Ввод и форматирование данных в таблице

Текст можно расположить в одной ячейке в несколько строк с помощью команды Формат/Ячейки, вкладка Выравнивание, установить флажок Переносить по словам. Можно изменить ширину столбца с помощью мыши, раздвинув столбец до необходимой ширины. Для этого установить курсор на границу латинских названий столбцов и растянуть ширину столбца.

Если необходимо объединить несколько ячеек в одну (например,длязаголовка таблицы), надо выделить объединяемые ячейки и выполнить команду Формат/Ячейки. На вкладке Выравнивание установим флажок Объединить ячейки.

Если результат вычислений не помещается в ячейке таблицы, то на экран выводится последовательность символов «#######». В этом случае, необходимо увеличить ширину столбца.

При вводе десятичных чисел в качестве десятичного разделителя обычно используется знак запятая. При соответствующей настройке может использоваться другой знак, например, точка.

Использование функций при создании формул

Формулы могут содержать функции. Например, =СУММ(Е1: F11 ). Эта функция суммирует числа столбца, с ячейки F1 по F11 включительно. Функция =СРЗНАЧ(Е1:Е11) вычисляет среднее значение всех чисел в диапазоне F1:F11. Для ввода формулы с функцией следует щёлкнуть ячейку, в которую требуется ввести формулу. Затем нажать кнопку Вставка функции на панели формул и выбрать необходимую функцию.

Все функции собраны в категории. Выбрать нужную категорию, отыскать соответствующую функцию в ней. В следующем окне ввести аргументы функции. В качестве аргументов функций могут использоваться константы, ссылки на ячейки, имена диапазонов ячеек, а также другие функции (такие функции называются вложенными). Каждая функция имеет индивидуальное окно.

Для ввода ссылки на ячейки в качестве аргументов, нажать кнопку красного цвета - свертывание диалогового окна, чтобы временно скрыть его. Выделить ячейки, представляющие аргумент. Нажать кнопку развертывании (свертывание) диалогового окна. По завершении ввода формулы нажать клавишу ENTER.

Внимание. При вводе формул адреса ячеек задаются через активизацию ячейки (щёлкнуть по ней). Такой способ является единственно правильным и гарантирует точный ввод адресов ячеек.

 

Копирование формул в электронных таблицах

Если в таблице (в столбце или строке) выполняются расчёты по одной формуле, то формулу расчёта следует ввести один раз. Затем перекопировать ее из этой ячейки в другие. Например, применить, один из способов: установить курсор в ячейку, содержащую формулу. Затем протащить маркёр (в правом нижнем углу ячейки) по всем ячейкам, в которых надо получить результат. Это наиболее простой способ копирования. Например, если в ячейке G3 формула= D3-C3, то после копирования формулы в ячейки G4, G5 будут соответственно формулы = D4-C4, =D5-C5. Адресав формуле относительные.

Формула может содержать относительные ссылки на ячейки, как в нашем примере. Относительная ссылка (относительные адреса) в формуле, основана на относительной позиции ячейки (местонахождении ячейки). При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. Это происходит при копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов.

Могут быть абсолютные ссылки на ячейки. Например, в формуле =$ A$5*$B$3. Абсолютная ссылка на ячейку в формуле, $ A$5, всегда ссылается на ячейку А5. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не изменяется. Для создания абсолютной ссылки можно использовать клавишу F4 после набора адреса.

Итак, при копировании формул из одной ячейки в другие ячейки относительные ссылки изменяются, а абсолютные нет.

Если ссылки на ячейки содержат абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец, то такие ссылки называют смешанными. Абсолютная ссылка столбца, например, приобретает вид $A1, $B1. Абсолютная ссылка строки, например, A$1, B$1.

 

Редактирование ячеек

Редактировать содержимое ячеек можно несколькими способами:

· ячейку сделать активной, набрать в неё новую информацию, не удаляя ошибочную;

· дважды щёлкнуть в ячейке строку формул для перехода в режим редактирования;

· нажать функциональную клавишу F2 в активной ячейке.

Удаление ошибочной информации в активной ячейке осуществляется нажатием клавиши Delete.

 

Форматирование электронной таблицы

Операции по оформлению таблиц сосредоточены в пункте меню Формат/ Ячейки … на соответствующих вкладках.

Часто употребляемые операции (цвет заливки, цвет шрифта, выравнивание по различным признакам, границы, число и т.п.) выведены на панели инструментов Форматирование. Под форматированием таблицы обычно понимают формирование её внешнего вида и структуры. Внешний вид таблицы определяется видом шрифта, цветом текста и фоном, шириной столбцов и высотой строк и др. Вкладка Число позволяет установить тип данных (числовой, текстовый, денежный, финансовый, дата и т.д.).

Вставка и удаление строк и столбцов

Если потребуется вставить строки или столбцы в таблицу, применить команду Вставка /Строки или Вставка /Столбцы. Для удаления строк или столбцов, надо выделить строку (строки) столбец (столбцы). Выполнить команду Правка / Удалить.

 

Сортировка данных в таблице

Строки в таблице можно отсортировать (упорядочить) по алфавиту, по значениям чисел и дат. Чтобы отсортировать таблицу, надо активизировать любую ячейку таблицы. Затем выполнить команду Данные/ Сортировка. Появится диалоговое окно, в котором указать, по каким полям надо выполнить сортировку.

Последовательность сортировки определяется содержанием и типом данных в столбцах.

Порядок сортировки по возрастанию следующий:

· Числа: от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного;

· Даты и время: от наиболее ранней до самой поздней.

· Текстовые значения: сначала числа, введённые в виде текста, затем обычный текст (по алфавиту).

· Логические значения: сначала Ложь, затем Истина.

Порядок сортировки по убыванию.

В этом случае EXCEL сортирует значения в порядке, обратном порядку по возрастанию, кроме пустых ячеек, которые в этом случае сортируются последними.

Замечание.

Для быстрой сортировки на панели инструментов Стандартная находятся две кнопки:

- сортировать по возрастанию

- сортировать по убыванию.

Ключом сортировки в этом случае является один столбец с активной ячейкой.

 

Практическое задание

 

Часть I

1. Назвать первый лист рабочей книги Списки.

2. В ячейках А1:С9 листа Списки создать и оформить таблицу.