Деятельности органа управления

 

 

Инструкция «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников» (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения Инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников» не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Организацию оперативного контроля, систематические проверки хода реализации принятых на контроль документов осуществляет общий отдел управления делами администрации.

В структурных подразделениях администрации и службах распоряжениями или приказами их руководителей могут назначаться лица, на которых возлагаются обязанности по организации исполнения решений, распоряжений администрации, документов вышестоящих органов. Ответственность за реализацию контрольных документов в целом несут руководители подразделений администрации и служб района.

Система контроля исполнения включает:

– учет контролируемых решений и распоряжений администрации, нормативно-правовых документов вышестоящих органов, служебных документов и их своевременное доведение до исполнителей;

– контроль за сроками и полнотой исполнения документов и поручений;

– проверку и регулирование хода исполнения;

– отчетность о результатах исполнения;

– снятие документов с контроля;

– оценку состояния исполнительской дисциплины;

– постоянное совершенствование форм и методов контроля.

Учет нормативно-правовых документов вышестоящих органов, решений и распоряжений администрации и их рассылку согласно предложений руководителей, готовивших документ, осуществляет общий отдел управления делами.

Необходимость постановки на контроль решений (пунктов решений), распоряжений администрации, нормативно-правовых и служебных документов, сроки исполнения, исполнители и ответственные за контроль исполнения указываются в тексте документов или в резолюции главы администрации, его заместителя.

Контролю подлежат все документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа).

На контроль берутся также устные поручения главы администрации, контроль за выполнением которых по его поручению осуществляет общий отдел управления делами, другие структурные подразделения администрации и службы района.

Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, полученные телеграммы и срочные документы вышестоящих органов подлежат обработке в первую очередь и передаются руководству администрации немедленно.

При поступлении одного и того же документа из разных инстанций, либо документа по вопросу, ранее рассматривавшемуся руководством администрации, он регламентируется под номером ранее поступившего аналогичного документа и руководству представляются все материалы (либо резолюции) по рассмотрению данного вопроса [12, c.3].

Глава администрации (его заместитель) рассматривает документы в течение двух дней (за исключением выходных) В резолюции должны быть указаны конкретные исполнители, поручения и сроки исполнения, форма информирования о выполнении (устная или письменная), лицо, ответственное за обобщение информации, подготовку ответа и указание о постановке на контроль.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

В случае если при рассмотрении документа глава администрации переадресует его заместителю главы или управляющему делами администрации, последние обязаны определить формы и сроки его исполнения своей резолюцией.

Кроме общей резолюции, против каждого пункта документа, при необходимости, указывается фамилия конкретного исполнителя и срок исполнения.

Если документ адресуется кроме исполнителя другим работникам для ознакомления, то исполнитель ознакамливается с ним в первую очередь. Если сроки исполнения не позволяют ознакомить исполнителей документов поочередно, то каждому исполнителю выдается копия документа с резолюцией.

Исполнитель, указанный первым, отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ему предоставляется право координировать действия остальных исполнителей, созывать совещания, требовать необходимые материалы и предложения, давать поручения и др.

Если в тексте документа или в резолюции главы администрации срок не указан, он не должен превышать один месяц. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (принятия) документа, а для служебных документов – даты их получения.

На документах, срок исполнения которых 10 и менее дней или срочность исполнения оговорена в резолюции главы администрации, его заместителей, ставится гриф «СРОЧНО».

Общий отдел управления делами администрации при нарушении срока исполнения поручений главы администрации связывается с исполнителями. В случае нереагирования со стороны исполнителей на напоминания, об этом докладывается руководству администрации.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после полного выполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам. Сроком исполнения считается дата поступления информации в общий отдел управления делами.

Ответ по служебным документам и обращениям граждан, контролируемых вышестоящими инстанциями, представляется в общий отдел управления делами не позднее 5-ти дней до истечения контрольного срока. В случае, когда ответы представляются позднее данного срока, исполнитель лично в однодневный срок визирует его у заместителя главы администрации, подписывает у главы и доставляет в контролирующий орган.

Сведения об исполнительской дисциплине отделов и служб ежемесячно представляются главе администрации и его заместителям по принадлежности и рассматриваются на планерном совещании (День контроля) в соответствии с критериями оценки трудовой активности сотрудников администрации (прилагаются).

Состояние исполнительской дисциплины по служебным документам периодически рассматривается на заседании администрации.

Решения и распоряжения администрации высылаются общим отделом управления делами исполнителям по списку рассылки на следующий день после их подписания.

В решениях и распоряжениях администрации, подлежащих контролю, должны быть четко определены конкретные задачи, сроки исполнения, исполнители, ответственные за контроль.

Для организации исполнения наиболее сложных решений, требующих длительного срока исполнения, руководители подразделений, на которых возлагается контроль за документами, заводят папку-паспорт, в котором по мере поступления помещаются копии решений, мероприятий планов по организации его исполнения с отметками о ходе исполнения, справки о результатах проверок и т.п.

В течение двух дней после подписания документов администрации общий отдел управления делами совместно с лицом, готовившим решение, распоряжение, составляет карточку постановки на контроль, вносит ее данные в автоматизированную систему контроля и рассылает исполнителям извещения о постановке на контроль.

Нормативно-правовые документы ставятся на контроль по указанию главы администрации.

Если резолюция носит общий характер, документ на контроль не ставится.

При получении администрацией извещения из вышестоящих органов о постановке документа на контроль, в случае необходимости документ вновь передается главе администрации для дополнительной резолюции и ставится на контроль.

Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления итоговой справки по выполнению решения в целом.

Общий отдел управления делами администрации направляет исполнителям напоминания за 10 и менее дней до истечения срока исполнения. Если срок исполнения поставленного на контроль документа (пункта) превышает месяц, то первые напоминания направляются исполнителю за 20 дней до истечения срока исполнения. При отсутствии информации о выполнении пункта или документа в целом к плановому сроку исполнителю направляется напоминание о невыполнении документа в срок.

Информация о приближении или нарушении сроков исполнения решений, нормативно-правовых документов и поручений руководства администрации обобщается по состоянию на 1 и 15 число каждого месяца и направляется общим отделом управления делами заместителям главы и управделами администрации, контролирующим исполнение в соответствии с распределением обязанностей, для принятия мер.

Изменение срока исполнения решения, распоряжения администрации в целом производится только по указанию ее главы. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока, согласованная с лицом, которому в документе поручен контроль за исполнением, направляется в форме докладной записки главе администрации. После получения его согласия на изменение срока исполнения в общем отделе управления делами в программу контроля вносится новый срок исполнения, дата изменения и ссылка на основание для изменения срока.

Изменение срока исполнения отдельных пунктов решений и распоряжений администрации, если это не приводит к срыву исполнения документа в целом, производится по указанию заместителя главы, управделами администрации, ответственного за контроль документа, на основании аргументированной докладной записки исполнителя.

Информация о выполнении отдельных пунктов готовится ответственными исполнителями этих пунктов, согласовывается с заместителем главы, управделами администрации и представляется в общий отдел управления делами для снятия с контроля пункта документа.

Для снятия с контроля документа в целом ответственный исполнитель, определенный документом, резолюцией или осуществляющий разработку документа, готовит обобщенную информацию о выполнении, согласованную с руководителем, на которого был возложен контроль за исполнением, и представляет ее главе администрации для снятия с контроля документа в целом, а затем передает ее в общий отдел управления делами или при необходимости вместе с проектом решения для рассмотрения этого вопроса на заседании администрации.

Служебные документы рассылаются общим отделом управления делами исполнителям согласно резолюции руководителя, рассмотревшего их.

Изменение срока исполнения служебного документа производится по указанию главы администрации или его заместителя (если это право предусматривается резолюцией главы).

Служебный документ, по которому требовался ответ в вышестоящие органы, снимается общим отделом управления делами с контроля с момента отправки ответа за подписью главы администрации. В случае, если ответ не требовался – по резолюции руководителя, списавшего документ «в дело».

При отправке документов проверяется правильность их оформления: наличие реквизитов, приложений и др. На всех отправляемых документах обязательно указывается фамилия и телефон исполнителя. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Ответственность за своевременное и правильное исполнение служебных документов, поручений руководства администрации, касающихся отдела или другого подразделения администрации, несет лично его руководитель. Учет поступающих в отдел служебных документов, решений, распоряжений и контроль за соблюдением сроков их исполнения осуществляется в порядке, определенном руководителем этого подразделения и не противоречащим положениям данного регламента.

В необходимых случаях руководители отделов администрации и служб района разрабатывают мероприятия (рабочий план) по выполнению требований, изложенных в документах вышестоящих органов и решениях администрации, определяют лиц, ответственных за выполнение мероприятий.

Сотрудники, которым поручена работа по организации исполнения документов, в установленные сроки готовят информацию (справки) о ходе выполнения документа и докладывают руководителям подразделений, а последние заместителям главы администрации, их курирующим. С их визой и резолюцией главы администрации данная информация (справки) затем передается в общий отдел управления делами для последующего снятия с контроля в установленном порядке.

На рассмотрение заседания администрации вносятся вопросы, которые отнесены законодательством к ее компетенции и не могут быть решены структурными подразделениями администрации и районными службами самостоятельно или совместно.

На каждое заседание вносится, как правило, не более одного основного вопроса в соответствии с планом работы.

Вопросы вносятся заместителями главы, управделами, руководителями структурных подразделений администрации.

По каждому вопросу, вносимому на рассмотрение заседания администрации, представляется проект решения с кратким изложением существа вопроса и обоснованными конкретными предложениями разрешения существующих проблем.

Если по проекту решения при его согласовании высказаны замечания, руководитель подразделения, службы, организующий подготовку проекта решения принимает меры по устранению разногласий до рассмотрения вопроса на заседании администрации.

Если в процессе согласования проекта решения разногласия устранить не удалось, согласующие стороны, имеющие по проекту другую точку зрения, визируют проект с оговоркой и прикладывают к нему (письменно) свои замечания.

При наличии в проектах, не устраненных разногласий, окончательное решение по ним принимается на заседании администрации [5].