Печать диаграмм на отдельной странице

Независимо от того, находится диаграмма на отдельном листе или внедрена в рабочий лист с другими данными, вывести диаграмму можно отдельно, настраивая параметры страницы, как для самостоятельной страницы. Размер диаграммы можно уменьшать и увеличивать. Внедренная диаграмма и диаграмма на отдельном листе выводятся аналогично. Для этого в начале нужно выделить внедренную диаграмму или сделать лист диаграммы текущим. Затем надо:

1) в меню Файл выбрать команду Параметры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы;

2) щелкнуть в нем на вкладке Диаграмма;

3) в группе Размер диаграммы при выводе на печать включит опцию Уместить на странице Использовать всю страницу или Пользовательский;

4) в группе Печать установить флажок на Черно-белая и щелкнуть по кнопке Печать. Откроется диалоговое окно Печать;

5) щелкнуть по кнопке OK. Появится окно с сообщением о печати диаграммы.

Задание к лабораторной работе №6

1. Используя материал предыдущих работ, создайте с помощью Microsoft Excel следующую таблицу со своими данными:

Должность
Доцент
Ст. преподаватель
Ассистент
Лаборант

2. Постройте гистограмму, показывающую изменение (по годам) состава кафедры:

выделите таблицу (без заголовков) и вызовите Мастер Диаграмм;

в окне Мастер Диаграмм шаг 1 из 4 выберите тип Стандартные и вид Гистограмма;

в окне Мастер Диаграмм шаг 2 из 4 проверьте указанный блок и расположение данных для построения диаграммы, названия рядов; подпишите ось X;

на третьем шаге введите названия диаграммы и осей, поместите таблицу данных под диаграмму, нанесите горизонтальную сетку;

на четвертом шаге укажите местоположение диаграммы - на имеющемся листе.

3. Сохраните рабочую книгу под именем лаб61.

4. Распечатайте диаграмму на отдельной странице.

5. Оставьте на диаграмме данные только для 1985 - 1998 годов.

6. Измените шрифт в названиях диаграммы и осей.

7. Сохраните рабочую книгу под именем лаб62.

8. Распечатайте рабочий лист Итог вместе с диаграммой.

9. Измените тип диаграммы на круговую или кольцевую, показывающую соотношение количества человек по должностям в 1998 году, и задайте нужные значения. Выполните подходящие подписи для диаграммы.

10. Сохраните книгу под именем лаб63 и распечатайте ее.

 

Лабораторная работа №7

Сортировка и обработка списков

При работе с таблицами приходится сортировать и обрабатывать список данных. Список - это один из способов организации данных на рабочем листе. Список создается как помеченный ряд, состоящий из строк с однотипными данными. Данные, организованные в список называются базойданных (БД). В Excel понятия список и база данных взаимозаменяемы. Строки таблицы - это записи базы данных, а столбцы - поля базы данных. В каждом поле содержится информация определенного типа.

При работе с БД часто приходится сортировать или отбирать данные по определенному признаку. Для такой обработки данных используются операции: сортировка, фильтрация списков, формирование итогов.

При создании списка на рабочем листе Excel необходимо выполнять следующие правила:

1. На одном рабочем листе не следует помещать более одного списка, поскольку некоторые операции (например фильтрация) работают в определенный момент только с одним списком.

2. Следует отделять список от других данных рабочего листа хотя бы одним незаполненным столбцом или строкой. Это позволяет автоматически выделять список.

3. Имена столбцов должны располагаться в первой строке списка.

4. Для имен столбцов следует использовать шрифт, тип данных, выравнивание, формат отличные от тех, которые использовались для данных списка.

5. Чтобы отделить имена столбцов от данных следует разместить рамку по нижнему краю ячеек строки с именами столбцов. Не рекомендуется использовать пустые строки или пунктирные линии.

Сортировка данных

Список можно отсортировать по алфавиту, по значению или в хронологическом порядке в соответствии с содержанием определенного поля. Чтобы отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку и выбрать в меню Данные команду Сортировка. Excel автоматически выделит весь список.

Если в первой строке находятся имена полей, то они не будут включены в сортировку, а итоговая строка, если таковая имеется, будет включена в сортировку. Поэтому необходимо контролировать выделяемую область исходного списка для сортировки.

Команда Сортировка осуществляется через диалоговое окно. В трех полях окна можно задавать ключи, по которым будет выполнена сортировка. В диалоговом окне Сортировка имеется режим Параметры, который позволяет устанавливать порядок сортировки по первому ключу - обычный или определяемый пользователем, задать учет строчных и прописных букв, направление сортировки по возрастанию или убыванию.

Ключом сортировки в этом случае является столбец с текущей ячейкой.

Отменить сортировку можно, выполнив команду Отменить Сортировка в меню Правка.

Фильтрация списков

С помощью фильтрации можно выводить и просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям. Excel позволяет быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка с помощью автофильтра.

Чтобы использовать автофильтр надо:

1. Выделить область списка для поиска с заголовками полей.

2. Выполнить команду Фильтр - Автофильтр в меню Данные. В заголовках каждого столбца появятся кнопки со стрелками вниз.

3. Щелкнуть по стрелке в столбце, по которому будет задаваться критерий. В появившемся окне списка критериев выбрать нужный критерий (ключ фильтрации). При выборе критерия все записи, не удовлетворяющие этому условию, становятся невидимыми.

Критерии фильтра находятся в списке в алфавитном порядке. В дополнение к ним имеется еще пять ключей: Первые 10, Условия, Пустые, Непустые, Все. Эти ключи позволяют найти в списке десять записей, ведущих по выбранному показателю; записи, удовлетворяющие условию, заданному пользователем; записи, не содержащие никакой информации; записи, ячейки выделенного поля которых не пусты.

Чтобы снова вывести на экран полный список, нужно в списке критериев фильтрации выделить строку Все или в меню Данные выбрать команду Фильтр - Показать все. Для отказа от фильтрации - повторить Фильтр - Автофильтр в меню Данные.

Для фильтрации данных по сложному критерию, а также для получения части исходного списка по нескольким заданным столбцам используется команда Расширенный фильтр меню Данные. Отличие этой команды от команды Автофильтр состоит в том, что отфильтрованные записи можно вынести в другое место рабочего листа, не испортив исходный список.

Чтобы использовать команду Расширенный фильтр, надо сначала создать таблицу поиска, таблицу критериев и таблицу вывода. Эти таблицы следует разместить на этом же рабочем листе, что и исходный список, но так, чтобы не скрывать лист во время фильтрации.

Для задания таблицы поиска надо выделить область списка для поиска с заголовками полей.

Для формирования таблицы критериев необходимо:

1. Скопировать имена полей списка, по которым будет задаваться условие, в ту часть рабочего листа, где будет располагаться таблица критериев. При этом число строк в таблице определяется числом критериев поиска. Включение пустых строк в таблицу недопустимо.

2. Задать критерии поиска. Задание критериев поиска в виде констант требует точной копии имен тех столбцов, которые задают условия фильтрации. Если критерии связаны оператором И, то они должны находится в одной строке, если ИЛИ - в разных. Можно создать таблицу критериев, в которой задается вычисляемый критерий, по которому ведется поиск записей. Ввод вычисляемых критериев поиска в таблицу критериев требует выполнения следующих правил:

2.1 Формула должна выводить логические значения Истина или Ложь. После выполнения поиска на экран выводятся только те строки, для которых результатом вычисления формулы будет Истина.

2.2 Формула должна ссылаться хотя бы на один столбец в списке.

Для задания таблицы (области)вывода - в свободное место рабочего листа скопировать имена тех полей, которые определяют вид выходного документа.

После чего выполнить команду Расширенный фильтр, по которой на экран будет выведено диалоговое окно, где надо задать область поиска исходного списка, область критериев, указать выполнять фильтрацию на исходном месте или перенести данные в другую область и если для отфильтрованых данных задана область вывода, то указать ее.

В условии фильтрации можно использовать возвращаемое формулой значение. При задании формул в условиях заголовок блока условия оставляют незаполненным. Используемая в условии формула должна ссылаться либо на заголовок столбца, либо на соответствующее поле первой записи списка. Например, в формуле =G5>СРЗНАЧ($E$5:$E$14) G5 ссылается на соответсвующее поле (столбец G) первой записи (строка 5) списка.. При использовании заголовка столбца в формуле условия вместо имени диапазона, в ячейке будет выведено значение #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации.

Задание к лабораторной работе №7

1. Откройте рабочую книгу лаб51.

2. Упорядочьте таблицу на листе Семестр 1 в алфавитном порядке фамилий:

· Выделите столбцы таблицы кроме первого;

· В меню Данные выберите Сортировка;

· В диалоговом окне Сортировка диапазона в поле Сортировать по выбрать имя столбца с фамилиями, и опцию По возрастанию.

3. Выполните аналогичные действия с таблицей на листе Семестр 2, упорядочив ее по убыванию среднего балла.

4. На листе Итог, используя автофильтр, определите студентов средний балл которых в первом семестре выше 3, но меньше или равен 4.5:

· Выделите таблицу;

· Выполните команду Данные - Фильтр - Автофильтр;

· Щелкните по стрелке в столбце Семестр 1 и выберите строку Условие;

· В диалоговом окне в одном поле оператора выберите > и в соседнем поле введите значение 3, в другом поле оператора выберите знак <= и введите значение 4,5;

· Выберите опцию И (так как должны выполняться оба условия одновременно); щелкните по кнопке ОК;

· Сохраните рабочую книгу под именем лаб71;

· Верните все записи таблицы, щелкнув по стрелке в столбце Семестр 1 и, выбрав значение Все.

5. Аналогично определите студентов, средний балл которых равен 3 во втором семестре и отличников по двум семестрам, сохраняя рабочие книги под именами лаб72 и лаб73.

6. Выполните задания пунктов 4 - 5, используя расширенный фильтр. Задайте на рабочем листе Итог таблицы поиска, вывода и критериев (рис. 1). Выполните команду Данные - Фильтр - Расширенный фильтр, Каждый раз указывая нужную таблицу критериев и вывода. Таблица поиска для всех трех случаев одна и та же. Сохраните рабочую книгу под именем лаб73.

7. Используя расширенный фильтр, определите фамилии студентов, размер стипендии которых выше средней.

8. Распечатайте рабочую книгу лаб71.xsl, и листы и именем Итог остальных рабочих книг.

Литература

Информатика. Учебн./ Под ред. проф. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 1997. - 768 с.: ил.

Экономическая информатика. Учебник для вузов. Под ред. д.э.н., проф. Евдокимова В.В. - СПБ.; Питер, 1997. - 592 с.: ил.

Microsoft Excel для Windows 95. Шаг за шагом: Практ. Пособ./ Пер. С англ. - М.: Изд-во ЭКОМ, 1997. - 432 с.: ил.

Содержание

Введение...................................................................................... 3

Лабораторная работа 1.............................................................. 4

Лабораторная работа 2............................................................ 10

Лабораторная работа 3............................................................ 17

Лабораторная работа 4............................................................ 20

Лабораторная работа 5............................................................ 23

Лабораторная работа 6............................................................ 26

Лабораторная работа 7............................................................ 29