Культура писемного професійного мовлення

Основні питання теми:

® Писемне мовлення.

® Особливості офіційно-ділового стилю.

® Документ – основний вид писемного ділового мовлення.

® Написання автобіографії.

[ Ключові слова: писемне мовлення, офіційно-діловий ( законодавчий підстиль, адміністративно-канцелярський, дипломатичний підстилі), жанри офіційно-ділового стилю (закон, указ, нота, контракт, договір, конвенція, статут, постанова, громадські та кримінальні акти, канцелярське листування, розпорядження, наказ, заява, довідка, доповідна й пояснювальна записки, розписка, доручення, акт, автобіографія, характеристика та ін.), функції офіційно-ділового стилю (інформативна функція, управлінська функція), мета мовлення, сфера спілкування, форма реалізації офіційно-ділового стилю, мовні особливості стилю, документ, функції документа, реквізити, формуляр, формуляр-зразок,бланк, трафаретний текст, види документів, діловодство.

& Писемне мовлення – це один із найважливіших засобів спілкування людей. Яскравим виразником писемного мовлення є офіційно-діловий стиль – одним із найдавніших функціональних різновидів літературної мови. Він почав формуватися ще за часів Київської Русі. Це була юридично-ділова писемність, покликана закріпити правові відносини в тогочасному суспільстві, врегулювати торговельні й політичні зв’язки з іншими державами тощо. Мова пам’яток ділової писемності характеризується активним вживанням юридичних термінів, канцелярсько-адміністративних формул, своєрідної фразеології і побутової лексики.

Найдавнішими пам’ятками ранньоукраїнської юридично-ділової писемності є договори київських князів з греками 907, 911,944, і 971рр., написані руською мовою (так називали у той час давньоукраїнську мову), «Руська правда», оригінальний звід світських законів, укладений на основі традиції східнослов’янського звичаєвого права з пережитками язичництва при Ярославі Мудрому, а також ранньоукраїнські грамоти, найдавніші з яких датуються початком XIIст.

Протягом XVI-XVII ст. функціонували офіційно-діловий, літописний та конфесійний стилі української мови; розвивалися полемічний, проповідницько-ораторський, художній і науковий. Ділове письмо в Україні-Русі характеризувалось високою самобутньою культурою, заснованою на давній оригінальній традиції складання ділових документів. Водночас тексти ділових пам’яток цього періоду позначені значним впливом живої розмовної мови, оскільки влада намагалася донести свої розпорядження до всіх верств населення, а отже, документи мали бути зрозумілими, точними і лаконічними.

У часи, коли український народ був позбавлений державності і не мав своїх владних структур, офіційно-діловий стиль функціонував як епістолярій ділового характеру.

З утвердженням статусу української мови як державної і проголошенням України незалежною самостійною державою, роль офіційно-ділового стилю зросла. Тепер його використовують у суспільному, громадському і державному житті країни.

Серед книжних стилів офіційно-діловий виділяється своєю відносною стійкістю і замкнутістю. З часом він зазнає змін, зумовлених змінами суспільного життя і управлінської сфери. Але багато його ознак, історично виформувані жанри, специфічна лексика, фразеологія, синтаксичні звороти свідчать про консервативний характер [5].

Офіційно-діловий стиль – це різновид літературної мови, який обслуговує сферу ділових стосунків.

Офіційно-діловому стилю властиві такі ознаки: офіційність, точність, лаконічність, конкретність, чіткість, стандартизація і об’єктивність викладу. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному і політичному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру.

Офіційно-діловий стиль мови має такі підстилі: законодавчий (укази, закони, статути, постанови) адміністративно-канцелярський (накази, інструкції, розпорядження, довідки, заяви, звіти), дипломатичний (конвенції, комюніке, ноти, протоколи). Офіційно-діловий стиль реалізується у таких жанрах, як закон, указ, нота, контракт, договір, конвенція, статут, постанова, громадські та кримінальні акти, канцелярське листування, розпорядження, наказ, ділові папери (заява, довідка, доповідна й пояснювальна записки, розписка, доручення, акт, автобіографія, характеристика).

У діловому мовленні поєднуються дві функції: інформативна (повідомлення) і волюнтативна (наказовість).

Мета мовлення офіційно-ділового стилю – регулювання офіційно-ділових стосунків.

Сфера спілкування –офіційне спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, міжнародна, міждержавна та адміністративно-гасподарська діяльність.

Форма реалізації стилю – монолог (діалог).

Мовні особливості стилю – стилістично-нейтральні мовні засоби, стандартна канцелярська лексика, складні речення, відсутність емоційно забарвлених слів

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.Документ є основним видом ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці та електронних носіях (дискета, флешка, диск).

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Документи ці можуть бути складені:

а) за обов’язковою стандартною формою (диплом, паспорт);

б) за певним стереотипом (заяви, ноти, договори);

в) без певної стандартної форми (звіти, ділове листування).

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок –це модель побудови однотипних документів. Він передбачає певний набір реквізитів та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах відповідно до чинного стандарту. Таку інформацію можна отримати в довідниках службових документів.

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка. Для документів із високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів із пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Види документів визначають за такими ознаками:

– найменуванням – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

– походженням – службові (офіційні) й особисті: службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку; особистідокументи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

– місцем виникнення – внутрішні та зовнішні: внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; зовнішніє результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

– призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

– напрямком – вхідній вихідні;

– формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні): стандартні – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення); індивідуальнідокументи створюються у кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

– строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові: звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги; термінові – зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телефаксом чи електронною поштою; дуже термінові– документи з позначенням «дуже терміново»;

– ступенем гласності – секретні й несекретні(для службового користування). Секретнідокументи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

– стадіями створення – оригінали, копії й виписки: оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою; копія– це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії називають відпуском.Оригінал і копія мають однакову юридичну силу; за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);якщо документ загублено, видається його другий примірник – дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні;

– складністю – прості (односкладові)й складні;

– строками зберігання – постійного, тривалого(понад 10 років) і тимчасового(до 10 років) зберігання;

– технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом;

– носієм інформації – оформлені на папері, фотоплівці та електронних носіях (дискета, флешка, диск).

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

 

J КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1. Що таке писемне мовлення?

2. Які найважливіші риси офіційно-ділового стилю?

3. Які підстилі офіційно-ділового стилю ви можете назвати?

4. Що ви можете сказати про особливості мови ділових паперів?

5. Що таке документ?

6. Що таке мовні засоби документів?

7. Які основні вимоги до документа?

8. Які форми реалізації офіційно-ділового стилю?

9. Які різновиди документів у офіційно-діловому стилі?

10. Які документи за строком виконання ви можете назвати?

11. Що таке реквізит документа?

12. Що таке формуляр?

13. Що таке бланк?

14. Що таке трафаретний текст?

 Типовий зразок документа

Документи щодо особового складу містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах із найму працівників тощо.

Автобіографія – це документ, у якому особа у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

В автобіографії наводяться такі відомості:

w назва документа;

w прізвище, ім’я та ім’я по батькові теперішні та колишні,

якщо були зміни (у Н. в. однини);

w дата народження: число, місяць (літерами), рік;

w місце народження: село, селище, місто (у Н. в.), район (у Р. в.), край, країна (якщо за межами України) (у Н. в.). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження;

w відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися на час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом);

w перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.;

wвідомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад);

w нагороди, стягнення, заохочення;

w відомості про громадську роботу;

w короткі відомості про склад родини (без займенників). Якщо неодружені:

– батько, мати (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

– сестри, брати, якщо вони не мають своєї родини (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада).

Якщо одружені:

– дружина, чоловік (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання);

– діти (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

w повна домашня адреса, номер телефону;

w дата укладання (ліворуч);

w підпис укладача (праворуч).

Слово Автобіографія пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення потрібно починати з абзацу.

Автобіографія має дві форми: автобіографія – розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія – документ із точним поданням фактів.

Автобіографія– обов’язковий документ особової справи. Існують:

а) автобіографія-розповідь, яку укладають в описовій (довільній) формі;

б) автобіографія-документ, у якій точно викладають основні факти;

в) автобіографія-документ спеціального призначення, в якій детально викладаються факти життя та діяльності як укладача, так і його родичів.

Наприклад, зазначається точний термін (день, місяць) навчання чи роботи; причини зміни місця навчання чи роботи; дівоче прізвище (матері, дружини, матері дружини), теперішнє місце перебування родичів; паспортні дані укладача тощо.