Усне професійне і ділове мовлення як складова частина ділового спілкування

Основні питання теми:

w Особливості усного ділового мовлення.

w Специфіка монологічного усного професійного мовлення.

w Форми монологічного усного професійного мовлення.

 

[ Ключові слова: усне ділове мовлення, писемне мовлення, монолог, усний монолог, стилі усного монологічного мовлення (публіцистичний, науковий, інструктивний, інформаційний, розповідний), публічний виступ, писемно-усна форма реалізації публічної промови, повідомлення, виступ, промова, бесіда, доповідь (політична, ділова, звітна, наукова), функціональні типи мовлення (опис, роздум, розповідь).

& Усне ділове мовлення – це спілкування людей під час виконання ними службових обов’язків (під час бесід, нарад, у години прийому відвідувача тощо). Це може бути мовлення однієї службової особи перед іншою або перед колективом чи зібранням.

Писемне мовлення є вторинним щодо усного мовлення. Воно й виникло пізніше. Писемне мовлення є монологічним.

Усна форма ділового стилю – це публічний виступ (промова), ділова бесіда, діловий прийом, ділова доповідь, ділова розмова по телефону, ділова нарада, ділові переговори.

Для успішного і правильного спілкування необхідно оволодіти його прийомами, знати їх і в щоденній практиці дотримуватись. Потрібно також ураховувати деякі особливості та специфіку усного ділового мовлення, зокрема таке:

– це одна із форм словесного спілкування;

– розраховане на слухове сприйняття, тому використовується як спосіб спілкування мовця з колективом чи конкретною особою;

– первинне відносно писемної форми;

– переважно діалогічне, хоча може мати й монологічний характер викладу;

– характеризується широкою сферою застосування і функціонування промови, виступи на зборах, мітингах; освітянські лекції, наукові доповіді, повідомлення тощо;

– може бути не підготовленим заздалегідь, відзначатися спонтанним характером;

– мовним засобам притаманні неповні (короткі) речення, зміна звичайного порядку слів у реченні;

– активізуються невербальні (несловесні) засоби спілкування, серед них – інтонація, жести, міміка;

– пов’язане з ораторським мистецтвом, майстерністю володіння мовою;

– дотримання орфоепічних (правильна вимова) і акцентних (правильне наголошування) норм;

– характеризується спеціальними засобами впливу на аудиторію: притаманні риторичні запитання, повтори, антитези, структури, в яких щось стверджується через заперечну форму, наприклад: Я не претендую..., Я не говорю про..., використовуються різні форми звертання, контактні звороти типу Ви знаєте; Вам, очевидно, відомо; Хочу привернути Вашу увагу; уживаються також засоби впливу на слухачів через уживання типових формул суб’єктивних оцінок, наприклад: На мою думку; Я вважаю; Гадаю, що...; Як на мене і т.п.; використовуються цитати, посилання на авторитетні джерела тощо;

– характеризується як емоційне, експресивне, імпровізоване, індивідуальне.

Монолог (від грец. monos – один, єдиний і logos – слово) – усне чи писемне розгорнуте мовлення однієї особи, яке не розраховане на безпосередню словесну реакцію слухача й адресується або самому собі, або іншим особам. Від діалогу монологічне мовлення відрізняється:

– суспільною функцією;

– словесною організацією;

– характером виголошення фрази.

У широкому розумінні усний монолог – це мовлення, яке:

– звернене прямо до аудиторії (безпосередньо контактне);

– адресоване слухачам через мікрофон (безпосередньо контактне);

– імпровізоване (безтекстова форма і текстова, розрахована на усне відтворення).

Названі варіанти усного монологічного мовлення об’єднує спільна функціональна тенденція – живий, активний вплив на масового слухача, співрозмовника.

Виділяють такі основні стилі і стильові різновиди усного монологічного мовлення:

– публіцистичний (з функціональними різновидами – власне публіцистичний, судовий, дискусійно-діловий і церемоніальний);

– науковий (різновиди – власне науковий, навчальний і популяризаційний);

– інструктивний;

– інформаційний;

– розповідний.

Монологічне усне мовлення є досить складним явищем, результатом індивідуальної мовленнєвої діяльності, своєрідною творчістю. Уміння володіти монологом – це своєрідне мистецтво.

Під час звернення до аудиторії монологічне мовлення мовця відмінне, наприклад, від діалогічного. Промовець не просто говорить – він ніби «посилає» фразу слухачеві, орієнтується на найвіддаленішого. Монолог виголошується з більшою силою голосу, у повільнішому, ніж звичайний, темпі, з чіткою вимовою звуків. Не слід говорити з трибуни якось «по-особливому», звертатися до слухачів у книжній манері. Треба уникати складної побудови речень, змішувати усномовні і книжні елементи.

Монолог як форма цілеспрямованого тривалого словесного мовлення характеризується такими особливостями:

– розгорнутою і складною систематичною побудовою;

– загальною структурною цілісністю і композиційною завершеністю;

– правильністю говорити, досконалістю володіння тембром голосу, інтонацією;

– доречністю використанням міміки, жестів, виразом обличчя тощо.

Монолог використовується під час усного публічного виступу, читання наукової доповіді, у спілкуванні фахівців з аудиторією тощо.

Кожний фахівець повинен оволодівати мистецтвом публічного виступу, хоча б його основами, тому, що в процесі роботи доведеться виголошувати перед співпрацівниками промови, лекції, доповіді, робити повідомлення.

У тлумачному Словнику української мови в 11-ти томах подано чіткі визначення форм усного мовлення, а саме:

повідомлення – це 1) невеликий публічний виступ, невелика доповідь на якусь тему; 2) папір, документ, у якому про щось повідомляється, сповіщається [СУМ, т. VІІ, с. 669];

виступ – 1) публічне виголошення промови, заяви, інформації; 2) публікація свого твору, статті або окремого твердження, думки з певного питання; 3) дія, спрямована проти кого-, чого-небудь [СУМ, т. 1, с. 504];

промова – публічний виступ із будь-якого приводу; 2) текст такого публічного виступу [СУМ, т. VІІІ, с. 234];

доповідь – це 1) прилюдне повідомлення на певну тему; 2) рідко – усне або письмове офіційне повідомлення про що-небудь керівникові, начальникові [СУМ, т.2, с. 373].

Охарактеризуємо загальні вимоги до публічного виступу.

Успіх публічного виступу залежить насамперед від промовця, його майстерності, уміння правильно побудувати свою промову. Оратор повинен передусім з’ясувати для себе:

– тему засідання, конференції, круглого столу, зустрічі тощо;

– хто буде присутній в аудиторії;

– хто, крім нього, ще буде виступати;

– час, місце, дату свого виступу;

– тривалість свого виступу і загалом зустрічі, засідання, круглого столу.

У тексті виступу дуже важливо висвітлити актуальність теми, відповісти на основні питання, переконати слухачів у правильності та доцільності вашої думки, слушності пропозиції, вплинути на аудиторію для стимулювання інтересу, розважити, подати нову, потрібну й нову інформацію.

Переконливою ораторську мову роблять продуманий зміст. Точність і ясність висловлювань, доступність і логічність викладу, експресивність, аргументативна структура. Сприяє цьому і композиційна, змістова та структурно-граматична цілісність тексту промови.

Переконливість ораторської мови значною мірою залежить від тих аргументів, за допомогою яких обґрунтовується істинність основної ідеї, а також від ступеня використання в доведенні фактів і положень, які не потребують обґрунтування, посилань на авторитетні джерела, точних цитат і висловлювань, результатів досліджень, статистичних даних. Це підсилює аналітичний аспект промови, її інформативну значущість і коментаторську позицію оратора.

Розширювати коло наукових знань, тренувати свою пам’ять, збагачувати новим матеріалом – це й означає готувати себе до виступів, полегшувати тим самим підготовку до конкретного виступу. Постійне підвищення професійного рівня – успіх вашого публічного виступу. Готуючись до виступу, важливо мати свій оптимальний режим роботи. Чинник вашої пам’яті при цьому відіграє неабияку роль. Вдаючись до слухової пам’яті потрібно вголос проказувати найсуттєвіше. Зорова пам’ять вимагає уважного читання і виділення в тексті окремих положень, підкреслюючи чи роблячи помітки на полях.

Успіху можна досягти, якщо творчо використовувати свої професійні знання. Адже писемно-усна форма реалізації публічної промови передбачає фіксування на папері всієї підготовчої роботи (задуму, концепції, створення тексту: тези, положення, докази, факти, мовне вираження). Це необхідно для того, щоб промовець виклав хід своїх думок послідовно, логічно, несуперечливо, розібрався у власних судженнях і відчув їхню важливість. Фахівці радять постійно занотовувати свої думки і обмірковувати їх. У такий спосіб відшліфовується думка і її словесна форма.

Підготовчо-імпровізований характер промов виявляється у тісному зв’язку двох основних етапів – підготовчого і виконавського. На виконавському етапі імпровізація неминуча, бо прочитаний без імпровізації текст не стане промовою, а буде читанням, яке створюватиме ефект штучності. Але імпровізація буде вдалою тільки за наявності мовної підготовки високого рівня.

Якщо текст великий за обсягом, то краще виступати, спираючись на написаний текст. Доцільно ключові фрагменти виділити іншим кольором.

Отже, майстерність публічного виступу приходить з досвідом роботи за фахом. Проте довідатися про головні «секрети» ораторського мистецтва та їх застосування корисно якомога раніше, починаючи зі студентської лави.

Професійне публічне мовлення ефективне лише за наявності чітких смислових зв’язків у викладі думки. Плутане, непослідовне мовлення справляє негативне враження на аудиторію і перешкоджає досягненню поставленої мети. Слухачі залишаються байдужими, часом не розуміючи, про що йдеться. Тому публічну промову варто обов’язково заздалегідь обмірковувати і чітко структурувати.

Структура професійної публічної промови – закономірне, мотивоване змістом і задумом розміщення всіх частин виступу і доцільне їх співвідношення; система організування матеріалу.

Незалежно від роду і виду промови, в її структурі виділяють три частини: вступ, основну частину, висновок. Це класична схема, яка сформувалася ще в античні часи. Кожна частина промови має свої особливості, які необхідно враховувати під час підготовки до виступу. Ці особливості зумовлені специфікою сприйняття мовленнєвого повідомлення.

Кожна промова починається із зачину. Поява оратора, його поведінка, жести і міміка, перші слова звернення до слухачів мають створити позитивний образ промовця, ауру доброзичливості та спонукати присутніх до слухання виступу. Для себе промовець повинен відразу ж відзначити, чи саме на таку аудиторію слухачів і на такі умови спілкування зорієнтований його виступ.

Зачин промовця має заінтригувати слухачів. Цього можна досягти майстерно вибудованим початком промови. Найчастіше це етикетні форми, стисла розповідь про якийсь випадок, якийсь парадокс, дивину, пов’язані з темою промови. Особливості зачину визначаються темою виступу і аудиторією. Зачин має бути функціонально зумовлений і тематично мотивований.

Вступ покликаний психологічно підготувати слухачів до суті промови і ввести їх у процес сприйняття її змісту. Вступ виконує кілька функцій: психологічну – закріплення контакту, уваги і зацікавленості, які були викликані зачином, створення необхідного настрою; змістову – опис цільової настанови промови, повідомлення теми, перелік і коротка характеристика

проблем, які аналізуються в основній частині; концептуальну – наголошення на специфічні теми визначення її актуальності і суспільної значущості.

В основній частині висвітлюють зміст промови. Для цього промовець використовує факти, логічні докази, аргументацію, наводить різні теоретичні положення, аналізує приклади тощо. Вибір аргументів має бути мотивований ситуацією спілкування і складом аудиторії. Вони будуть переконливими, якщо діятимуть не лише логічно, а й емоційно. Основна частина передбачає виклад матеріалу, доказ, спростування.

Виклад матеріалу. У цій частині промови використовують кілька функціональних типів мовлення: розповідь, опис, роздум.

Розповідь – це динамічний функціонально-змістовний тип мовлення, що виражає повідомлення про послідовний розвиток подій. Як правило, це історія питання, ознайомлення із суттю проблеми, основні факти чи події, що сприяють висвітленню проблеми і можуть стати вихідною позицією при доведенні. Цим типом мовлення користуються і тоді, коли потрібно підтвердити висловлені оратором положення конкретними прикладами або при аналізі певних ситуацій. За допомогою розповіді оратор передає послідовність подій із необхідною точністю. При цьому він може говорити як учасник подій, викладати події зі слів третьої особи або моделювати низку подій, не називаючи джерела інформації.

Опис – це систематизований виклад предмета промови, його частин, особливостей. За його допомогою промовець готує слухачів до доказу. Описи різноманітні за змістом і формою: загальні, конкретні, предметні тощо.

Опис може бути розгорнутим, докладним і стислим, коротким, об’єктивним і суб’єктивним.

Роздум – це тип мовлення, за допомогою якого доводять або спростовують якісь тези, розкривають зв’язок між явищами дійсності. Він характеризується особливими логічними відношеннями між судженнями, які входять до його складу і утворюють умовиводи. У роздумі переважають речення з причинно-наслідковими зв’язками. Роздуми дають змогу активізувати увагу слухачів, збуджуючи думки та викликати зацікавленість до теми промови.

У промовах названі типи мовлення здебільшого переплітаються, доповнюючи один одного.

Докази є логічним доведенням чогось. Вони, залежно від теми, постають у різних формах: пояснення, прикладів, дослідів, ілюстрацій. В аргументації вони мають бути центральними. Саме за допомогою доказів промовці переконують слухачів.

Спростування – це доказ від протилежного; аргумент від опонента, який бачить істину по-іншому або в чомусь іншому. Спростування може спричинити полеміку або суперечку. Виокремлення доказу і спростування як структурних елементів основної частини пояснюється полемічною природою публічної промови. Оратор вибудовує свою промову, протиставляючи її зміст уже існуючим текстам, наповнюючи елементами аргументативної структури та експресією. Це дає підстави визначити публічну промову як спрямовану на переконання.

Зупинимо увагу на одному з найпоширеніших жанрів (форм) усного висловлювання – доповіді. Учені стверджують, що доповідь може бути: 1) політичною, 2) діловою, 3) звітною, 4) науковою.

Політична доповідь порушує політичні питання, у ній з’ясовується суть, причини, наслідки якоїсь політичної події, розкриваються шляхи розвитку суспільства.

Ділова доповідь – це доповідь, офіційне повідомлення про що-небудь керівникові, начальникові.

Звітна доповідь – доповідь, яка виголошується під час звіту про виконану роботу за певний період.

Наукова доповідь – це доповідь, у якій інформується про наукові спостереження, досліди, їх результати, нові відкриття, зроблено узагальнення наукових даних. Такі доповіді заслуховуються у наукових установах, на різних зібраннях учених: конференціях, симпозіумах тощо. Наукова доповідь, зроблена на основі критичного огляду і вивчення ряду публікацій, називається рефератом. Кожна із зазначених доповідей вимагає певної підготовки і має свою специфіку написання.

Доповідь має таку структуру: вступ, основну частину, висновок. У вступі визначається тема доповіді, причина її вибору, вказується актуальність проблеми, її значення, формулюється мета доповіді, викладається історія питання.

В основній частиніподається характеристика проблеми (виділяється основний аспект проблеми, а потім – основні положення, які детально і послідовно аналізуються).

Висновки мають бути чіткими, лаконічними. Рекомендується повторити основну думку, а потім підсумувати найбільш важливі положення.

J КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1. Що таке монолог?

2. Чим відрізняється монологічне мовлення від діалогу?

3. Які основні стилі і стильові різновиди усного діалогічного мовлення вам відомі?

4. Якими особливостями характеризується монолог?

5. Що називаємо полілогом?

6. Від чого насамперед залежить успіх публічного виступу?

7. Що передбачає писемно-усна форма реалізації публічної промови?

8. Що Вам відомо про такі типи мовлення: розповідь, опис, роздум?

9. За допомогою чого переконують промовці слухачів?

10. У чому полягають відмінності таких форм публічного виступу, як промова і доповідь?

œ ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

Завдання 1. Прочитайте прислів’я й афоризми. Як вони характеризують того, хто виступає на зборах, урочистостях?

w Умій вчасно сказати і вчасно замовкнути.

w Краще недоговорити, ніж переговорити.

w Стільки наговорив, що в шапку не збереш.

w На словах як на цимбалах.

w Хто ясно думає, той ясно й говорить (Буало).

w Скажи що-небудь, щоб я тебе побачив (Сократ).

Завдання 2. Відредагуйте словосполучення:лишати слова (на зборах), зложити повноваження, одобрити пропозицію, відмінити рішення, додержуватися тиші (порядку), виключення із правил, безчисленні предложення, приймати участь, прийняти міри.

 

Завдання 3. Назвіть невербальні засоби інформування. Визначте їх роль у процесі спілкування.

 

Завдання 4. Підготуйте наукову доповідь на одну з наведених тем.

1. Українська мова на порозі третього тисячоліття.

2. Чи існує сьогодні «мовна» проблема на Україні, у вашому краї?

3. Культура мовлення людини.

4. Красномовство – мистецтво керувати умами (Платон).

 

Завдання 5.

Підготуйте виступ на засідання круглого столу на тему:

«Є два мистецтва, які можуть піднести людину на найвищий щабель пошани: одне – це мистецтво гарного полководця, друге – мистецтво гарного оратора» (Цицерон).

 

Завдання 6. Прочитайте поради для доповідача. Визначте мовні засоби, що є не бажаними для усного професійного мовлення. Запишіть їх у зошити.

w Не вживайте надто довгих речень, бо їх набагато важче зрозуміти, ніж короткі. Чергуйте довгі речення з короткими.

w Не знеособлюйте речення, не зловживайте третьою особою однини і множини, наприклад, було затверджено..., були заплановані подальші заходи тощо.

w Не бійтеся вживати форму першої особи множини. Тим самим ви наблизите виклад до рівня знань слухачів, зробите його доступнішим, пожвавите безособовий опис. За тим описом слухачі зможуть уявити діяльність певних осіб, наприклад: Ми нагородили..., Ми відрядили..., Ми вжили заходів.

w Не переобтяжуйте свою мову іншомовними словами, професійними термінами, абстрактними поняттями. Можливо, слухачі не мають достатнього рівня професійних знань і доповідь залишиться для них незрозумілою (причина – ви не зуміли донести до них інформацію зрозумілою для них мовою).

w Не зловживайте зайвими подробицями, які заступають головне в розповіді.

w Не можна надмірно стисло висловлювати важливі думки, бо вони промайнуть повз увагу слухачів. Особливо це стосується переліку по пунктах. Варто мати на увазі, що приклад або порівняння легше запам’ятати, ніж просто назване твердження чи думки.

 

Завдання 7. Прочитайте міні-текст. Складіть до нього тезовий план.

Важливим засобом контактності промови є особові займенники я, ми, ви. Я – стосується промовця і дієве тільки в його мові, але ним не можна зловживати. Адже у слухачів теж є власне Я. Постійне наголошування на своєму Я свідчить про нехтування їхнім Я. Це замість приязні викликає роздратування, а то й антипатію.

На Ви промовець звертається до слухачів. За українською традицією займенником Ви виражають повагу до співбесідника. Ми – має кілька значень: лекторське «ми», «ми» промовця і слухача; «ми» промовця і особи, що саме займенник ми допомагає створити і передати атмосферу взаєморозуміння між промовцем і слухачами. У публічних промовах часто вдаються до використання займенникових конкретизаторів, які посилюють ступінь контактності: ми з вами, ми разом, ми всі, разом з вами тощо.

Засобом контактності є також дієслівні форми, які сприяють залученню слухачів до участі в обговоренні фактів, явищ, подій тощо. Дієслова можуть мати різне значення, наприклад, визначати напрям висловлювання: з’ясуємо, конкретизуємо, уточнимо, пояснимо, відзначимо...

Контактність промови формується також за допомогою вставних конструкцій, звернених до слухачів: як Ви знаєте, як ви розумієте, погодьтеся, уявіть тощо. Вони є своєрідним закликом до концептуальної солідаризації і водночас готують слухачів до сприйняття нової інформації.

Контакт із слухачами налагоджується і за допомогою спонукальних речень, які звернені до слухачів і спонукають їх до певних дій через різні волевиявлення: заклик, побажання, пораду, наказ тощо.

Ефективним засобом підтримування контакту з аудиторією у вибраній тональності є запитання – відповідь, за допомогою яких створюється атмосфера невимушеного безпосереднього спілкування. Промовець ставить запитання і сам відповідає на них, активізуючи в такий спосіб увагу слухачів та спрямовуючи хід його міркувань у потрібне русло.

Вміло використані жарти, дотепи також викликають прихильність слухачів, оскільки свідчать про те, що оратор є людиною інтелектуальною, доброзичливою, життєрадісною. Однак із жартами треба бути дуже обережними, щоб не образити жодного слухача.

Важливе значення має зоровий контакт з аудиторією впродовж усього виступу. Гарний зоровий контакт під час виступу створюється повільним переведенням погляду з однієї частини аудиторії на іншу. Саме за такої умови можна розраховувати на успіх.

Налаштовують слухачів проти оратора і руйнують контакт зарозумілість, менторський тон, зневага, зверхність, публічні зауваження, вираження своїх симпатій і антипатій тощо.

Отже, на встановлення контакту з аудиторією впливають і мовні (вербальні), і позамовні (невербальні) чинники. Їх використання залежить від знань, досвіду і майстерності оратора.

Завдання 8. Прочитайте міні-текст. Складіть до нього анотацію.