Поняття нотаріату. Предмет і завдання нотаріальної діяльності

Поняття нотаріату. Предмет і завдання нотаріальної діяльності

Згідно з Конституцією України (ст. 59) [1] кожному громадянину гарантоване право на одержання правової допомоги. Нотаріат разом з іншими правовими інститутами забезпечує реалізацію цього конституційного права громадян. При цьому предмет діяльності нотаріату обмежений безспірною цивільною юрисдикцією.
Нотаріат в Україні (ст. 1 Закону) — це система органів і посадових осіб, на яких покладено обов'язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, і вчинювати інші передбачені законодавством нотаріальні дії з метою надання їм юридичної вірогідності.
Нотаріат є правовим інститутом, який забезпечує охорону та захист прав і законних інтересів громадян та юридичних осіб шляхом здійснення нотаріальних дій від імені держави. Нотаріальна діяльність спрямована на надання офіційної сили, вірогідності юридичним правам, фактам і документам.
Нотаріус посвідчує лише безспірні права та безспірні факти, у наявності яких він може переконатися безпосередньо або на підставі відповідних документів.
Основні завдання нотаріату:
- забезпечувати захист і охорону власності, права і законні інтереси фізичних та юридичних осіб;
- сприяти зміцненню законності та правопорядку;
- попереджати правопорушення.
Захист прав і законних інтересів громадян та організацій при вчиненні нотаріальних дій гарантує Закон України "Про нотаріат". Порушення встановленого законодавством порядку вчинення нотаріальних дій призводить до недійсності нотаріального акту.
Виконуючи функцію контролю за законністю в цивільному обороті, нотаріат реалізує друге завдання — зміцнює законність і правопорядок. Вчиняючи певну нотаріальну дію, нотаріус підтверджує цим законність і достовірність нотаріальної дії та запобігає можливим порушенням прав та інтересів осіб, які звернулися до нього.
Підтверджуючи законність і достовірність нотаріальної дії, нотаріус виконує третє завдання — запобігає можливим правопорушенням. Так, якщо нотаріальна дія, за вчиненням якої звернулася заінтересована особа, не відповідає законодавству України, нотаріус відмовляє у її вчиненні, запобігаючи можливим негативним наслідкам.
Виходячи із завдань, які виконують нотаріальні органи, доходимо висновку, що сутність нотаріальної діяльності полягає в посвідченні та підтвердженні певних прав і фактів, в юридичному закріпленні цивільних прав з метою запобігання можливим правопорушенням.

Правова основа діяльності нотаріату

Правовою основою діяльності нотаріату є Конституція України [1], Закон України "Про нотаріат" [9] та інші державні законодавчі акти України.
У правовому регулюванні діяльності нотаріату велике значення мають Закони України "Про власність" (1991 р.) [6], "Про селянське (фермерське) господарство" (1993 р.), "Про приватизацію державного майна" (1997 р.) [11], "Про заставу" (зі змінами 1997 р.) [7; 8], "Про плату за землю" (1992 p.), а також постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, зокрема Положення про Вищу кваліфікаційну комісію нотаріату (1994 p.), декрети "Про приватизацію земельних ділянок" (1992 р.) [14], "Про державне мито" (1993 р.) [13]. Джерелом правового регулювання нотаріальної діяльності є накази і листи Міністерства юстиції України, що регламентують питання організації та діяльності нотаріальних органів, зокрема накази про затвердження Положення про кваліфікаційну комісію нотаріату (1993 р. із змінами 1997 р.) [19], Положення про державний нотаріальний архів (1994 р.) [18], Положення про порядок видачі свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю (1994 р. зі змінами 1997 р.) [20], Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності (1994 p.) [21], Положення про Єдиний реєстр для реєстрації заборон відчуження об'єктів нерухомого майна (1997 р.) і Положення про єдиний реєстр доручень (1998 p.). Суттєвим доповненням до Закону України "Про нотаріат" є затверджена наказом Міністерства юстиції України Інструкція про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (1994 р.) із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції (1996, 1997 р.) [23], Правила ведення нотаріального діловодства (1993 p.).
Для організації діяльності нотаріату особливе значення мають Укази Президента України "Про впорядкування справлення плати за вчинення нотаріальних дій" (1998 р.) [16], "Про врегулювання діяльності нотаріату в Україні" (1998 р.) [15].

Стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю

Згідно із ст. 13 Закону вперше введено інститут стажистів. Основне завдання стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною практикою, полягає у вивченні специфіки роботи, набутті практичних навичок і освоєнні досвіду організації праці нотаріуса.
Кваліфікаційні комісії нотаріату при управліннях юстиції проводять конкурсний відбір осіб з метою зарахування їх до резерву на заміщення посади стажиста нотаріуса. До стажування допускаються особи, які мають вищу юридичну освіту. Особи, які перебувають у штаті інших державних, приватних і громадських підприємств та організацій, є підприємцями та посередниками, а також виконують іншу оплачувану роботу, до стажування не допускаються. Не допускаються до стажування також особи, які мають судимість.
Мінімальний строк стажування — шість місяців. З жодних причин цей строк не підлягає скороченню. Стажист проходить стажування в державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса. Умови роботи визначаються трудовим контрактом між стажистом і державною нотаріальною конторою чи приватним нотаріусом.
Керівництво і контроль за процесом стажування здійснюють відповідні управління юстиції. Відповідальність за проведення стажування в державних нотаріальних конторах покладається на завідуючого нотаріальної контори і на приватного нотаріуса, якщо стажування відбувається безпосередньо у приватного нотаріуса. Керівник стажування повинен мати щонайменше п'ятирічний практичний досвід на посаді нотаріуса за відсутності зауважень у роботі.
Під час стажування стажист зобов'язаний вивчити законодавство, що регламентує вчинення нотаріальних дій, законодавчі акти з різних галузей права, ознайомитись з організацією діяльності нотаріату, з кодифікуванням нормативних матеріалів.
З метою набуття практичного досвіду стажист бере участь у прийманні громадян і представників юридичних осіб, перевірці документів, наданих для вчинення нотаріальних дій; складає проекти договорів, заповітів, доручень, свідоцтв та інших документів; визначає розмір державного мита, бере участь у складанні актів опису спадкового майна в разі вжиття заходів щодо охорони спадкового майна; складає посвідчувальні написи на угодах та інших документах тощо. Стажист має всі права, встановлені для працівників державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів.
Після закінчення стажування керівник складає висновок про результати проходження стажування, зазначаючи ступінь підготовки стажиста, одержані ним знання і практичні навички.
Організація і порядок проведення стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю, детально визначені в Рекомендаціях з окремих питань організації і проведення стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю [28]

Державні нотаріальні архіви

Діяльність державних нотаріальних архівів регулюється Положенням про державний нотаріальний архів [18]. Згідно із ст. 23 Закону державні нотаріальні архіви створюються в обласних центрах, містах Києві, Севастополі та Сімферополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання нотаріальних документів, передавання їх у відповідний державний архів, подання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.
Державний нотаріальний архів є юридичною особою, що має печатку із зображенням Державного герба України і своїм найменуванням. Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, якого призначає на посаду і звільняє з неї управління юстиції. Державні нотаріальні архіви є складовою Національного архівного фонду України.
Основні завдання державного нотаріального архіву:
- комплектування документами, склад яких передбачений Положенням [18];
- забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні;
- підготовка та своєчасне передавання документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.
Державний нотаріальний архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:
- складає графіки приймання документів від фондоутворювачів;
- згідно з цими графіками приймає документи не пізніше двох років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;
- забезпечує збереження документів;
- здійснює експертизу цінності документів, що розміщуються в архіві;
- здійснює контроль за збереженням документів у фондоутворювачів, подає їм методичну та практичну допомогу щодо впорядкування документів і підготовки їх до здачі в архів;
- видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в архіві, з додержанням вимог ст. 8 Закону;
- веде облік документів, переданих за запитами органів, згідно із Законом;
- реєструє заповіти, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку.
Державний нотаріальний архів з метою виконання покладених на нього завдань має право:
- вимагати від завідуючих державними нотаріальними конторами, приватних нотаріусів та посадових осіб виконавчих комітетів відповідних рад народних депутатів додержуватись правил роботи з архівними документами, здійснювати контроль за їх збереженням та використанням;
- давати нотаріусам рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
- перевіряти стан зберігання нотаріальних документів;
- у разі потреби залучати до перевірки документів працівників органів нотаріату як експертів і консультантів;
- інформувати Міністерство юстиції України про стан архівної роботи та вносити пропозиції щодо її вдосконалення.
Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів відповідних місцевих рад і посадові особи, які посвідчують заповіти та доручення, що прирівнюються до нотаріально посвідчених.

Нотаріальні акти

При вчиненні кожної нотаріальної дії нотаріус видає певні документи або посвідчує документи, що підтверджують вчинення конкретної нотаріальної дії. Документ або його посвідчення, які вказують на те, що нотаріальну дію було вчинено, називають нотаріальними актами.
Законодавством передбачаються різні форми вчинення нотаріальної дії (ст. 48 Закону). На підтвердження права на спадщину, права власності на частку у спільному майні подружжя, придбання жилого будинку з прилюдних торгів, а також посвідчення фактів, що громадянин живий, про перебування його в певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про прийняття на зберігання документів або передавання заяв від одних юридичних та фізичних осіб іншим видаються свідоцтва. Видача свідоцтва свідчить про вчинення зазначених нотаріальних дій. Форми перелічених свідоцтв затверджені наказом Міністерства юстиції України "Про затвердження форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і засвідчувальних документах" від 07.02.94 № 7/5.
При посвідченні угод, засвідченні вірності копій документів і виписок з них, справжності підписів на документах, вірності перекладу документів з однієї мови іншою, посвідченні часу пред'явлення документа, видачі дублікатів на відповідних документах вчиняється посвідчувальний напис за формами, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5.
Посвідчувальний напис повинен бути написаний ясно, чітко, без підчисток, вільні місця необхідно прокреслювати, дописки та інші виправлення мають бути застережені.
Для вчинення посвідчувальних написів допускається застосування штампів з текстом відповідного напису.
Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він може бути продовжений або викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому разі аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш із посвідчуваль-ним написом прошнуровуються і пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса з його печаткою.
Для викладення посвідчувального напису чи його продовження допускається також підклейка аркуша паперу. При цьому нотаріус повинен проставити печатку так, щоб частина її відбитка була на підклеєному аркуші.
Прикріплення і підклейка аркушів паперу для напису про засвідчення вірності копії документа, а також для напису на дублікаті документа не допускаються.
Прийняття в депозит грошових сум або цінних паперів підтверджується видачею квитанції. Про вчинення морського протесту свідчить акт про морський протест. Протест векселів підтверджується актом про протест векселя про несплату. У разі пред'явлення чеків до платежу і посвідчення несплати чеків вчиняють посвідчувальний напис.
При вжитті заходів щодо охорони спадкового майна складається опис цього майна, що свідчить про вчинення цієї нотаріальної дії. Про вчинення виконавчого напису свідчить саме вчинення виконавчого напису.
Накладаючи заборону на відчуження жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки та іншого нерухомого майна, нотаріус вчиняє напис на відповідних документах і реєструє заборону в реєстрі заборони чи арештів.
При видачі дубліката документа на ньому робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Для підтвердження вчинення цієї нотаріальної дії робиться відмітка на примірнику документа, що зберігається у справах державного нотаріального архіву, державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса.

Нотаріальне діловодство

Нотаріальне діловодство регулюють Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 03.02.94 № 45. Ці правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства та оформлення службових документів. Мова нотаріального діловодства визначається ст. 20 Закону УРСР "Про мови в Українській РСР" від 28.10.89. Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальних дій, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлених документів повинен перекласти нотаріус або перекладач.
Відповідальність за правильну організацію і ведення діловодства покладається на завідуючих нотаріальною державною конторою та нотаріальним державним архівом, на приватного нотаріуса.
Нотаріальне діловодство охоплює ведення документування управлінської діяльності установ державного нотаріату; приймання, розгляд і реєстрацію кореспонденції; складання і оформлення службових документів; контроль за виконанням документів, складанням номенклатури і формуванням справ.
Згідно з Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів [22] запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою документального забезпечення нотаріальної діяльності. Ці бланки використовують тільки нотаріуси і тільки для виготовлення нотаріальних документів. Бланки призначені для зручності, швидкості підготовки нотаріальних документів, а також з метою запобігання їх підробки. На спеціальних бланках виготовляються усі примірники нотаріальних документів, за виключенням примірника, який залишається у справах державної нотаріальної контори чи у приватного нотаріуса. На цьому примірнику нотаріус зазначає серію і номер використаного для вчинення нотаріальної дії спеціального бланку. Серію і номер використаного бланку нотаріус зазначає в реєстрі реєстрації нотаріальних дій.
Усі вчинені нотаріальні дії нотаріус реєструє в реєстрі нотаріальних дій. Форми реєстрів для запису нотаріальних дій затверджено наказом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5.
Розрізняють два види нотаріальних реєстрів: для реєстрації нотаріальних дій (форма 1) і реєстрації заборони відчуження жилих будинків, квартир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судовими та слідчими органами (форма 2).
Кожний нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюють індекси, що збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому разі на нотаріальних документах позначається номер (наприклад, № 1-1, № 2-1), де перша цифра означає номер реєстру, а друга — порядковий номер запису в реєстрі.
Кожній нотаріальній дії присвоюють окремий порядковий номер. Цей номер позначають і на нотаріальних документах або в посвідчу-вальних написах.
Запис у реєстрі повинен відображати порядковий номер від початку року, бо такий запис у хронологічному порядку виключає можливість зловживання, зокрема здійснення нотаріальної дії заднім числом. Далі вказуються дата вчинення нотаріальної дії, прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання осіб, для яких вчиняється нотаріальна дія, і документ, що посвідчує особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії. Потім наводяться зміст нотаріальної дії, дані про стягнення державного мита або розмір плати за вчинену нотаріальну дію і підпис особи про одержання нотаріально оформленого документа. Запис нотаріальної дії здійснюють тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, буде ним підписаний.
З метою додержання таємниці нотаріальних дій згідно із ст. 8 Закону нотаріуси можуть видавати виписки з реєстрів лише за письмовою заявою громадян чи організацій, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів слідства й дізнання у зв'язку зі справами, що знаходяться в їх провадженні. Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються лише після смерті заповідача.
Реєстри мають бути прошнуровані, їх аркуші — пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи, уповноваженої на те начальником відповідного управління юстиції. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою управління юстиції.

Поняття нотаріату. Предмет і завдання нотаріальної діяльності

Згідно з Конституцією України (ст. 59) [1] кожному громадянину гарантоване право на одержання правової допомоги. Нотаріат разом з іншими правовими інститутами забезпечує реалізацію цього конституційного права громадян. При цьому предмет діяльності нотаріату обмежений безспірною цивільною юрисдикцією.
Нотаріат в Україні (ст. 1 Закону) — це система органів і посадових осіб, на яких покладено обов'язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, і вчинювати інші передбачені законодавством нотаріальні дії з метою надання їм юридичної вірогідності.
Нотаріат є правовим інститутом, який забезпечує охорону та захист прав і законних інтересів громадян та юридичних осіб шляхом здійснення нотаріальних дій від імені держави. Нотаріальна діяльність спрямована на надання офіційної сили, вірогідності юридичним правам, фактам і документам.
Нотаріус посвідчує лише безспірні права та безспірні факти, у наявності яких він може переконатися безпосередньо або на підставі відповідних документів.
Основні завдання нотаріату:
- забезпечувати захист і охорону власності, права і законні інтереси фізичних та юридичних осіб;
- сприяти зміцненню законності та правопорядку;
- попереджати правопорушення.
Захист прав і законних інтересів громадян та організацій при вчиненні нотаріальних дій гарантує Закон України "Про нотаріат". Порушення встановленого законодавством порядку вчинення нотаріальних дій призводить до недійсності нотаріального акту.
Виконуючи функцію контролю за законністю в цивільному обороті, нотаріат реалізує друге завдання — зміцнює законність і правопорядок. Вчиняючи певну нотаріальну дію, нотаріус підтверджує цим законність і достовірність нотаріальної дії та запобігає можливим порушенням прав та інтересів осіб, які звернулися до нього.
Підтверджуючи законність і достовірність нотаріальної дії, нотаріус виконує третє завдання — запобігає можливим правопорушенням. Так, якщо нотаріальна дія, за вчиненням якої звернулася заінтересована особа, не відповідає законодавству України, нотаріус відмовляє у її вчиненні, запобігаючи можливим негативним наслідкам.
Виходячи із завдань, які виконують нотаріальні органи, доходимо висновку, що сутність нотаріальної діяльності полягає в посвідченні та підтвердженні певних прав і фактів, в юридичному закріпленні цивільних прав з метою запобігання можливим правопорушенням.