановити зв’язок, можна було б провести лінії зв’язку. Потім треба перетягти мишею поле первинного ключа головної таблиці до відповід­ного поля (зовнішнього ключа) підпорядкованої таблиці. На екрані з’явиться діалог Изменение связей (рис. 14).

Рис. 14. Діалог Изменение связей

· У цьому діалозі треба встановити селектор Обеспечение целостности данных та клацнути по кнопці Создать – встановлений зв’язок буде відображено у вікні Схема данных.

Параметр Обеспечение целостности данных означає вико­нання для взаємозв’язаних таблиць таких умов коригування даних:

- у підпорядковану таблицю не можна добавити запис з не існу­ючим у головній таблиці значенням ключа зв’язку;

- у головній таблиці не можна вилучити запис, якщо не вилучені пов’язані з нею записи у підпорядкованій таблиці;

- зміна значень ключа зв’язку у головній таблиці повинна при­зводити до змін відповідних значень у записах підпорядкова­ної таблиці.

Установлення зв’язків типу один-до-одного або один-до-ба­гатьох між таблицями і встановлення для них параметра ціліснос­ті даних можливо тільки за таких умов:

- зв’язані поля можуть мати різні імена, але тип даних і значен­ня характеристик повинні бути однаковими;

- обидві таблиці повинні зберігатися в одній базі даних;

- головна таблиця зв’язується з підпорядкованою по первинно­му ключу.

Якщо для вибраного зв’язку забезпечується цілісність, то у діалозі Изменение связей можна встановити селектори Каскадное обновление связанных записей та Каскадное удаление связан­ных записей. У такому разі зміна значення у полі зв’язку головної таблиці автоматично призводить до зміни значення у відповідно­му полі підпорядкованих таблиць, аналогічно – при вилученні. Якщо полем зв’язку у головній таблиці обрати неключовеполе, то між таблицями можна встановити тільки зв’язки об’єднання. Ре­зультатом об’єднання записів може бути об’єднання тих записів, у яких зв’язані поля обох таблиць однакові. При цьому забезпечити цілісність даних не можна.

Якщо дії по створенню зв’язків, що описані вище, застосувати до таблиць “Замовлення”, “Клієнти” та “Путівки”, про які йшла мова при викладенні навчального матеріалу питань один – три цієї лек­ції, то можна отримати схему зв’язку, наведену на рис. 15. Таку схему називають також макетом зв’язків. Зв’язок, що відображений лінією, де позиціюються цифра 1 і символ нескінченності ∞, означає відношення один-до-багатьох.

Після створення макету зв’язків вікно Схема данных мож­на закрити. На екран буде виведено запит щодо того, чи потрібно зберегти макет зв’язків. Клацнувши по кнопці Да, користувач підтверджує необхідність збереження макету.

Для вилучення будь-якого зв’язку необхідно відкрити вікно Схема данных, клацнути ЛКнМ по лінії непотрібного зв’язку та або з контекстного меню виконати команду Удалить, або натисну­ти клавішу < Delete >. Після появи запиту на вилучення зв’язку клацнути по кнопці Да.

 

Рис. 15. Приклад макету зв’язків

Рис. 18. Установка кількох умов при фільтрації

З цього списку вибирають першу умову. Далі клацають по іншому полю й аналогічно вибирають другу умову (наприклад, назву закладу), потім – третю умову (наприклад, населений пункт). Визначивши усі необхідні умови, натискують кнопку Применение фильтра. При цьому кнопка Применение фильтра після фільтрації перетворюється в кнопку Удалить фильтр, яка повертає таблицю до початкового стану.

Складні умови фільтрації можна установити, застосовуючи розширений фільтр. Припустимо, в таблиці “Путівки” необхідно переглянути записи про путівки до смт. Кирилівка вартістю не більше 500 грн. Щоб створити розширений фільтр, який дозволить переглянути обумовлені записи, треба:

- відкрити таблицю “ Путівки ”, перейти до режиму таблиці та ви­конати команду Записи Þ Фильтр Þ Расширенный фильтр, що спричинить появу діалогу ПутівкиФильтр1: фильтр (рис. 19);

- у цьому діалозі треба клацнути по першій чарунці рядка Поле:й у списку, що розкривається, обрати позицію Населений_пункт, а в рядку Условие отбора:ввести “смт. Кирилівка ”;

- у сусідній чарунці рядка Поле: обрати зі списку позицію Ціна, а в умові вибору зазначити “<= 500”.

- клацнути по кнопці Применение фильтра на панелі інструментів або виконати команду Фильтр Þ Применить фильтр.

На екрані з’являться відфільтровані відомості про путівки до смт. Кири­лівка вартістю не більше 500 грн.

Якщо таблиці БД ве­ликі і важко знайти той чи інший запис, то слід вико­нати пошук, застосувавши засіб Поиск. Припустимо, в таблиці “Путівки” необ­хідно знайти записи про екскурсії. Для цього слід:

- відкрити таблицю “Путівки”, перейти до режиму таблиці та клацнути мишею по тому полю, значення якого буде викорис­тано для пошуку (у нашому прикладі по полю Призначення);

- натиснути кнопку Найти на панелі інструментів, що зініці­ює появу вікна Поиск и замена (рис. 20);

 

Рис. 20. Вікно Поиск и замена

- у цьому вікні на вкладниці Поиск у полі Образец: треба ввести те значення поля, яке слід відшукати (у нашому прикладі – “екскурсія”), встановити потрібні параметри пошуку (напри­лад, дію селектора С учетом формата полей) та натиснути кнопку Найти далее.

Система розпочне пошук відповідних значень у вказаному полі і, як тільки відшукає перший запис, що містить це значення, призупинить пошук. Знайдений запис буде помічений в крайній зліва колонці таблиці значком . Користувач може продовжити пошук, натиснувши кнопку Найти далее, або завершити пошук, закривши вікно Поиск и замена.

 

Рис. 21. Приклад роботи простого запиту

Тепер розглянемо технологію створення запиту в режимі конструктора.

· В основному вікні Access слід активізувати вкладинку Запросыта виконати подвійне клацання ЛКнМ по опції Создание запроса в режиме конструктора. Це зініціює появу діалогу Добавление таблицы.

· У діалозі Добавление таблицы необхідно виділити імена таб­лиць, на основі яких буде формуватися запит, клацнути по кнопці Добавить та закрити діалог. У результаті на екрані з’явиться вікно конструктора запиту (рис. 22).

Рис. 22. Приклад вікна конструктора запитів

Це вікно поділене на дві панелі:

- верхня панель містить схему даних запиту, яка складаєть­ся з вибраних для цього запиту таблиць і запитів з існую­чими зв’язками між ними;

- нижня панель містить своєрідний бланк, який отримав назву бланк запиту за зразком, і, який потрібно заповни­ти, щоб сформувати запит.

· При заповненні бланку можна виконувати такі дії:

Þ у рядок Поле: перетягувати імена полів, які будуть вико­ристані у запиті. Перед цим поля виділяють. Щоб виді­лити: поля усієї таблиці треба двічі клацнути мишею по заголовку таблиці; одне поле – клацнути один раз по іме­ні цього поля; декілька полів – виділити одне з них і при натиснутій клавіші < Ctrl > і клацати по іменах інших по­лів. Для вилучення поля із бланка запиту треба виділити колонку, в якій воно знаходиться, та натиснути клавішу < Del > або вибрати команду Правка Þ Удалить столбцы;

Þ у рядку Групповая операция: (цей рядок відображується, якщо натиснути на кнопку Групповые операции панелі інструментів) вказати ту чи іншу операцію (Группировка, Sum, Avg, Min, Max, Count тощо), яка обирається із закри­того списку типів групових операцій;

Þ у рядку Сортировка: вказується порядок виведення запи­сів на екран (по возрастанию, по убыванию);

Þ у рядках Условие отбора:та или:можна вказати умов­ні чи логічні вирази, які дозволяють відібрати для запиту тільки ті записи, які задовольняють визначеній умові.

Створивши запит, рекомендується переглянути, як він діє. Для цього клацають по кнопці Запуск на панелі інструментів або виконують одну з команд: Вид Þ Режим таблица або Запрос Þ Запуск. Якщо дія запиту не задовольняє користувача, тобто у бланк запиту треба внести зміни, то слід перейти у режим конст­руктора запиту за командою Вид Þ Конструктор або, використав­ши кнопку Конструктор панелі інструментів.

Створення форм

У більшості випадків дані у вікні Access відображаються у вигляді таблиці. Але користувач може працювати з даними, які відображені у формі, де видно тільки один запис. Це буває зруч­ним тоді, коли дані часто змінюються. Наприклад, коли дані, що вводяться, складаються з багатьох полів, і утворюють досить вели­кий масив записів.

Форма використовується не тільки для введення та пере­гляду даних, а й для їх коригування – можна доповнювати (вилу­чати) записи, змінювати значення у полях тощо.

Будь-яка форма будується на основі Access-таблиці або за­питу. Поля у формі розташовуються за бажанням користувача, а їх імена переносяться з таблиці. На основі однієї таблиці можна по­будувати декілька форм, наприклад: одну – для керівника, другу – для бухгалтера, третю –для робітника складу і т. ін.

Форму можна створювати такими способами:за допомо­гою конструктора, за допомогою майстра форм, використовуючи автоформу (у стовпчик, стрічкову,...), діаграму та зведену табли­цю. Для користувача-початківця найпростішим є спосіб за допо­могою майстра форм, який “керує” процесом створення форм. У результаті діалогу користувача і майстра з’являється готова форма.

Для створення форми слід в основному вікні Access активізу­вати вкладинку Формыта обрати Создание формыс помощью мас­тера. На екрані з’явиться перший діалог вікна Создание форм (рис. 23), у якому визначають таблиці та поля, які будуть у ство­рюваній формі.

 

Рис. 23. Перший діалог вікна створення нової форми

У списку Доступные поля виділяють потрібне поле і натискають кнопку із символом >, яка розташована праворуч від списку, – поле переміститься до списку Выбранные поля. Сформу­вавши список полів, які будуть у створюваній формі, треба пере­йти до наступного діалогу вікна Создание форм. Усього таких діалогів чотири і перехід від попереднього до наступного відбува­ється після натискання кнопки Далее.

У другому діалозі вікна Создание форм треба обрати зов­нішній вигляд форми (в один стовпчик, стрічковий,..., зведена діаграма). У третьому діалозі обирають один із запропонованих стилів, а в четвертому вказують ім’я форми та встановлюють від­повідні перемикачі, що визначають подальші варіанти дій з фор­мою. Завершують роботу з вікном Создание форм натисканням кнопки Готово.

Якщо дії по створенню форми, що описані вище, застосувати до таб­лиці “Замовлення”, обравши при цьому зовнішній ви­гляд форми в один стовпчик, то отримаємо форму, вікно якої наведе­но праворуч. Основна частина вікна форми відведена під імена полів і власне поля, де будуть вводитися дані. У нижній частині форми розмі­щені кнопки панелі переходу (опція Запись), які дозволяють перемі­щуватися по записах, та поле з індикатором номера поточного запису. Кнопки на панелі переходу дозволяють переходити до наступного або попереднього запису, а також у кінець або на початок масиву записів. Щоб здійснити швидкий перехід до запису з певним номером, треба у полі з індикатором записів вказати відповідний номер.

Уведення даних у поля форми здійснюється практично так, як і у поля таблиці. Щоб помістити у форму, яка уже містить записи, но­вий запис, потрібно клацн