Особливості побудови тексту документа

Основні питання теми:

® Текст як змістова основа документа.

® Основні вимоги до тексту документа.

® Написання заяви.

 

[ Ключові слова: текст, вступ, основна частина, закінчення документа, заява (особиста заява, службова заява, заява-зобов’язання, заява про стягнення) адресат, адресант.

& Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст – це сукупність речень, об’єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання, правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД) текст документа, як правило, складається не менше ніж із двох основних частин. У першій частині подається підстава, обґрунтування складання документа, у другій – викладаються пропозиції, ухвали, висновки, розпорядження та прохання. Навіть у тому випадку, коли текст документа складається з одній фрази, якщо він грамотно укладений, у ньому можна розрізнити ці два логічні елементи, наприклад: У зв’язку з очікуваною хуртовиною і сніговими заметами наказую перевірити стан снігоочисного обладнання (текст наказу).

Іноді текст документа містить тільки заключну частину, наприклад: Перевести на посаду головного менеджера з І лютого 2009 року. Такий текст, який складається тільки з розпорядчої частини без преамбули, зустрічається в кадрових наказах. Іноді він наявний у листах і заявках, де висловлюється прохання без мотивації. наприклад: Просимо виготовити бланки бухгалтерської звітності. Однак у більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення.

У вступі зазначається причина укладання документа, викладається історія питання тощо, наприклад: Розглянувши списки про надання житлової площі працівникам підприємств, організацій та установ Приморського району і пропозиції житлової комісії, керуючись Положенням про надання житлової площі в Україні, виконком Приморської районної Ради народних депутатів.

У доказі (фактологічна частина) викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифрами, розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали, наприклад: Перше пленарне засідання розпочнеться 15.04.09, заключне засідання відбудеться 18. 04.09. Оргкомітет забезпечує харчування і проживання в м. Одесі на період з 15.04.09 до 18.04.09. Проїзд передбачається оплатити за рахунок установи, яка надасть Вам відрядження.

Реєстрація учасників конференції буде проводитися з 10-ої години в приміщенні Одеського державного економічного університету за адресою: вул. Преображенська, 8, м. Одеса, 65000.

У закінченні (висновку) формується мета, заради якої укладено документ, наприклад: Видана для подання до відділу субсидій Приморського виконкому. Залежно від змісту документа в тексті застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. При прямому порядку слів за вступом ідуть доведення й висновки. При зворотному – спочатку викладаються висновки, за ними – докази. Вступ у документах із зворотним порядком розташування елементів відсутній.

Наприклад: пряме розташування логічних елементів (частин).

Вступ: На Ваш лист від 28.03.09 за № 145 -15/18 повідомляємо...

Докази: Для проведення ремонтних робіт у гуртожитку необхідна кошторисна документація.

Висновок: Тому просимо терміново надіслати згадану документацію.

При зворотному порядку викладу цей текст буде мати такий вигляд.

Висновки: Просимо терміново надіслати кошторисну документацію.

Докази: Оскільки для проведення ремонтних робіт у гуртожитку вона конче необхідна.

Зворотний порядок характерний для нескладних документів.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися зазначених правил.

® Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

® Від першої особи пишуться заяви, автобіографії., доповідні й пояснювальні записки, накази.

® Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

® Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

® Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю... У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв’язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

® Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

® Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

® Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки – після опорного слова, вставні слова – на початку речення).

® Щоб не виявляти гостроти стосунків із партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції...

® Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

® Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

® У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

® Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

® Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний..

 

J КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1.Що таке текст документа?

2. Що містить суцільний складний текст?

3. Як оформляється текст документа?

4. На які логічні елементи поділяється текст?

5. Який порядок розташування логічних елементів у тексті документа?

6. Від якої особи викладається текст документа щодо особового складу (характеристика)?

7. Яких правил потрібно дотримуватися під час складання тексту документа?

 

 

 Типовий зразок документа