Порядок видачі свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю і підстави для його анулювання

На підставі рішення кваліфікаційної комісії нотаріату Міністерство юстиції України видає свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю. Таке свідоцтво є єдиною підставою для призначення на посаду державного нотаріуса або реєстрації приватної нотаріальної діяльності. Порядок видачі свідоцтва про право займатися нотаріальною діяльністю регулюється Положенням про порядок видачі свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю [20]. Для одержання свідоцтва особа подає до Міністерства юстиції України заяву разом з рішенням кваліфікаційної комісії нотаріату або Вищої кваліфікаційної комісії, якщо іспит було складено повторно, документом банківської установи про внесення на рахунок Міністерства юстиції України плати за видачу свідоцтва (розмір плати встановлений постановою Кабінету Міністрів України від 22.02.94 зі змінами, внесеними згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 08.06.96, і становить десять неоподатковуваних мінімумів доходів громадян), а також документом, який посвідчує особу заявника. Зазначену заяву Міністерство юстиції України повинно розглянути протягом місяця від дня її подання. Після розгляду Міністерство юстиції України може винести три рішення: про видачу свідоцтва, про відмову у видачі свідоцтва чи про залишення заяви без розгляду. Якщо всі вимоги щодо видачі свідоцтва про право займатися нотаріальною діяльністю виконано, а Міністерство юстиції України дійде висновку про можливість заявника займатися нотаріальною діяльністю, то виноситься рішення про видачу свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.
У Положенні про порядок видачі свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю [20] визначено обставини, на підставі яких може бути прийняте рішення про відмову у видачі свідоцтва. Зокрема, це втрата особою громадянства України; винесення щодо неї обвинувального вироку, який набрав чинності; винесення ухвали про застосування примусових заходів медичного характеру, що набрала законної сили; винесення рішення про обмеження дієздатності особи нотаріуса, про визнання її недієздатною. Рішення про відмову у видачі свідоцтва може бути оскаржене до суду в місячний строк від дня одержання відмови.
Заява про видачу свідоцтва залишається без розгляду в разі виявлення обставин, які перешкоджають видачі свідоцтва, але можуть бути усунуті.
Свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю може бути анульоване Міністерством юстиції України з власної ініціативи нотаріуса або за поданням відповідного управління юстиції у випадках, передбачених ст. 12 Закону:
- через втрату нотаріусом громадянства України, виїзд за межі України на постійне місце проживання;
- вчинення нотаріусом злочину і винесення проти нього обвинувального вироку, який набрав чинності;
- винесення ухвали про застосування до нотаріуса примусових заходів медичного характеру, що набрала законної сили;
- винесення постанови про припинення кримінальної справи стосовно нотаріуса з нереабілітуючих підстав;
- визначення рішенням суду особи нотаріуса обмежено дієздатною, недієздатною або безвісно відсутньою, оголошення її померлою;
- систематичне порушення нотаріусом чинного законодавства під час вчинення нотаріальних дій або грубе порушення ним Закону, що завдало шкоди інтересам держави, підприємств, організацій, установ, громадян;
- невідповідність нотаріуса обійманій посаді у зв'язку зі станом здоров'я, що перешкоджає нотаріальній діяльності;
- порушення нотаріусом вимог ст. З, 8, 9 Закону щодо таємниці вчинюваних нотаріальних дій, обмеження у праві вчинення нотаріальних дій та ін.
Свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю анулюється за поданням відповідного управління юстиції, що попередньо розглядається Комісією з розгляду таких подань, згідно з Положенням про Комісію Міністерства юстиції України з розгляду подань щодо анулювання свідоцтв про право на зайняття нотаріальною діяльністю, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 13 листопада 1998 р. На час розгляду Комісією Міністерства юстиції України подання управління юстиції про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю діяльність нотаріуса призупиняється. Печатка, реєстри, спеціальні бланки нотаріальних документів, що залишились у нотаріуса, опечатуються представником управління юстиції. Максимальний строк призупинення діяльності нотаріуса — три місяці. Рішення про анулювання свідоцтва може бути оскаржене до суду в місячний строк від дня його одержання.

Структура нотаріальних органів та організаційні форми нотаріальної діяльності

Відповідно до ст. 1 Закону вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах (державні нотаріуси) або займаються приватною нотаріальною діяльністю (приватні нотаріуси). Документи, оформлені державними і приватними нотаріусами, мають однакову юридичну силу.
У населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії вчиняють уповноважені на це посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів.
Вчинення нотаріальних дій за кордоном покладається на консульські установи, а у випадках, передбачених законом, — на дипломатичні представництва України.
Крім того, посвідчення заповітів і доручень, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, можуть здійснювати посадові особи, зазначені у ст. 40 Закону (головні лікарі лікарень, інших лікувальних установ, санаторіїв тощо, капітани морських суден, начальники експедицій та ін.)
Покладаючи на нотаріальні органі та посадових осіб функції вчинення нотаріальних дій, держава наділяє їх відповідними повноваженнями.

Державні нотаріальні контори

Органами, які здійснюють більшість нотаріальних дій, є державні нотаріальні контори, що утворюються в містах і великих населених пунктах.
Державні нотаріальні контори відкриває і ліквідує Міністерство юстиції України. Штати державних нотаріальних контор затверджують управління юстиції в межах, встановлених для державних нотаріальних контор щодо штатної чисельності й фонду заробітної плати. У п. 5 Указу Президента України "Про врегулювання діяльності нотаріату в Україні" [15] встановлено, що державні нотаріуси в частині оплати праці та пенсійного забезпечення прирівнюються до державних службовців відповідної категорії.
Державна нотаріальна контора є юридичною особою. Очолює контору завідуючий. Державних нотаріусів і завідуючих призначають на посаду і звільняють з неї відповідні управління юстиції.
За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито в розмірах, встановлених чинним законодавством. За надання додаткових послуг правового характеру, що не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуг технічного характеру справляється окрема платня в розмірах, які встановлюють управління юстиції згідно з Примірним положенням [27].
Державний нотаріус має печатку із зображенням Державного герба України, найменуванням державної нотаріальної контори і відповідним номером. Шкода, заподіяна внаслідок незаконних або недбалих дій державного нотаріуса, відшкодовується в порядку, передбаченому законодавством України. Якщо шкоду заподіяно особі внаслідок злочинних дій державного нотаріуса, то проти нього порушується кримінальна справа і він несе особисту кримінальну та цивільну відповідальність.
Державні нотаріальні контори утримуються за рахунок державного бюджету.

Державні нотаріальні архіви

Діяльність державних нотаріальних архівів регулюється Положенням про державний нотаріальний архів [18]. Згідно із ст. 23 Закону державні нотаріальні архіви створюються в обласних центрах, містах Києві, Севастополі та Сімферополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання нотаріальних документів, передавання їх у відповідний державний архів, подання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.
Державний нотаріальний архів є юридичною особою, що має печатку із зображенням Державного герба України і своїм найменуванням. Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, якого призначає на посаду і звільняє з неї управління юстиції. Державні нотаріальні архіви є складовою Національного архівного фонду України.
Основні завдання державного нотаріального архіву:
- комплектування документами, склад яких передбачений Положенням [18];
- забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні;
- підготовка та своєчасне передавання документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.
Державний нотаріальний архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:
- складає графіки приймання документів від фондоутворювачів;
- згідно з цими графіками приймає документи не пізніше двох років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;
- забезпечує збереження документів;
- здійснює експертизу цінності документів, що розміщуються в архіві;
- здійснює контроль за збереженням документів у фондоутворювачів, подає їм методичну та практичну допомогу щодо впорядкування документів і підготовки їх до здачі в архів;
- видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в архіві, з додержанням вимог ст. 8 Закону;
- веде облік документів, переданих за запитами органів, згідно із Законом;
- реєструє заповіти, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку.
Державний нотаріальний архів з метою виконання покладених на нього завдань має право:
- вимагати від завідуючих державними нотаріальними конторами, приватних нотаріусів та посадових осіб виконавчих комітетів відповідних рад народних депутатів додержуватись правил роботи з архівними документами, здійснювати контроль за їх збереженням та використанням;
- давати нотаріусам рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
- перевіряти стан зберігання нотаріальних документів;
- у разі потреби залучати до перевірки документів працівників органів нотаріату як експертів і консультантів;
- інформувати Міністерство юстиції України про стан архівної роботи та вносити пропозиції щодо її вдосконалення.
Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів відповідних місцевих рад і посадові особи, які посвідчують заповіти та доручення, що прирівнюються до нотаріально посвідчених.