Санитарно-гигиенический режим

- архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли.

- обязательно проведение внешних уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков.

- в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

- в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон.

- запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

- окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками.

- ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насекомых и плесени, в случае их обнаружения – дезинфекция
и дезинсекция.

Требование к зданиям и помещениям архива.

1. Здания архивов должны строиться по специальным проектам. Они должны быть удалены от промышленных объектов, жилых зданий, крупных водоемов.

2. Архив должен располагаться в зданиях, которые принимает специальная комиссия. В нее входят представители архива, охранных и санитарных служб.

3. Готовность здания оформляется актом приемки помещений.

4. Не допускается прием в эксплуатацию зданий и помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов.

5. Архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых является архивохранилища, предназначенные для хранения различных видов документов, а также помещения для временного размещения вновь поступивших документов, читальный зал, и рабочие кабинеты сотрудников.

 

БИЛЕТ 25
Проверка наличия и состояния документов в архиве

Эта работа предполагает проверку фактического наличия дел и их физического состояния на основе учетных документов, т.е. архивной описи

Кроме фактического наличия и физического состояния проверяется правильность оформления учетных документов и сверяется всё с архивной описью

Проверку осуществляет специально созданная комиссия из состава сотрудников архива. Руководитель архива своим приказом определяет состав этой комиссии, сроки проведения проверки, вид проведения проверки, объект проведения проверки.

Проверки бывают плановые и внеплановые

Плановые проводят с периодичностью не реже 1 раза в 5 лет. Документы на спецносителях – раз в 3 года. Особо ценные документы проверяют ежегодно

Проверки могут быть сплошные и выборочные

Сплошные – когда либо 1 фонд проверяют полностью, либо несколько фондов, либо весь архив, если это небольшой ведомственный архив

Выборочные – на выбор часть 1 фонда или части нескольких фондов

Внеплановые проверки проводят в следующих случаях:

1. передача фонда из ведомственного архива в государственный
2. перемещение документов в другое хранилище
3. реорганизация либо ликвидация архива
4. смена руководителя архива
5. экстраординарные ситуации (ЧП: следы взлома, следы пожара, затопление)

Все случаи внеплановых (как и плановых) проверок оформляются актом

Порядок проведения проверки

1. проверку осуществляют на основе архивной описи, сверяют ее данные с данными на обложке дела. Когда опись проверена, в конце ставят отметку «Проверено», подписи проверяющих, дату
2. Все замечания, возникающие в ходе проверки вписываются в специальный лист проверки. Он ведется в течение всего времени проверки и будет служить основанием для составления акта по результатам проверки.
3. Если дело не обнаружено, но есть док-ты, подтверждающие его отсутствие (т.е. карточка-заместитель), то считается, что дело имеется в наличии.
4. Если дело не обнаружено и нет док-ов, подтверждающих их отсутствие, то тогда сведения о таких делах заносятся в картотеку и организуется их поиск. На поиск отводится целый год, и если за это время их не находят, то их списывают по отдельному акту и снимают с учета
5. Если в ходе проверки обнаружены дела, требующие реставрации, то они выделяются, отдельно регистрируются в специальном журнале и передаются на реставрацию
6. Если в ходе проверки обнаружены очень поврежденные дела, которые невозможно отреставрировать, то они списываются по отдельному акту и снимаются с учета

Оформление результатов проверки

1. Акт проверки наличия и состояния дел

Составляется обязательно, в нем отмечаются все результаты проверки (как положительные, так и отрицательные)

1. Акт о неисправимых повреждениях дел

Составляется в том случае, когда обнаружены дела, не подлежащие реставрации

1. Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

Составляется через год после окончания проверки, когда документы не найдены

 

БИЛЕТ 26
Цели и формы использования архивных документов

Использование документов архива – комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Документы могут быть использованы в след. целях:

- управленческие цели: обеспечение работы данного ведомства или организации, решение помощью архивных документов вопросов возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозах развития отрасли, предприятия

- политические цели: при разработке законопроектов программ реформ, для укрепления гос. безопасности, для заключения международных договоров, определения границ, в борьбе различных партий и группировок

- экономические цели: при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при оптимизации производственных и технологических процессов.

- научные цели: при написании статей, диссертационных исследований, курсовых
и дипломных работ. Проведение научных исследований по историческим источникам.

- культурно-просветительские цели: подготовка юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, проведения экскурсий, используют – кинорежиссеры, художники, реставраторы.

- социально-правовые цели: исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач соц. защиты, обеспечения льгот, подтверждения имущественных прав.. Их сроки исполнения строго лимитированы, т.к. от результата запроса зачастую зависит судьба человека.

 

Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

Основными формами использования в архиве являются:

- информационное обеспечение организации, структурных подразделений и граждан
в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов)

- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан

- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделения о документах архива по профилю их деятельности.

- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы

- выдача подлинных документов и дел во временное пользование

- публикация документов

- информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, организация экскурсий, использование документов в СМИ)

 

БИЛЕТ 27
Информационное обеспечение пользователей, виды запросов

Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование)

Запрос – это письмо организации, или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические или хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся
в архивных документах.

Виды запросов

- Тематические – выявление информации по конкретной теме,

- Персональные – биографические и генеалогические

- Социально-правовые – делаются бесплатно. Подразделяются на запросы:

▫ о трудовом стаже,

▫ о размере зарплаты

▫ о службе в ВС

▫ об участии в ВОВ и др.

▫ о пребывании в концлагерях

▫ о нахождении на излечении и состоянии здоровья

▫ о награждении и присвоении званий

▫ об образовании и учебе

▫ о рождении, смерти, браках и др. актах гр. состояния.

▫ о творческой деятельности и авторских правах

▫ об имущественных и наследственных правах

- Консульские – направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом. Эти запросы являются частью социально-правовых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через МИД, посольства зарубежных стран в России.

Выдача дел во временное пользование

Архивы во временное пользование могут выдавать документы:

1. В читальный зал архива (на время работы читального зала)
2. Сотрудникам архива дел исследовательской работы (сроком до 2 недель при условии обеспечения сохранности документов)
3. В другие организации по их письменному запросу сроком до трех месяцев (оформляется акт передачи документов во временное пользование). На дела, выданные в пользование оформляется карточка-заместитель и все дела, выданные их хранилища регистрируются в спец. журнале выдачи дел из хранилища
4. Архивы могут выдавать личные подлинные документы граждан, находящиеся на хранении в фондах личного происхождения. Такие документы выдаются по личному заявлению граждан под расписку с предъявлением паспорта.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

- прием запроса и работа с заявителем,

- поиск запрашиваемой информации,

- составление и выдача заявителям ответов на запросы.

 

БИЛЕТ 28
Сроки исполнения запросов

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

- прием запроса и работа с заявителем,

- поиск запрашиваемой информации,

- составление и выдача заявителям ответов на запросы.

При поиске запрашиваемой информации очень важно помнить о сроках исполнения.

- Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения
с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций
о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации.

- Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов без обращения к документам архива.

- Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам не должен превышать 30 дней. При этом заявителя информируют о промежуточных результатах работы по поиску документов.

- В приоритетном порядке исполняется запрос органов гос. власти управления, суда
и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности.

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:

- архивная справка – это официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поиск. данных документов.

- архивная копия – официальный документ, воспроизводящий архивный документ
с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью.

- архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.

- информационное письмо – это письмо, составляемое архивом, по собственной инициативе, или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение по определенной проблеме, теме, вопросу.

- тематический перечень документов – систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

- тематическая подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.

- тематическийобзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

 

БИЛЕТ 29
Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:

- архивная справка – это официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поиск. данных документов.

- архивная копия – официальный документ, воспроизводящий архивный документ
с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью.

- архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.

- информационное письмо – это письмо, составляемое архивом, по собственной инициативе, или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение по определенной проблеме, теме, вопросу.

- тематический перечень документов – систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

- тематическая подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.

- тематическийобзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

Архивная справка

Тематика архивных справок, выдаваемых гос. архивом разнообразна, а в архивных справках, выдаваемых архивом организации, подтверждаются сведения социально-правового характера (о фактах работы, учебы).

Архивная справка оформляется на бланке организации и адресуется физическому лицу.

Название документа пишется посередине прописными буквами. Текст справки условно делится на три части:

1 часть – констатирующая. В ней содержится подтверждение необходимой информации, ФИО заявителя (полностью) и хронологические рамки (словесно-цифровым способом)

2 часть – указывается, кому предоставлена данная архивная справка, с указанием организации

3 часть – основание, от левого поля (Основание: название архива и краткое название организации, на основании каких архивных данных была выдана справка)

ф - фонд, оп - опись, д - дело, л - № листов.

Подписывают 2 должностных лица.

1-ая – руководитель организации.

2-ая – руководитель архива организации (заведующий архивом)

Заверяется гербовой печатью организации.

БИЛЕТ 30
Составление архивной справки (карточка)

 

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «АСКОНТ» (ОАО «Асконт») ул.Мневники, д.45, Москва 124323 тел. [phone], факс [phone] № На № от

А.Л. Силину Дмитровское ш., 42, кв.3 Москва 119125

АРХИВНАЯ СПРАВКА

Документальными материалами архива ОАО «Асконт» (приказами по ОАО «Асконт») подтверждается работа Силина Александра Леонтьевича
в качестве дизайнера отдела рекламы с 03 февраля 1992 г. по 20 марта 1993 г.

Дана для подтверждения трудового стажа в ОАО «Дайкон».

Основание: архив ОАО «Асконт», ф.05, оп.2, д.5, л.13.

Генеральный директор М.А. Яров

Заведующий архивом А.Р. Серова