Ул. Профсоюзная, 82, Москва, 117393.

9 вопрос. Требования к оформлению реквизита «Адресат»

В качестве Адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например, (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными):

 

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

 

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:

 

Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

В.А. Лагунину

 

или

 

АО "Электроцентромонтаж"

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

 

Администрации районов

Московской области

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

 

Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В. Семиной

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.

В соответствии с действующими Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

 

Государственное учреждение

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного

дела (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

 

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

 

10 вопрос. Требованию к оформлению даты документа.

Датой документа (реквизит 11) преимущественно является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Дата протокола, акта печатается на документе при его подготовке, и устанавливается срок изготовления проекта протокола, акта для подписания.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 25 июня 2005 г. следует оформлять: 25.06.2005.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.

Например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Стандарт предусматривает и другие способы датирования, например: год, месяц, число (2003.07.07). Действующий ГОСТдопускает также датирование в соответствии с международными стандартами.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

11 вопрос. Порядок согласования документа и оформление внутреннего и внешнего согласования.

Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор Академии маркетинга

Личная подпись А.Г. Грымова

Дата

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2004 N 430-162

 

или

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2004 N 10

 

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист согласования может оформляться следующим образом:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

 

Генеральный директор Генеральный директор

ЗАО "РИК" ОАО Торговый дом "Амур"

Личная Личная

подпись К.Р. Романов подпись В.Е. Афанасьев

Дата Дата

 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

 

Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления

Банка "Прогресс"

Личная Личная

подпись Н.М. Титов подпись А.С. Лунев

Дата Дата

 

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

Внутреннее согласование оформляется визой.Данный реквизит включает в себя следующие элементы:- личную подпись;- расшифровку подписи;- дачу визирования;- наименование должности визирующего (при необходимости). Порядок внешнего согласования документов Согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами называется внешним согласованием. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профессиональными союзами и их комитетами, советами трудовых коллективов и т.п.), которые действуют при организации – авторе документа.В ряде нормативных правовых актов Республики Беларусь закреплено требование обязательного внешнего согласования документов. Так, Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» посвящает этому вопросу целую статью и определяет, что проект нормативного правового акта до внесения его в нормотворческий орган (должностному лицу) подлежит согласованию с заинтересованными государственными органами (организациями), если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Согласно Закону согласование проекта нормативного правового акта выражается в виде согласия либо несогласия государственного органа с соответствующим проектом с изложением мотивов и обоснованием замечаний и предложений и приложением предлагаемой редакции проекта нормативного правового акта или его отдельных положений4. Требование обязательного внешнего согласования содержится и в других нормативных правовых актах – положениях, инструкциях, правилах, регламентах.Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».

 

Визы согласования документа (реквизит 24) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием (далее - виза).

Согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

 

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

 

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

 

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости).

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.