Ввод данных, редактирование и форматирование таблиц

Word обеспечивает широкие возможности для редактирования и форматирования таблиц. Создав в документе таблицу Word, можно совершать следующие операции:

· вводить, копировать или вставлять текст и данные в ячейки;

· перемещать текст и данные между ячейками и таблицами;

· вставлять или удалять ячейки, строки и столбцы;

· объединять ячейки как по горизонтали, так и по вертикали;

· оформлять таблицу и отдельные ячейки границами;

· вводить в ячейки таблицы цвет и стандартные заливки;

· изменять поля ячеек и интервалы между ячейками;

· помещать в ячейки таблицы рисунки и автофигуры;

· выполнять вычисления с помощью формул и функций, как в электронных таблицах;

· сортировать данные в ячейках и т.п.

Для выполнения этих операций используются команды меню ТАБЛИЦА, контекстные меню и панель инструментов Таблицы и границы, кнопки которой не только дублируют команды меню ТАБЛИЦА, но и позволяют реализовать другие дополнительные возможности, упрощающие работу с таблицами.

Если таблица занимает несколько страниц документа, целесообразно первую строку таблицы объявить Заголовком (с помощью команды меню ТАБЛИЦА Заголовки). После этого первая строка таблицы будет воспроизводиться на всех страницах в качестве заголовка. При изменении ячеек первой строки изменятся и заголовки таблицы на всех последующих страницах.

Работа с таблицей Word как с базой данных

Обычные таблицы Word, содержащие в верхней строке названия столбцов, а в левом столбце названия строк, могут рассматриваться как простейшие реляционные базы данных (табличная организация данных называется также реляционной, каждая запись в таблице содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту).

Названия столбцов в верхней строке являются полями базы данных, а все последующие строки – записями базы данных.

В таблицах Word, содержащих однотипные записи, можно выполнять некоторые операции, характерные для работы с базами данных, например сортировку записей.

Строки таблицы (записи) можно отсортировать по возрастанию или убыванию, от старшего к младшему ключу сортировки и т.д. Для этого используют кнопки на панели инструментов Таблицы и границы или команды меню ТАБЛИЦА ® Сортировка. В диалоговом окне Сортировка указывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки.

Таблицы Word могут также использоваться для выполнения операции слияния документов. Слияние документов – операция, предусматривающая включение в документ информации из базы данных (таблицы). Операция слияния документов используется для быстрого создания типовых писем, контрактов, приглашений, поздравлений, надпечаток конвертов и т.д.

С таблицами Word можно работать в режиме формы данных, при котором каждая строка таблицы отображается как отдельная запись данных, а текст каждого заголовка столбца становится соответствующим полем этой записи. Такой режим используется для упрощения ввода и изменения данных, особенно в больших таблицах.

Для представления таблицы в виде формы данных нужно установить курсор внутри таблицы и щелкнуть по кнопке Форма данных на панели инструментов Базы данных.

Вычисления в таблицах Word

В таблицах Word реализованы некоторые функции электронных таблиц. Подобно Excel, Word позволяет выполнять вычисления с помощью формул и функций.

Для проведения вычислений в таблице необходимо установить курсор в соответствующей ячейке (с ожидаемым результатом), использовать команду меню ТАБЛИЦА ® Формула и ввести данные в диалоговом окне Формула или выбрать нужную функцию. Формула всегда вводится после знака «равно» (=).

Word вставляет результаты вычисления в виде полей. При изменении исходных данных в ячейках таблиц Word в отличие от Excel не происходит автоматического пересчета результатов вычислений. Поэтому при изменении исходных данных или ссылок на ячейки таблицы результаты вычислений необходимо обновлять (с помощью клавиши F9 или команды контекстного меню Обновить поле).

При копировании формул ссылки на адреса ячеек в таблицах Word не изменяются автоматически – не «настраиваются», как в Excel, т.е. ссылки на ячейки в таблицах Word всегда являются абсолютными, хотя и отображаются без знака доллара $. Поэтому при копировании формул ссылки на адреса ячеек Word нужно редактировать вручную.

Работа с полями

В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы — поля.

Поля — это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.

Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы — конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п.

Word поддерживает несколько десятков различных типов полей Наиболее часто в документах встречаются поля РАGЕ (номер страницы) и DАТЕ (дата), которые вставляются с помощью команд ВСТАВКА ® Номера страниц и ВСТАВКА ® Дата и время. Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE.