Гриф ограничения доступа к делу

Специфические

- Оказание методической помощи ведомственным архивам, которые являются источником его комплектования.

- ведение научно-исследовательской работы и публикаторской деятельности.

Общие

- комплектование (из ведомственных архивов)

- учет и сохранность (другие учетные документы)

- создание научно-справочного аппарата (должен иметь более обширный научно-справочный аппарат – объем, состав документов больше)

- использование документов (в научных и практических целях).

БИЛЕТ 5
Ведомственные архивы, виды, функции

Ведомственный архив (архив организации) – это структурное подразделение организации, которое хранит и использует документы только своей организации.

В небольших организациях эти функции выполняет лицо ответственное за постановку делопроизводства в этой организации.

Архив как отдельное структурное подразделение имеют только крупные организации, возглавляет его заведующий, в штате ещё есть архивисты.

Архив как структурное подразделение руководствуется в своей деятельности «Основными правилами работы архивов организаций»

В архив поступают документы от структурных подразделений организации (каждый по своему графику). После окончания делопроизводством документы в течение года находятся на хранении в структурном подразделении для справочной работы.

Виды ведомственных архивов:

1. Центральный архив

Входит в состав организации. Создаются в министерствах, комитетах, ведомствах. Они представляют собой комплекс исторически сложившихся фондов, отражающих историю
и современную организацию данного учреждения. Эти фонды в государственные архивы не передаются. Являясь архивами ведомственными, они выполняют функции государственных. (Архивы МИД, Минобороны, МВД и других силовых министерств)

1. Отраслевой (центральный отраслевой архив)

Не входит в состав организации. Хранит документы всех организаций определенной отрасли, всех уровней подчинения, независимо от их территориального расположения. Он является отдельным учреждением, но хранит документы ведомственные. (Центральный отраслевой архив машиностроения)

1. Объединенный

Не входит в состав организации, является отдельным учреждением, но хранит ведомственные документы. Хранит документы нескольких организаций одной отрасли, связанных системой подчинения или однотипных по профилю деятельности.. (МОСГОРТРАНС, Центральный объединённый архив учреждений системы образования г. Москвы)

1. Архив организации

Входит в состав организации. Структурное подразделение организации, которое хранит документы своего ведомства, предшественников, филиалов. Подчиняется руководителю учреждения.

Задачи ведомственных архивов:

Специфические:

- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям своего ведомства.

- подготовка и передача в гос. архив документов с истекшими сроками ведомственного хранения.

Общие:

- комплектование (пополнение новыми документами) архива (из структ. подразделений)

- учет и обеспечение сохранности документов

- создание научно-справочного аппарата к документам

- использование архивных док-ов

БИЛЕТ 6
Экспертиза ценности документов, критерии, этапы

Экспертиза ценности документов – это определение сроков хранения документов, выделение ценных документов на постоянное хранение и отбор документов, потерявших практическую ценность, к уничтожению.

Ценность документов определяется на основе специальных критериев.

Критерий – это признак, на основе которого дается оценка чему-либо или кому-либо (предмету, факту, человеку).

Для этого используются три группы критериев:

1 группа – Критерии происхождения:

1. роль и место организации в системе гос. управления или конкретной отрасли

2. значимость выполняемых ею функций

3. время и место образования документа

4. значимость отраженных в документе событий

2 группа – Критерии содержания

1. уникальность и типичность информации документа

2. ее повторяемость в других документах

3. вид документа

4. подлинность документа

3 группа – Критерии внешних особенностей

1. форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа

2. юридическая достоверность документа

3. физическое состояние документа

Основные задачи экспертизы ценности документов

1. Определение сроков хранения документов по типовым и ведомственным перечням.

2. Отбор ценных документов для передачи на постоянное хранение в госархиве (документы долговременного срока хранения, у которых истек ведомственных срок хранения).

3. Выделение к уничтожению документов временного срока хранения, потерявших свою практическую ценность.

Этапы экспертизы ценности документов

1 этап – в делопроизводстве организации при составлении номенклатуры дел,
в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив.

2 этап – в ведомственном архиве при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.

3 этап – в государственном архиве при комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

БИЛЕТ 7
Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов

Экспертизу ценности документов проводят специально созданные экспертные комиссии. Состав комиссий определяется приказом руководителя учреждения. В состав этой комиссии входят специалисты в области делопроизводства и архивного дела. Это постоянно действующая комиссия, которая собирается 1-2 раза в год перед сдачей документов в архив.

В своей работе ЭК руководствуются следующими нормативными документами:

1. Положение об экспертных комиссиях.

2. Основные правила работы архивов организаций.

3. Типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения.

Различают 4 вида ЭК:

1. ЭК – Экспертная комиссия – создается в учреждениях, организациях, на предприятиях, в структурных подразделениях министерств.

2. ЦЭК – Центральная экспертная комиссия – в центральном аппарате министерств

Эти 2 комиссии взаимодействуют друг с другом, т.к. находятся в одном учреждении; ЦЭК регулирует деятельность ЭК. ЭК регулирует вопросы в пределах одного департамента, а ЦЭК регулирует вопросы во всем учреждении.

3. ЭПК – Экспертно-проверочная комиссия – в государственных архивах.

4. ЦЭПК – Центральная экспертно-проверочная комиссия. Она самая главная, создается в высшем архивном органе – в Комитете по делам архивов. ЦЭПК тесно взаимодействует с ЭПК и координирует деятельность остальных ЭК, а также она рассматривает вопросы изменения сроков хранения, рассекречивает закрытые фонды и занимается другими вопросами.

 

Оформление результатов экспертизы ценности документов

- Протокол заседания ЭК

- Акт о выделении к уничтожению док-ов, потерявших свою практическую ценность

- Архивная опись на док-ты, передаваемые в гос. архив (отдельно составляется на док-ты постоянного, долговременного и временного сроков хранения)

Архивные описи и акты на уничтожение рассматриваются на заседании ЭК или ЦЭК и согласовываются протоколом заседания этих комиссий.

 

БИЛЕТ 8
Формирование документов в дела. Стабильные досье

Формирование дела – это подшивка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Систематизация – это распределение документов внутри дела.

Внутри дела документы могут распределяться следующим образом:

1. в хронологической последовательности (по дате документа).

2. по порядковым номерам (для приказов, протоколов).

3. в алфавитной последовательности (для заявлений, жалоб граждан)

4. запрос – ответ (для переписки).

Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов
и информации.

Основными нормативными документами, которыми устанавливаются правила проведения этой операции, являются:

- ГС ДОУ

- Основные правила работы архивов организаций

- Государственные и ведомственные стандарты

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Формирование дел осуществляется по следующим признакам:

· по номинальному

· по предметно-вопросному

· по корреспондентскому (по адресатам)

· по авторскому (по автору)

· по географическому (по названию административно-территориальных единиц)

· по хронологическому (по дате документа)

Общие правила формирования дел

1. В дело следует помещать только исполненные и правильно оформленные документы. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на дооформление.

2. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в одно дело.

3. Приложение группируется вместе с основным документом, к которому оно относится. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

4. В дело формируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, арбитражных, судебных, личных дел. Дела учебных заведений формируются за учебный год.

5. Следует раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. Например, годовые планы и отчеты формируются в дело отдельно от квартальных и ежемесячных. В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле документов различного срока хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решении вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

Приказы группируются в разные дела, т.к. у них разный срок хранения.

6. В дело включается лишь один экз. документа. Не должны помещаться в дело неисполненные документы, документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Исключение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

7. Документы с проставленным грифом ограничения доступа к документу формируются отдельно от документов без этого реквизита. На сформированный папке проставляется гриф ограничения доступа.

8. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

9. Протоколы разных направлений деятельности должны подшиваться в разные дела. Внутри дела они формируются по порядковым номерам.

Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов, их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решений вопросов.

Особенности формирования нарядов

Формирование наряда – это подшивка в папку документов одной разновидности, относящихся к нулевому разделу ЕКД.

В МИДе наряды формирует завканц департамента.

1. Ноты – формируются по странам, отдельно входящие, отдельно исходящие. Внутри дела они располагаются в хронологической последовательности по датам.

Если ноты приходят на иностранном языке, то для нот политического характера нужно сделать дословный перевод и подшить вместе с нотой. В других случаях достаточно сделать краткую аннотацию на обороте.

2. Записи бесед формируются по датам проведения беседы – в хронологическом порядке. За основу берется дата проведения беседы, а не дата ее регистрации или подшивки.

3. Приказы (по основной деятельности, личному составу) подшиваются в одну папку, т.к. у них один срок хранения – постоянный, а внутри они располагаются по номерам.

Ведение стабильных досье

Стабильное досье – это совокупность копий справочно-информационных документов, помещенных в отдельную папку и необходимых для повседневной работы исполнителя.

Стабильное досье ведут в подразделениях и загранучреждениях МИД РФ. Ответственные за их формирование сотрудники назначаются распоряжением руководителя, который осуществляет общий контроль за ведением досье.

Составляются стабильные досье двух видов:

· досье нормативных актов, которые включают инструктивные материалы длительного действия (приказы, инструкции, правила). Эти досье ведутся завканцелярией и хранятся
в канцелярии. Копии инструктивных документов, которые нужны для работы, определяет департамент.

· тематические досье ведутся ответственными исполнителями для информационно-справочной работы и формируются из материалов прессы, копий отдельных документов. Объем и состав документов, помещенных в досье, определяет сам исполнитель.

Главное условие – в досье не должны подшиваться подлинники документов, а только копии.

Тематические стабильные досье хранятся в структурных подразделениях в закрываемых шкафах на рабочих местах сотрудников, ответственных за их ведение.

Досье включаются в общую номенклатуру дел с пометкой «В архив не сдается».

На обложке досье проставляется его индекс в соответствии с ЕКД. Досье снабжается внутренней описью, в которую вносятся все документы, а также копии документов, находящихся в досье. Листы досье нумеруются.

В конце каждого года документы стабильных досье просматриваются специально выделенными сотрудниками на предмет отбора на уничтожение документов, утративших практическую ценность. Копии таких документов уничтожаются по внутренней описи за подписью двух сотрудников и проставлением даты уничтожения.

В загранпредставительствах досье хранятся только в канцеляриях. Необходимые для работы вырезки из материалов прессы подшиваются в папки и хранятся на рабочих местах сотрудников.

 

БИЛЕТ 9
Единый классификатор документов, назначение, структура

Единый классификатор документов (ЕКД) разработан в целях совершенствования системы делопроизводства и документооборота, хранения, оперативного поиска и подготовки документов к сдаче на архивное хранение в системе МИД РФ.

ЕКД представляет собой перечень вопросов, по которым в делопроизводстве систематизируются документы, отражающие деятельность МИД РФ: подразделений центрального аппарата (ЦА), представительств МИДа на территории РФ и загранучреждений.

ЕКД построен по десятичной системе. В нем имеется 10 разделов, определяющих основные критерии документов, разделы разбиты на 10 групп, группы в свою очередь могут быть разбиты на 10 подгрупп.

Графы

· Первая графа – индекс документа. Индекс представляет собой цифровое обозначение соответствующего вопроса и составляется следующим образом: первая цифра индекса – раздел, к которому относится данный вопрос, второй – группу, третий – подгруппу, четвертый – подподгруппу.

· Вторая графа указывает название индекса, т.е. заголовок; они располагаются по мере возрастания индексов.

· Третья графа – сроки хранения документов, относящихся к тому или иному вопросу.

Для некоторых документов вместе со сроком хранения проставлены буквы «ЭК» (экспертная комиссия). Это означает, что документы до уничтожения должны быть полистно просмотрены ЭК департамента или загранучреждения. Если будет установлено, что по своему содержанию эти документы сохраняют политическое или научное значение или не потеряли еще практической (справочной) ценности, то ЭК продляет срок их хранения.

· Четвертая графа – в ней указано, какие департаменты или загранучреждения сдают в архив указанную категорию документов. Отсутствие какого-либо указания в графе означает, что данная категория документов не подлежит сдаче в архив. В МИД РФ в архив не сдаются документы со сроками хранения до 5 лет включительно, они хранятся в канцеляриях департаментов.

Нулевой раздел ЕКД

В нулевой раздел включаются наряды документов.

Наряды представляют собой полные подборки документов одной разновидности, независимо от вопросов, затронутых в них, – ноты, записи бесед, обзоры прессы. Они формируются по номинальному признаку.

В разделах ЕКД имеются нулевые группы, а в группах – нулевые подгруппы. В подгруппах имеются нулевые подподгруппы, которые могут быть использованы при значительном количестве вопросов одной группы. Например, небольшое по объему количество документов по водному транспорту следует сформировать в одно дело 3200 «Водный транспорт
и судоходство» – без детальной разбивки документов на подгруппы. В тех случаях, когда переписка по вопросам транспорта и связанных с ним вопросов незначительна, можно сформировать эту переписку в одно дело 3000 «Транспорт и связь».

Раздел 0. Наряды документов

Раздел 1. Политические отношения

Раздел 2. Экономические отношения

Раздел 3. Международные транспорт и связь

Раздел 4. Территориальные и пограничные вопросы. Использование космического пространства

Раздел 5. Консульские отношения

Раздел 6. Правовые вопросы

Раздел 7. Справки, обзоры и характеристики

Раздел 8. Культурно-просветительские и гуманитарные вопросы

Раздел 9. Административная деятельность. Структура и управление

 

БИЛЕТ 10
Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив

В архив организации свои документы сдают структурные подразделения в соответствии с графиком. График утверждает руководитель архивом. Структурные подразделения сдают документы постоянного и долговременного сроков хранения. На эти документы составляются архивные описи в 2 экземплярах. 1 экз. вместе с документами сдается в архив.
2-ой экз. остается в структурном подразделении. А если будут сдаваться документы временного срока хранения, то они будут сдаваться по номенклатуре.

С документами постоянного и долговременного сроков хранения производят полную обработку.

Она состоит из следующих этапов:

1 – документы снимают со скоросшивателя и раскладывают их по хронологии, удаляют металлические скрепки, файлы.

2 – все листы нумеруются архивным способом (т.е. карандашом в верхнем правом углу), и составляется внутренняя опись документов, помещенных в это дело с указанием номера страницы.

3 – составляются остальные документы учетно-справочного аппарата: карточка-заместитель, лист использования документов; внутренняя опись; лист заверительной надписи.

4 – листы прокалываются на 4 прокола и подшиваются в отдельную картонную папку.

5 – распечатать обложку и приклеить ее на папку. Обработанные дела внести в опись, сдать в архив.

Частичная обработка предназначена для документов временного срока хранения
и только для 10-летних. Для таких документов нумеруются листы, и составляется внутренняя опись, но их оставляют на скоросшивателе.

Документы с меньшим сроком хранения не подлежат обработке.

Особенности подшивки отдельных категорий документов

Если документы представляют определенную ценность, то их складывают в специальные папки с клапанами. а листы нумеруют архивным способом.

Если документ крупноформатный, то его можно подшить либо за середину,
и тогда нумеровать как 2 листа, либо подшить за один край, второй край свернуть до формата папки и нумеровать как 1 лист.

Оформление фотографий в деле.

Если одна фотография, то на обороте её пишут карандашом, что изображено
и вкладывают ее в уже подшитый конверт, конверт нумеруется как отдельный лист. Подшивается к верхнему полю, клапаном к себе и после документа, к которому относится. Конверт должен быть больше по формату, чем фотография.

Допускается оформление несколько фотографий в одном конверте, тогда они нумеруются. Можно также несколько фотографий вложить в разные конверты, тогда будут нумеровать конверты.

Во внутренней описи отмечается номер конверта. Он проставляется после номера той статьи, к которой относится.

Наличие конверта отмечается в листе заверительной надписи. Пишут: лист №… конверт с 1 фотографией.

Внутр. опись составляется на документы одного дела и служит для поиска и учёта документов. Архивная опись составляется на все дела. сдаваемые в архив. Она служит для систематизации, учета дел, а также для справочной работы. т.к. раскрывает состав
и содержание каждого дела.

 

 

БИЛЕТ 11
Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура

Перечень – это систематизированный список видов и разновидностей документов
с указанием нормативного (обязательного) срока хранения

Сроки хранения в перечне изменить нельзя. Можно изменить только в сторону увеличения, если это вызвано производственной необходимостью, это решение должно быть зафиксировано протоколом ЦЭК

2 вида перечней

- Ведомственный

Создают министерства, ведомства на основе типового: вместо типовых заголовков они берут заголовки, отражающие специфику своей организации, сроки хранения берутся из типового и таким образом получается ведомственный перечень с указанием сроков хранения. Он используется как в самом министерстве, так и в подведомственных организациях.

- Типовой

Включает в себя документы, образующиеся при документировании общих управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от их функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности и форм собственности. Сроки хранения, указанные в типовом перечне распространяются на все виды организаций вне зависимости от того, сдают они свои док-ты в архив или нет

Существует 3 категории организаций:

1. организации, которые создают документы, имеющие определённую ценность и эти док-ты обязательно сдаются в гос. архив

2. организации, которые как правило не сдают док-ты в гос. архив, но если в процессе их деятельности появятся ценные документы, то они будут сданы в гос. архив. Решение об этом принимает ЭК организации

3. организации, в деятельности которых не возникают ценные док-ты. Эти док-ты имеют только справочное значение и в гос. архив не сдаются

Перечни можно использовать при формировании дел, при составлении номенклатуры дел, при разработке схем классификации документов и использовать в работе различных ЭК

Все виды перечней служат целям сохранения, организации и качественного пополнения Архивного фонда РФ

Отметка ЭПК, проставленная в перечне к конкретным видам документов означает, что часть таких документов после просмотра ЭПК может содержать научно-историческое значение и в установленном порядке должна быть передана на постоянное хранение в гос. архивы.

Исчисление сроков уничтожения документов

2000 – дело закончило делопроизводство

2001 – сдавать в архив

+ 5 лет срок хранения

2006 – срок хранения истёк полностью

с 1 января 2007 можно включать в акт об уничтожении, раньше нельзя

Структура

По структуре Перечень состоит из 4 граф: номер статьи, вид документа, срок хранения документов, примечание

Для определения сроков хранения документов в Перечне используется алфавитный указатель видов и разновидностей документов

Для определения конкретного срока хранения нужно просмотреть все номера статей, прилагаемые к данному виду документа

 

 

БИЛЕТ 12
Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение

Состав учётно-справочного аппарата дела: карточка-заместитель, лист использования дела, внутренняя опись, лист заверительной надписи

Эти документы не нумеруются и в общем кол-ве листов дела не учитываются

Карточка-заместитель – кладётся вместо взятого дела, выданного в пользование. При возвращении дела карточка вкладывается на место. В верхней части карточки указываются сведения о деле (название фонда, год, номер описи, № папки, № дела и наименование дела).

В нижней части в табличной форме указывается кому, когда и на какой срок выдано дело и когда оно будет возвращено.

Лист использования док-ов контролирует использование док-ов дела. В верхней части – сведения о деле (наименование дела, фонд, № описи, год, № дела), в нижней части
в табличной форме отмечается характер использования док-ов дела

[Графы: число, месяц, год; характер использования док-ов; копии сняты (№№ листов, кол-во экземпляров); примечание]

Внутренняя опись составляется на док-ты, подшитые в этом деле. Она необходима для учёта док-ов, для справочной работы, позволяет быстро найти док-ты в данном деле.
Во внутренней описи указываются заголовки док-ов, их даты и источник и номера страниц, на которых они расположены. В конце оформляется итоговая запись. В ней указывается кол-во док-ов, подшитых в деле и кол-во листов.

Подписывает опись составитель с указанием даты.

[Графы: №№ п/п, вх.№, исх.№, дата док-та, от кого или кому, краткое содержание док-та, №№ листов, примечание]

Лист заверительной надписи подводит итог всему делу. В нём указывается кол-во подшитых и пронумерованных листов, кол-во листов использования и листов внутренней описи, а также наличие конвертов с фото.

Оформляется 2 подписи – исполнителя и проверяющего, с указанием даты.

Подшивается последним, лицом к обложке (зеркальные поля), к нему печатью припечатываются концы нитей подшивки.

 

 

БИЛЕТ 13
Сроки сдачи документов в архив МИД РФ

Подготовка дел для сдачи на хранение в архив является важной функцией канцелярии. Ответственность за полную и своевременную сдачу дел в архив несет служба ДОУ и лично ее руководитель (в МИД РФ лично завканц). В случае необходимости к работе по сдаче дел
в ИДД (в АВП РФ) привлекаются, по усмотрению руководителя, сотрудники соотв. подразделений.

Законченные производством документальные материалы постоянного и длит. сроков хр., а также учетные формы в течение года с момента окончания их производством хранятся в канцеляриях структурных подразделений, учреждений МИД, а по истечении этого срока сдаются в ИДД

Дела с документальными материалами со сроками хранения до 5 лет включительно
в архив не сдаются. Они учитываются по номенклатуре дел за данный год и хранятся в канцеляриях до истечения срока, после чего уничтожаются на месте с составлением акта, который утверждается руководителем структурного подразделения, учреждения МИД и направляется в ИДД (1 – в ИДД, 2 – в дело)

Отбор документальных материалов, подлежащих сдаче в архив или оставлению на временное хранение в канцеляриях, производятся экспертной комиссией в составе заведующей канцелярией и сотрудников, выделенных руководителем, в соответствии со сроками хранения документов, установленных ЕКД (в других организациях в соответствии с перечнями типовых документов, типовыми и примерными номенклатурами)

Деятельность ЭК контролируется ЦЭК, которая создается в ЦА Министерства. В состав ЦЭК входят представители ДОУ, ИДД и завканцы департаментов.

Наиболее ценные документы, которые поступают в департаменты МИД, в том числе из загранучреждений должны быть в двухнедельный срок обработаны и сданы в АВП РФ:

а) подлинники документов об установлении дипломатических отношений России с другими странами,

б) подлинники и переводы всех договорных актов, заключенных от имени РФ и от имени Правительства РФ, а также от имени МИД России (в том числе, путем обмена нотами и письмами).

в) подлинники нот о вступлении в силу международных договоров.

г) подлинники документов о ратификации и присоединении к международным договорам. Заверенные копии вышеперечисленных документов направляются в Правовой департамент МИД; в делах структурных подразд. могут оставаться копии.

Документы гос делегаций на встречах, конференциях, совещаниях, семинарах и т.д. длительного или постоянного срока хранения сдаются в обработанном виде в ИДД МИД
в месячный срок после окончания соответствующей встречи.

Сразу после поступления направляются также в МИД подлинники и официально заверенные копии правовых документов (с переводом на русский язык) по оформлению или переоформлению недвижимого имущества РФ.

При формировании дел следует по возможности избегать включения в одно и то же дело документов, имеющих в соответствии с ЕКД различные сроки хранения. В случаях, когда в деле содержатся такого рода документы, срок хранения дела устанавливается по документу максимального срока хранения.

ЗУ МИД имеют права регистрировать акты гражданского состояния затем эти книги пересылают на дальнейшее хранение в Московский городской архив ЗАГС или в архивное управление ЗАГСов Московской области.

 

 

БИЛЕТ 14
Оформление обложки архивного дела в МИД РФ

Архивный шифр содержит следующие сведения:

1 Название архива, в который будет передано дело для хранения

2 Название фонда (департамент).

3 № описи (например, 71)

4 Порядковый номер дела – номер дела, вписанного в опись

5 № папки (например, 77). Папка – большая папка или коробка, в кот дело будет положено для хранения, за каждым структурным. подразделением закреплены свои номера папок.

Обложка содержит следующие элементы:

на одном уровне, одним шрифтом

1Наименование структ. подразд. (департмента)

Отдельный документ

дело – исполненные документы, подшитые в папку; совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

фонд – основная классификационная единица архива, совокупность архивных док-тов, имеющих исторические и логические связи. А также его разновидности:

объединённый архивный фонд – фонд, созданный из двух или более фондов-образователей, имеющих логические, исторические, профессиональные, творческие и иные связи.

фонд личного происхождения – совокупн док-тов, отложившихся в деятельности какого-либо лица либо всей его семьи или целого рода.

архивная коллекция – совокупность док-тов, предметов поступивших как от одного так и не от нескольких фондов-образ, посвященных определенной теме.

Кол-во док-тов архива, выраженное в единицах учёта записывается в учётные формы.

Учетные формы – док-т установленного образца, в котором фиксируются сведения о кол-ве документов, поступивших в архив.

Для государственных и ведомственных архивов разработаны отдельные учетные формы. Они нормативно закреплены в «Основных правилах работы архивов»

Основным учетным док-том для всех архивов является архивная опись. На ее основе составляются другие учетные формы.

Различают основные и вспомогательные учетные формы. Ведение основных уч.ф. является обязательным, а ведение вспомогательных – по усмотрению архива.

Ведомственный архив ведёт следующие основные формы:

- Архивная опись

- Книга учета поступления и выбытия док-ов

- Список фондов

- Лист фонда

- Дело фонда

Учет док-ов строится на следующих принципах:

Централизация учета

Учет должен быть централизован, должен осуществляться один раз в день поступления док-ов. Учет в вед. архиве должен осуществлять отдельный сотрудник, а в госархиве учетом занимается отдельное структурное подразделение

Унификация учета

Каждый вид архива должен использовать унифицированные учетные формы, разработанные только для этой категории архива

Динамичность учета

Оперативно вносить в учетные формы все изменения в движениях док-ов (поступление, выбытие, уничтожение)

Достоверность учета

Сведения, вносимые в учетные формы, должны быть достоверными, полными и точными, т.к. от этого зависит состав Архивного фонда РФ

БИЛЕТ 22
Учет документов в ведомственном архиве

1)Архивная опись

2)Книга учёта поступления и выбытия документов

Ведётся в течение года. Она предназначена для учёта всех текущих и итоговых изменений в составе и объёме фондов и дел в ведомственном архиве. В ней отражаются все изменения, связанные с приёмом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел
в государственный или другой архив.

Каждое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Если док-ты фонда поступают в архив впервые, номер фонда проставляется в книге учёта поступления
и выбытия док-ов после присвоения ему номера по списку фондов. Ежегодно в книге учёта поступления и выбытия док-ов подводится итог кол-ва поступивших и выбывших за год док-ов (дел).

Итоговую запись делает лицо, ответственное за учёт, и подписывает её. Вторая подпись – заведующего архивом.

3)Список фондов

Все фонды, впервые поступающие в архив, фиксируются в списке фондов. Там им присваивается номер и даётся название. Номер присваивается порядковый, а название даётся по названию фонда-образователя. К номеру фонда, который ему присваивает ведомственный архив добавляется (через дробь) номер, который присваивает госархив, если фонды подлежат передаче в госархив. В случае передачи фонда в другой архив или выбытия всех док-ов фонда, освободившийся номер другому фонду не присваивается.

Список фондов также ведется в течение года. У него есть титульный лист.

В конце года составляется итоговая запись, где указывается, сколько фондов поступило в течение года, сколько выбыло и сколько осталось на хранении. Подписывает ответственный за учет и заведующий архивом.

Список фондов имеет следующие графы:

1. номер фонда
2. название фонда
3. дата поступления фонда
4. отметка о выбытии фонда (куда выбыл и на основании каких документов)

Лист фонда.

Заводится при первом поступлении фонда в архив. В нём фиксируются все движения дел внутри фонда. Поступления фиксируются на основании архивных описей и номенклатур дел. Выбытия фиксируются на основании следующих актов:

- акт приёма-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив

- акт о выделении к уничтожению дел

- акт о неисправимом повреждении дел

- акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

- акт проверки наличия и состояния дел

Этот лист учёт