Метод непосредственного наблюдения.

 

Метод непосредственного наблюдения позволяет описать обстановку, в которой протекает труд, изучить трудовые действия и операций, а также поведение работающих лиц в целом. Длительное наблюдение в течение рабочего дня может показать характер изменений рабочих приемов и поведения в целом под влиянием утомления.

Он заключается в непосредственном присутствии в учреждении на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда, дает возможность проектанту не только собрать необходимый исходный материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами, т. е. действовать по принципу: "Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать".

Наблюдение в зависимости от цели и выбора формы записи собираемых данных может проводиться различными способами.

Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки различных категорий сотрудников учреждения, организации секретарского обслуживания, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов, оснащенности компьютерной техникой, средствами механизации, организации рабочих мест сотрудников, состояний архива.

Технологию движения и обработки типичных видов документов лучше всего изучать с помощью фиксации наблюдений в так называемых «технологических цепочках». Технологические цепочки появились в результате обобщения наблюдательных карточек, широко используемых в 20-е годы. Технологическая цепочка - это результат фиксирования совокупности операций, отражающий последовательность работы с наблюдаемыми документами. Каждой операции присваивается определенный номер и дается ее краткое описание. В технологической цепочке указываются все исполнители операций, их должности и наименования структурных подразделений. По каждой операции цепочки отмечается не только затраченное на нее рабочее время, но и время, прошедшее между отдельными рабочими операциями. С помощью технологической цепочки происходит сбор и систематизация исходных данных о документе. Она показывает:

· состав и очередность операций;

· вид обработки документа;

· состав исполнителей и распределение работы между ними;

· длительность каждой операции и паузы между ними;

· длительность маршрутов исполнителей и документов.

На составление технологической цепочки исследователями затрачивается обычно большое количество времени. Одни и те же структурные подразделения аппарата управления в ней повторяются столько раз, сколько проводится в них та или иная работа с документом. На основе данных технологических цепочек впоследствии могут быть составлены разного рода оперограммы, которые лягут в основу проектирования автоматизированной системы организации движения документов, то есть документооборота.

Для определения характера загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками организации, используется фотография рабочего дня (ФРД). Результаты ФРД входят составной частью в отчет об организации делопроизводства, а при проектировании структуры и штатов делопроизводственного участка организации служат и доказательной частью.

ФРД является разновидностью непосредственного наблюдения, но в силу своей специфики этот способ в литературе часто выделяется как самостоятельный метод

 

 

 

 

20.1. Для определения характера загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками организации, используется фотография рабочего дня (ФРД). Результаты ФРД входят составной частью в отчет об организации делопроизводства, а при проектировании структуры и штатов делопроизводственного участка организации служат и доказательной частью.

ФРД является разновидностью непосредственного наблюдения, но в силу своей специфики этот способ в литературе часто выделяется как самостоятельный метод.

Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников делопроизводства. Это позволяет впоследствии разработать рекомендации по автоматизации управленческого труда.

ФРД является одним из трудоемких методов. Проводится, как правило, в течение 5-7 дней для получения достоверности результатов и требует большого напряжения как от наблюдателя, так и от наблюдаемого.

Обычно ее проводят после тщательного инструктажа наблюдателей, так как одновременно ФРД охватывается значительное количество делопроизводственного персонала.

Для проведения ФРД необходим следующий комплект документов:

а) наблюдательный лист;

б) баланс рабочего времени.

Технология ФРД содержит три этапа:

- наблюдение;

- сводка по группировочным признакам;

- анализ полученных результатов.

Для получения полных и достоверных данных и в целях экономии времени при ФРД наблюдатель заранее знакомится с рабочим местом наблюдаемого и с перечнем операций, для того, чтобы выделить элементы, из которых слагается рабочее время работника, правильно поставить в наблюдательном листе соответствующий элемент и его шифр.

До проведения наблюдения составляется также перечень элементов затрат рабочего времени и каждому элементу присваивается шифр.

Фотография рабочего дня производится непрерывно в течение всего рабочего дня с начала работы и до ее фактического окончания. В течение рабочего дня в наблюдательном листе отмечаются все фактические действия и перерывы с точностью до одной минуты, причем против каждого элемента затрат рабочего времени проставляется время начала и конца работы.

После заполнения наблюдательного листа исследователь в тот же день на обратной стороне бланка составляет расчет затрат рабочего времени. Такой баланс является предварительным, но он позволяет не только суммировать затраты времени, но и оперативно, по своим впечатлениям, записать мысли и соображения для разработки в последующем предложений по рационализации исследуемых участков и элементов работ.

После окончания фотографии рабочего дня исследователь приступает к анализу, обработке и составлению баланса и сводного баланса рабочего времени по специальным формам.

ФРД дает наиболее точные и полные сведения о равномерности загрузки работников и характере выполняемой ими работы. Работники, считающие себя неправомерно перегруженными, как правило, сами просят провести их ФРД.

ФРД позволяет выявить наиболее типичные и массовые операции, выполнение которых поддается автоматизации. Результаты ФРД используются оргпроектантами в качестве доказательного материала при определении загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала. Они позволяют также дать классификацию перечня работ, выполняемых сотрудниками учреждений.

Используются ФРД при проектировании штатной численности сотрудников делопроизводственного обслуживания аппарата управления. ФРД дает возможность перераспределить обязанности между ними. Результаты ФРД являются также основой при составлении таких документов, как положение о службе ДОУ, должностные инструкции отдельных категорий сотрудников делопроизводственных служб.

 

 

20.2. Самофотография рабочего времени бывает двух видов: без перечня или с перечнем элементов труда или затрат рабочего времени. Самофотография рабочего времени без перечня элементов труда целесообразно использовать при начальном изучении организации труда у небольших групп работников в пределах участков, отделов, служб. Метод относительно нетрудоемок и позволяет полно отразить трудозатраты работников. Вместе с тем имеет и недостатки: сложно выполнить группировки затрат рабочего времени и фиксируются не все потери рабочего времени.

Самофотография рабочего времени с перечнем элементов труда целесообразно применять при условии предварительной изученности содержания труда и при значительных масштабах исследований (цех, предприятие). Метод также относительно нетрудоемок и позволяет использовать машинную обработку полученной информации. К недостаткам можно отнести – неточность фиксации потерь рабочего времени и произвольное толкование затрат рабочего времени работниками в связи с ограниченностью перечня элементов.

При подготовке к наблюдению необходимы: подготовка бланков самофотографии, выбор способа фиксации элементов труда или затрат рабочего времени. Используются два способа фиксации: фиксация работы или перерывов по текущему времени и графический способ отражения времени работы и перерывов. При первом способе фиксируется время окончания каждого вида работы или перерыва. При втором – продолжительность того или иного вида работы или перерыва отмечается графически в виде прямой линии на специальной сетке времени.

 

Проводить самофотографии рабочего времени рекомендуется в течение 10 – 15 дней с охватом как основных типичных видов работ, так и работ, выполняемых с определенной периодичностью. Для получения представительных результатов необходимо соблюдение установленных размеров выборки числа работников, охватываемых наблюдений. Важно также исключение разного заполнения наблюдательных листов в конце рабочего дня.

 

20.3. Хронометраж - вид наблюдения, при проведении которого изучаются циклически повторяющиеся элементы работы.

Хронометраж обычно применяется для определения или уточнения затрат времени на технические типовые операции для установления норм выработки.

Для проведения хронометража требуется большая подготовительная работа. Она заключается в тщательном изучении технологического процесса, выявлении операций, подлежащих измерению, и расчленению их на отдельные элементы.

Первоначально необходимо определить фиксажные точки элементов и записать их в хронокарту. Затем выяснить и занести в хронокарту все необходимые данные об исполнителе и операции. После этого можно приступать к хронометражу интересующей нас операции или ее части. Так как типовые нормы на наиболее массовые делопроизводственные операции разработаны НИИ труда, метод хронометража применяется лишь в тех случаях, когда изучаются операции, не отраженные в нормативах Центрального бюро нормативов по труду Минтруда.

 

20.4. Статистический метод предусматривает количественный учёт однородных, повторяющихся операций и явлений. Этот метод также широко применяется на всех объектах оргпроектирования. Он используется при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов и средств автоматизации, результатов, полученных при ФРД, СФРД, наблюдении, анкетировании.

При статистическом методе фиксация ведется как по произвольной форме, так и в заранее разработанных таблицах и карточках. Первичные наблюдения подвергаются затем суммированию и анализу.

Анализ методов, применяемых при обследовании делопроизводства в учреждениях и организациях, показывает, что многие из них можно назвать основными. К таким методам относится изучение документов, непосредственное наблюдение, ФРД, опрос, анкетирование. Графический и статистический методы могут быть применены в совокупности с перечисленными.

 

21.1. Анкетирование - техническое средство конкретного социального исследования.
В оргпроектировании применяется для сбора необходимых сведений путем обработки анкет, заполняемых сотрудниками аппарата управления.

Анкета представляет собой специально разработанный опросный лист для получения определенных сведений о том, кто его заполняет. Таким образом, анкетирование фактически является методом заочного опроса по определенной программе.

Этот метод применяется в том случае, если количество обследуемых сотрудников велико и не может быть охвачено ни устным опросом, ни ФРД. Чаще всего метод анкетирования применяется с целью определения затрат времени основных специалистов на выполнение несвойственных им делопроизводственных операций.

Анкетирование – метод так называемого социологического опроса («опрос – способ получения вербальной (устной или письменной) информации путем прямого или косвенного взаимодействия исследователя с опрашиваемыми (респондентами) в форме регистрации ответов на вопросы при помощи специальных документов»), где респондент заполняет специальную анкету, отвечая на те или иные вопросы исследователя.

Все эти вопросы находятся между собой в особом внутреннем единстве, согласованности, и в результате, анализируя совокупность всех вопросов, исследователь получает необходимый для рабочей гипотезы массив социальной информации.

Виды анкетирования многообразны и группируются попарно в соответствии с несколькими признаками. В зависимости от количества опрашиваемых различают два вида анкетирования: сплошное и выборочное. Сплошное анкетирование предусматривает опрос всей генеральной совокупности изучаемых лиц, а при выборочном анкетировании опрашивается лишь часть генеральной совокупности — выборка. Именно этот вид анкетирования является наиболее распространенным.

При индивидуальном анкетировании опрос ведется поочередно.

 

 

22. Опрос (интервьюирование). Этот метод чаще всего позволяет проверить, уточнить и дополнить данные, полученные другими методами, и проводится вместе с ними.

В ряде случаев метод опроса является определяющим при выяснении распределения обязанностей между сотрудниками делопроизводственной службы (прежде всего, при отсутствии должностных инструкций), выяснении вида работ, выполняемых сотрудниками.

На основе опроса выявляется перечень операций, выполняемых работником. Этот перечень для отдельных служащих может быть уточнен с помощью наблюдений, хронометража и фотографии рабочего дня.

Методом опроса выясняется также мнение сотрудников об условиях их труда, степени автоматизации, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе, отношении к работе по рационализации.

Готовясь к опросу, проектант заранее продумывает и составляет список должностных лиц, с которыми он предполагает провести интервьюирование, готовит перечень вопросов.

Результаты опроса не всегда фиксируются во время беседы. Они могут быть записаны и после ее окончания. Но чаще исследователи имеют с собой вопросник, который позволяет им не забыть получить необходимую информацию, и фиксируют ее тут же в произвольной форме во время разговора. Этот метод требует индивидуального подхода к каждому работнику аппарата управления и в связи с этим результаты опроса бывают весьма разнообразны.

В случае, если интересующие нас вопросы при интервьюировании не были выяснены, исследователь прибегает к другим методам.

 

 

 

23. Графический метод наиболее широко применяется при анализе результатов обследования, поскольку позволяет выразить собранные данные в виде схем, диаграмм, графиков, рисунков, чертежей — то есть в наиболее наглядной форме. Графический метод сочетается со статическим, что позволяет при анализе расположить исходные данные в форме таблиц и графиков.

Оргограмма – это график распределения функций сотрудников, исходными данными для него являются должностные обязанности и результаты практических наблюдений.

Организующая схема (сокр. оргсхема) - модель структуры и функций организации. Применение этой модели позволяет разработать структурную и одновременно функциональную схему организации. Как ноу-хау в области менеджмента оргсхема описывает определенный состав функций, которые должны выполняться в организации для успешной деятельности и развития.

Документограмма – представляет все документы в подразделении. При составлении документограммы задаётся функция, которая присваивается группе документов, или это привязывается к какому-либо структурному подразделению. Представление документов в виде документограммы упрощает анализ документов. Иногда делают документограммы предполагаемого состава документов.

Оперограмма - организационный документ, регламентирующий процесс обработки входящих или исходящих документов; таблица, строки которой предназначены для осуществляемых операций учета, регистрации, согласования и т.п., а колонки - для ответственных исполнителей.

Оперограмма - одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции.

Оперограмма — это графическое изображение процедуры, выполненное в виде таблицы, с левой стороны которой по вертикали формулируются операции процедуры, а вверху по горизонтали перечисляются исполнители этих операций.

Функциограмма - графическое отображение системы функций. По своим характеристикам является обобщенным изображением вовлечения конкретных исполнителей в процесс, которое отражается через непосредственное описание функций того или иного исполнителя.

Кроме организационных графиков, при исследовании делопроизводства применяются графики, выражающие расположение предметов и явлений во времени – хронограммы.

Хронограммы – графики длительности событий и явлений и распределения их во времени. Объектом изображения хронограмм является совокупность операций, выполняемых в течение определённого периода. Хронограммы рабочих операций наиболее широко применяются для хронометража, но по горизонтали – время, по вертикали – операции.

Топограмма изображает планировку помещений, расположение рабочих мест, между которыми циркулируют документы, поэтому, изучая организацию документооборота, нужно составлять топограмму сначала.

Одной из наиболее распространённых разновидностей графиков, которая отражает количественные отношения – диаграммы. Диаграммы служат средством отображения количества. Достоинство диаграмм – небольшая трудоёмкость, наглядность.

Диаграмма может быть:

- столбиковая;

- ломаная кривая;

- шкала распределения.

24. Использование метода моделирования в организационном проектировании открывает возможности для получения многовариантных решений. Наиболее прогрессивным является имитационное моделирование. Оно позволяет учесть в динамике и взаимозависимости большое число организационных факторов.

К основным видам имитационного моделирования относят: статистическую имитацию, системное динамическое моделирование, человеко-машинные (диалоговые) процедуры, деловую игру.

Статистическая имитация (СИ) включает оптимизационные расчеты, основанные на аналитических моделях математического программирования и теории массового обслуживания. С ее помощью в настоящее время проектируются технологические комплексы. СИ позволяет производить расчеты гибких производственных систем, применяется при решении задач оптимизации календарного планирования производства и размещения технологического оборудования.

С помощью системной динамической имитации (ДИ) можно воспроизвести взаимодействие различных процессов в ходе производства, сопоставить варианты организационных решений, определить технические, организационные и экономические показатели производства. ДИ позволяет воспроизвести на ЭВМ долгосрочное развитие предприятия путем проигрывания динамических моделей информационной связи потоков материалов, полуфабрикатов и готовой продукции с потоками трудовых ресурсов. Интенсивность потоков, оцениваемая темпами, характеризует накопление, расходование или запаздывание в перемещении производственных ресурсов. С помощью динамической модели можно оценить суммарный эффект взаимодействия большого числа элементарных контуров положительной и отрицательной обратной связи. Указанные контуры могут выражаться в определенных тенденциях роста, снижения или возникновения колебаний конечных результатов.

Имитация может быть осуществлена в форме диалога человека (эксперта) и ЭВМ. Такой способ является наиболее перспективным для организационного проектирования благодаря соединению аналитического моделирования и имитации с опытом проектировщика. Методической базой таких процедур выступают экспертные системы, создаваемые на основе накопленных и упорядоченных знаний коллективов ученых и специалистов. Применение экспертных систем особенно эффективно на начальной стадии макропроектирования, когда определяется структурно-функциональное построение предприятия. Эксперты, используя качественные оценки конечных результатов деятельности, задают характеристики организационной структуры, методов управления и форм организации производства.

Экспертная система представляет эксперту исходную информацию, пересчитывает параметры проектов на имитационных моделях и осуществляет оперативные контакты с другими экспертами. Это позволяет интегрировать различные подсистемы САПР: конструкторское, технологическое и организационное проектирование.

Другим методом имитации является деловая (или управленческая) игра, в которой участвуют группа людей и ЭВМ. Игра заключается в упрощенном воспроизведении реальных организационно-экономических процессов, например, освоения производственных мощностей, перестройки структуры управления, перехода на новые условия хозяйствования. Поэтому такой метод имитации более целесообразно применять при решении задач совершенствования организации производства или адаптации действующей организации к текущим изменениям, чем при проектировании новой организации.

 

25.1. Составление и оформление документов

Рекомендации по оформлению служебных документов разрабатываются в том случае, если в учреждении еще не внедрен государственный стандарт на унифицированные системы документации. В этом случае разрабатываются макеты бланков на ОРД и могут быть составлены отдельным документом методические рекомендации (памятки) по составлению и оформлению документов в соответствии с требованиями ГОСТ.

Если в процессе предпроектного обследования была установлена необходимость унифицировать тексты документов по содержанию, то эта работа составит самостоятельный раздел оргпроекта.

Методика выявления текстов для унификации и трафаретизации (составление шаблонов для компьютера), разработка вариантов трафаретных текстов и варианты их внедрения освещены в литературе.

Результатом этой работы явится табель форм документов организации и альбом унифицированных текстов (тексты в двух видах — незаполненная форма и образец заполненного документа), методика внедрения.

Работу завершает расчет экономической эффективности от внедрения унифицированных текстов.