Функциональные стили современного русского языка, их взаимодействие.

Функциональные стили создаются в результате отбора языковых средств в зависимости от целей и задач, которые ставятся и решаются в процессе общения.
Обычно различают следующие функциональные стили: 1) научный, 2) официально-деловой, 3) публицистический, 4) разговорно-обиходный.
Закрепленность слов за определенным стилем объясняется тем, что слова, имеющие одно и то же значение, могут различаться по эмоционально – стилистической окраске, поэтому используются в разных стилях (нехватка – дефицит, врун – лжец, растранжирить – расточить, плакаться – сетовать). В обиходно-бытовом диалоге, характерном для устной речи, употре***ется преимущественно разговорная лексика. Она не нарушает норм литературной речи, но ее употребление недопустимо при официальном общении.

Разговорные слова противопоставлены книжной лексике, к которой относятся слова научного, технического, публицистического и официально-делового стилей. Лексическое значение книжных слов, их грамматическая оформлен и произношение подчиняются нормам литературного языка, отклонение от которых недопустимо.
Для разговорной лексики характерна конкретность значения, книжная лексика является преимущественно абстрактной. Термины книжная и разговорная лексика являются условными, книжные слова, типичные для письменной речи, могут употре***ться и в устной форме, а разговорные – в письменной.
В русском языке существует большая группа слов, употре***емая во всех стилях и характерных как для устной, так и для письменной речи. Их называют стилистически нейтральными.
Для научного стиля характерна научная терминология: педагогика, общество, государство, теория, процесс, структура. Слова употре***ются в прямом, номинативном значении, эмоциональность отсутствует. Предложения носят повествовательный характер, преимущественно имеют прямой порядок слов.
Особенность официально-делового стиля – сжатое, компактное изложение, экономное использование языковых средств. Используются характерные устойчивые выражения (с благодарностью подтверждаем; сообщаем, что; в случае появления и т. д.). этот стиль характеризуется «сухостью» изложения, отсутствием выразительных средств, употреблением слов в прямом значении.
Характерными особенностями публицистического стиля являются актуальность содержания, острота и яркость изложения, авторская страстность. Цель текста – оказать воздействие на разум и чувства читателя, слушателя. Используется разнообразная лексика: термины литературы и искусства, общелитературные слова, средства речевой выразительности. В тексте преобладают развернутые стилистические конструкции, употре***ются вопросительные и восклицательные предложения.
Для обиходно-разговорного стиля характерно использование различных типов предложений, свободного порядка слов, предельно кратких предложений, слов с оценочными суффиксами (неделька, голубчик), образных средств языка.

 

33 Принципы написания делового письма.

 

Культура делового письма

Деловой документ — основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. С помощью документа осуществляется координация деловой деятельности, а также накапливается информация. В крупной организации обычно составляются инструкции, в которых указывается, кто официально пишет документы, кто кому докладывает и в каких случаях, кто кому передает информацию и т.д. Одним из важнейших способов формализации передачи информации являются стандартные формы (бланки). Преимущество формы в том, что человеку, заполняющему ее, не нужно задумываться, когда, как и какую информацию требуется сообщить в данном случае; это значительно экономит время.

Удельный вес переписки в деловой жизни очень велик.

Правильно составленное деловое письмо отвечает следующим требованиям:

• достоверность и объективность изложения;
• полнота информации;
• краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы);
• отсутствие рассуждений и повествовательности;
• нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости;
• использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Существует несколько видов делового письма. Так, не требуют непременного письменного ответа письма, содержащие предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, письма сопроводительные, гарантийные, информационные, письма с извещением и распоряжением. Ответ следует обязательно написать на письмо с просьбой, обращением, предложением, запросом, требованием.

Этика делового письма

Неуважительность автора делового письма, даже если она завуалирована, всегда ощущается адресатом, что формирует стойкое отрицательное отношение к письму и его автору, несмотря на вроде бы безупречные приемы убедительности сообщения.

Специалисты в области делового общения рекомендуют всегда обращать внимание на тон создаваемого документа.

Особенно внимательно нужно подходить к письму, в котором содержится отказ. Нельзя начинать такое письмо с констатации отказа. Сначала следует привести убедительные объяснения. Употребляйте такие формулы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...»; «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным...»; «Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу...» и т.п. Место этой формулы — в последнем абзаце письма. При этом надо помнить правило: «Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика».

Приведем примерный план письма-ответа, в котором содержится отказ в просьбе или отклонение предложения:

• повторение просьбы — адресат должен быть уверен, что его письмо внимательно прочитано и точно понята суть его просьбы;
• причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято, — рациональная и психологическая подготовка адресата к последующему отказу;
• констатация отказа или отклонения предложения — формула отказа.

Язык делового письма

Академик Д.С. Лихачёв, блестящий знаток русского языка, в памятке для своих молодых коллег «О хорошем языке научной работы» писал: «Хороший язык не замечается читателем. Читатель должен замечать только мысль, но не язык, каким мысль выражена».

Уверенное владение письменной речью возможно при наличии многолетнего навыка. На первых порах целесообразно воспользоваться практическими советами специалистов:

• следует выбирать простые слова, но не обеднять язык;
• больше пользоваться глаголами, чем прилагательными: так текст получится динамичным и в то же время ненапыщенным;
• не начинать издалека, не отклоняться от темы, не описывать множество деталей;
• избегать длинных высказываний: они малоубедительны, поэтому следует быть кратким, использовать минимум придаточных предложений;
• переход от одной фразы к другой должен быть логическим и естественным, «незамечаемым»;
• проверять каждую написанную фразу на слух;
• употреблять минимум местоимений, заставляющих думать, к чему они относятся, какое слово они «заменили» (писать конкретно, а не «об этом», «то», «она/оно/они» и т.д.).

Деловое письмо должно быть грамотным и стилистически выверенным.