Документування управлінської, виробничої

ТА НАУКОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Студентам, науковцям, працівникам інженерних спеціальностей часто доводиться мати справу зі створенням, оформленням і редагуванням різних видів документів, що широко використовуються у виробничій і науковій сферах. Ці документи є джерелами та носіями інформації, а також підставою для прийняття рішень, узагальнень будь-якого виду робіт. Документи сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, закладів чи установ.

Письмові документи та документування, тобто створення документів, – основні елементи діловодства. Документ – це основний вид ділового мовлення.

Діловодство (справочинство) – діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської роботи.

Складові частини діловодства – система документації, документування (створення документів) й організація роботи з документами. Тобто справочинство охоплює сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними. Діловодство в Україні ведеться державною мовою.

Система документації – це сукупність документів, що взаємодіють, створюючи цілісні утворення із певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів.

Документ – (від лат. documentum – повчальний приклад, взірець, посвідчення, доказ) це: 1) матеріальний об’єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в заведеному порядку, і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу; 2) матеріальний об’єкт, в (на) якому міститься та або інша інформація, призначений для передачі її у часі і просторі; 3) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, студентський квиток); 4) історично достовірні письмові джерела[1].

Багатозначність терміна зумовлена тим, що документи використовуються з різною метою в найрізноманітніших сферах суспільства: банківській, дипломатичній, зовнішньоекономічній, юридичній тощо. Для істориків, наприклад, це першоджерело, для юристів – засіб доказу, а для працівників управління – засіб фіксації та передачі інформації.

В установах, організаціях, на підприємствах під час їх роботи створюється велика кількість різноманітних документів, які групуються за такими ознаками.

1. За спеціалізацією: загальні; з адміністративних питань; спеціалізовані з фінансових, комерційних питань та ін.

2. За технікою відтворення: письмові, рукописні, машинописні документи, виготовлені на різних розмножувальних апаратах і друкарським способом; графічні – графіки, плани, карти, рисунки, схеми, малюнки, креслення; фото- і кінодокументи.

3. За походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові створюються в установах, організаціях, підприємствах посадовими особами і стосуються діяльності установ. Особисті стосуються окремих громадян, фізичних осіб (заява, автобіографія, характеристика, довідка особистого характеру, доручення тощо).

4. За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які мають чинність лише всередині тієї організації, де їх складено. Зовнішні надходять від інших установ, організацій, громадян або адресуються в інші установи.

5. За призначенням: організаційні, які визначають порядок утворення, функції, права та обов’язки установ, підприємств (статути, правила, інструкції, положення); розпорядчі документи утворюються в процесі розпорядчої діяльності (постанови, рішення, накази, розпорядження); довідково-інформаційні виникають у процесі виконавчої діяльності установ, організацій, підприємств і осіб (акти, протоколи, листи, плани, списки).

6. За складністю: прості та складні. До простих належать документи, які відображають одне питання, одну тему; вони більш зручні в діловодстві, їх легше реєструвати в оперативній роботі. Складні документи відображають кілька питань.

7. За напрямом: вхідні та вихідні.

8. За терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Із звичайними документами робота ведеться в плановому порядку, а саме: в терміни, встановлені законом, правовим актом або керівником. Термінові мають позначку “терміново”. Вони опрацьовуються за надходженням, і в них установлено термін виконання. До цієї групи належать і телефонограми, телеграми. До дуже термінових належать документи, які мають позначку “дуже терміново”. Вони виконуються негайно після надходження.

9. За ступенем гласності: звичайні (для службового користування), а також таємні і цілком таємні, які мають угорі праворуч позначки: “для службового користування”, “таємно”, “цілком таємно”. Розголошення змісту таких документів призводить до кримінальної відповідальності.

10. За формою: індивідуальні та стандартні (типові). Індивідуальні – це документи, в яких у кожному конкретному випадку утворення документа складається індивідуальний текст (накази, протоколи, розпорядження, постанови, заяви). Стандартні мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності та за обов’язковими правилами (типові положення, типові інструкції, типові листи). Стандартні трафаретні документи мають стандартний текст у вигляді бланка, виготовленого трафаретним способом. Вони мають порожні рядки для заповнення в кожному окремому випадку конкретним змістом (для довідок, посвідчень).

11. За стадіями створення: оригінали й копії. Оригінал – це перший і єдиний примірник, складений індивідуально або колективно, оформлений відповідним способом. Оригінал містить підпис керівника установи, який у разі потреби засвідчується печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу, засвідчене в установленому порядку. На копії документа обов’язково ставиться вгорі праворуч помітка “копія”. Листуючись із підприємствами, організаціями та установами, обов’язково залишають копії. З юридичної точки зору оригінал і копія рівноцінні, мають однакову юридичну силу. Різновиди копії – відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого в якусь установу оригіналу, яку підшивають у справу установи-відправника. Витяг – це копія частини документа, що видається на руки. Дублікат – аналогічний оригіналу, другий примірник документа, що видається після втрати власником документа (диплома, паспорта, свідоцтва про народження і т. п.); має однакову юридичну силу з оригіналом.

12. За терміном зберігання: документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання. Термін зберігання документів вказується в номенклатурі справ.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Яку сферу діяльності називають діловодством?

2. Що входить у систему документації?

3. Які функції виконують документи?

4. На яких носіях можуть зберігатися документи?

5. Які документи називають особистими? Наведіть приклади таких документів.

6. Як розрізняються документи за місцем створення?

7. На які види поділяються документи за стадіями створення?

8. Чи має дублікат однакову юридичну силу з оригіналом?

9. Чим відрізняються відпуск, витяг і дублікат?

10. На які види поділяються документи за призначенням? Наведіть приклади.

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

Завдання 1. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Документування – це:

а) система документації;

б) оформлення документів;

в) створення документів.

Завдання 2. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Документ – це:

а) формуляр-зразок;

б) сукупність реквізитів, розміщених у певній послідовності;

в) матеріальний об’єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в заведеному порядку, і має у відповідності з чинним законодаством юридичну силу.

Завдання 3. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Копія документа – це:

а) перший єдиний примірник, складений індивідуально або колективно, оформлений відповідним способом;

б) частина документа, що видається на руки;

в) точне відтворення оригіналу, засвідчене в установленому порядку;

г) графічна копія документа, виготовлена на розмножувальному апараті.

Завдання 4. Схарактеризуйте види документів за формою.

Завдання 5. Установіть відповідність між видами документів і термінами їх зберігання. Заповніть таблицю.

 

а
б
в

а) тимчасового зберігання; 1) понад 100 років;

б) постійного зберігання; 2) понад 10 років;

в) тривалого зберігання. 3) до 10 років;

4) безстроково.

Завдання 6. Установіть відповідність між різновидами документів за призначенням. Заповніть таблицю.

а) організаційні; 1) накази, рішення, розпорядження;

а
б
в

б) розпорядчі; 2) відпуски, витяги, дублікати;

в) довідково- 3) інструкції, статути, правила;

інформаційні. 4) акти, протоколи, дублікати.

 

Завдання 7. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

а) вхідні й вихідні;

б) індивідуальні та стандартні;

в) внутрішні й зовнішні.