Возможности поиска в субд msaccess. Конструирование запросов на поиск, формирование отчетов.

Создание и использование отчета

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция не обязательна). Далее по общим правилам MS Access на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:

· представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

· сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

· включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

Сведения, отображаемые в отчете:

· заголовок отчета и столбцов;

· данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;

· данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;

· итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Создание отчета с помощью мастера. Для создания отчета с помощью мастера выберите в окне базы данных вкладку Отчеты в списке Объекты. Щелкнув кнопку «Создание отчета с помощью мастера», в диалоговом окне Создание отчетов выберите таблицу Учащиеся, на которой должен быть основан отчет. Включите в список Выбранные поля поля из таблицы. Для этого, указав поле в списке Доступные поля, щелкните кнопку >. Если нужно включить в список Выбранные поля все поля из списка Доступные поля, то следует щелкнуть кнопку».

Примечание. Порядок расположения полей таблицы в списке Выбранные поля определяет порядок расположения столбцов будущего отчета. Используйте кнопки < и > для формирования списка полей в том порядке, как вам нужно.

Завершив формирование списка Выбранные поля, щелкните кнопку «Далее». На следующем шаге диалога с Мастером отчетов определите уровни группировки полей в отчете. Пусть данные в нашем отчете будут сгруппированы по классам, для этого, выбрав поле Класс, щелкните кнопку >.

Щелкнув кнопку «Далее», задайте сортировку записей в группах по фамилиям в алфавитном порядке. На следующем шаге создайте макет отчета, выбрав ступенчатый вариант отчета на странице с книжной ориентацией. Включите опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Выбрав стиль оформления, задайте имя отчету и щелкните кнопку «Готово», после этого посмотрите результат на экране. На рис. 23 показан вид окна Access с созданным отчетом по таблице Учащиеся.

Обратите внимание на группировку записей по классам, а внутри группы 4В класса - упорядоченное расположение записей, отсортированных по фамилиям учащихся в алфавитном порядке.

Параметры просмотра отчета можно изменить, используя кнопки панели инструментов предварительного просмотра (аналогичный режим мы рассматривали ранее при изучении текстового процессора Microsoft Word).

Так, например, кнопка Масштаб переключает изображение между режимами полной страницы и изменяемого масштаба. Когда указатель мыши принимает форму лупы, нажатие кнопки мыши на странице отчета приводит к увеличению отчета до размера полной страницы. Повторное нажатие мыши возвращает прежний масштаб отображения отчета.

Нажатие кнопки «Вид» выводит список доступных режимов отображения текущего окна. Для выбора режима можно щелкнуть кнопку раскрытия списка и выбрать нужный вариант. В данном случае на кнопке изображен режим Конструктор. Щелкнув по кнопке с изображением режима «Конструктор», можно перейти к изменению отчета.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы. Запрос может формироваться двумя способами:

1.с помощью запросов по образцу - QBE (Query By Example);

2.с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language), т.е. специализированного языка, предназначенного для организации запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных.

В Access имеется несколько видов запросов:

запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос;

запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой таблице;

запросы на обновление, добавление, удаление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.4

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.