Операції підготовки машинних носіїв

Якщо інформація передавалась на обробку, то в місці обробки інформація приймається, реєструється і контролюється. Якщо будуть виявлені неточності, відсутність підписів, нечіткі записи, збої при читанні машинного носія, то інформація повертається туди, де вона формувалася. Якщо з інформацією все гаразд, то починається підготовка машинних носіїв для обробки.

При автоматичній передачі з прийнятих масивів знімаються страхові копії на знімні машинні носії, котрі можна використати, якщо пошкоджено основні масиви.

У разі передачі на обробку машинних носіїв з них знімаються страхові та робочі копії (робочі — на жорсткий магнітний диск), а самі носії по змозі повертаються.

При передачі документів інформація з них набирається на клавіатурі для перенесення на машинний носій. Можливі три варіанти набору й перенесення інформації.

1. Кожний атрибут документо-рядка повністю посимвольно на­бирається на клавіатурі і без змін заноситься на машинний носій.

2. Серед документів пачки або рядків документа виокремлюються атрибути з однаковими значеннями для всіх документо-рядків пачки або документа, так звані загальні атрибути. Вони один раз на пачку або документ посимвольно набираються на клавіатурі і один раз без змін заносяться на машинний носій. Решта атрибутів кожного документо-рядка посимвольно набираються на клавіатурі і в такому самому порядку без змін заносяться на машинний носій.

3. Серед документів пачки або рядків документа виділяються атрибути з однаковими значеннями для всіх документо-рядків пачки або документа. Вони один раз на пачку або документ посимвольно набираються на клавіатурі і автоматично переносяться в кожний запис на машинний носій. Решта атрибутів кожного документо-рядка посимвольно набираються на клавіатурі і в такому самому порядку без змін заносяться на машинний носій після автоматично перенесених атрибутів.

Приклад атрибутів з однаковими значеннями на пачку: номер складу для пачки прибуткових матеріальних ордерів з одного складу, рік та місяць для табелів відпрацьованого часу.

Iнформація на машинний носій може записуватись у кількох форматах. Найчастіше використовуються два формати: з розподільниками та без розподільників. Якщо інформація записується у форматі з розподільниками, то на клавіатурі набираються лише ті символи, які справді входять до складу атрибутів. У такому разі для відокремлення одного атрибута від іншого застосовуються спеціальні службові символи, якими обов’язково закінчується або починається кожний атрибут. Наприклад, один атрибут від іншого може відокремлюватись комою, рискою і т.ін. У деяких СУБД структура інформації, яка зберігається, вже містить розподільники між атрибутами, тому для відокремлення атрибутів достатньо в кінці його набору на клавіатурі натиснути клавіш «Еnter» і система сама занесе розподільник на машинний носій.

Якщо інформація записується у форматі без розподільників, то рядок документа при наборі на клавіатурі являє собою суцільний потік символів. Для того щоб у цьому потоці розрізняти атрибути, для кожного атрибута попередньо визначається конкретна максимальна довжина. Атрибут на машинному носії може зай­мати лише таку кількість символів. У тих випадках, коли він реально має меншу кількість символів, при наборі атрибута на клавіатурі необхідно набрати додаткові незначущі нулі чи порожні символи, які не змінюють значення атрибута.

Нехай, наприклад, потрібно у форматі без розподільників набрати кількість днів відпустки. Максимально можлива кількість днів може бути з двох цифр, тому попередньо визначена довжина атрибута буде — 2 символи. Для окремого робітника відпустка може бути до 9 діб, і тоді необхідно на клавіатурі набрати 09, щоб атрибут займав певну довжину.

Вибір варіанта набору інформації на клавіатурі і формату розміщення атрибутів залежить від технічних пристроїв для переносу інформації на машинний носій, виду машинного носія, мов прог­рамування або СУБД, які використовуються для обробки інформації, та конкретних програм, призначених для введення даних.

На сучасних ПЕОМ найчастіше використовується третій варіант введення атрибутів у форматі з розподільниками (розподільником при наборі на клавіатурі є натискання клавіша «Еnter», а розподільником при зберіганні на носії інформації — будь-який символ, визначений програмою).

Для контролю переносу інформації на машинний носій використовується кілька методів. Серед них такі:

1) метод верифікації;

2) візуальний метод;

3) програмний метод.

У літературі застосовують назву ще одного методу — розрахункового, або так званого методу контролю за контрольними підсумками. Цей метод є різновидом програмного методу контролю, а виділення його як окремого методу пояснюється тим, що до недавнього часу цей метод був найпоширенішим на ЕОМ типу ЄС або СМ, та історією виникнення й застосування цього методу ще на перфораційній обчислювальній техніці.

Метод верифікації — це метод повторного набору інформації на клавіатурі та автоматичного порівняння інформації, яка повторно набирається, з тією, яка вже була набрана раніше, за допомогою технічного пристрою або спеціальної програми. Наприклад, під час визначення паролю доступу до мережі Microsoft у операційній системі Windows 97 необхідно ввести пароль, а потім повторно ввести його. Програма порівнює два введені варіанти паролю і, якщо вони різняться, запропонує ввести пароль ще раз. Процес вводу паролю повторюється доти, доки не будуть введені два однакових пароля.

Після контролю методом верифікації на машинному носії міститься вивірена інформація. Зміни до масиву на машинному носії вносяться у процесі контролю.

Візуальний контроль може виконуватись у двох варіантах.

1. Зміст масиву на машинному носії роздруковується на папері за допомогою ЕОМ або спеціального пристрою, а потім по ряд­ках звіряється оператором зі змістом первинного документа.
Подальше коригування масиву на машинному носії на підставі
виявлених помилок залежить від виду носія, програм обробки даних та використовуваних технічних пристроїв.

2. Інформація в процесі набору на клавіатурі висвічується на дисплеї. Зміст рядка на екрані оператор порівнює зі змістом первинного документа. У разі відсутності розбіжностей подається команда записати інформацію на машинний носій (командою може бути натискання конкретного клавіша або вибір деякого пункту із запропонованого на екрані «меню» роботи). Коли виявлено помилки, неправильні символи коригуються, і лише після цього подається команда на запис інформації.

Програмний метод контролю потребує застосування спеціальних програм контролю даних. Ці програми виконують контрольні дії з інформацією. Найпоширенішими серед них є такі:

ÿ перевірка наявності окремих кодів у довідниках на машинних носіях;

ÿ розрахунок і порівняння залежностей між окремими атрибутами або рядками;

ÿ перевірка діапазонів зміни атрибутів.

Наприклад, можна перевірити, чи є введений користувачем код матеріалу у довіднику матеріалів, який зберігається на магніт­ному диску. Якщо введений користувачем код не буде знайдений у довіднику, то це може свідчити про допущену помилку. Якщо ж код буде знайдений, то це свідчить лише про те, що код має допустиме значення, але чи правильний він — невідомо.

Під час вводу квартальних планів з розбивкою по місяцях мож­на програмно перевірити залежність між окремими атрибутами одного запису: план на квартал повинен дорівнювати підсумку місячних планів. Якщо підсумок місячних планів не дорівнює квартальному плану, то це свідчить про наявність помилки. Якщо рівняння є, то в окремих випадках (з дуже малою ймовірністю), запис може бути введений все ж таки з помилкою. На­приклад, значення плану одного з місяців закінчується на цифру «2». На ту ж саму цифру закінчується значення квартального плану. Користувач під час вводу останньої цифри помилково двічі ввів цифру «1» замість цифри «2» — підсумок місяч­них планів буде дорівнювати квартальному значенню, але у за­писі буде помилка.

Можна програмно перевірити, чи правильний номер місяця. Діапазон зміни таких номерів — від 1 до 12. Якщо на машинному носії буде номер місяця 13, то це — помилка. Проте, коли номер місяця буде 10, то це лише означає, що номер відповідає можливому значенню, а чи правильний він — невідомо.

Програмний метод контролю не придатний для перевірки значення абсолютно всіх атрибутів, тому він завжди використовується в комбінації з іншими методами контролю.

Розрахунковий метод контролю дає змогу розрахувати і порів­няти залежності між окремими атрибутами або рядками. Здебільшого він потребує виконання додаткових дій для підготовки інформації до набору її на клавіатурі. Такі додаткові дії виконуються за допомогою калькулятора: підраховується підсумок всіх цифрових атрибутів рядка або стовпця документа. Розрахований підсумок записується як окремий атрибут документа (звичайно, у кінець рядка або на вільне праве поле документа) і, як решта атрибутів, переноситься на машинний носій.

Сформований масив контролюється за допомогою спеціальної програми, що розраховує подібний контрольний підсумок для введеної інформації, порівнює його з тим підсумком, який був розрахований на калькуляторі і набраний на клавіатурі як звичайний атрибут. Якщо виявляються розбіжності в контрольних підсумках, то це означає наявність деякої помилки. Помилковий рядок друкується на папері. У процесі контролю можуть друкуватися всі перевірені рядки, тоді помилкові рядки будуть відмічені спеціальною позначкою або символом.

Після контролю на ЕОМ оператор на підставі роздрукованих повідомлень відшукує документи, за якими виявлені помилки. Ці документи порівнюються з роздрукованою інформацією. Рядки, де виявлені помилки, коригуються за допомогою спеціальних програм, і знову контролюються. Такий циклічний процес контролю і коригування повторюється, допоки на машинному носії лишатимуться помилки.

Зауважимо, що не завжди застосування якогось одного методу контролю дає змогу виправити всі наявні помилки, тому для конт­ролю можна застосувати підряд кілька методів. Застосовуючи
кілька методів по черзі для одного й того самого масиву, зменшують кількість помилок, що в ньому лишилися.

 

 

Контрольні запитання

1. Що таке технологічні операції?

2. Які бувають типові технологічні операції

3. Як відбувається виконання типових технологічних операцій

Література

Інформаційні системи і технології в управлінні трудовими ресурсами: Навч. посібник. — 2-ге вид., перероб. і доп. — К.: КНЕУ, 2000. — 279 с.
Розділ VIІ. Режим роботи ЕОМ