Организация делопроизводства и документооборота с использование средств электронных коммуникаций.

Документационное обеспечение управление (ДОУ) – важнейшая функция управления степень совершенствования работы с документами определяется: оперативностью исполнения и перемещения документов.

Процесс управления делопроизводством как обеспечивающий деятельностью включает:

- изучение условий, в которых предполагается осуществлять делопроизводство (ДОУ);

- подготовку и принятие управленческих решений;

- информирование структурных подразделений о принятых решениях и вытекающих из них задачах, объеме и содержании последних, а также сроках и последовательности их выполнения;

- подготовку структурных подразделений к выполнению принятых решений, включая предоставление им соответствующий информации и полномочий;

- организацию и поддержание взаимодействия между структурными подразделениями при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);

- организацию и поддержание обеспечения структурных подразделений при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);

- руководство структурными подразделениями непосредственно в ходе выполнения ими задач (действий), включая своевременное и точное реагирование на возможные изменения условий их выполнения;

- организацию и осуществление надлежащего контроля за ходом выполнения задач (действий);

- оказание структурным подразделениям помощи;

- оценка выполнения задач (действий) на предмет соответствия фактических результатов планируемым, в том числе по полноте, своевременности и качеству.

Таким образом, в качестве основного объекта управления делопроизводством выступает документированная информация – документы или их упорядоченная совокупность. Одновременно осуществляется управление персоналом определенной квалификации и численности, привлекаемым к выполнению соответствующих задач (действий), а также управление различными видами ресурсов, необходимость в которых определяется объемом и содержанием задач (действий), последовательностью и сроками их выполнения.

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации:

- централизованную;

- децентрализованную;

- смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота.

Этапы создания презентации.

В процессе создания мультимедийной презентации выделяют три этапа: этап проектирования, этап конструирования, этап моделирования.

1. Этап проектирования предполагает следующие шаги:

- определение целей использования презентации;

- сбор необходимого материала (тексты, рисунки, схемы и др.);

- формирование структуры и логики подачи материала;

- создание папки, в которую помещается собранный материал;

В процессе проектирования определяются главные идеи доклада, и происходит их обоснование статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами. Необходимо иметь в виду, что все основные идеи должны быть связаны с темой доклада. Учитывая, что слушатели помнят от 4 до 6 разных позиций, следует тщательно отбирать главные идеи. Они должны составить около 85% от продолжительности всей презентации.

2. Этап конструирования – это разработка презентации с учетом содержания и соотношения текстовой и графической информации. Этот этап включает в себя:

- определение дизайна слайдов;

- наполнение слайдов собранной текстовой и наглядной информацией;

- включение эффектов анимации, аудио,- видеофайлов и музыкального сопровождения (при необходимости). На отдельных слайдах могут быть использованы эффекты анимации, в виде различных способов появления текста, рисунков, таблиц, фотографий и динамики их движения на экране при просмотре. Однако следует помнить, что в ходе доклада не следует злоупотреблять анимационными возможностями презентации;

- установка режима показа слайдов.

Необходимо также принять во внимание, что в любой презентации присутствуют стандартные слайды (титульный, содержательный и заключительный), которыми не следует пренебрегать при ее оформлении. Кроме того, каждый слайд презентации должен иметь заголовок

Титульный слайд включает: полное название образовательного учреждения, наименование кафедры, где выполнена работа, название презентации, город и год.

Содержательный слайд - это список слайдов презентации (дизайн любой), сгруппированный по темам сообщения (например, слайды 1-5 – «Введение», слайды 6-9 – «Понятийный аппарат темы» и т.д.). Использование содержательного слайда позволит быстро найти необходимый раздел презентации и воспроизвести его.

Заключительный слайд содержит выводы, пожелания, список литературы и др.

Локальные вычислительные сети: основные понятия, назначение.

Локальная вычислительная сеть (локально- вычислительная сеть) это совокупность взаимосвязанных и распределенных по сравнительно небольшой территории вычислительных ресурсов, взаимодействие которых обеспечивается специальной системой передачи данных.

Локальная вычислительная сеть предназначена для сбора, передачи, рассредоточенной и распределенной обработки информации в пределах одного объекта (производство, организация, учебное заведение, дом или квартира и т.д.)

Она может быть ориентирована на выполнение определённых функций в соответствии с профилем деятельности предприятия.

Локальная сеть характеризуется следующими условиями:

1. каналы обычно принадлежат организации пользователя;

2. каналы являются высокоскоростными (1- 400 Мбит\с);

3. расстояние между рабочими станциями, подключаемыми к локальной сети, обычно составляет от нескольких сотен до нескольких тысяч метров;

4. локальная сеть передает данные между станциями пользователей ЭВМ (некоторые локальные сети передают речевую и видеоинформацию);

5. пропускная способность у локальной сети как правило больше, чем у глобальной сети;

6. канал локальной сети обычно находится в монопольной собственности организации, использующей сеть;

7. интенсивность ошибок в локальной сети ниже по сравнению с сетью на базе телефонных каналов;

8. данные передаются по общему кабелю, к которому подключены все абоненты сети;

Основные области применения локальных сетей:

1. Автоматизация административной управленческой деятельности, организация «электронных офисов», в которых вместо бумажного документооборота используется электронная почта;

2. Автоматизация производства – автоматизация технологических процессов, информационное обеспечение оперативного управления производством, планово-экономическое управление производством;

3. Автоматизация научных исследований и разработок;

4. Автоматизация обучения, подготовки и переподготовки кадров;

5. Автоматизация учрежденческой деятельности.

Глобальные вычислительные сети: основные понятия, назначение

Глобальные сети (Wide Area Networks), которые также называют территориальными компьютерными сетями, служат для того, чтобы предоставлять свои сервисы большому количеству конечных абонентов, разбросанных по большой территории — в пределах области, региона, страны, континента или всего земного шара.

Глобальные сети обычно создаются крупными телекоммуникационными компаниями для оказания платных услуг абонентам. Такие сети называют публичными или общественными. Существуют также такие понятия, как оператор сети и поставщик услуг сети. Оператор сети — это та компания, которая поддерживает нормальную работу сети. Поставщик услуг, часто называемый также провайдером, — та компания, которая оказывает платные услуги абонентам сети. Владелец, оператор и поставщик услуг могут объединяться в одну компанию, а могут представлять и разные компании.

Наиболее известным примером глобальных сетей является Интернет.

Пользователям имеющим выход в компьютерные сети, предоставляются разнообразные информационные услуги. Наиболее популярными из них являются электронная почта и Всемирная паутина.

Любой компьютер, включенный в Интернет по протоколу, имеет свой сетевой адрес, свой «личный номер», который образуется из четырех целых чисел, принадлежащих диапазону от 0 до 255 и отделенных друг от друга точкой (Например 128.252.135.4 или 192.94.50.236) Такая система адресации компьютеров в сети позволяет подключить к ней максимум 4 294 967 296 компьютеров. Адреса компьютеров в сети часто называют IP-номерами или IP-адресами.