Выделение фрагментов электронной таблицы

Выделение фрагментов документа в Excel играет ту же роль, что и в других приложениях WINDOWS, — именно к таким фрагментам применяются команды копирования, удаления, форматирования и т. п.

Для выделения любой ячейки достаточно щелкнуть на ней мышью. Для выделения группы ячеек с помощью мыши помогают уже известные клавиши {Ctrl} и {Shift}. Для целенаправленного поиска и «экзотического» выделения ячеек, обладающих определенными свойствами, служит команда [Правка-Перейти]. Указав адрес ячеек, можно выделить отдельные ячейки или диапазон ячеек. Возможно выделение ячеек, которые подпадают под определенные условия, – кнопка «Выделить» в окне команды. Например, все ячейки с примечаниями или содержащие формулы.

Для очистки выделенного блока ячеек применяется команда[Правка-Очистить], которая позволяет удалить либо все содержимое ячеек, либо какие-то его элементы (примечание, формат). Подобную функцию выполняет клавиша {Dе1ete}.

Вставка, перемещение, копирование и удаление фрагментов. Операции вставки ячеек, столбцов и строк осуществляется посредством команд [Вставка-ячейки, строки, столбцы]. Перед тем как вставить пустые строки (столбцы) в уже существующую таблицу, выделите то количество строк (столбцов), которое необходимо вставить. При этом строки следует выделять ниже того места, куда намереваетесь произвести вставку, а столбцы – справа от того места. Удалять выделенные фрагменты можно командой [Правка-Удалить]. При выполнении этих команд будьте осторожны, как и при изменении размеров таблиц в ППП Word. Правильно выбирайте вариант вставки или удаления, предлагаемый Excel.

С помощью буфера обмена вы можете переместить, скопировать и вставить выделенный блок ячеек. Для этого существуют стандартные команды (Копировать, Вырезать, Вставить), только не забывайте определять место вставки. Через команду [Правка-Специальная вставка] возможно вставка отдельных элементов копируемого (перемещаемого) объекта: формул, значений ячеек, примечаний, транспонирование данных и т.д.

Другой способ копирования – это маркер заполнения. Подведите указатель мыши к правому нижнему углу до появления «тонкого» крестика. После этого, удерживая ЛКМ, скопируйте содержимое выделенной ячейки вниз или вправо на любое количество других ячеек. Данная операция может быть не доступна, если не включен переключатель «Перетаскивание ячеек» на соответствующей вкладке команды [Сервис-Параметры].

Как и в других приложениях WINDOWS, можно переместить (скопировать) выделенный блок ячеек методом “ Drag-and-Drop”. Чтобы воспользоваться этим методом, указатель мыши следует установить на рамку выделенного блока (указатель примет форму стрелки) и «буксировать» блок. Напомним, что при копированииследует удерживать нажатой клавишу {Сtrl}.

Ввод данных в ячейку таблицы. Для ввода данных в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть по строке формул. Появиться мерцающий текстовый курсор, после чего набирайте информацию, пользуясь знакомыми приемами редактирования текста.

При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода. Задание формулы может сопровождаться выбором нужной функции в «Поле имени».

Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке одним из трех способов:

§ нажав клавишу {Enter};

§ щелкнув на кнопке с зеленой галочкой;

§ щелкнув мышью по другой ячейке.

Для редактирования данных достаточно дважды щелкнуть мышью по ячейке или один раз по ячейке, а другой по строке формул. Ввод новых или исправление старых данных (с уничтожением) осуществляется непосредственным набором их в текущей ячейке. Для отмены изменений данных нажмите кнопку с красным крестиком или клавишу {Esc}.

Вставка и работа с примечаниями связана с командами [Вставка-Примечание], [Вид-Примечание] и контекстным меню. С помощью команды [Сервис-Параметры] можно установить удобный режим просмотра примечаний. Для изменения размеров столбца (строки) в Excel предусмотрены несколько способов:

1. Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на правую границу в заголовке столбца и переместите границу влево или вправо методом «Drag-and-Drop». Чтобы изменить высоту строки, установите указатель мыши на нижнюю границу в заголовке строки и переместите границу вверх или вниз.

2. Если вы хотите явно задать ширину столбца (в символах) или высоту строки (в пунктах), выделите ячейки в столбце или строке, затем выберите команду [Формат-Столбец-Ширина] или [Формат-Строка-Высота] и укажите в соответствующем диалоговом окне необходимое значение ширины (высоты).

3. В этом же пункте [Формат-Столбец] или [Формат-Строка] есть команда [Автоподбора], которая устанавливает оптимальный размер в соответствии содержимым ячейки. Аналог этой команды – двойной щелчок по правой (нижней) границе столбца (строки). Кроме того отдельные столбцы и строки можно скрывать – команда там же. Для изменения размеров нескольких столбцов или строк предварительно выделите их.

Форматы записи данных в ячейку таблицы. В любую ячейку электронной таблицы можно ввести разные типы данных.

Число. Если вы набрали некую последовательность символов, в которую входят цифры, а также знаки «+», «-» (в начале последовательности) или запятая (как разделитель целой и дробной части), эта последовательность считается числом. Вы можете записать число в экспоненциальной форме (в виде мантиссы и порядка). Например, число 48900 представимо как 4,89Е+04.

Слишком большие числа, не вмещающиеся в ячейку отобразятся в виде цепочки символов «#» (##...#). Точность числа можно регулировать с помощью кнопок панели инструментов «Форматирование» или вкладки «Число» команды [Формат-Ячейки].

Формула. Если набранная последовательность символов начинается со знака «=«, MS Excel считает, что это формула. В формулу могут входить данные разного типа: можно записать числа, адреса ячеек и функции, соединенные между собой знаками арифметических операций.

В зависимости от значения переключателя «Формулы» на вкладке «Вид» команды [Сервис-Параметры], в ячейке на экране может отображаться либо формула, либо результат вычислений по данной формуле.

Текст. Если набранная последовательность в представлении Excel не является ни числом, ни формулой, она считается текстом и не подвергается каким-либо преобразованиям. Когда вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:

1) Следующие ячейки в строке пусты, — тогда визуально текст накроет эти ячейки.

2) В следующих ячейках есть данные, — тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.

Значения даты и время. Это числа, попадающие в допустимый диапазон значений дат и включающие в себя, кроме цифр, точку, дефис или «\». Сочетание цифр в допустимом диапазоне через двоеточие определяется как время.

Логические значения и значения ошибок. Логическими значениями могут быть элементы ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, при сравнении двух выражений. Значение ошибок выдается в основном при неправильном задании формул.

Справочная система. ППП Ехсеl содержит обширную справочную систему и средства ее визуализации, готовые дать ответ на большинство вопросов, возникающих у пользователя. В последних версиях в дополнении к классической справочной системе предлагается новое средство – Помощник по Офису.

Для получения просто справочной информации служит команда [? -Справка по Ехсеl]. Поиск более конкретной информации требует использования быстрой справки {Shift+F1} или «Предметног указателя».