Контроль як функція менеджменту

Контроль – вид управлінської діяльності по забезпеченню процесу, за допомогою якого керівництво організації визначає наскільки правильні його управлінські рішення, а також напрями здійснення необхідних коректив.

Контроль у складі функцій менеджменту є протилежним функції “встановлення мети” і логічним продовженням дій керівника: коли поставлено ціль, то слід переконатися, чи можна її взагалі досягти. Хоч контроль у розумінні аналізу цілі є необхідним, однак контроль, як і влада, зумовлює перед усім негативні емоції.

До основних принципів контролю слід віднести: своєчасність, безпосередність, гласність, всесторонність, ефективність. Керівництво і контроль дають добрі результати, якщо вони мінімально обмежують індивідуальні дії та ініціативу працівників. Чим менш помітне керівництво, тим ефективніша робота працівників. Рекомендації мають переваги перед командами, що дозволяє підвищувати почуття особистої гідності працівників, стимулювати роботу з повною віддачею.

Безпосереднім об’єктом керівництва є люди. Керівник, який бажає добитися добрих результатів, повинен сам визначитись з метою та очікуваними результатами після чого ставити завдання підлеглим підказувати шляхи їх вирішення.

Контроль процесу планування заключається в перевірці відповідності оперативних планів основним задачам, а також їх можливості здійснення. В той час, контроль за виконанням планів направлений в основному на підтримання ефективності роботи.

Для визначення суті контролю потрібно відповісти на такі запитання:

1) що контролюється (співробітник, як особистість? Його метод праці? Результати його праці?);

2) хто контролює і як контролює?

3) які наслідки контролю?

Об’єкт контролю. Контролюється в основному особистість. Якщо досягнуті результати не відповідають очікуванням, це часто стає приводом для перевірки не тільки самої праці, а й ставиться під сумнів сама особистість. Тому об’єктом контролю не може бути особистість. З погляду психології управління слід контролювати тільки результати праці.

Самоконтроль стимулює у співробітника почуття власної відповідальності за якість і результати праці. Він потребує значно менше витрат, ніж зовнішня система контролю.

Контроль сторонній і начальника повинен бути первинним щодо самоконтролю, тобто виключити будь-який ризик, пов’язаний з самоконтролем, наприклад, коли спостерігаються постійні дефекти у виробах чи недоліки у результатах праці, які сам співробітник не помічає.

2. Метою контролю згідно з позицією Мескона, Альберта та Хедоурі є сприяння тому, щоб фактичні результати найбільше відповідали очікуваним, а тому види контролю відрізняються за часом його здійснення в процесі управління організацією (рис. 21).

Рис. 21 Види контролю в організації

 

Попередній контроль реалізується через правила, процедури, поведінку тощо. (Його основні важелі закладені в процесі реалізації такої функції менеджменту, як організація взаємодії. Цей вид контролю використовують стосовно ресурсів: 1) людських; 2) матеріальних; 3) фінансових.

Поточний контроль здійснюють через систему зворотного зв’язку, який:

n має характер управлінської необхідності;

n має мету;

n використовує зовнішні ресурси, які перетворює в ресурси для внутрішнього споживання організації;

n коригує відхилення, які виникають у процесі управління з метою забезпечення досягнення цілей організації.

При остаточному контролі зворотний зв’язок використовують після виконання роботи. Він необхідний для врахування організацією можливих майбутніх ситуацій, з якими буде мати справу організація, а також для забезпечення мотивації.

Контроль реалізується через такі етапи:

1) розробку стандартів і критеріїв;

2) порівняння реальних результатів з прийнятими стандартами та критеріями;

3) здійснення необхідних коректуючих дій.

Розробка стандартів потребує:

n обмеження в часі;

n конкретизації критеріїв;

n забезпечення реальності показників;

n забезпечення можливості прогнозування показників в результатів.

Порівняння досягнутих результатів з розробленими стандартами здійснюється етапами:

1) встановлення масштабу допустимих відхилень і принципів вимірювання конкретних результатів;

2) вимірювання результатів;

3) передавання й розповсюдження інформації про конкретні результати;

4) оцінка інформації про отримані результати;

5) обгрунтування висновків на засадах порівняння результатів і стандартів.

Коригуючи дії базуються на виборі таких рішень:

n невжиття заходів;

n усунення відхилень;

n перегляду стандартів;

n поєднання кількох попередніх підходів.

Під системою контролю виробничих процесів в умовах розвитку ринкових відносин слід розуміти механізм контролю за такими елементами виробничо-господарської діяльності як:науковий пошук, проектування, розробка технологій, підготовка виробництва, основне виробництво, реалізація продукції та маркетинговий пошук. Система контролю виробничих процесів призначена для оцінки ефективності виконання всіх етапів циклу створення та реалізації продукції з метою забезпечення її конкурентоспроможності на внутрішньому та світовому ринку. Основним завданням системи в умовах розвитку ринкових відносин є забезпечення такого рівня якості продукції, який задовольнятиме споживача, вимагатиме мінімальних витрат і даватиме змогу виконувати замовлення у встановлені терміни.

Система контролю виробничих процесів створюється на підприємствах з метою здійснення єдиних, об’єктивних і ефективних методів підвищення якості виробництва.

Система контролю виробничих процесів повинна бути самостійним структурним підрозділом підприємства і очолюватись заступником директора з якості. Функціями, системи є аналіз конструктивних, технологічних, виробничих та експлуатаційних дефектів, виявлення помилок у кресленнях, схемах, ТУ, технологічних картах, контроль якості матеріалів, комплектуючих, контроль якості інструментів.

Питання для самоконтролю:

1. Охарактеризуйте значення людського фактора в управлінні.

2. Що таке мотивація та на яких категоріях вона базується.

3. В чому основна відмінність змістовних та процесійних теорій мотивації?

4. Які змістовні теорії мотивацій ви знаєте?

5. Дайте характеристику ієрархії потреб Маслоу.

6. Дайте коротку характеристику основних змістовних теорій мотивації.

7. Дайте коротку характеристику основним процесійним теоріям мотивації.

8. В чому суть матеріального стимулювання праці?

9. Які фактори впливають на матеріальні стимули?

10. Яким вимогам повинен відповідати ефективний контроль в організації?

11. Які є види контролю та як вони реалізуються?

12. В чому суть контролю виробничих процесів?

 

ЛЕКЦІЯ 6