Номер раздела и его Название

5 Индекс и заголовок. Заголовок в пределах одного раздела – по хронологии. Порядок расположения заголовков на обложке во внутренней описи и в самом деле должен быть одинаковым.

6Начато - дата самой ранней заметки в деле

Окончено - дата самой поздней заметки

7 Количество листов, подшитых в деле без учетно-справочного аппарата.

Если дело состоит из нескольких томов, то номер тома указывается перед заголовком перед индексом ЕКД.

 

 

 

БИЛЕТ 15
Виды заголовков дел, используемые в МИД РФ

К каждому архивному делу необходимо составить заголовок, который должен строго соответствовать названию индекса по ЕКД и с достаточной полнотой отражать содержание переписки, находящейся в деле.

В МИД РФ используется 2 вида заголовков: глухие и развернутые

Глухие заголовки используются для формирования нарядов, так как они не раскрывают содержания, а просто указывают название нарядов по ЕКД.

Заголовки остальных разделов ЕКД формируются по предметно-тематическому признаку, и составляются развернутые заголовки. В них в виде описательных статей выносятся все вопросы, но не содержание каждого документа, о котором идет речь в переписке.

Если заголовок получился длинным, на обложку выносится название дела по ЕКД
с оговоркой: «Развернутый заголовок, см внутри дела». В этом случае описательные статьи заголовка перечисляются на отдельном листе, который подшивается в деле перед листом использования.

Дела, сформированные из документов консульского характера, касающихся отдельных граждан, могут иметь общий заголовок с перечислением фамилий в алфавитном порядке.

Таким образом, оформляются дела с характеристиками. В случае, если фамилий много, они перечисляются на отдельном листе по алфавиту, который подшивается в дело перед листом использования документов. Тогда на обложке указывается «Алфавитный список см. внутри дела».

В функциональных подразделениях, работающих по всем странам, заголовки могут быть составлены с перечислением всех стран, о которых идет речь в переписке.

 

БИЛЕТ 16
Оформление обложки дела в организации

Обложка составляется только на дела постоянного и долговременного сроков хранения, предназначенных для сдачи в архив. Обложка универсальная. Она может быть использована при сдаче дел в архив организации, а также при сдаче дел в гос.архив. Основные сведения, вносимые на обложку, берутся из номенклатуры дел.

1. Архивный шифр

Заполняется в архиве и служит для поисковой и справочной работы. Он содержит номер фонда, описи и дела

Номер фонда – это номер структ. подразделения. Этот номер ему присваивает архив

Номер описи – порядковый номер описи, составляемый на документы, сдаваемые в архив.

Номер дела – порядковый номер дела, вписанного в эту опись

2. Код и наименование гос. архива

Заполняются только тогда, когда организация сдаёт свои документы в гос.архив, т.е. является источником его комплектования.

3. Наименование учреждения (полное)

Указывается лишь тогда, когда дело сдается в гос.архив. Если сдается в архив организации, то не указывается.

4. Наименование структурного подразделения (обязательно)

5. Дело № – индекс дела по номенклатуре

6. Том № – порядковый номер тома данного заголовка

7. Заголовок дела выписывается из номенклатуры дел

8. Дата (указывается за какой год или годы подшиты документы в этом деле)

9. Количество листов, подшитых в данном деле: на … листах

10. Срок хранения дела с указанием статьи выписывается из номенклатуры.

 

БИЛЕТ 17
Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм

Подготовкой регистрационных форм для сдачи в архив занимается завканц. Эти формы вписываются в опись после основных дел и в итоговой записи указывается – сколько
и какие учетные формы включены в опись.

В МИД РФ регистрационные формы имеют длительные сроки хранения и поэтому
в архив они должны сдаваться обязательно.

В обычном делопроизводстве регистрационные формы, как правило, в архив не сдаются

1) Если регистрация осуществлялась на компьютере, тогда в архив сдается либо электронный носитель, либо распечатка с него. Если сдают электронный носитель, то запечатывают его в конверт, и на конверте пишут все необходимые данные – т.е. название деп-та, гриф ограничения, крайние даты. В качестве заголовка: «Электронный носитель регистрации документов с №… по №…»

Также в архив можно сдавать распечатку с электронного носителя, тогда ее подшивают в папку. Нумеруют листы арх. способом, в конце делают итоговую запись, оформляют обложку со всеми необходимыми реквизитами.

2) Если регистрация осуществлялась на карточках, то их также необходимо сдать
в архив. Для этого их подбирают по номерам и подшивают в отдельную папку. Последней подшивают чистую карточку, и на ней составляют итоговую запись. На папку наклеивают обложку с необходимыми реквизитами.

3) В некоторых подразделениях МИД и загранучреждениях регистрация осуществляется в журналах.

В этом случае при подготовке документов к сдаче в архив против каждого документа в регистрационной форме делается одна из пяти отметок.

а) против каждого документа сдаваемого в архив, указывается № описи дел.

б) против документов, подлежащих уничтожению делается отметка об уничтожении с двумя подписями.

в) документы временного срока хранения (до 5 лет) имеют отметку «вр.с.х»

г) если документ не окончен производством или перенесен в стабильное досье, указывается «перерегистрировано»

д) если документ утерян, в соответствующей сроке проставляется № и дата акта об утере.

После записи о регистрации последнего документа каждом томе журнала подводят черту и делают итоговую запись: «В настоящем журнале зарегистрировано (цифрой и прописью) документов и использовано (цифрой и прописью) листов». Дата, подпись завканца (с указанием должности)

Если в журнале остались незаполненные листы, они вырезаются на расстоянии 1-1,5 см от левого края и уничтожаются.

Журналы прошиваются в 2 прокола, концы нити припечатываются сургучной печатью к итоговой записи.

На лицевую сторону обложки наклеивается лист бумаги необходимого формата
с данными: наименование фонда, режим хранения, название журнала и № тома, крайние №№ документов, крайние даты, количество использованных листов

 

БИЛЕТ 18
Сдача дел в архив загранучреждениями

ЗУ свои документы пересылают по почте. При этом оформляется письмо, акт приема-передачи документов и 3 экз. архивной описи. 1 экз. будет вернётся в ЗУ, а 2 экз. останутся
в Архиве внешней политики РФ

ЗУ обязательно сдают:

1. Подлинники входящих нот с переводом или аннотацией и вторые экземпляры исходящих нот

2. Первые экз. таких документов, как обзоры прессы и хроники событий

3. Полная подборка первых экземпляров приказов по ЗУ

4. Журналы регистрации входящих и исходящих документов

5. Подлинники договорных актов, кинофотодокументы и документы по недвижимости
и аренде зданий и сооружений.

6. Переписка с российскими и иностранными учреждениями, не направлявшаяся в МИД РФ, за исключением категории документов не подлежащих сдачи в архив согласно ЕКД

Не сдается переписка самого ЗУ с МИД РФ, за исключением тех случаев, когда на документах есть пометки важные для решения некоторых вопросов.

 

 

БИЛЕТ 19
Архивная опись (сдаточная)

Основной документ в делопроизводстве – НД, а в архиве – архивная опись.

Архивная опись – это основной учётный и справочный документ архива. На его базе создаются остальные архивные документы (учётные документы научно-справочного аппарата архива)

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учёта и раскрытия их содержания.

Функции:

- Информационная. Раскрывающая состав и содержание документов.

- Учётная. Учитывающая количество дел внутри фонда.

- Классификационная. Закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии с НД.

Опись состоит из описательных статей. Описательные статья – сведения по каждому делу, включённому в опись.

Объектом хранения является единица хранения, то есть дело.

Каждая категория документов, на которую составляются описи, имеют собственную нумерацию.

Описи составляются:

- На дела постоянного хранения

- На дела личного состава

- На дела долговременного (свыше 10 лет) хранения

- На документы на спецносителях

При составлении описи первичным документом является НД. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовков дела по НД, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

Правила оформления описи

1. Каждому делу и каждому тому дела, внесённого в опись присваивается свой порядковый номер.

2. Систематизация дел в описи должна соответствовать систематизации дел в НД

3. Описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в неё дел.

4. При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные – полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела.

5. Графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дел

6. Опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурного подразделения и называется сводная годовая опись

7. Переходящие дела заносятся в опись по дате заведения дела

8. Нумерация дел по описи не должна превышать четырёхзначный номер 9999

9. Каждая законченная опись получает свой номер по месту фонда и реестру описей. Их присваивает ведомственный архив.

10. Описи составляются в следующих экземплярах:

Опись структурного подразделения – 2 экз.

Годовая сводная опись – 4 экз.

Опись дел долговременного хранения (более 20 лет) – 2 экз.

Опись личного состава – 3 экз.

Опись личного состава

Документы в следующей последовательности: приказы по л/с, карточки учёта л/с, личные дела, лицевые счета и расчётные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях.

Личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца. Описи постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

Составляется 3 экз. описи по личному составу. (1 – в структурное подразделение, 2 – в архив [рабочий и контрольный])

Порядок составления и оформления архивной описи

Все виды описей обязательно утверждаются руководителем организации. Сама опись выполняется на бланке организации. Указывают № фонда (то есть № структурного подразделения), затем № описи (в архиве) и на какие документы она составлена и за какой год.

Содержание описи строится по следующим графам:

1. № по порядку (порядковый номер всех дел и всех томов дел)

2. индекс дела (списывают из НД)

3. заголовок дела (из НД)

4. крайние даты (либо даты НАЧАТО, ОКОНЧЕНО или за какой срок подшиты документы в этом деле)

5. срок хранения (указывается только в описи дел долговременного срока хранения)

6. кол-во листов (с обложки)

7. примечание (отметка о выбытии или о физическом состоянии)

Затем делается итоговая запись, в которой цифрой и прописью указывается кол-во единиц хранения, то есть дел, внесённых в опись (с №… по №)

Если имеются ошибки в оформлении описи, то они оговариваются в конце итоговой записи.

Опись подписывают 2 должностных лица: составитель (лицо, ответственное за постановку делопроизводства) и заведующий архивом.

Обязательно все виды описей должны быть согласованы протоколом ЭК или ЦЭК.

Описи дел постоянного срока хранения должны быть также согласованы протоколом ЭПК госархива.

Если документы сдаются в архив организации, то их составляет структурное подразделение. Если документы сдаются в госархив, то опись составляют от имени всей организации.

Опись дел по личному составу оформляется так же, как и опись дел постоянного срока хранения. Меняется только заголовок и вместо подписи руководителя архива подпись руководителя кадровой службы.

 

БИЛЕТ 20
Особенности составления архивной описи дел в МИД РФ

Опись составляется на основе номенклатуры дел. А номенклатура дел составляется на основе ЕКД.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный список заголовков дел и регистрационных форм, предназначенных для раскрытия состава
и содержания дела, закрепления их систематизации и учета.

Архивная опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарат к документам архива, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Каждая отдельная опись представляет собой перечень дел и регистрационных форм
с самостоятельной нумерацией. Все дела и различные регистрационные формы вносятся в описи в порядке возрастания индексов ЕКД и получают свои порядковые номера.

Наличие регистрационных форм указывается в итоговой записи к описи.

Номер описи присваивает архив (АВП РФ)

Каждый департамент МИД РФ ежегодно перед сдачей дел в архив составляет архивную опись. Опись составляется на все дела, сдаваемые в архив, кроме документов до пяти лет включительно, в соответствии с ЕКД.

Составляет опись завканц департамента в 3 экз.

Сначала все экземпляры утверждает руководитель департамента. Затем они отсылаются в ИДД для передачи в АВП РФ.

Сотрудник архива, получив экземпляры описи, извещает канцелярию департамента
о готовности принять документы. После приема дел один утвержденный экземпляр описи возвращается в канцелярию департамента и подшивается в дело. 2 остальных экземпляра остаются в архиве. Один рабочий, другой контрольный.

Если дела сдают территориальные департаменты, то они составляют опись на каждую страну отдельно. А если дела сдают функциональные департаменты и загранучреждения, то они составляют единую опись.

Содержание описи строится по следующим графам:

1. № пп – указываются порядковые номера дел, томов и регистрационных форм.
2. Индекс дела – из ЕКД
3. Заголовок дела – из Номенклатуры, а номенклатура составляется на основе ЕКД.
4. Крайние даты – начато/окончено.
5. Количество листов – с обложки.
6. Номер попки – (Графы срок хранения нет)
7. Примечание

В итоговой записи указываются общее количество дел и регистрационных форм в том числе. Подписывает опись 2 должностных лица: 1 – от имени составителя – завканц департамента, 2 – сотрудник архива АВП РФ

 

БИЛЕТ 21
Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета

Учёт – это установление кол-ва и состава архивных документов в единицах учёта и фиксация этих данных в специальных учётных формах. Все документы, поступающие в архив, подлежат обязательному учёту независимо от вида архива и места хранения док-тов. В госархиве отдельно учитываются документы дореволюционного периода и современного периодов. Кол-во док-тов архива подсчитывается в следующих единицах учёта:

Отдельный документ

дело – исполненные документы, подшитые в папку; совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

фонд – основная классификационная единица архива, совокупность архивных док-тов, имеющих исторические и логические связи. А также его разновидности:

объединённый архивный фонд – фонд, созданный из двух или более фондов-образователей, имеющих логические, исторические, профессиональные, творческие и иные связи.

фонд личного происхождения – совокупн док-тов, отложившихся в деятельности какого-либо лица либо всей его семьи или целого рода.

архивная коллекция – совокупность док-тов, предметов поступивших как от одного так и не от нескольких фондов-образ, посвященных определенной теме.

Кол-во док-тов архива, выраженное в единицах учёта записывается в учётные формы.

Учетные формы – док-т установленного образца, в котором фиксируются сведения о кол-ве документов, поступивших в архив.

Для государственных и ведомственных архивов разработаны отдельные учетные формы. Они нормативно закреплены в «Основных правилах работы архивов»

Основным учетным док-том для всех архивов является архивная опись. На ее основе составляются другие учетные формы.

Различают основные и вспомогательные учетные формы. Ведение основных уч.ф. является обязательным, а ведение вспомогательных – по усмотрению архива.

Ведомственный архив ведёт следующие основные формы:

- Архивная опись

- Книга учета поступления и выбытия док-ов

- Список фондов

- Лист фонда

- Дело фонда

Учет док-ов строится на следующих принципах:

Централизация учета

Учет должен быть централизован, должен осуществляться один раз в день поступления док-ов. Учет в вед. архиве должен осуществлять отдельный сотрудник, а в госархиве учетом занимается отдельное структурное подразделение

Унификация учета

Каждый вид архива должен использовать унифицированные учетные формы, разработанные только для этой категории архива

Динамичность учета

Оперативно вносить в учетные формы все изменения в движениях док-ов (поступление, выбытие, уничтожение)

Достоверность учета

Сведения, вносимые в учетные формы, должны быть достоверными, полными и точными, т.к. от этого зависит состав Архивного фонда РФ

БИЛЕТ 22
Учет документов в ведомственном архиве

1)Архивная опись

2)Книга учёта поступления и выбытия документов

Ведётся в течение года. Она предназначена для учёта всех текущих и итоговых изменений в составе и объёме фондов и дел в ведомственном архиве. В ней отражаются все изменения, связанные с приёмом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел
в государственный или другой архив.

Каждое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Если док-ты фонда поступают в архив впервые, номер фонда проставляется в книге учёта поступления
и выбытия док-ов после присвоения ему номера по списку фондов. Ежегодно в книге учёта поступления и выбытия док-ов подводится итог кол-ва поступивших и выбывших за год док-ов (дел).

Итоговую запись делает лицо, ответственное за учёт, и подписывает её. Вторая подпись – заведующего архивом.

3)Список фондов

Все фонды, впервые поступающие в архив, фиксируются в списке фондов. Там им присваивается номер и даётся название. Номер присваивается порядковый, а название даётся по названию фонда-образователя. К номеру фонда, который ему присваивает ведомственный архив добавляется (через дробь) номер, который присваивает госархив, если фонды подлежат передаче в госархив. В случае передачи фонда в другой архив или выбытия всех док-ов фонда, освободившийся номер другому фонду не присваивается.

Список фондов также ведется в течение года. У него есть титульный лист.

В конце года составляется итоговая запись, где указывается, сколько фондов поступило в течение года, сколько выбыло и сколько осталось на хранении. Подписывает ответственный за учет и заведующий архивом.

Список фондов имеет следующие графы:

1. номер фонда
2. название фонда
3. дата поступления фонда
4. отметка о выбытии фонда (куда выбыл и на основании каких документов)

Лист фонда.

Заводится при первом поступлении фонда в архив. В нём фиксируются все движения дел внутри фонда. Поступления фиксируются на основании архивных описей и номенклатур дел. Выбытия фиксируются на основании следующих актов:

- акт приёма-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив

- акт о выделении к уничтожению дел

- акт о неисправимом повреждении дел

- акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

- акт проверки наличия и состояния дел

Этот лист учёта ведётся постоянно пока существует данный фонд.

Дело фонда

Заводится при первом поступлении фонда в архив. В нем отражается вся история этого фонда.

В дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проверке наличия и состояния дел и т.д.

Историческая справка. В ней освещается история фонда-образователя, история фонда, характеристики документов фонда. Дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также
в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации указываются сведения о создании организации, основных целях и задачах этой организации с указанием основных организационных документов.

БИЛЕТ 23
Научно-справочный аппарат архива организации

НСА – это система архивных справочников и информационно-поисковых систем, необходимых для поиска информации и её дальнейшего использования

Каждый архив должен иметь свою систему НСА. В государственном она более обширная, т.к. там разнообразная тематика и объём фондов, а ведомственный архив ограничивается двумя-тремя справочниками. Все архивные справочники составляются на основе архивной описи, т.к. она является основным учётным справочным и поисковым документом архива

Различают традиционные архивные справочники, такие как путеводители, обзоры, указатели, картотеки и каталоги. Автоматизированные – информационные базы данных с необходимой поисковой информацией.

Поисковая информация – № фонда, № описи, № дела, № страницы. Все виды архивных справочников обязательно содержат поисковую информацию.

Эти 2 вида архивных справочников не исключают друг друга, а наоборот, дополняют, взаимодействуют и выполняют одну задачу – поиск информации по цели её использования.

В зависимости от объёма выдаваемой информации все виды архивных справочников подразделяются на следующие уровни:

1) Внутрифондовые – дают информацию об отдельных документах фонда на уровне дело-документ (например, архивная опись).

2) Межфондовые – дают информацию о нескольких фондах одного архива на уровне фонд-дело (например, обзор или тематический обзор)

3) Внутриархивные – дают информацию обо всех фондах, находящихся в архиве на уровне архив-фонд (например, путеводитель (по архиву) и тематический путеводитель (по нескольким архивам))

4) Межархивные – которые дают либо информацию о нескольких архивах, либо обо всех архивах РФ. Уровень – архив - ЦФК (центральный фондовый каталог).

ЦФК – это информационная база данных, созданная в комитете по делам архивов
в которых сосредоточены сведения о кол-ве и составе фондов в российских архивах.

5) С помощью интернет-ресурсов можно получить информацию о зарубежных архивах.

Основные виды архивных справочников

- путеводители

- указатели

- картотеки (каталоги)

- обзоры

Путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики фондов архива и предназначенный для ознакомления с их составом.

Различают следующие виды путеводителей:

1. Путеводитель по фондам одного архива – дает информацию о фондах одного архива.

2. Путеводитель по нескольким архивам (тематический). Он дает информацию о фондах нескольких архивов, посвященных определённой теме.

3. Общий путеводитель дает информацию о составе фондов всех архивов РФ.

Текст путеводителя состоит из 2 частей.

1-ая часть – основная. Там дается характеристика всех фондов архива

2-ая часть – справочный аппарат. В нее входит титульный лист, оглавление, вступление, список сокращений и указатели.

Указатели – архивный справочник, содержащий перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах. Указатели могут быть в виде самостоятельных архивных справочников или в составе путеводителей или обзоров.

Основные виды указателей: именные, географические, предметные и др.

По структуре рубрик указатели бывают:

глухие – без пояснений

кратко аннотированные – с небольшими пояснениями

полно аннотированные – содержат более точные пояснения.

 

Примеры

Именные:

Путин В.В. – стр. 25

Кратко аннотированные:

Путин В.В., премьер-министр РФ – стр. 24

Полно аннотированные:

Путин В.В., с 2000 по 2008 год Президент РФ, с 2008 – премьер-министр РФ – стр. 26

Географические:

Москва – стр. 100

Кратко аннотированный:

Москва, столица РФ – стр.101

Полно аннотированные:

Москва, столица РФ, на 2010 год население 10 562 099, площадь 1091 км2 – стр. 102

Предметные:

Кратко аннотированный:

Крестьянин, человек занятый в сельском хозяйстве – стр. 53

Полно аннотированные:

Крестьянин, человек занятый в сельском хозяйстве, понятие существовало до конца XVIII века – стр. 55

Картотеки чаще всего используются в ведомственных архивах, а каталоги в государственных. Каталог – это система карточек, объединённых общим признаком.

Картотека (каталог) является архивным справочником, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии со специально разработанной схемой построения картотеки (каталога).

Картотеки создаются на документы наиболее часто используемых фондов или их частей (организационно-распорядительная документация, документы по личному составу и т.д.).

Картотеки могут быть предметные, предметно-тематические и другие. В предметной картотеке карточки группируются по алфавиту предметных понятий, фактов, событий, географических наименований и лиц. Разновидностями предметной картотеки являются именная, географическая картотека, картотека по истории организации и т.д.

В предметно-тематической картотеке карточки группируются по темам, а внутри них по предметному признаку. На каждой карточке проставляются архивные шифры дела или документа, на который составлена данная карточка. В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы, подразделы, схемы отделяются друг от друга карточками-разделителями. На ящиках, коробках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике). Картотека по личному составу создаётся для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.

Обзоры документов – архивный справочник информационного характера о составе
и содержании документов одного или нескольких фондов. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании док-тов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе
и содержании док-тов одного или нескольких фондов по определённой теме.

Информация о документах в обзоре даётся в виде групповых и индивидуальных аннотаций. В групповых аннотациях информация представляется в обобщённой форме с указанием разновидности док-тов, их авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок, подлинности и объёма док-тов.

Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значительных док-тов. Аннотации сопровождаются поисковыми данными, состоящими из номера фондов, описей, дел и листов.

 

БИЛЕТ 24
Обеспечение сохранности документов

Это система мероприятий по созданию условий для длительного хранения док-тов. К этим мероприятиям относится:

1. Проверка наличия и состояния документов в архиве
2. Реставрация и консервация документов
3. Рациональное размещение документов. Топографические указатели
4. Оборудование архивов. Противопожарные и охранные мероприятия
5. Режим хранения документов (световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический)
6. Требования к зданиям и помещениям архива