Савина Е. О. , галушкина Н. В. , шмелева А. Г.

Савина Е.О., Галушкина Н.В., Шмелева А.Г.

 

 

Методическое пособие по дисциплине «ИНФОРМАТИКА»

(2 часть)

Excel, Word

 

 

Москва, 2005

оглавление

Электронные таблицы Microsoft Excel.. 4

Назначение и основные функции.. 4

Наиболее известные редакторы электронных таблиц.. 5

Общая схема работы с Excel. 6

Способы запуска приложения Excel 6

Окно программы Excel 7

Создание, сохранение и открытие документа в Excel 12

Структурные единицы электронных таблиц и работа с ними.. 13

Структурные единицы электронных таблиц. 13

Выделение элементов электронной таблицы.. 14

Изменение ширины столбцов и высоты строк. 15

Добавление ячеек, строк, столбцов и листов. 17

Операции удаления и очистки. 17

Адреса ячеек. 18

Относительный адрес. 18

Абсолютный адрес. 18

Изменение адресов при копировании или перемещении формул. 19

Типы и формат данных.. 20

Число. 21

Текст.. 22

Формулы.. 23

Логическая функция ЕСЛИ.. 27

Логическая функция И.. 28

Логическая функция ИЛИ.. 29

Текстовая функция ПРАВСИМВ.. 29

Статистическая функция СРЗНАЧ.. 30

Статистическая функция СЧЁТЕСЛИ.. 30

Статистическая функция МИН.. 31

Статистическая функция МАКС.. 31

Математическая функция СУММ... 31

Функция ВПР из раздела «Ссылки и массивы». 31

Ввод, редактирование и форматирование данных.. 34

Ввод чисел и текста. 34

Ввод формулы.. 35

Редактирование данных. 35

Форматирование символов в Excel 36

Форматирование ячеек. 37

Анализ и обработка данных электронной таблицы.. 38

Сортировка данных. 40

Фильтрация (выборка) данных из списка. 42

Фильтрация данных с использованием автофильтра. 42

Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра. 43

Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов. 45

Построение диаграмм.. 47

Способы создания диаграмм.. 48

Построение диаграмм с помощью Мастера диаграмм.. 48

Редактирование диаграмм.. 51

Текстовый процессор Microsoft Word.. 53

Текстовый редактор: назначение и основные функции.. 53

Редакторы текстов и документов. 54

Основные версии текстового процессора Microsoft Word.. 56

Назначение и функциональные особенности текстового процессора MS Word 2000. 60

Общая схема работы с Word.. 62

Способы запуска приложения Word. 62

Создание, сохранение и открытие документа Word. 63

Окно программы Word.. 64

Режимы отображения документа на экране. 68

Шаблоны.. 70

Типы шаблонов. 71

Создание шаблона. 72

Создание документа на основе созданного шаблона. 72

Структурные элементы документа Word.. 73

Структура страницы документа Word. 73

Основные элементы текстового документа. 75

Абзац, параметры абзаца и форматирование абзаца. 76

Основные параметры абзаца. 77

Вид первой строки абзаца. 77

Способ выравнивания строк абзаца. 78

Ширина абзаца и его положение на странице: 78

Междустрочный интервал. 79

Отбивка абзаца. 79

Уровень абзаца. 79

Форматирование абзаца. 80

Использование табуляции. 80

Работа со списками. 81

Символы, параметры символов и форматирование символов. 83

Основные параметры символов. 83

Шрифт. 83

Размер шрифта (кегль) 85

Начертание. 86

Форматирование символов. 87

Стили. 88

Объекты.. 91

Работа с графическими объектами. 92

Работа с рисунками. 92

Работа с изображениями. 94

Вставка диаграмм из Excel путем внедрения и связывания. 96

Способы взаимодействия графических объектов (рисунков и изображений) с окружающим их текстом.. 98

Привязка рисунков и изображений. 99

Создание формул. 101

Создание таблиц и работа с таблицами в Word. 102

Новые возможности для работы с таблицами в Word 2000. 104

Ввод данных, редактирование и форматирование таблиц. 105

Работа с таблицей Word как с базой данных. 105

Вычисления в таблицах Word. 106

Работа с полями. 107

Вставка информации с помощью полей. 108

Код и значение поля. 108

Работа с полями (обновление, перемещение) 110

Вставка номеров страниц и колонтитулов. 111

Вставка нумерации страниц. 111

Вставка колонтитулов. 112

Создание оглавления документа. 113

Слияние документов. 114

Курсовая работа по информатике.. 119

Задание. 119

ВАРИАНТЫ для Курсовой работы.. 121

Методические указания к выполнению курсовой работы.. 122

Табличный процессор Excel. 122

Заполнение Листа Основной список исходными данными. 122

Заполнение Листов 2, 3, 4, 5, 6 (Ведомость1, Ведомость2, Ведомость3, Ведомость4, Ведомость5) 123

Алгоритмы расчетов. 124

Алгоритм пересчета оценок из текстовой формы в числовую форму. 124

Алгоритм пересчета оценок из текстовой формы в числовую форму (с помощью функций ЕСЛИ) 124

Алгоритм пересчета оценок из текстовой формы в числовую форму (с помощью функции ВПР) 124

Алгоритм вычисления среднего балла. 125

Алгоритм расчета категории успеваемости. 125

Алгоритм расчета стипендии. 127

Заполнение Листов 7 и 8 (Фильтрация и Итоги) 128

Фильтрация данных. 128

Подведение промежуточных итогов. 128

Построение диаграмм.. 129

Текстовый процессор Word. 130

Создание документа1. 130

Создание документа2. 131

Список литературы... 134

 

Электронные таблицы Microsoft Excel

Назначение и основные функции

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Таблица – форма организации данных по столбцам и строкам. Компьютер позволяет представлять таблицы в электронной форме, а это дает возможность обрабатывать данные. Класс программ, используемых для создания и обработки таблиц, представленных в электронной форме, называют электронными таблицами или табличными процессорами.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. Главное достоинство электронной таблицы — возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

На первых порах электронные таблицы применялись в основном для обработки числовых данных, точнее, — для автоматизации рутинных процедур пересчета производных величин в зависимости от изменений в исходных данных. Часто электронная таблица использовалась как обычный калькулятор. Многие новички и сейчас полагают, что табличные процессоры предназначены исключительно для обработки числовых данных.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например, для:

· проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

· автоматизации итоговых вычислений;

· решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

· обработки результатов экспериментов;

· проведения поиска оптимальных значений параметров;

· подготовки табличных документов;

· построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Кроме того, электронную таблицу можно использовать как простую базу данных (с операциями сортировки, выборки (фильтрации), импорта-экспорта информации). Табличный процессор позволяет создавать сложные и красиво оформленные документы, которые вообще не имеют никакого отношения к математическим расчетам, - например, рекламу с прайс-листами, каталоги, планы и графики работ, расписания и т.п.

Таким образом, электронная таблица — это специальная модель структурирования, представления, обработки и отображения произвольной информации, тесно связанная и с текстовыми документами, и с базами данных.

Общая схема работы с Excel

Способы запуска приложения Excel

Excel – стандартное приложение Windows. Ссылка на него обычно находится в подчиненном меню пункта Главного меню Программы. Запуск программы Excel может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений:

1) с помощью значков и ярлыков: дважды щелкнуть мышью по ярлыку или значку документа или приложения или переместить ярлык или значок документа на ярлык или значок приложения;

2) с помощью команд Главного меню;

3) с помощью программы Проводник;

4) с помощью приложения Мой компьютер.

Окно программы Excel

Окно Excel содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows: строку заголовка, строку меню (горизонтальное меню), панели инструментов, рабочую область и строку состояния.

Общий вид окна программы Excel (совместно с окном документа) приведен на рис.

Строка заголовка содержит название приложения (в данном случае – это Microsoft Excel), имя открытого документа (Книга1.xls), кнопку системного меню (в левом верхнем углу окна – на рис. назван Значок программы), стандартные кнопки управления окном (в правом верхнем углу окна – на рис. названы Кнопки управления окном; кнопки управления окном (свернуть, развернуть, восстановить, закрыть) используются для изменения размера или закрытия активного окна).

В окне Excel, как и в окне любого другого приложения Windows, имеются вертикальная и горизонтальная (внизу справа) полосы прокрутки. Полосы прокрутки появляются в том случае, если размер окна недостаточен для отображения его содержимого. При использовании полос прокрутки видимыми становятся новые части электронной таблицы, но табличный курсор не изменяет своего положения. Полосы прокрутки имеют движок (бегунок) и две концевые кнопки. Перемещаться по рабочей области окна можно различными способами, например, щелчком мыши по одной из концевых кнопок, перетаскиванием движка или щелчком мыши на полосе прокрутки выше или ниже движка.

Строка меню (горизонтальное меню) окна Excel занимает вторую строку окна приложения. Горизонтальное меню Excel, как и в других программах, имеет стандартный набор пунктов: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Окно и Справка (или пункт?). Характерной особенностью горизонтального меню Excel является пункт Данные.

В ниспадающем меню Файл собраны команды, управляющие обработкой документа как целого: создать (новый документ), открыть (существующий документ), сохранить (модифицированный или вновь созданный документ), печатать (открытый и активный документ) и др.

Меню Правка (Редактирование) предназначено, в основном, для манипулирования выделенными фрагментами или структурными элементами документа: копировать (в буфер обмена – область памяти, в которую временно помещается вырезанный или скопированный объект или фрагмент документа), вставить (из буфера обмена), удалить (выделенный фрагмент) и др.

В меню Вид собраны команды, используемые для изменения визуального представления документа и отдельных элементов окна приложения.

Меню Вставка дает возможность вставлять в документ различные элементы: разрыв (страницы), номера страниц, примечания, файлы, рисунки и многое другое. В Excel меню Вставка содержит команды, позволяющие добавлять структурные элементы Excel (ячейка, строки, столбцы, листы), осуществлять поиск и замену отдельных символов и значений в группе ячеек, добавлять объекты, созданные другими средствами, присваивать имена ячейкам и создавать комментарии.

Меню Формат позволяет форматировать фрагменты документа: изменять шрифт, размер шрифта, начертание; окаймлять фрагменты рамками и заполнять их узором, изменять межстрочное расстояние в тексте и т.п. В Excel меню Формат содержит команды, применяемые для изменения форматов структурных единиц Excel, отдельных символов и стилей.

В меню Сервис имеется универсальный пункт [Параметры…], предназначенный не для обработки документа, а для настройки окна приложения. В Excel меню Сервис содержит команды, позволяющие осуществлять настройку таблиц, доступ к программе проверки орфографии.

Меню Окно содержит команды, позволяющие открывать окна и организовывать их расположение и переход между окнами.

Меню Справка или меню? содержит команды, позволяющие обратиться за дополнительной информацией о работе приложения (о работе Excel).

Как было уже сказано, характерной особенностью горизонтального меню Excel является пункт Данные. Это меню содержит команды, используемые для создания и организации работы с базами данных, т.е. команды меню Данные предназначены для манипуляции с содержимым ячеек таблицы, например сортировка, фильтрация данных и т.п.

Команды меню второго уровня у Excel отражают специфику работы табличного процессора.

Панели инструментов окна Excel Стандартная и Форматирование выводятся по умолчанию в одной строке или в двух строках в сокращенном или развернутом виде. Панели инструментов (пиктографические меню) содержат командные кнопки для выполнения наиболее часто встречающихся операций и, как правило, дублируют основные команды горизонтального меню окна. Панели инструментов могут находиться на экране в закрепленном состоянии – под строкой заголовка окна, слева, справа или внизу рабочей области окна документа или в «плавающем» состоянии – в любом месте окна. Панели инструментов можно перемещать, изменять их форму (с помощью мыши), их можно настраивать – добавлять или удалять отдельные кнопки.

Панель Стандартная обычно содержит кнопки управления файлами (Создать, Открыть, Сохранить), кнопку печати; кнопки работы с буфером обмена (вырезать, копировать, вставить), отмены и повторения команд, добавления гиперссылки; список масштабов отображения и др.

На панели Форматирование, как правило располагаются раскрывающиеся списки выбора шрифтов и размеров, кнопки начертания (полужирный – Ж, курсив К и др), кнопки выравнивания, список стилей и т.д. На панели инструментов окна Excel имеются специальные кнопки, предназначенные для форматирования числовых данных в электронных таблицах - денежный, процентный форматы, разделитель тысяч, увеличение и уменьшение разрядности числа. Кнопка (Объединить и поместить в центре) используется для объединения и центрирования текста в группе ячеек. Кнопки (Автосумма) и (Вставка функции) выполняют операции, позволяющие упростить ввод функций в ячейку электронной таблицы.

Ниже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул, которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках. В левой части этой строки находится раскрывающийся список именованных ячеек и заголовок этого списка называется полем имен (на рис. обозначен Адрес активной ячейки). В этом поле высвечивается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы (а также имя выделенного графического объекта или диаграммы). Правее поля имен находится небольшая область (ограниченная справа вертикальной чертой), в которой на время ввода данных появляются три кнопки управления процессом ввода (Изменить формулу, Завершение ввода, Отмена ввода). Длинное поле справа называется полем для ввода и редактирования и предназначено для просмотра и редактирования текстовых данных. Особенностью строки (поля) ввода и редактирования является то, что она полностью отображает содержимое активной ячейки, которое иногда не видно в самой ячейке, и обеспечивает возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не ее результат, отображенный, как правило, в самой ячейке.

Рабочее поле (лист) окна программы Excel состоит из ячеек, названий столбцов и строк. В верхней части рабочего листа находится строка заголовков столбцов таблицы (на рис. Обозначение столбцов). Слева расположены номера строк таблицы. На их пересечении находится «пустая» серая кнопка, которая служит для выделения всего рабочего листа. Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины. Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.

Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками (названиями) рабочих листов, имеющихся в книге. Слева от ярлычков находятся кнопки для перемещения по рабочим листам документа, а справа – горизонтальная полоса прокрутки.

В самом низу окна программы Excel находится строка состояния (строка подсказки). Она предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент. Строка состояния может содержать индикатор состояния табличного процессора, отражающий режимы его работы (Готово, Ввод, Правка, Запись макроса), расшифровку текущей команды меню, подсказку о назначении используемой кнопки. Кроме того, на строке состояния находится поле для автовычислений, которое используется для быстрого подсчета и просмотра промежуточных результатов.

Создание, сохранение и открытие документа в Excel

После запуска Excel по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным наименованием Книга1. Можно подготовить документ (или часть документа), а затем сохранить его на диске (команда Файл – Сохранить как…). Файлы документов, созданных с помощью табличного процессора Excel, имеют стандартное расширение *.XLS.

Если нужно продолжить обработку уже существующего файла-документа, выбирают команду (Файл – Открыть…). Откроется стандартное диалоговое окно, в котором нужно указать имя (адрес) файла.xls для обработки.

Если необходимо создать новый документ, выбирают команду (Файл – Создать…). Excel предложит пустую таблицу с обозначениями Книга2, Книга3 и т.п.

Excel является многооконной программой. Это означает, что можно одновременно открыть несколько документов, причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть – заготовками (без имени, но с обозначениями Книга1, Книга2 и т.д.).

Операции удаления и очистки

В Excel для удаления выделенных ячеек, строк и столбцов используются команды меню ПРАВКА®Удалить или команды контекстных меню Удалить. Для удаления выделенных листов используется команда меню ПРАВКА®Удалить лист или команда контекстного меню листа Удалить. Перед выполнением команд удаления листа система предупреждает о том, что отменить удаление выделенных листов будет невозможно.

Для удаления информации, находящейся в выделенных фрагментах электронной таблицы (ячейках, строках, столбцах или листах), в Excel используется команда меню ПРАВКА®Очистить, клавиша Delete или команда контекстного меню Очистить содержимое. При использовании команды контекстного меню Очистить содержимое или клавиши Delete из выделенных фрагментов удаляются только значения (их содержимое), а форматы ячеек остаются неизменными.

Адреса ячеек

Относительный адрес

Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки (А5, В7 и т.д.) называется относительным адресом или просто адресом. При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах. Относительная адресация ячеек используется в формулах чаще всего – по умолчанию.

При копировании ячейки, содержащей формулу, в ячейку, отстоящую от исходной на некоторое число столбцов и строк, адреса ячеек в формуле изменяются на такое же число столбцов и строк.

Пример 1: Исходная ячейка B2 с формулой =С2+1. При копировании ячейки формула изменится следующим образом:

Таким образом, вместо того, чтобы набирать формулы заново, достаточно их скопировать.

Абсолютный адрес

Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, можно назначить ей абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Например, в адресе $A5 не будет меняться номер столбца, в адресе В$7 – номер строки, а в адресе $D$12 – ни тот, ни другой номер.

Таким образом, абсолютный адрес ячейки - это обозначение ячейки, составленное из номера столбца, номера строки и знака доллара «$», который может стоять перед номером столбца и (или) номером строки ($А5, В$7, $D$12 и т.д.)

Типы и формат данных

В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: текст, число и формула. Для эффективной работы с электронными таблицами необходимо четко определить назначение каждого типа и допустимый набор символов.

Табличный процессор должен «знать», какого типа данные хранятся в конкретной ячейке таблицы, для того, чтобы правильно интерпретировать ее содержимое. Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не только как часть данных, но и как команда переключения режима.

Первые два типа данных (число и текст) считаются константами (постоянными величинами), то есть представляют собой информацию, которая не изменяется без вашего участия. Введя в ячейку электронной таблицы числа (например, 6; 7890; 3,8) или текст (например, «Налоги», «Начисления»), вы как бы «впечатываете» свои данные в ячейку и видите их (или хотя бы часть этих данных) на экране.

В чем же заключается отличие числа от текста? Есть ли необходимость разделять эти типы данных? Оказывается, есть. Число, в отличие от текста, может участвовать в вычислительных операциях. Так, например, можно число 6 умножить на число 3 и получить результат вычислений. Однако если вы попробуете из текста «Начисления» вычесть текст «Налоги», то получите сообщение об ошибке.

Число

Число в Excel может состоять только из следующих символов: цифры от 0 до 9 (0 1 2 3 4 5 6 7 8 9), знаки плюс (+) и минус (-), круглые скобки (), запятая (,) (используется в качестве десятичного разделителя), косая черта (/) (в рациональных дробях, например ½), знак процента (%), точка (.), знак мантиссы (Е е). Все другие комбинации, состоящий из цифр и нецифровых символов, интерпретируются как текст.

Первыми символами в ячейке с числовыми данными могут быть: число, знак числа (плюс или минус) и левая круглая скобка. Знак плюс, стоящий перед числом, игнорируется. Перед отрицательным числом необходимо ввести знак минус или заключить его в круглые скобки. В качестве десятичного разделителя в России используют запятую.

По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т.д.). При выравнивании чисел в ячейке незначащие («хвостовые») нули в дробной части числа отбрасываются. Например, число 25,10 превратится в 25,1.

Большие и малые (по модулю) числа удобно записывать в экспоненциальной форме, т.е. в виде условного сочетания мантиссы и порядка. Например, число 4890000 можно представить как произведение 4,89х10⁶ (4,89 – мантисса, 6 – порядок) и записать так: 4,89Е+06.

В Excel установлено ограничение для используемых числовых данных – 15 разрядов, т.е. числа хранятся с точностью до 15 знака независимо от количества разрядов, отображаемых на экране. Если число имеет больше 15 знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули.

Текст

Текстом в Excel является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов (буквы и специальные символы) – например, следующие записи (987$$78, 100 рублей) обрабатываются как текст. В качестве первого символа для обозначения текстовых данных иногда используется апостроф (`), кавычки (“) или пробел. Текст (текстовые данные, символьные данные) имеет описательный характер и не подвергается каким-либо преобразованиям. Общая длина вводимого в ячейку текста не может превышать 32767 символов. При необходимости можно расположить текст в ячейке в несколько строк. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).

Вводя в ячейку текст, в ней отображается этот текст или его часть, если текст целиком не помещается в ячейке. Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:

1) следующие ячейки в строке пусты, - тогда визуально текст накроет эти ячейки;

2) в следующих ячейках есть данные, - тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.

Если число не помещается в ячейке электронной таблицы, то в отличие от текста вместо числа в ячейке появляются символы ####. Это обусловлено тем, что частичное представление чисел в ячейках может привести к ошибкам в вычислениях. Для полного отображения числовых данных необходимо изменить формат числа или увеличить ширину столбца.

Формулы

Формулами в электронной таблице называют арифметические и логические выражения. Формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства (=). После знака равенства в формулу вводят необходимые элементы (операнды) либо непосредственно (в виде чисел), либо в виде ссылок на ячейки и соединяют их операторами, определяющими, какие действия следует выполнить над этими элементами. Формула возвращается на экран в виде вычисленного значения, т.е. в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле, а сама формула отображается в строке (поле) ввода и редактирования.

Например, ввод формулы =А1+А2 означает, что нужно сложить содержимое ячеек А1 и А2 и вывести результат в активной ячейке. По умолчанию Excel вычисляет формулы при их вводе и автоматически пересчитывает формулы при каждом изменении входящих в них исходных данных.

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в «уме». Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Формулы могут включать константы (чаще всего постоянные числовые значения), ссылки на ячейки, операторы (знаки арифметических, логических и других операций), функции, скобки.

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. При выполнении вычислений на место ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка. Адреса ячеек вводят в формулы по латинскому регистру, а знаки арифметических операций (сложения, вычитания, умножения и деления) – с цифровой клавиатуры.

Для выполнения вычислений с помощью формул и функций в Excel имеются четыре вида операторов:

· арифметические операторы (сложение +, вычитание -, умножение *, деление /, процент %, возведение в степень ^) используются для выполнения арифметических операций над операндами. Например, =А1+В3, =400-С4, =А3*G13, =D3/G7, =10%, =C6^2;

· операторы сравнения (равно =, меньше <, больше >, меньше или равно <=, больше или равно >=, не равно <>) используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ). Например, =F5=G5, =F5<G5, =F5>G5, =F5<=G5, =F5>=G5, =F5<>G5;

· операторы ссылок (диапазон: (используется для формирования ссылок на диапазоны ячеек) и объединение; (объединяет несколько ссылок в одну ссылку)) используются для формирования ссылок на диапазоны ячеек или на несколько отдельных ячеек. Например, =СУММ(В5:В10), =СУММ(В5;С6;D7);

· текстовый оператор конкатенации & (амперсанд) применяется для объединения нескольких последовательностей символов в одну строку, т.е. для объединения содержимого ячеек в одну текстовую строку. Например, =А1&В5.

Структура или порядок элементов в формуле определяет конечный результат вычислений. При использовании в формулах арифметических операторов необходимо соблюдать принятый в математике порядок арифметических операций. Сначала производится возведение в степень, затем – умножение и деление, в последнюю очередь – сложение и вычитание. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий: операции в скобках выполняются первыми. Если два оператора имеют одинаковый приоритет, то вычисление производится слева направо.

Формулы могут включать функции. В общем случае функция – это переменная величина, значение которой зависит от значений других величин (аргументов). Функции представляют собой программы с уникальными именами. Это заранее определенные формулы, для которых пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и перечень аргументов (список параметров). Аргументы записываются в круглых скобках после имени функции. Скобки – обязательная принадлежность функции, даже если у нее нет аргументов. Если аргументов несколько, то один аргумент от другого отделяется точкой с запятой.

В качестве аргументов функции могут использоваться числа (константы), адреса ячеек или диапазонов, имена ячеек или диапазонов, текст, другие функции, логические значения и др.

Общее количество символов в формуле не может быть больше 1024. Строка аргумента может содержать не более 255 символов.

Функции, в которых в качестве аргумента используется другая функция, называются вложенными. В одной формуле разрешается использовать вложение функций до седьмого уровня.

Excel содержит более 300 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий: Математические, Статистические, Финансовые, Логические, Текстовые и др. В русифицированных версиях Excel имена многих функций записываются на русском языке. Имена функций лучше набирать строчными буквами. После завершения ввода имен правильно введенных функций строчные буквы автоматически преобразуются в прописные, что служит критерием правильности ввода функции.

Математические функции выполняют различные математические операции, например, суммирование чисел (СУММ), вычисление логарифмов (LOG, LN), тригонометрических функций (SIN, COS), преобразование радиан в градусы (ГРАДУСЫ) и т.п.

Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, среднего значения (СРЗНАЧ), стандартного отклонения (СТАНДОТКЛОН) и т.п.

Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например, определение амортизационных отчислений, определение размера ежемесячных выплат для погашения кредита и т.п.

Логические функции (всего 6 функций – ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ) используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия. Логические выражения строятся с помощью логических функций и операторов сравнения (равно =, меньше <, больше >, меньше или равно <=, больше или равно >=, не равно <>). Например, =ЕСЛИ(В4<100,100,200) расшифровывается так: если ячейка В4 содержит число меньше 100, то функции присваивается значение 100, если же условие не выполняется (В4 больше или равно 100), то функции присваивается значение 200.

Текстовые функции относятся к функциям, которые не возвращают значение, а выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов, вычисляя длину строки (ДЛСТР), преобразовывая заглавные буквы в строчные (СТРОЧН), позволяют соединять (сцеплять) две строки (СЦЕПИТЬ) и т.п. К текстовым данным нельзя применять операции умножения и деления.

Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер функций. Мастер – инструмент, позволяющий выполнить требуемое действие по шагам с уточнением параметров по каждому шагу. Для вызова Мастера функций можно использовать команду горизонтального меню окна Excel «ВСТАВКА» -> «Функция», кнопку «Вставка функции» на панели инструментов и комбинацию клавиш Shift+F3.

Рассмотрим некоторые функции.

Логическая функция ЕСЛИ

Итак, первая функция – это логическая функция ЕСЛИ. Функция ЕСЛИ используется при проверке условий для значений и формул. Возвращает одно значение, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ. Эта функция записывается следующим образом:

ЕСЛИ (лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь).

· Лог_выражение (логическое выражение) - условие, которое требуется проверить. Что это такое? Это любое значение или выражение, принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, A10=100— это логическое выражение; если значение в ячейке A10 равно 100, то выражение принимает значение ИСТИНА. В противном случае— ЛОЖЬ. Этот аргумент может быть использован в любом операторе сравнения.

· Значение_если_истина — это значение, которое возвращается, если лог_выражение равно ИСТИНА. Например, если этот аргумент— строка «В пределах бюджета» и лог_выражение равно ИСТИНА, тогда функция ЕСЛИ отобразит текст «В пределах бюджета». Если лог_выражение равно ИСТИНА, а значение_если_истина пусто, то возвращается значение 0. Чтобы отобразить слово ИСТИНА, необходимо использовать логическое значение ИСТИНА для этого аргумента. Значение_если_истина может быть формулой.

· Значение_если_ложь — это значение, которое возвращается, если лог_выражение равно ЛОЖЬ. Например, если этот аргумент — строка «Превышение бюджета» и лог_выражение равно ЛОЖЬ, то функция ЕСЛИ отобразит текст «Превышение бюджета». Если лог_выражение равно ЛОЖЬ, а значение_если_ложь опущено (то есть после значение_если_истина нет точки с запятой), то возвращается логическое значение ЛОЖЬ. Если лог_выражение равно ЛОЖЬ, а значение_если_ложь пусто (то есть после значение_если_истина стоит точка с запятой с последующей закрывающей скобкой), то возвращается значение 0. Значение_если_ложь может быть формулой.

Когда значения аргументов значение_если_истина и значение_если_ложь вычислены, функция ЕСЛИ возвращает полученное значение. Например, в ячейке набираем формулу =ЕСЛИ(A2<=100;"Внутри бюджета";"Вне бюджета"). Что это означает? Если число, находящееся в ячейке А2, меньше либо равно числу 100, формула отображает строку «Внутри бюджета». В противном случае — строку «Вне бюджета»

Логическая функция И

Следующая функция – тоже логическая – функция И. Эта функция возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ. Записывается следующим образом:

И (логическое_значение1; логическое_значение2;...)

· Логическое_значение1, логическое_значение2,... — это от 1 до 30 проверяемых условий, которые могут иметь значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.