Выделение ячейки и диапазонов

Для выделения одной ячейки достаточно навести на нее указатель мыши в виде белого креста и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Для выделения диапазона смежных ячеек необходимо навести указатель мыши в виде белого креста на крайнюю ячейку выделяемого диапазона, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на смежные ячейки. При описании диапазона смежных ячеек указывают через двоеточие левую верхнюю и правую нижнюю ячейки, например, А1:С12.

Для выделения нескольких несмежных ячеек нужно выделить первую ячейку, а затем каждую следующую – при нажатой на клавиатуре клавише Ctrl. Точно так же можно выделить и несколько несмежных диапазонов. Первый диапазон выделяется обычным образом, а каждый следующий – при нажатой на клавиатуре клавише Ctrl. При описании диапазона несмежных ячеек указывают через точку с запятой каждый диапазон, например, А1:С12; Е4:Н8.

Для выделения столбца листа достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца. Для выделения нескольких смежных столбцов необходимо навести указатель мыши (в виде вертикальной черной стрелки, направленной вниз) на заголовок столбца, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные столбцы. При выделении несмежных столбцов следует выделить первый столбец или диапазон столбцов, а затем каждый следующий столбец или диапазон столбцов выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

Строки на листе выделяют аналогично столбцам.

Для выделения всех ячеек листа необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по прямоугольнику ле вне заголовков столбцов.

Ввод данных с использованием клавиатуры

Общие правила ввода данных

В ячейки рабочего листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. После ввода данных в ячейку или ячейки необходимо нажать клавишу Enter.

Константы подразделяются на три основные категории:

· числовые значения (1230, 456, 1,2Е+12 и т.д.);

· текстовые значения (метка, слово, номер 12, № 12 и т.д.);

· значения дат и времени (1 янв. 2000, 01.12.2010, 15:30:35 и т. д.).

При вводе чисел с десятичной запятой, например, 1,5; 12,18; 1,2Е+12 в качестве разделителя десятичных знаков может использоваться как запятая (используется по умолчанию), так и точка. Выбор типа разделителя осуществляется в диалоговом окне Кнопка Office ® Параметры Excel ® Дополнительно.

При вводе значений дат, например, 01.12.10 в качестве разделителя (по умолчанию) используется точка.

При вводе значений времени, например, 15:43:18 в качестве разделителя (по умолчанию) используется двоеточие.

Данные можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул.

 

Ввод текста

Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст отображается на листе на соседних ячейках справа (рис. 4а). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не отображается. При этом текст в строке формул отображается полностью (рис. 4б).

 

Рис. 4. Отображение текста в ячейках

Ввод чисел

При первоначальном вводе числа (до изменения ширины столбцов) в ячейку может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться. При вводе большего числа число будет отображено в экспоненциальном формате (рис. 5а).

Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы #####. При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца (рис. 5б).

Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры простую дробь от целой части числа отделяют пробелом. В строке формул простая дробь отображается как десятичная (рис. 5в).

Рис. 5. Отображение чисел в ячейках

 

В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть, например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые индексы, номера домов и квартир и т. п. Для того чтобы Microsoft Excel автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо ввести знак апострофа ('). Этот знак отображается только в строке формул, но не отображается в ячейке (рис. 5г). Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым треугольником.

 

Ввод дат и времени

Microsoft Excel воспринимает даты начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата – 31 декабря 9999 года. Дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:

(12.8.1918 или 12-8-1918 или 12/8/1918) ® 12.08.1918

Для ввода даты текущего года можно ввести только день и месяц, но тогда дата в ячейке будет отображаться в кратком формате:

12.8 ® 12.авг

Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.

Функция автозаполнения