Ділові папери. Вимоги до укладання

Та оформлення документа

У діяльності підприємств, установ, організацій переважно використовуються текстові документи, які оформлюються рукописним, машинописним або друкарським способом.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розміщених у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

01 – зображення Державного герба України, герба Автономії Республіки Крим

02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 – зображення нагород

04 – код організації

05 – код форми документа

06 – назва організації вищого рівня

07 – назва організації

08 – назва структурного підрозділу організації

09 – довідкові дані про організацію

10 – назва виду документа

11 – дата документа

12 – реєстраційний індекс документа

13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 – місце складення або видання документа

15 – гриф обмеження доступу до документа

16 – адресат

17 – гриф затвердження документа

18 – резолюція

19 – заголовок до тексту документа

20 – відмітка про контроль

21 – текст документа

22 – відмітка про наявність додатків

23 – підпис

24 – гриф погодження документа

25 – віза документа

26 – відбиток печатки

27 – відмітка про засвідчення копії

28 – прізвище виконавця і номер його телефону

29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі

31 – відмітка про надійдення документа до організації

32 – запис про державну реєстрацію [19].

Розрізняють два основні види формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк – друкована стандартна форма будь-якого документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Оформлюються документи на папері, магнітній стрічці, перфострічці, фотоплівці, дискеті, жорсткому диску.

Для виготовлення документів використовуються два формати паперу: А4, А5 (відповідно 210 × 297 мм; 148 × 210 мм). Для деяких видів документів (плани, відомості, таблиці) дозволено використовувати бланки А3 (297 × 420 мм) і А6 (105 × 148 мм). Документи, створені рукописним або друкарським способом, мають такі береги, мм: 30 – лівий, 10 – правий, 20 – верхній та нижній. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 – через 1 – 1,5.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів.

Документи, складені в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва організації, назва виду документа (не зазначають на листах), дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю. Назва організації – автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті. Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі [19].

Поштову адресу та інші довідкові дані про організацію (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо) розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Дату документа (дату його підписання, затвердження, зареєструван-ня) оформлюють цифровим способом: арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік (21.12.2007).

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 14 січня 2008 року. Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом.

 

Завідувач відділу комп’ютерних систем підпис О. Б. Петрук

13.02.2008

або:

Головний інженер Головний механік

підпис підпис

Коваленко Л. І. Опанасюк М. М.

 

21.01.2008 21.01.2008

Документи можуть адресуватися організаціям, їхнім структурним підрозділам, конкретним посадовим особам, керівникам підприємств і установ, а також громадянам. До реквізиту “Адресат” входить поштова адреса: Міністерство освіти і науки України,

пр. Перемоги, 10,

м. Київ, 01135

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у формі називного відмінка зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс: Козловський Андрій Григорович

вул. Фрунзе, буд. 67, кв. 17,

м. Вінниця, 21007

Якщо документ має обсяг дві та більше сторінок, другу та подальші сторінки нумерують посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами не менше 10 мм від краю.

Якщо документ потребує затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, його особистий підпис та розшифрування, наприклад:

Директор магазину підпис О. В. Бондаренко

Директор фірми Директор видавництва

__________ О. В. Коваленко _________ Г. М. Коваль

підпис підпис

Якщо документ підписують кілька осіб одного підприємства чи установи, то підписи розміщують один під одним відповідно до ієрархії посад:

Директор заводу “Кристал” підпис Д. А. Колесник

Головний бухгалтер підпис В. М. Мороз

Печатка повинна частково заходити на найменування посади особи, яка підписала документ, і на особистий підпис посадовця. На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.

Документ має бути складений за встановленою формою, належним чином відредагований і оформлений.

Мета правильного оформлення ділових паперів – забезпечення юридичної сили документів, оперативне їх виконання, використання, скорочення витрат праці та засобів на документування.

Основні вимоги до тексту документа – достовірність та об’єктивність змісту, переконливість, нейтральність тону, лаконічність.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Що таке реквізит документа?

2. Які обов’язкові реквізити повинні мати документи, створені в організаціях?

3. Що таке бланк?

4. Якими літерами друкують назву виду документа?

5. Де в документі розміщують довідкові дані про організацію?

6. Як нумеруються сторінки документа?

7. Яким способом оформлюють дату документа?

8. У формі якого відмінка вживають прізвище, ім’я, по батькові адресата – фізичної особи?

9. Якими способами оформлюють підпис (підписи) у документі?

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

Завдання 1. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Сукупність реквізитів та їх постійних частин, розташована у певній послідовності на бланку документа єдиним блоком, – це:

а) формуляр-зразок;

б) бланк;

в) штамп;

г) стандарт.

Завдання 2. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Дату підписання (створення) документа ставлять:

а) під текстом посередині;

б) у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці;

в) посередині під заголовком документа.

Завдання 3. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Документи, складені в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити:

а) назва організації, назва виду документа (не зазначають на листах), дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.

б) зображення герба, зображення нагород, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

в) код організації, реєстраційний індекс документа, гриф затверд-ження документа, резолюція, відмітка про засвідчення копії.

Мова ділових паперів

Текст – головний елемент документа. У тексті документа необхідно

сформулювати причину й мету його укладення, розкрити суть конкретної справи, зробити певні висновки, спираючись на факти й докази.

Основні вимоги до мови ділових паперів:

1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю сучасної літературної мови.

2. Наявність слів, які вживаються в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні: належний, повинний, вищевказаний, що нижче підписалися тощо.

3. Використання термінів і професіоналізмів, зумовлене тематикою, змістом службових документів.

4. Уживання складних відіменних прийменників: з метою надання допомоги, у порядку надання допомоги.

5. Обмежене вживання речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду переліками.

Текст документа повинен складатися з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення. Часом у тексті висновки передують закінченню.

У вступі викладаються причини та безпосередній привід до складення службового документа. У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення нового документа.

У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушува-ного питання. Складне доведення зазвичай закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги.

Закінчення – обов’язкова логічна частина, у якій формулюється мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція, згода, відмова [14].

Стислість викладу тексту досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових та дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

У документуванні управлінської, виробничої та наукової діяльності часто використовуються графічні скорочення загальновживаних слів і термінів. Варто пам’ятати, що для всіх граматичних форм одного й того самого слова застосовується одне й те саме скорочення. Завдяки скороченню слів заощаджується час на складання й оформлення тексту.