Інвентаризація основних засобів проводиться не раніше 1 жовтня звітного року.

До почату інвентаризації основних засобів слід перевірити:

- наявність і стан реєстрів обліку (карток, книг, описів та ін.);

- наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації;

- наявність документів на основні засоби, що здані чи прий­няті установою в оренду, на зберігання, на тимчасове кори­стування. За відсутності документів слід забезпечити їх от­римання чи оформлення.

При виявленні розходжень і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації необхідно в ці документи внести відповідні виправлення й уточнення.

Під час інвентаризації комісія в обов'язковому порядку про­водить перевірку відповідності технічної документації, записує в описи повні найменування цих об'єктів і їхні інвентарні номери. У випадку відсутності технічної документації про це вказується в опи­сах — у графі "Примітка".

Машини, обладнання та інші об'єкти перевіряються за за­водськими номерами і заносяться в описи окремо, із вказівкою інвен­тарного номера.

Основні засоби записуються в описі під найменуванням, відповідно з основним призначенням об'єкта. Об'єкт, що пройшов відновлення, реконструкцію, розширення чи переобладнання, внаслідок чого змінилось основне його призначення, вноситься до опису під найменуванням, що відповідає новому основному призна­ченню.

У випадках, коли проведені капітальні роботи (надбудова по­верхів, прибудова нових приміщень та інше) або часткова ліквідація будівель і споруд (злам окремих конструктивних елементів) не відо­бражені в бухгалтерському обліку, комісія повинна за відповідними документами визначити суму збільшення або зменшення балансової вартості об'єкта і привести в описі дані про проведені зміни. Одно­часно з цим комісія повинна встановити винних осіб і причини, з яких конструктивні зміни об'єктів не отримали відображення в обліку.

Окремі описи складаються при інвентаризації садів, вино­градників, ягідників, лісопосадок, ставків, водоймищ, іригаційних і меліоративних споруд. Насадження записуються за культурами, бо­танічними сортами із вказівкою року закладення, площею, кількістю дерев або кущів, за категоріями та їх балансовою вартістю. Іри­гаційні і меліоративні споруди записуються до опису за видом і ро­дом споруд із зазначенням їхніх розмірів, року спорудження, балан­сової вартості та інших відомостей, що характеризують їх призначен­ня і стан.

Присвоєні об'єктам (предметам) основних засобів інвен­тарні номери не повинні змінюватися. Заміна номерів може бути проведена в тих випадках, коли виявлено, що об'єкти помилково відображаються не в тій групі основних засобів, до якої вони повинні бути включені за своїм техніко-виробничим призначенням, а також у випадках встановлення невірної нумерації.

При виявленні об'єктів (предметів), що не знаходяться на обліку, а також об'єктів (предметів) з відсутніми в обліку даними, що їх характеризують, комісія повинна включити в опис відсутні відо­мості і технічні показники цих об'єктів (предметів), наприклад: про будівлі — вказати їх призначення, основні матеріали, з яких вони по­будовані, об'єм (зовнішнього чи внутрішнього обміру), площу (за­гальна корисна площа), число поверхів, підвалів, напівпідвалів, рік побудови тощо.

Інвентаризація дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, які містяться у приладах, обладнанні та інших виробах, здійснюється одночасно з інвентаризацією цих матеріальних ціннос­тей у терміни, встановлені для матеріальних цінностей.

Інвентаризація капітальних робіт інвентарного характеру і капітальних ремонтів проводиться не менше одного разу на рік, але не раніше першого грудня.

Наявність і об'єм незавершеного капітального будівництва і незакінчених капітальних ремонтів встановлюється при інвентари­зації шляхом перевірки їх у натурі. В актах, які складаються при цьо­му, вказуються найменування об'єкта, списання і об'єм виконаних робіт за кожним об'єктом і видом робіт, кошторисна і фактична вартість.

Інвентаризаційна комісія повинна перевірити:

- чи не знаходиться у складі незавершеного капітального будівництва обладнання, яке передане для монтажу, але монтаж яко­го фактично не розпочатий. При виявленні такого обладнання не­обхідно зробити відповідні виправлення в обліку і звітності;

- стан законсервованих і тимчасово зупинених будівельних об'єктів. У такому разі слід виявити причини і підстави їх консер­вації.

На закінчені об'єкти, що з якихось причин не введені в ек­сплуатацію, складають окремі акти.

На об'єкт припиненого будівництва, а також на проектно-розвідувальні роботи з незакінченого будівництва, які підлягають списанню з балансу, складаються окремі акти, в яких вказуються усі дані про характер виконаних робіт і їх вартість згідно з кошторисом, з вказівкою причин припинення будівництва.

На незакінчений капітальний ремонт будівель, споруд, ма­шин, обладнання, енергетичних установок та інших об'єктів скла­дається окремий акт, в якому вказуються: назва об'єкта, що ремон­тується, опис і процент виконаних робіт, кошторисна і фактична вартість виконаних робіт.

При інвентаризації нематеріальних активів їх наявність уста­новлюється або за документами, що були підставою для оприбутку­вання, або додатково за документами, якими оформлені (тобто підтверджуються) майнові права.

При інвентаризації нематеріальних активів до інвентари­заційного опису вписуються такі дані: назва, характеристика, первісна вартість, сума зносу, дата придбання, термін корисного ви­користання. При цьому перевіряється обґрунтованість сум.

У разі виявлення надлишків об'єктів нематеріальних активів, інвентаризаційна комісія записує їх в інвентаризаційний опис із вне­сенням потрібних даних. Оцінка таких об'єктів проводиться відповідно до дійсної відновлювальної вартості і оформлюється відповідними актами.

Результатами проведення інвентаризації основних за­собів і нематеріальних активів знаходять своє відображення у документі "Інвентаризаційний опис основних засобів". Описи складаються у двох екземплярах, один з яких передається до бухгалтерії, а інший залишається у матеріально-відповідальної

особи.

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками основних засобів і нематеріальних активів з даними бух­галтерського обліку врегульовуються на підприємстві у наступно­му порядку:

- основні засоби і нематеріальні активи, які виявлені в над­лишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення доходів підприємства з подальшим з'ясуванням причин виникнення надлишків і винних у цьому осіб;

- недостача основних засобів і нематеріальних активів, а також втрати від псування цінностей відносяться на рахунок ма­теріально-відповідальних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування ма­теріальних цінностей;

- недостачі основних засобів і нематеріальних активів у ви­падках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, відносяться на збільшення витрат, які пов'язані із списанням необоротних активів.

Визначення розмірів збитку від нестачі основних засобів вре­гульовано постановою Кабінету Міністрів України №116 від 22.01.1996 р. "Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей".

Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псу­вання) матеріальних цінностей визначається за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням амортизаційних відра­хувань), але не нижче 50 відсотків від балансової вартості на мо­мент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Мінстат, відповідного розміру по­датку на добавлену вартість та розміру акцизного збору за формулою:

Рз = [(Бв - А) х Іінф. + ПДВ + Азб] х 2,

де Рз — розмір збитків (у гривнях);

Бв — балансова вартість на момент встановлення факту роз­крадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей (у гривнях);

А — амортизаційні відрахування (у гривнях);

Іінф.— загальний індекс інфляції, який розраховується на підставі

щомісячно визначених Мінстатом індексів інфляції;

ПДВ — розмір податку на добавлену вартість (у гривнях);

Азб — розмір акцизного збору (у гривнях).

Із сум, стягнутих відповідно до цього Порядку, здійсню­ється відшкодування збитків, завданих підприємству, установі, організації, залишок коштів перераховується до Державного бю­джету України.

Типову кореспонденцію бухгалтерських рахунків при врегу­люванні інвентаризаційних розбіжностей по основних засобах і не­матеріальних активах наведено у табл. 12.1.