Общие правила составления документов

В официально-деловом стиле регламентируется не только форма (композиция и использование тех или иных слов и выражений), но и состав элементов содержания, которые носят название реквизитов. Каждый документ имеет определенный набор реквизитов. К наиболее употребляемым в современной практике относятся:

- эмблема организации;

- наименование организации;

- юридический адрес организации;

- название вида документа;

- дата;

- индекс документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложений;

- подпись;

- печать.

Документы можно разделить на три основные части:

- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

- основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

 

ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

Текст личных документов может быть произвольным и составляется самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный учреждению или должностному лицу.

Заявление имеет следующие реквизиты: название вида документа, дату, адресата (кому), адресанта (заявителя), текст, подпись, список документальных приложений (если есть).

1. Наименование адресата помещается традиционно в правой трети листа. Если адресат должностное лицо, то следует указать его должность, фамилию, инициалы в дательном падеже (Директору …). Если адресат – учреждение, то по нормам литературного языка его наименование необходимо писать в винительном падеже с предлогом «В»: В бухгалтерию …

2. Под наименованием адресата помещается наименование заявителя в форме родительного падежа без предлога с указанием должности, фамилии, имени, отчества полностью (Сидорова Николая Петровича)

Если заявитель – постороннее лицо для данной организации, то вместо должности указывается его домашний адрес (… проживающий по адресу …).

После наименования адресата и заявителя перед словом «заявление» не ставится никаких знаков.

3. Слово «Заявление», как правило, пишется с прописной буквы, и после него точка не ставится.

4. Текст просьбы пишется с красной строки и обосновывается. Существует два построения основного текста: а) прямое изложение просьбы плюс ее обоснование (например: Прошу Вас разрешить мне … в связи с …); б) обоснование просьбы плюс изложение просьбы (В связи с… прошу разрешить мне…). Если к заявлению прилагаются документы, они перечисляются в тексте отдельным абзацем (после слов: К заявлению прилагаются…).

В конце указывается дата подачи заявления (слева) и подпись заявителя (справа).

 

 

Ректору _____________________

(наименование вуза)

_______________ ________________

(учен. звание) (Фамилия И.О.)

студента (тки) группы _____________

(шифр)

_______ курса ________________ф-та

(номер) (название факультета)

________________________________

(Фамилия, Имя, Отчество)

 

 

Заявление

Прошу освободить меня от учебных занятий на _________ дней с ______

(количество) (дата)

по ________________ в связи ____________________________________

(дата включительно) (указать причину)

_________________ ______________________

(дата) (подпись)

В последнее время в деловой документации распространен новый образец написания заявления.

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ Декану _________________ ____________

(название факультета) (название вуза)

(дата) __________________________ _______________

(учен. звание) (Фамилия И.О.)

Отстудента(тки)группы _______________

(шифр)

_________________________________________

(Фамилия Имя, Отчество)

Прошу оказать мне материальную помощь в связи с ___________________

(указать причину)

_______________ /И.О. Фамилия/

(Подпись)

Аналогичным образом могут оформляться такие документы, как объяснительная записка, доверенность, расписка и т.д.

Задания

1. Напишите заявление:

а) на получение материальной помощи (в связи с чем);

б) на предоставление академического отпуска по состоянию здоровья;

в) на пересдачу экзамена или зачета.

2. Соответствует ли приведенное ниже заявление требованиям, предъявляемым к оформлению реквизитов, языку и стилю служебных документов? Отредактируйте текст заявления.

Декану факультета

физической культуры

Олегу Ивановичу

Александрову

от студента 1 курса

факультета физ. культуры

Епифанова А.

Заявление.

Очень прошу Вас освободить меня от занятий с13 по 18 сентября 2003 г. Я сейчас прохожу лечение в дневном стационаре, справка имеется и при необходимости может быть представлена.

Епифанов (8 сентября 2003)