Рекомендації до підготовки доповіді

Загальна характеристика презентації на захист дипломного проекту

Доповідь на захист дипломного проекту – це найбільш коротка презентація, 5-10 хвилин. Необхідно зосередитися на постановці завдання і перерахування власних результатів. ДЕК має стати зрозуміло: складність та актуальність проблеми, досягнення та результати роботи. У той же час, на слайдах ці деталі можуть бути показані у вигляді досить складних формул, таблиць, графіків. Рекомендується кольором або жирним шрифтом виділяти ті їх ключові фрагменти, на яких необхідно зупинитися при обговоренні, оскільки зайва деталізація – марна трата дорогоцінного часу. На захисті обов'язково необхідно підкреслювати, що саме в роботі запропоновано особисто автором. З іншого боку, тут не місце для зайвого самовираження. Рекомендовано строгий стиль презентації (оптимально - чорний на білому фоні) і чітка мова без єдиного зайвого слова [16].

Логічна побудова доповіді

Намагаючись зрозуміти тему, необхідно виділити кілька ідей як найголовніших (більше 5-7 одночасно в голові не втримати, реально - 3-4). Щоб кожну з них зрозуміти глибше, їх розбивають на більш прості під-ідеї; ті в свою чергу на ще більш прості ідеї. Всю ієрархію ідей цілком в голові не втримати, тому десь вона неминуче обрізується. При цьому дрібні технічні подробиці так і залишаються незрозумілими, проте без особливого збитку для цілісного сприйняття всієї картини. Вся ця робота проводиться кожним слухачем індивідуально і напівсвідому в процесі сприйняття виступу. По суті справи, виступ - це передача «ієрархії ідей» від людини до людини. Члени комісії не повинні витрачати свої ментальні зусилля на «відновлення» ієрархії ідей з неструктурованого потоку фраз. Це досягається різними технічними прийомами:

• Назва доповіді на першому слайді має відображати найголовнішу ідею, тобто відповідати вершині ієрархії.

• На початку виступу бажано привести зміст доповіді. Оптимально - три пункти, у кожному - три підпункти. Це структура роботи, два верхніх рівня ієрархії. Якщо виступ короткий, проговорюється тільки верхній рівень.

• Найбільш складні ділянки виступу краще розбивати на кроки або етапи, передуючи їх дуже простим слайдом зі списком кроків. Наприклад: «Пропонований метод полягає у виконанні трьох кроків:...» або «Є три причини, по яких стандартний підхід не оптимальний. Розглянемо кожну з них окремо». Якщо цих допоміжних фраз не говорити, зміст доповіді не зміниться; проте сприйматися він буде набагато важче.

• Важливі ідеї верхніх рівнів обов'язково повинні бути відображені на слайдах і сказані словами. Якщо ідея «проскакує» тільки на слайді - це вірна ознака її другорядності.

• Протягом виступу можна кілька разів сказати «основна ідея в тому, щоб...», але зловживати цією фразою не варто.

• Найбільш важливі слова, ідеї, фрагменти можна виділяти кольором на слайді, щоб вони відразу впадали у вічі. Цим теж можна зловживати.

Етапи підготовки презентації

1. Складання плану презентації, виділення основних ідей першого та другого рівня. Структура наукової презентації приблизно така ж, як і структура наукової статті:

• постановка задачі;

• відомі раніше результати і проблеми;

• критерії, по яких передбачається оцінка якості рішення;

• мети даної роботи;

• основні результати автора;

• умови і результати експериментів;

• на останньому слайді - перерахування основних результатів роботи.

2. Продумування кожного слайду, при цьому важливо відповісти на питання:

• як ідея цього слайда розкриває основну ідею всієї презентації?

• що буде на слайді?

• про що буде говоритися?

• як буде зроблений перехід до наступного слайду?

3. Виготовлення презентації:

• Пакет Beamer для створення презентацій в LaTeX, безсумнівно, є найбільш професійним вибором. Він на порядок перевершує засоби Microsoft Office за якістю результату. Презентація стандартним чином переводиться у формат PDF і показується в повноекранному режимі за допомогою Acrobat Reader.

• MS Word. Встановіть орієнтацію сторінки landscape, перейдіть в повноекранний режим, встановіть масштаб «За шириною сторінки», перейдіть в режим «Вид/На весь екран» і під час презентації просто перегортайте сторінки. Цей варіант має чисто технічні недоліки: на деяких проекторах можуть з'явитися паразитні ефекти на краях; заважає миготливий курсор; листання легко збивається, і тоді слайд стає видний не повністю. Ці недоліки легко усуваються, якщо перевести документ у формат PDF і під час презентації використовувати повноекранний режим Acrobat Reader.

• MS PowerPoint найбільш частий вибір. Якщо на слайді багато формул, рекомендується набирати його повністю в MS Word (інакше формули доводиться розміщувати і вирівнювати на слайді вручну). Для цього зручно зробити заготівку - порожній слайд з одним великим Word-об'єктом «Вставка/Об'єкт/Документ Microsoft Word», підібрати один раз його розміри і розмножити на потрібне число слайдів. Основний шрифт в тексті і формулах рекомендується змінити на Arial або йому подібний; шрифт Times New Roman погано виглядає здалеку. Обов'язково встановіть в MathType основний розмір шрифту рівним основному розміру шрифту в тексті. Ніколи не вирівнюйте розмір формули вручну, витягаючи її за куточок.

Основні прийоми

• Доповідь студента та текст на слайдах не повинні збігатися, тоді презентація стане «об'ємною». Доповідь повинна бути більш розгорнутою. Слайди повинні містити більше технічних подробиць: формули, схеми, таблиці, графіки. У короткому виступі на них можна показувати по ходу викладу, але при цьому не треба зупинятися на поясненні всіх дрібниць.

• Необхідно враховувати особливості сприйняття аудиторією інформації. Доповідь має бути побудована таким чином, що б надати максимально повну інформацію двом основним категоріям слухачів: візуалам (краще сприймають інформацію, що надходить за допомогою органів зору) і аудіалам (краще засвоюють інформацію на слух).

• Перші ж фрази повинні інтригувати. Наприклад, можна сказати про те, наскільки складною або наскільки важливою є дана задача, або про те, наскільки несподіваним буде рішення - це дозволить утримати увагу слухачів до кінця. Але тоді кінцівка дійсно повинна виявитися нетривіальною - інакше слухач буде розчарований.

• Останній слайд з висновками: буде краще, якщо висновків буде побільше. На захисті це посилює враження, що пророблена велика робота. Однак проговорюється в кращому випадку тільки декілька найбільш важливих висновків.

Розрахунок часу на підготовку презентації

Час на підготовку презентації залежить від тривалості виступу (числа слайдів) і ступеня готовності ілюстративного матеріалу.

• При підготовці до захисту дипломного проекту, коли матеріал готовий, але презентацію треба цілком складати «з нуля», доведеться витратити один або два дні до обговорення з керівником проекту і ще один день на переробку всього після обговорення. Отже, необхідно три дні запланувати.

• Презентація повинна бути готова заздалегідь, щоб забезпечити можливість доповідачеві потренуватись напередодні виступу.

• Готову презентацію треба переглянути уважно сім разів, кожен раз будете знаходити по декілька друкарських помилок, помилок або некоректних формулювань.

Структура презентації

• Приблизна структура доповіді: титульний аркуш, актуальність, мета, завдання, методи, результати (графіки, діаграми і т.д.), висновки.

• Титульна сторінка необхідна, щоб представити аудиторії доповідача і тему доповіді, необхідно також вказувати прізвище та ініціали наукового керівника і організацію.

• Вводити необхідно лише ті позначення і поняття, без яких розуміння основних ідей доповіді неможливо. Будь-яке позначення має бути пояснено до його першого використання. Якщо пояснення деякого результату вимагає ланцюжка з 20 визначень, то необхідно знайти спосіб пояснити це коротше.

• Громіздкі позначення треба всіляко спрощувати, позбавляючись від зайвих індексів і т.п.

• Над кожною фразою треба критично подумати: чи зрозуміють її слухачі; чи достатньо у них спеціальних знань, щоб її зрозуміти? Незрозумілі фрази слід потрібно виключати з презентації.

• У будь-якої фрази повинна на слайді повинна бути кінцева мета, вона повинна логічно підводити до наступних фраз, бути для них посилкою, і в кінцевому підсумку весь виступ має бути підпорядкований головній меті - донести до аудиторії дві-три по-справжньому цінних думки.

Вимоги до оформлення

• Презентація повинна бути охайною.

• Усі слайди необхідно виконувати однаковим шрифтом та в однаковому стилі. Не допускаються орфографічні та поліграфічні помилки у тексті.

• Кожен слайд повинен мати заголовок.

• На слайді не повинно бути багато тексту - максимум кілька досить простих фраз. Суцільний текст на слайді сприймається погано, краще використовувати нумеровані або марковані списки.

• Оптимальне число рядків на слайді - від 5 до 9. Перевантаженість і дрібний шрифт важкі для сприйняття. Недовантаження залишає враження, що виступ поверхнево і погано підготовлене.

• Пункти переліків повинні бути короткими фразами; максимум - два рядки на фразу, оптимально - один рядок. Читання довгої фрази відволікає увагу від промови. Коротка фраза легше запам'ятовується візуально.

• Рекомендується використовувати не більше двох шрифтів - для заголовка й основного тексту. Не використовуйте декоративні, рукописні, шрифти. Розмір шрифту треба вибирати так, щоб текст могли прочитати слухачі в аудиторії. Для смислового виділення фрагментів тексту можна використовувати жирний шрифт або зміну кольору.

• Переважно темний шрифт на світлому фоні. Іноді діаграми, графіки найкраще виглядають на білому фоні. Не слід використовувати як фон візерунки, фотографії, якісь картинки.

• У презентації зазвичай краще сприймаються не таблиці, а діаграми або графіки. Всі рисунки повинні бути виконані в одному стилі і мати підписи, позначення, розшифровки, щоб в них можна було розібратися за час демонстрації слайду.

• Без крайньої необхідності не застосовуйте в презентаціях звукові ефекти.

• Для наукової презентації не слід використовувати ефекти анімації.

• Рекомендується пронумерувати всі слайди презентації. Якщо в ході доповіді у слухачів виникне питання за графіком або таблиці з вашої презентації, доповідач зможе без утруднення повернутися до них, знаючи номер слайда.

• Не слід оформляти текст роботи та презентацію в новомодних форматах і версіях програм. Їх може просто не бути на комп'ютерах, наданих для проведення захисту дипломного проекту. В крайньому випадку, рекомендується робити презентацію в різних варіантах.

• Закінчивши оформлення презентації, рекомендується переглянути слайди через проектор з відстані в кілька метрів, уявивши себе на місці слухача в аудиторії.

Практичні рекомендації

Колірне рішення

Інформація на слайдах повинна добре читатися

Незалежно від того, наскільки барвисті і привабливі шаблони оформлення слайдів, пропоновані програмою MS PowerPoint, вибір колірного рішення - співвідношення кольорів фону слайда і тексту - диктується умовами показу. Для демонстрації презентації на екрані монітора або за допомогою проектора в добре затемненому приміщенні цілком виправданий вибір яскравих кольорів, темного фону слайдів і світлого кольору тексту. Типовою ж ситуацією є відсутність затемнення, тому оптимальним для електронної презентації є світлий фон слайдів і темний колір тексту.

Розмір і тип шрифту

Розмір шрифту, що дозволяє зробити текст прийнятним для читання на екрані, передбачений в шаблонах презентацій, тому має сенс розміщувати на слайді такий обсяг тексту, який би не призводив до автоматичного зменшення розміру шрифту.

Крім того, потрібно пам'ятати, що на екрані краще сприймаються шрифти без зарубок (такі як, наприклад, Tahoma, Verdana, Arial), тому використовувати звичний для друкованих текстів шрифт Times New Roman в презентаціях не рекомендується, також як не рекомендується використовувати курсивне зображення.