Досье и информационная карта фирмы

Информация по фирме, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в досье на фирму. Вопросы, по которым подбирается материал для досье, могут быть разделены на 2 группы:

1. Вопросы общей характеристики фирмы, включая род деятельности фирмы, номенклатуру производства и торговли, размеры производства, другие вопросы, характеризующие фирму, ее роль и место на рынке данного товара.

2. Вопросы по специальным аспектам, имеющим отношение непосредственно к заключению контрактов (кредитоспособность, финансовое положение фирмы, загрузка заказами, заинтересованность в получении заказов от иностранных фирм, выяснение взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается проведение переговоров и т.д.).

Досье фирмы включает ряд документов, таких как:

а) информационная карта фирмы – базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме;

б) сведения о переговорах с фирмой;

в) сведения о деловых отношениях.

Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы:

· страна, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты;

· год основания;

· предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;

· производственные мощности, торговый оборот, число работников и другие данные, характеризующие производственные возможности и деятельность фирмы по годам;

· данные, характеризующие финансовое положение фирмы;

· филиалы, дочерние предприятия, участие и прочие связи фирмы (картели, финансовые, персональные и т.д.);

· важнейшие конкуренты;

· владельцы, руководители фирмы, контактные лица;

· оборот, в том числе по разным рынкам;

· отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и т.д.).

Важное место в досье фирмы занимают такие документы, как «сведения о переговорах с фирмой» и «сведения о деловых отношениях». В них собирается информация, источником которой являются личные наблюдения и впечатления работников, полученные в процессе переговоров, в ходе выполнения контрактов и посещений предприятий.

Сведения о переговорах сфирмой фиксируют после каждого раунда их завершения. Основными вопросами для изучения являются:

а) предмет переговоров;

б) результаты переговоров;

в) характеристика представителей фирмы, участвующих в переговорах, вплоть до их черт характера (сильных и слабых сторон), степени владения коммерческими и техническими вопросами;

г) поведение фирмы во время переговоров;

д) деловые отношения с другими партнерами по бизнесу в вашей стране.

Сведения о деловых отношениях в отличие от сведений о переговорах составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение года (выполнение условий контрактов, ее заинтересованности в работе на данном рынке, деловые качества фирмы и ее представителей и т.д.).

Досье на фирмы пополняется систематически и обновляется перед началом нового финансового года или при подготовке крупных сделок. Каждая организация с учетом специфики работы на рынке и особенностей круга своих контрагентов может подготовить свой вариант досье на фирму как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Контрольные вопросы к теме №3

1. Какие категории контрагентов присутствуют на мировом рынке?

2. Какие факторы учитываются при выборе зарубежного рынка?

3. Каковы критерии выбора надежного партнера и что они включают?

4. Как понимается солидность фирмы?

5. Что означает понятие «хорошая деловая репутация»?

6. Как в международной торговле принято вести работу по изучению партнеров?

7. Какие показатели производственной и финансовой деятельности фирмы помогают изучению ее положения?

8. Какие источники информации о фирмах можно использовать?

9. Что представляют собой досье и информационная карта фирмы?