В соответствии со статьей 66 трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

В настоящее время Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» утверждена новая форма трудовой книжки и вкладыша в нее, которая применяется на территории России с 1 января 2004 года. Это, однако, не значит, что трудовые книжки старого образца утратили свою силу. Они также действительны и обмену на новые не подлежат.

Этим же постановлением Правительства РФ утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).

В соответствии с упомянутым постановлением, Министерство труда и социального развития РФ в свою очередь утвердило Инструкцию по заполнению трудовых книжек (постановление от 10 октября 2003 года № 69).

В предлагаемой статье будут рассмотрены основные требования к ведению и хранению трудовых книжек, а также к внесению в них необходимых записей.

Как уже было сказано, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, поэтому должна быть оформлена в соответствии с руководящими документами, заполнена аккуратно и разборчиво.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Сведения о работе по совместительству вносят в трудовую книжку по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Такими документами, например, могут быть:

· копия трудового договора о работе по совместительству;

· копия (выписка) приказа о приеме на работу по совместительству;

· другие документы.

Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

В трудовую книжку вносят сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении, а также указывают основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, которым является русский, а на территории республики, входящей в состав России, но установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с русским языком производиться и на государственном языке этой республики. Записи необходимо делать аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета, без каких-либо сокращений.

В случае если работнику понадобится копия трудовой книжки или выписка из нее, работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать необходимые документы. При этом они должны быть надлежащим образом заверены и предоставлены работнику бесплатно.

Если работник принят на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку (в его присутствии) не позднее, чем через неделю со дня приема на работу.

При этом в трудовую книжку вносят следующие сведения о работнике:

· фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

· образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник на первой странице (титульном листе) заверяет правильность внесенных изменений своей подписью. Здесь же расписывается и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполняли трудовую книжку.

Важно отметить, что даты во всех разделах трудовой книжки обозначают арабскими цифрами (число и месяц - двузначным, год - четырехзначным числом).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, производят в трудовой книжке на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения; они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносят, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все записи в пределах соответствующего раздела должны иметь порядковый номер.

Работодатель обязан ознакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью (о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении), под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, произведенная в трудовую книжку.

В настоящее время образец личной карточки утвержден постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 года № 26 по форме Т-2.

Записи о причинах прекращения трудового договора в трудовую книжку производят в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.

При этом следует иметь в виду, что в случаях увольнения работника по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносят запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Наиболее характерной ошибкой в этом плане является запись о расторжении трудового договора по инициативе работника (или, проще говоря, по собственному желанию). Многие кадровые службы в подобном случае делают ссылку на статью 80 ТК РФ, а это неправильно. Запись об увольнении необходимо производить на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносят с указанием этих причин. Например: «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовой книжке делают запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносят запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

В случае увольнения работника, осужденного в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовой книжке делают запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью заниматься).

В трудовой книжке по месту работы также производят (с указанием соответствующих документов) запись о времени:

· военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

· обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Соответствующие записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления или состава преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.

В трудовые книжки лиц, отбывших сроки исправительных работ без лишения свободы, производят по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанную запись делают в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливают по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносят в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовой книжке работника делают (на последнем месте работы) запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа. Такие документы определены в Постановлении Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий».

В трудовую книжку вносят сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

· государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий на основании соответствующих указов и иных решений;

· почетными грамотами, о присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

· другими видами поощрения, предусмотренными законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносят.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

На практике очень часто возникают вопросы по исправлению ошибочных или неточных записей. В таких случаях исправление делают либо по тому месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В этом случае работодатель обязан оказать работнику при обращении необходимую помощь.

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление делает ее правопреемник, а в случае ликвидации организации - работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей. Исключение составляют записи, в отношении которых имеется судебное решение, а также при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства), о чем будет сказано ниже.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей делают путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» (после соответствующей последней в данном разделе записи) указывают следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 пишут: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого вносят правильные сведения. В графе 4 повторяют дату и номер приказа, запись из которого неправильно произведена в трудовой книжке, либо указывают дату и номер приказа, на основании которого делают правильную запись.

В таком же порядке производят изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Мы рассмотрели лишь некоторые правила ведения и заполнения трудовых книжек. В следующей публикации можно будет ознакомиться с порядком ведения записей при увольнении работника, выдачи трудовой книжки в связи с увольнением, а также с порядком оформления дубликата трудовой книжки.