Тема 3. Офисные компьютерные технологии в юриспруденции.

Вопросы

1. Текстовый редактор Microsoft Word

2. Табличный процессор Microsoft Excel

3. Создание презентаций. MS Power Point.

Microsoft Word

Для создания, просмотра и редактирования текстовых документов используются специальные прикладные программы – текстовые процессоры. Наиболее популярным из них в настоящее время является ППП Word (пакет прикладных программ). При этом сталкиваемся с такими понятиями как текстовый файл, строка состояния, сохранение документа и т.д.

Текстовые файлы — наиболее простая и наглядная форма представления алфавитно-цифровой информации, позволяющая вводить, хранить, редактировать, читать на экране и печатать всевозможные текстовые документы — письма, записки, справки, объявления, отчеты, статьи, исходные тексты программ и многое другое.

Запуск и завершение работы. Запустить редактор MS Word можно, как и любое Windows-приложение, разными способами. Ссылка на MS Word обычно находится в меню пункта Программы Главного меню. Запуск и завершение работы с ним осуществляется стандартным способом, предусмотренным в WINDOWS. Если в момент закрытия окна MS Word обнаружит, что вы внесли изменения в документ, но не сохранили его в файле, то появится диалоговое окно, где необходимо выбрать одно из 3 действий: сохранить изменение (ответ «да»), без сохранения (ответ «нет») или продолжить работу с редактором (ответ «отмена»).

Создание, загрузка и сохранение файлов-документов. Если запустить ППП Word без документа, то автоматически предлагается начать создание нового документа под условным именем «Документ 1». Если по каким-то причинам вас не устраивает имеющийся документ, можно создать новый документ следующим образом:

§ выполните команду [Создать] меню «Файл»;

§ перейдите на вкладку «Общие»;

§ выделите значок Обычный и щелкните мышью по кнопки «Ок».

Для сохранения изменений в документе воспользуйтесь командой [Файл –Сохранить].

Если вы первый раз сохраняете ваш документ, то при выборе этой команды, будет предложено ввести имя, под которым данные будут храниться на диске. В качестве имени файла ППП Word вам предложит первый абзац сохраняемого документа. После ввода имени не забудьте выбрать папку, где будет содержать файл. Для перемещения по дереву папок используйте кнопку «Переход на уровень выше» и двойной щелчок для открытия папки.

Рис.1 Окно команды «Сохранить».

В стандартном случае вы можете подготовить документ и сохранить в виде файла с произвольным именем и расширением -DOC. Но, если возникнет необходимость, можно сохранить документ в другом формате (поле «Тип файла» в диалоговом окне). Это бывает полезно при переносе документа с одного компьютера на другой, где установлена ранняя версия MS Word или вообще другой текстовый редактор. Для создания копии документа с другим именем используйте команду [Файл-Сохранить как]. С помощью команды [Сервис-Параметры – вкладка Сохранение] вы можете заранее указать промежуток времени (например, 20 минут), по истечении которого будет автоматически сохраняться изменения в вашем документе. Это позволит, например, при внезапном отключении света или зависании компьютера, не потерять безвозвратно большую часть введенной информации.

Диалоговое окно «Сохранение документа» содержит команду [Параметры]. Данная команда позволяет установить пароль на открытие файла и таким образом защитить его от несанкционированного просмотра и редактирования (в открывшемся окне поле «пароль для открытия файла»). Кроме того, вы можете задать пароль в поле «пароль на разрешения записи» и защитить свой файл только от несанкционированного редактирования. После набора пароля в любом из полей следует нажать Enter и продублировать пароль еще раз.

 

Если вы хотите продолжить обработку уже существующего файла-документа, выберите команду [Файл-Открыть]. Откроется стандартное диалоговое окно, в котором, перемещаясь по дереву папок, нужно выделить имя файла для обработки и нажать кнопку «Открыть».

Иногда возникает потребность редактировать попеременно несколько файлов-документов. Процессор запоминает определенный список имен файлов, который обрабатывался за последнее время, и выдает их на экран в качестве команд пункта меню Файл. Для открытия любого из таких файлов достаточно щелкнуть мышью на его имени. Число запоминаемых файлов (например, 4) надо указать на вкладке «Общие» команды [Сервис-Опции].

Полосы прокруткилинейка

Окно редактора. MS Word в отличие от графического редактора Paint является многооконным приложением. Это означает, что вы можете одновременно открыть несколько документов. Кроме того, Word позволяет разделить окно документа на два подокна (команда [Окно-Разделить]) и одновременно работать с разными частями одного и того же документа.

Рис.2.2. Окно приложения MS Word.

 

Окно Word содержит все стандартные элементы окна приложений. Но есть и специфичные элементы.

Координатная линейка (горизонтальная и вертикальная) используется при форматировании документа. На горизонтальной линейке «укреплены» треугольники. Верхний треугольник (слева) предназначен для установки отступа в первой (красной) строке абзаца, а пара нижних треугольников (слева и справа), как правило, применяются для установки отступов абзаца. Эти отступы можно установить передвижением треугольников вдоль линейки методом «Drag-and-Drop», применяемым при работе в Windows. Кроме того, с помощью линейки можно переместить границы страницы и разделители столбцов таблицы.

Строка состояния содержит информацию о режимах работы редактора, текущей страницы, строке, отступе и т.д. (режиму Замены соответствует включенное состояние индикатора ЗАМ). Контекстное меню появляется стандартным образом (щелчок правой кнопкой мыши на объекте) и содержит ряд часто встречаемых и полезных команд.

ППП Word всегда готов подсказать назначение почти всех объектов экрана. Это можно сделать одним из 3 способов:

§ наведение и удержание в течение нескольких секунд указателя мыши на объекте позволяет получить всплывающую подсказку (режим включения подсказок устанавливается на вкладке «Вид» команды [Сервис- Параметры]);

§ выбор команды [ «?»- Что это такое? ] и щелчке по соответствующему объекту (нажатием клавиши ESC вы вернетесь в нормальное состояние);

§ универсальный способ – с помощи команды помощи справочной системы MS Word [«?»- Вызов справки].

Значительно облегчит получение помощи и советов так называемый Офисный Помощник (вызывается щелчком мыши по инструменту «Помощник» панели «Стандартная»).

Панели инструментов содержат пиктограммы наиболее употребимых инструментов редактора. Так панель инструментов «Форматирования» содержит инструменты, с помощью которых можно устанавливать стили и размеры шрифтов, выбирать способы выравнивания текста и т.д. Часто используемые панели «Стандартная», «Рисования» и др. С помощью команды [Вид-Панели инструментов] можно выдавать или не выдавать панель инструментов на экран. Схватив панель за границу или зону заголовка, ее можно перемещать внутри окна ППП Word. Аналогично изменению размеров окон Windows можно изменять размеры панелей инструментов. С помощью команды [Вид-Панели инструментов-Настройка] можно добавлять, удалять пиктограммы на панелях, создавать собственные панели (например, выберите в диалоговом окне данной команды инструмент для добавления и методом «Drag-and-Drup» перенесите его на понравившуюся панель).

В левой части горизонтальной полосы прокрутки находятся 4 кнопки выбора режима отображения документа. В отличие от стандартного текстового файла, документ Word может иметь довольно сложную структуру: каждая страница, помимо основного текста может содержать верхние и нижние колонтитулы, сноски, рисунки, таблицы и т. п. В зависимости от задачи, которую вы решаете в данный момент, можно выбрать один из 4 вариантов представления документа в окне:

§ обычный режим;

§ электронного документа;

§ режим разметки страницы;

§ режим структуры документа.

Обычный режим устанавливается по умолчанию. Чтобы установить другой режим отображения, необходимо воспользоваться либо пунктом «Вид» горизонтального меню, либо одной из 4-х кнопок внизу окна.

Word позволяет установить масштаб изображения элементов документа на экране. Для установки масштаба необходимо использовать либо поле ввода с раскрывающимся списком в панели инструментов «Стандартная», либо команду [Вид-Масштаб]. Кроме процентной установки масштаба, есть еще два удобных варианта: по ширине страницы (позволяет видеть на экране всю строку страницы) и целая страница (целиком вся страница на экране).

Особенности ввода текста:

1.Для перехода на новую строку вам не нужно нажимать клавишу Enter. Когда набираемый текст достигает правого края абзаца, Word автоматически переходит на новую строку.

2.Закончив набор абзаца, нажмите клавишу { Еnter }. В Word символ, посылаемый в тексте при нажатии { Enter }, является не концом строки, а концом абзаца.

3.Если вы хотите перейти на новую строку в пределах абзаца, нажмите { Shift + Еnter }.

4. Для принудительного перехода на новую страницу используется сочетание клавиш { Ctrl + Enter }.

5. В некоторых случаях используется так называемый нерастяжимый пробел, получающийся одновременным нажатием клавиш { Ctrl + Shift + Пробел }. Например, когда необходимо не разрывать две части текстового документа между собой – «1996» и «год».

6.Позиция ввода очередного символа отмечается текстовым курсором — мерцающей вертикальной чертой. Позиция текстового курсора, кроме ввода символа определяет позицию документа, в котором появляются копируемый (перемещаемый) фрагмент документа, рисунок, таблица и т.д.

В отличие от большинства текстовых редакторов, Word позволяет выдавать на экран изображения непечатаемых символов (пробела, маркера конца абзаца, маркера конца ячейки, принудительного конца строки). Пробел отображается небольшой черной точкой, маркер конца абзаца — символом и т.д.

При отделке текста эти символы помогают управлять размещением абзацев, переносами, форматированием ячеек таблиц и т. д. В панели инструментов «Стандартная» имеется кнопка [ ] с помощью которого можно включить или выключить показ на экране всех непечатаемых символов. Универсальный способ через команду [Сервис-Параметры].

На странице мы различаем следующие структурные элементы:

§ основной текст;

§ верхний и нижний колонтитулы;

§ сноски.

Основной текст страницы — это строки и абзацы, таблицы и рисунки.

Колонтитул размещается в верхней или нижней части страницы и содержит некоторую информацию, которая как-то идентифицирует данный документ (номер раздела, название документа или раздела, дату, марку фирмы и т. п.). В колонтитул входит номер страницы. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой странице документа. Колонтитул, который вы можете набрать на любой странице документа, будет воспроизведен на всех страницах или на части страниц (по вашему выбору). Для вставки и редактирования колонтитула выберите команду [Вид-Колонтитулы]. На экране появится панель инструментов «Колонтитулы». Имеется возможность набора в колонтитуле не только обычного текста, но и некоторых стандартных элементов (дата, время, номера страниц). Установка колонтитулов для части документа осуществляется разбиением его на разделы (см. тема №2).

Сноска — это структурный элемент документа, примечание к тексту, которое может находиться либо в нижней части текущей страницы, либо в конце документа. Каждая сноска помечается или автоматически (порядковым номером со сквозной нумерацией — 1, 2,...), или пометкой по вашему выбору (например, звездочкой или номером). Для вставки сноски установите курсор справа от поясняемого термина и выберите команду [Вставка-Сноска]. При желании, вы можете форматировать сноску как обычный текст – команда [Вид-Сноски].