Вопрос. Документ и его место в системе управления.

Вопрос. Понятие документа и его признаки.

документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать. Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Признаки документа

К отличительным признакам документа относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания. Документ — носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

Вопрос. Функции документа

Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции.

Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ — полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций.

Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.

Главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Общие функции — информационная, коммуникативная, кумулятивная — характерны для всех документов, независимо от их типа и вида.

Информационная функция — это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа (отчет о НИР — статья — монография — учебник — энциклопедия: документы расположены по степени увеличения информационной емкости). Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.

Коммуникативная функция — это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

Управленческая или регулятивная функция — выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т.е. официальные и деловые документы).

Познавательная или когнитивная функция — способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п. — т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет о НИР и ОКР, т.е. научные документы).

Правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

Общекультурная функция — способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

Мемориальная (памятниковая) функция — способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

Гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например: учебник — учебная, указ — правовая, афиша — рекламная).

Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ — для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.

 

Вопрос. Требования к бланкам документов.

 

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

ГОСТы предполагают использование только двух стандартных видов:

1) бланк для писем;

2) общий бланк.

Основные требования к бланку определены ГОСТом Р.6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков:

1. А4 (210х297 мм);

2. А5 (148х210 мм).

Бланки каждого вида могут устанавливаться с угловым и продольным расположениями реквизитов.

Продольное расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой.

Угловое расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа в верхней левой части листа.

Чаще всего используют угловое расположение реквизитов. Предприятиям, сотрудничающим с зарубежными партнерами, необходимы бланки с дублированием реквизитов на языке партнера. В таком случае при угловом расположении реквизитов на бланке в левой верхней части печатаются реквизиты на русском, а справа - на языке партнера. При продольном расположении реквизитов бланка наименование организации сначала печатают на русском языке, а потом - на языке иностранного партнера.

Максимальный набор реквизитов бланка для писем:

1) герб;

2) эмблема;

3) наименование вышестоящей организации;

4) наименование организации - автора документа;

5) наименование структурного подразделения;

6) адрес организации;

7) дата;

8) индекс;

9) ссылка на индекс и номер входящего документа.

Максимальный набор реквизитов общего бланка:

1) герб;

2) эмблема;

3) наименование вышестоящей организации;

4) наименование организации - автора документа;

5) наименование структурного подразделения;

6) наименование вида документа;

7) дата;

8) индекс;

9) место составления.

Герб изображается на бланках министерств и ведомств, учреждений, входящих в их систему, независимо от месторасположения.

На бланке может помещаться эмблема организации - графическое изображение или товарный знак, или рисунок, отражающий направление деятельности. Пример оформления такой эмблемы на различных бланках см. в приложениях.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде особого символа – уголков.

 

 

7 вопрос. Требования к оформлению реквизита «Наименование организации-автора документа»

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация должна иметь полное и может иметь сокращенное наименование на русском языке, на государственном языке субъекта Российской Федерации. Организация может иметь также наименование на иностранном языке.

Автором документа могут быть организация, филиал, представительство, структурное подразделение организации, должностное лицо и др. Их обозначение входит в состав наименования организации - автора документа.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках: государственном и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке (на одном уровне), если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) на бланке помещают ниже полного или за ним.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

 

8 вопрос. Требования к оформлению реквизита «Справочные данные об организации»

Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Для остальных документов обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация.

Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи:

 

Вопрос. Резолюция ее значение. Требования предъявляемые к резолюции.

Резолюция -. Постановление, принятое в результате обсуждения какого-л. вопроса (на собрании, съезде и т.п.) Резолюция - решение, принятое в результате обсуждения какого-либо вопроса на за седании (съезде, конференции, сессии) коллегиального органа, собрания и т.д.- надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая при нятое им решение.Р езолюция - от лат. resolutio - разрешение А. Надпись на служебном документе, содержащая решение или указание должностного лица подчиненному или исполнителю. Б. Решение, принимаемое собранием, съездом, конференцией. Реквизит «Резолюция»Большинство входящих документов после регистрации направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция Резолюцией называется реквизит, содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции — это отражение поручения руководителя, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами.Следует отметить, что резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

 

Н.В. Морозовой

Н.А. Федосеевой

 

Прошу подготовить проект

договора с консалтинговой группой

"Термика" к 05.10.2004

Личная подпись

Дата

 

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Вопрос. затекстовые ссылки.

Затекстовые ссылки рекомендуются при большом числе ссылок, а также при многократных ссылках на одни и те же источники. Совокупность затекстовых ссыпок оформляется как перечень библиографических записей, помещенный после текста документа или его составной части. Она не является библиографическим списком или указателем, которые, как правило, также помещаются после текста документа и имеют самостоятельное значение в качестве библиографического пособия.Затекстовая библиографическая ссылка может содержать следующие элементы: заголовок, основное заглавие документа, общее обозначение материала, сведения, относящиеся к заглавию, сведения об ответственности, сведения об издании, выходные данные, физическую характеристику документа, сведения о местоположении объекта ссылки в документе (если ссылка на часть документа), сведения о серии, обозначение и порядковый номер тома или выпуска (для ссылок на публикации в многочастных или сериальных документах), сведения о документе, в котором опубликован объект ссылки, примечания, Международный стандартный номер.При нумерации затекстовых библиографических ссылок используется сплошная нумерация для всего текста документа в целом или для отдельных глав, разделов, частей и т. п.Для связи с текстом документа порядковый номер библиографической записи в затекстовой ссылке указывают в знаке выноски, который набирают на верхней линии шрифта, или в отсылке, которую приводят в квадратных скобках в строку с текстом документа. В затекстовой ссылке повторяют имеющиеся в тексте документа библиографические сведения об объекте ссылки. В затекстовой ссылке:59 Кауфман И.М. Терминологические словари: библиография. М., 1961.59. Кауфман И.М. Терминологические словари: библиография. М., 1961.Если ссылку приводят на конкретный фрагмент текста документа, в отсылке указывают порядковый номер по перечню библиографических записей и страницы, на которых помещен объект ссылки. Сведения разделяют запятой.В тексте:[10, с. 81][10, с. 106],в ссылке:10. Бердяев Н.А. Смысл истории. М.: Мысль, 1990. 175 с.При отсутствии нумерации записей в затекстовой ссылке, в отсылке указывают сведения, позволяющие идентифицировать объект ссылки. Если ссылку приводят на документ, созданный одним, двумя или тремя авторами, в отсылке указывают фамилии авторов, если на документ, созданный четырьмя и более авторами, а также, если авторы не указаны, — в отсылке указывают название документа, при необходимости сведения дополняют указанием года издания и страниц. Сведения в отсылке разделяют запятой. В тексте:[Пахомов, Петрова] Нестационарная аэродинамика баллистического попета / Ю.М. Липницкий [и др.]. М., 2003. 176 с.В ссылке:Пахомов В.И., Петрова Г.П. Логистика. М.: Проспект, 2006. 232 с. Нестационарная аэродинамика баллистического попета / Ю.М. Липницкий [и др.]. М., 2003. 176 с.Если в тексте встречаются отсылки на книги одного автора, изданные в различные годы, в отсыпке указывается год издания.В тексте:[Бахтин, 2003, с. 18]В ссыпке:Бахтин М.М. Формальный метод в литературоведении: критическое введение в социальную поэтику. М.: Лабиринт, 2003. 192 с.В отсылке допускается сокращать длинные заглавия, обозначая опускаемые слова многоточием с пробелом до и после этого предписанного знака. В тексте:[Философия культуры..., с. 176]В ссыпке:Философия культуры и философия науки: проблемы и гипотезы: межвуз. сб. науч. тр. / Сарат. гос. ун-т; [под ред. С.Ф. Мартыновича]. Саратов: Изд-во Сарат. ун-та, 1999. 199 с.Если ссылку приводят на многочастный (многотомный) документ, в отсылке указывают также обозначение и номер тома (выпуска, части и т. п.), например:[Целищев, ч. I., с. 17]В ссыпке:Целищев В.В. Философия математики. Новосибирск: Изд-во НГУ, 2002. Ч. 1–2.Если отсылка содержит сведения о нескольких затекстовых ссылках, группы сведений разделяют знаком точка с запятой, например:[Сергеев, Латышев, 2001; Сергеев, Крохин, 2000][Гордлевский, т. 2, с. 142; Алькаева, Бабаев, с. 33–34]Повторную затекстовую ссыпку на один и тот же документ (группу документов) или его часть приводят в сокращенной форме при условии, что все необходимые для идентификации и поиска этого документа библиографические сведения указаны в первичной ссылке на него. Выбранный прием сокращения библиографических сведений используется единообразно для всего документа. В повторной ссыпке указывают элементы, позволяющие идентифицировать документ, а также элементы, отличающиеся от сведений в первичной ссылке. Допускается сокращать длинные заглавия, обозначая опускаемые слова многоточием с пробелом до и после этого предписанного знака. Пример:Первичная ссылка57. Шапкин А.С. Экономические и финансовые риски: оценка, управление, портфель инвестиций. Изд. 3-е. М., 2004. 536 с. Повторная 62. Шапкин А.С. Экономические и финансовые риски. С. 202. Первичная 57. Программа расчета «Equilibrium» для подготовки и анализа водных растворов / Г.Д. Бойчев [и др.]. Дубна, 2003. 5 с. (Сообщения Объединенного института ядерных исследований; Р12–2003–75).Повторная62. Программа расчета «Equilibrium»... С. 3–4.В повторных ссылках, содержащих запись на многочастный документ, приводят заголовок (при наличии одного, двух или трех авторов), основное заглавие (или только основное заглавие, если заголовок не используется), обозначение и номер тома, страницы. Если первичная и повторная ссылки на сериальный документ следуют одна за другой, в повторной ссылке указывают основное заглавие документа и отличающиеся от данных в первичной ссылке сведения о годе, месяце, числе, страницах.В повторных ссылках на патентный документ приводят обозначение вида документа, его номер, название страны, выдавшей документ, страницы. В ссылках на нормативный документ по стандартизации приводят обозначение документа, его номер, включающий дату утверждения, страницы (см. пример в разделе "Подстрочные ссылки").При последовательном расположении первичной и повторной ссылок текст повторной ссылки заменяют словами «Там же» или «Ibid.» (ibidem) для документов на языках, применяющих латинскую графику.

Вопрос. Подстрочные ссылки.

Подстрочные библиографические ссылки оформляют как примечание, вынесенное из текста документа вконец страницы. Их располагают под текстом каждой страницы, отделяя от него пробелом в 1,5 интервала и строкой. Связь подстрочной ссылки с текстом осуществляют с помощью знака сноски, который набирают на верхнюю линию шрифта. Для оформления подстрочных ссылок используется меню „Вставка, ссылка, сноска“ текстового редактора Microsoft Word. При нумерации подстрочных библиографических ссылок применяют единообразную сквозную нумерацию: - или по всему тексту, - или в пределах каждой главы, раздела, части, - или для каждой страницы текста.В подстрочной библиографической ссылке повторяют имеющиеся в тексте документа сведения об объекте ссылки, за исключением аналитического описания.Если в тексте указан только автор документа, в подстрочной ссылке дают полное описание работы. Фамилию и инициалы автора произведения, опубликованного в собрании сочинений, повторяют.Аналитическое описание документа в подстрочной ссылке допускается сокращать при условии, что оставшийся набор элементов обеспечивает поиск документа.Если в тексте указаны сведения об электронном ресурсе (название, автор и т. д.), допускается в ссылке указать только его электронный адрес.Примеры подстрочных ссылок:В тексте: По мнению Нечкиной, „монография — основа больших обобщений, важных научных концепций“ 1.В подстрочной ссылке: _________________________1 Нечкина М. В. Монография: ее место в науке и в издательских планах. М., 1965. С. 77.В тексте: Существует следующая точка зрения: „...........“ 1.

25 вопрос. Повторные ссылки.

Повторную ссылку на один и тот же документ или его часть приводят в сокращенной форме при условии, что все необходимые библиографические сведения уже указаны в первичной ссылке. Выбранный прием сокращения библиографических сведений используется единообразно для данного текста.В повторной ссылке, содержащей запись на документ, созданный: одним, двумя или тремя авторами, приводят фамилию(и) авторов и заглавие документа, номер тома (части, выпуска и т. п.) и страницы, которые используются в данном тексте; - четырьмя и более авторами, или на документ, в котором авторы не указаны, приводят заглавие документа, номер тома (части, выпуска и т. п.) и страницы.Допускается сокращать длинные заглавия, обозначая опускаемые слова многоточием с пробелом до и после.Внутритекстовые ссылки:первичная (Васильев С. В. Инновационный маркетинг. М., 2005)повторная (Васильев С. В. Инновационный маркетинг. С. 62)Подстрочные ссылки:первичная 3 Концепция виртуальных миров и научное познание. СПб., 2000. 319 с.повторная 11 Концепция виртуальных миров... С. 190.Затекстовые ссылкипервичная 95. Анастасевич В. Г. О библиографии // Улей. 1811. Ч. 1, № 1. С. 14-28.повторная 108. Анастасевич В. Г. О библиографии. С. 15.В повторных ссылках на нормативный документ по стандартизации приводят обозначение документа, его номер, включающий дату утверждения, страницы. При последовательном расположении первичной и повторной ссылок текст повторной ссылки заменяют словами „Там же“ или „Ibid“ (ibidem) для документов на языках, применяющих латинскую графику. В повторной ссылке на другую цитату к словам „Там же“ добавляют номер другой страницы. В повторной ссылке на другой том (часть, выпуск) документа к словам „Там же“ добавляют номер тома (части, выпуска). При последовательном расположении первичной и повторной ссылки, содержащих аналитическое описание на разные публикации в одном издании, то в повторной ссылке вместо совпадающих сведений приводят слова „Там же“ или „Ibid“ (ibidem) для документов на языках, применяющих латинскую графику. При непоследовательном расположении первичных и повторных ссылок в повторных ссылках не следующих за первичной ссылкой, указывают только начальные слова библиографического описания, т. е. фамилию (фамилии) одного, двух, трех авторов, а заглавие документа и следующие за ним повторяющиеся элементы заменяют словами „Указ. соч.“ (указанное сочинение), „Цит. соч.“ (цитируемое сочинение), „Op. cit“ (opus citato-цитированный труд) — для документов на языках, применяющих латинскую графику. В повторной ссылке на другую страницу к словам „Указ. соч.“ добавляют номер страницы, в повторной ссылке на другой том (часть, выпуск и т.п.) документа к словам „Указ. соч.“ добавляют номер тома.

Вопрос. Комплексные ссылки.

Если объектов ссылки несколько, то их объединяют в одну комплексную библиографическую ссылку. Каждую из ссылок в составе комплексной ссылки оформляют по общим правилам.

Библиографические ссылки, включенные в комплексную ссылку, отделяют друг от друга точкой с запятой с пробелами до и после.

Несколько объектов в одной ссылке располагают в алфавитном или хронологическом порядке либо на каждом языке отдельно (по алфавиту названий языков, сначала в кириллице, потом в латинице).

Если в комплексную ссылку включены подряд ссылки на работы одних и тех же авторов, то во второй и последующих ссылках фамилия (фамилии) могут быть заменены их словесными эквивалентами „Его же“, „Её же“, „Их же“ или — для документов на языках, применяющих латинскую графику, — „Idem“, „Eadem“, „Iidem“.Чтобы не повторять идентичные заголовки, можно также указать заголовок (фамилию автора) один раз, поставить двоеточие, а перед заглавием каждой ссылки проставить только ее порядковый номер со скобкой без точки.

27 вопрос. Ссылки на электронные ресурсы.

Электронные публикации занимают в настоящее время все более значительное место в библиографических списках и ссылках. С 1 июля 2002 г. введен в действие в качестве государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ 7.82-2001 "Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления", который определяет правила описания электронных изданий, включая ресурсы сети Интернет. При этом основное внимание уделено целостным электронным ресурсам и электронным изданиям локального и удаленного доступа, таким как, например, информационные ресурсы на магнитных и оптических (CD, DVD) носителях, законченные интернет-сайты, сетевые электронные периодические издания, базы данных. Российский стандарт на описание электронных ресурсов предлагает следующую схему библиографического описания: Основное заглавие [Общее обозначение материала]: / сведения об ответственности. – Сведения об издании / сведения об ответственности, относящиеся к изданию, дополнительные сведения об издании. – Обозначение вида ресурса (объем ресурса). – Место издания: имя издателя, дата издания (Место изготовления: имя изготовителя, дата изготовления). – Специфическое обозначение материала и количество физических единиц: другие физические характеристики; размер + сведения о сопроводительном материале. - (Основное заглавие серии или подсерии = Параллельное заглавие серии или подсерии: сведения, относящиеся к заглавию серии или подсерии / сведения об ответственности, относящиеся к серии или подсерии, ISSN; нумерация внутри серии или подсерии). – Примечание. – Стандартный номер = Ключевое заглавие: условия доступности и (или) цена.Схема очень подробна и рассчитана, в первую очередь, на описание ресурса для электронного или карточного каталога.Правила оформления кратких библиографических ссылок на электронные ресурсы локального и удаленного доступа сформулированы в ГОСТ 7.0.5-2008. "Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления" (введен в действие 01.01.2009). Указанный ГОСТ регламентирует правила составления ссылок не только на электронные ресурсы в целом (электронные документы, базы данных, порталы, сайты, веб-страницы, форумы и т. д.), но и на составные части электронных ресурсов (разделы и части электронных документов, порталов, сайтов, веб-страниц, публикации в электронных сериальных изданиях, сообщения на форумах и т. п.).Ссылки на электронные ресурсы составляют по общим правилам: Внутритекстовые ссылки, Подстрочные ссылки, Затекстовые ссылки. При составлении ссылок на электронные ресурсы и их части учитывают ряд особенностей. Если по экранной титульной странице электронного ресурса удаленного доступа (сетевого ресурса) невозможно установить дату публикации или создания, то следует указывать самые ранние и самые поздние даты создания ресурса, которые удалось выявить.

 

вопрос. Документ и его место в системе управления.

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. «Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель. Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Многие формы управленческой деятельности выражаются соответствующими документами:

- планирование - посредством подготовки различных планов;

- учет - в виде составления и обработки бухгалтерской, статистической и оперативно-технической документации;

- координация - изданием приказов, распоряжений, письменных указаний;

- контроль - сбором сведений в письменном виде и т.д.

2 вопрос. Нормативно-методические акты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

- законодательные и правовые акты РФ;

- государственные и отраслевые стандарты;

- нормативные документы;

- государственные и отраслевые классификаторы;

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия. К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

- законы РФ;

- указы и распоряжения Президента;

- постановления и распоряжения Правительства;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера. Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость.

3 вопрос. Понятие о документоведении как научной дисциплине и взаимосвязь с другими науками.