Основные причины участия в выставках.

В первую очередь выставка обеспечивает близкий контакт с целевой аудиторией фирмы. Проведение личных презентаций целевым потребителям становится, возможно, только тогда, когда можно встретиться с ними лично. В масштабах крупной компании это далеко не всегда легко осуществить. А на выставке, где одновременно собираются производители одной отрасли или близких сфер деятельности, вероятность встретить своего потенциального потребителя увеличивается многократно.
Вторая причина участия в выставке – возможности для проведения конкурентного анализа. Обычно, на такие мероприятия компании стараются представить свои последние разработки и новейшие продукты. Таким образом, выставка экономит средства на проведение маркетинговых исследований в части конкурентного анализа. Можно просто обойти стенды своих конкурентов и зафиксировать представленные продукты и услуги. Кроме того, на выставке можно пообщаться со своими конкурентами, чем многие пренебрегают. Пользу от поддержания контакта со своими конкурентами очень сложно переоценить.
В-третьих, тематические мероприятия предоставляют возможность продемонстрировать собственный бренд и рекламное послание большому количеству целевых потребителей, партнеров и СМИ. Представители СМИ обязательно посещают такие мероприятия, и встреча с ними должна присутствовать в списке ваших задач на выставке. Дать интервью, снабдить СМИ полезной информацией о деятельности компании на выставке, особенностях мероприятия – отличная возможность для пиара. На такие мероприятия идеально приглашать известных журналистов и корреспондентов от лица своей компании, чтобы они шли не просто на мероприятие, а именно – к вам за информацией.

 

Основные этапы участия экспонента в выставке.

В общем виде выставочная деятельность предприятия последовательно реализуется на таких этапах:

1. Этап подготовки участия.

2. Стадия работы ярмарки\выставки.

3. После выставочная деятельность.

1. Принятие решения об участии в ярмарке или выставке.

Начинать работу следует с ответа на вопрос – нужна ли Вам выставочная деятельность вообще? Если ответ – ДА, то предприятие должно обратить основное внимание на:

1. Размер общей экспозиционной площади.

2. Степень известности именно этой выставки или ярмарки.

3. Тематику выставки или ярмарки и ситуацию в отрасли в целом.

4. Список экспонентов выставки или ярмарки предыдущих лет.

5. Список экспонентов, уже заявивших о своем участии.

6. Время проведения выставки или ярмарки и ваш календарный план производства и сбыта.

7. Цену аренды экспозиционной площади.

8. Условия участия в общем каталоге.

Дата принятия решения об участии в выставке совпадает с датой начала процедуры организации участия, пунктом отправления которой является получение регламента, содержащего условия участия, за чем следует составление графика контактов с устроителями.

Сразу же после составления графика контактов с устроителями ярмарки/выставки предприятие обязано строго в рамках установленных сроков заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Главным из числа различных документов является заявка об участии. Принятие устроителем ярмарки/выставки заявления об участии автоматически обозначает и принятие экспонентом условий участия в ней, которые он обязан строго выполнять.

Параллельно контактам с устроителем выставки экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависят как выбор стенда, так и элементы их поддержки.

2. Этап подготовки

После установления целей участия в выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в выставке.

Дополнительно следует определить основные позиции, основные статьи расходов.

Необходимо помнить также, что участие в выставке требует более высокого уровня затрат. Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к «знаменитым» стендам.

Вопрос № 17. Выставочный дизайн.

Вся выставочная композиция разбивается на несколько зон:
• Публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечивает контакты с посетителями, работают стендисты).
• Рабочая (место для проведения переговоров представителями фирмы с потенциальными партнёрами и клиентами).
• Служебная (вспомогательные помещения и площади для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, приготовления напитков).

Стенд - это образ предприятия - экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру. В связи с этим стенд должен:
• Выделять предприятие.
• Привлекать, не будучи вызывающим.
• Пробуждать интерес.

Виды стендов:

• Линейные – самый простой и распространенный вид. При этой форме используется только лицевая сторона застройки.
• Угловые – лучший вариант для малых площадей, предельно простые при проектировании и изготовлении.
• «Полуостров» – доступны для осмотра посетителями выставки с трех сторон, что дает большое преимущество ознакомления с экспонатами, не создавая при этом толпы около выставочного стенда. Рекомендуем использовать данный вид стенда для презентаций.
• «Остров» – оптимальное решение для больших площадей. При использовании этого вида выставочных стендов от компании-застройщика требуется большой опыт работы при проектировании и изготовлении выставочного комплекса.
• «Сквозные» – обеспечивают всесторонний обзор экспонатов выставки из-за наличия проходов. Этот тип выставочных стендов провоцирует посетителей пройти всю экспозицию насквозь.
• «Визави» – это два стенда, как правило, линейных, которые располагаются друг против друга. Уникальность изделия состоит в наличии двух фасадов с выходом в один проход, но есть и ряд недостатков. Основными недостатками этого типа выставочных стендов являются: необходимость привлечения дополнительно персонала, а при ознакомлении с экспонатами может сложиться впечатление, что расположены два самостоятельных выставочных стенда.
• Выставочные стенды на открытом пространстве – данный тип стендов используется, если экспонаты крупногабаритные, которые невозможно разместить в выставочных павильонах.
• Закрытые и открытые стенды – закрытые стенды имеют прозрачные или непрозрачные стены, что ограничивает общение внутри «помещения», открытые – дают хороший пространственный обзор и возможность свободно общаться на расстоянии вне границ выставочного стенда.

 

Что входит в дизайн?

• выставочный информационный дизайн;
• дизайн внутренней рекламы, в том числе интересные авторские концепции в оформлении выставочного пространства;
• концептуальный выставочный дизайн – визуальное воплощение имиджа компании.

Дизайн при оформлении выставочного стенда может быть выполнен с учётом применения любых современных материалов: МДФ, металла, ДСП, ткани, стекла, цветного оргстекла, бумаги, металлической сетки и других, доступных по цене и свойствам. Также разрабатывая дизайн, применяются интересные конфигурации оборудования: гнутые линии, всевозможные надстройки, легкие цветные панели, рамочные стенды-трансформеры. Для дополнительного оформления дизайна выставочных стендов мы используем неоновую подсветку, искусственные цветы и зелень, лазерное оборудование, фонтаны.

 

Вопрос № 18. Проведение подготовительно-организационных мероприятий к выставке. Предвыставочная маркетинговая компания.

Организационные мероприятия

Разработка концепции выставочного проекта

- Документальное обеспечение

- Концепция выставочного проекта

При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы:

- готовность рынка/отрасли к проведению данного проекта

- наличие партнеров (по рынку/отрасли) по организации выставки

- наличие аналогичных выставочных проектов

Документальное обеспечение

Компания организатор выставки – зарегистрированное Общество с Ограниченной Ответственностью, с Уставом, глава ООО – Генеральный директор. Данное юридическое образование позволяет заниматься ярмарочно-выставочной деятельностью.

Необходимые документы – заявка на участие в выставке, договор с экспонентом на предоставление основных и дополнительных услуг, договор с компанией-застройщиком, договор с выставочным комплексом и т.д.