СПС «Гарант»: работа со списками документов.

1 Работа со списками документов

При решении правовых вопросов особое значение приобретает умение выбирать оптимальные алгоритмы действия для поиска, выбора и анализа необходимых документов и разъяснительных материалов. В процессе реализации определенной задачи с помощью системы Гарант иногда возникает потребность в уточнении списка материалов, отвечающих поисковому запросу. Механизмы, реализованные в системе Гарант, позволяют максимально быстро и точно отобрать документы списка в соответствии с индивидуальными потребностями пользователя.

Основные инструменты, помогающие уточнить список, собраны на вкладке «Панель задач». Так, функция «Уточнить список» обеспечивает дополнительный поиск среди документов, уже представленных в списке, например нужного слова или словосочетания в их названиях или текстах. С помощью строки Базового поиска полученный список можно уточнить по виду правовой информации, осуществив отбор из всех документов только актов органов власти, судебной практики или комментариев.

Функция «Сортировать список» позволяет изменить последовательность расположения документов в списке. Так, можно выстроить документы по юридической силе, по дате издания или по дате последнего изменения. Следует отметить, что документы в списке, построенном с помощью Базового или контекстного поиска, сортируются автоматически по степени соответствия. В начале списка всегда будут документы, максимально точно раскрывающие тематику запроса. В списках, построенных иным образом, документы по умолчанию сортируются по юридической силе.

В разделе «Применить фильтры» собраны предустановленные в системе или созданные самостоятельно фильтры, позволяющие производить в списке быстрый отбор только нужных в данный момент документов. Чтобы применить фильтр к списку документов, открытому в основном окне системы, необходимо перейти на вкладку «Фильтры» и установить отметку напротив одного или нескольких фильтров. Документы, оставшиеся в списке после фильтрации, будут соответствовать одновременно всем условиям выбранных фильтров. Для создания собственного фильтра на панели инструментов вкладки «Фильтры» предусмотрена специальная кнопка «Создать новый фильтр». При ее нажатии откроется карточка, в которой следует указать условия, необходимые при отборе документов в процессе фильтрации. При сохранении фильтра раскроется окно «Мои документы (Сохранить как.)», в нем нужно указать собственное имя фильтра и внести в случае необходимости примечания к нему.

Многоуровневое представление списка документов в системе Гарант позволяет обращаться к нужной редакции документа и к тем его фрагментам, которые непосредственно отвечают заданной при поиске тематике. Первый уровень списка представляют названия документов, второй – заголовки нужных фрагментов в них, а третий – ссылки на редакции. Если документ соответствует выбранной тематике полностью и обладает только одной редакцией, он будет представлен одним уровнем. Документы, имеющие несколько уровней, обозначаются знаком «+» слева от названия.

С помощью кнопки «Синхронный просмотр» (внизу экрана), не выходя из списка, можно ознакомиться с текстом документа, аннотацией или справочной информацией к нему, а также со списками ссылающихся на него или упоминаемых в нем документов.

С учетом текущей задачи состав списка можно менять самостоятельно, удалив или добавив отдельные документы. Эти операции удобно выполнять с помощью команд контекстного меню («Копировать», «Вставить»), которое вызывается нажатием правой клавиши мыши в области списка. В специальном разделе командного меню «Анализ» также представлены функции для объединения, вычитания и пересечения списков с ранее сохраненным. При переходе к ним появляется диалоговое окно, предназначенное для выбора списка, который должен быть вычтен из текущего списка или с которым текущий список должен быть пересечен или объединен. Измененный список отмечается предупреждающим знаком.

Принципиально новой возможностью системы Гарант стало построение списка похожих документов к судебным решениям, разъясняющим письмам налоговых органов, а также к ответам, подготовленным экспертами службы Правового консалтинга Гарант. Эта функция позволяет подробно исследовать конкретную ситуацию. С ее помощью можно быстро ознакомиться с документами, близкими по своему содержанию и тематике к изучаемому. Чтобы построить для открытого документа список похожих материалов, нужно выбрать в нижней части основного окна вкладку «Похожие документы». Например, при изучении вопроса о регистрации общества с ограниченной ответственностью в связи с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30.12.08 г. №312-ФЗ, знакомясь с консультацией экспертов службы Правового консалтинга Гарант, можно получить список документов, включающий более 10 материалов по рассматриваемому вопросу

Еще одной удобной функцией является построение списков взаимосвязанных документов. Она позволяет выявить все связи текущего документа с другими материалами системы и всесторонне исследовать интересующий пользователя правовой вопрос. Для построения списка документов, ссылающихся на изучаемую работу или на основе которых подготовлен материал, необходимо в разделе «Документ» Панели задач выбрать команды «Ссылка на документ» или «Ссылки из документа».

Таким образом, все рассмотренные возможности работы со списками документов, предоставляемые системой Гарант, обеспечат экономию времени и быстрое получение исчерпывающих ответов на вопросы⁴.